最新卫生局档案管理制度

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机关档案管理制度

正宁县卫生局
二0一一年九月二十五日
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档案查阅、借阅制度
一、机关档案室所保管的各类档案需要查（借）阅时，须由
查（借）阅人认真填写查（借）阅登记表，涉及绝密案卷，
须经机关领导人签字批准，方可查（借）阅。
二、外单位查阅本机关所存档案者，须持组织介绍信和
个人有效身份证件。
三、查档人员必须按照指定范围查阅档案，未经批准不
得翻阅复制、拆卷抽页、涂改勾画、抄录拍照和擅自公布档
案内容。
四、查阅档案一律在档案查阅室进行，实行管理人员监
阅。经批准抄录的复制件，要进行核对，注明出处，盖章生
效。
五、档案严禁外借，特殊情况需要外借时，必须经过主
管领导人签字批准。
六、退还档案时，收卷人应当面核对无误后注销，如发
现缺页、缺卷现象，应立即追查其责任。
七、档案查（借）阅利用完毕，管理人员应及时填写利用效
果登记。
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档案保管工作制度
一、档案室所存档案必须按规定标准分门别类，存放有
序。
二、认真填写各类目录登记，做到案卷目录、存放地
点相统一，保证查找准确、及时。
三、定期对档案保管状况进行全面检查，做到“八防”，
即：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，
发现问题要及时处理。
四、档案人员要认真贯彻“防”、“治”结合的方针，用
科学的技术方法保护好档案，最大限度地延长档案使用寿
命。
五、机关档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，同步
发展，以提高科学管理水平和服务效率
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档案保密工作制度
一、认真学习贯彻《保密法》，严格执行本单位的保密制度，
保守党和国家的机密。
二、档案工作人员对所管档案，要妥善保管，不得散失
和泄密，严禁将档案擅自带出档案室。
三、保密档案须经有关领导人审批同意，并办理相关查
（借）阅登记手续后方可进行，档案管理人员不得擅自提供
或外借。
四、保密档案未经领导批准，任何人不得随意翻印、复
制、摘录、拍照、录像等，管理人员更不得带回家中。
五、档案库房应有安全设施，门窗严密牢固，发现异常
应及时报告主管领导，并立即采取相应措施，确保档案安全。
六、非工作人员严禁擅自进入档案室，工作人员不得在
档案室会客。对库房各类查找工具应妥善保管，放置有序。
七、对违反保密制度所造成后果的工作人员，视其情节，予
以追究。
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档案工作人员岗位责任制度
一、认真学习国家有关档案工作方针政策，全面接受地方各
级档案行政主管部门的监督指导。
二、热爱本职工作，忠于职守，认真负责地做好档案的
接收、管理、提供利用等各项工作。
三、科学管理档案，编制检索工具，做到编目清楚有序、
保管完整无误，为档案的利用提供便利条件。
四、严格执行《保密法》，切实落实“八防”措施，确
保档案安全。
五、督促指导本机关各业务科室年度立卷归档工作。
六、做好其他有关档案管理方面的工作。
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档案鉴定销毁制度
一、机关档案室根据国家有关档案保管期限的规定，制定
本机关档案的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判
定档案的存毁。
二、档案的鉴定工作，应在机关分管负责人的领导下，
由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规
定进行。
三、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，
登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监
销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规
定的，按有关规定执行。
四、档案销毁清册应归入本机关全宗卷保存
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档案接收 移交 统计制度
一、凡是机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档
案，都应在文书或业务科室工作人员按照案卷质量要求进行
规范整理，经档案管理人员严格检验后，方可进入档案室保
管。
二、案卷质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持
文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
三、文书档案在次年六月底以前接收完毕，其它门类和
载体档案的接收，按有关规定执行。
四、本机关向地方同级档案馆移交档案的范围和年限，
按国家关于档案馆接收范围的有关规定执行。
五、机关档案人员工作调动时，必须在办完档案移交手
续后，方可离开岗位。
六、机关档案部门应按规定填写档案收进和移出登记台
帐。
七、准确编制档案工作情况统计报表，及时上报专业主管部
门。
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档案整理工作制度
一、机关在其活动中形成的各种门类和载体的档案应以
全宗为单位进行整理。
二、机关档案应按照其内容和载体的不同，制定统一的
分类方案，同一全宗应保持分类方案的稳定。
三、分类一般应采用年度——机构（问题）——保管期
限——年度——机构（问题）进行分类。
四、案卷的排列应以全宗为单位，按不同门类、载体和
不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一
致，不可任意改动。
五、按照案卷的排列顺序编制卷号(件号)，以固定案
卷（件）的位置。同一册案卷目录(归案文件目录)内不得出
现重复的案卷号（件号）。
六、案卷目录(归案文件目录)应区别不同保管期限分别编
制，在一个全宗内，案卷目录 (归案文件目录) 号不得重复。
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分管档案工作领导职责
一、组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定，
把档案工作纳入部门工作计划，及时布置、检查、总结、验
收档案工作,达到标准化、规范化、制度化管理。
二、考察配备具有较好政治、业务素质的专职档案人员，
并保持相对稳定。
三、组织本单位人员学习国家《档案法》和《甘肃省档
案管理条例》等法律法规，严格执行档案工作各项规章制度，
督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成积累，不丢
失，不损坏，保存完整。
四、督促专职档案人员做好年终立卷归档工作、检查文
件材料归档过程。
五、检查本单位专职档案人员履行职责情况，保证档案
工作时间，为本部门档案工作协调解决实际困难，提供必要
条件。
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档案管理工作流程
一、立卷归档
1、文书档案
档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录
——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作
检索工具——档案入库——分类上架。
2、会计档案
会计室工作人员按照规定整理会计档案——将整理完
毕的会计档案移交机关档案室——双方填写档案移交登记
表——档案入库——由会计室工作人员将会计档案分类上
架并管理会计档案柜的钥匙。
3、仪器档案
各科室购进万元以上的设备，由相关科室工作人员将设
备的资料交机关档案室---双方填写档案移交登记表——档
案入库。
二、借阅
1、本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请——办公室主任审核——分管领
导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写
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借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——
档案室填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案
查阅人到机关档案室持单位介绍信申请查阅档案审批
单——办公室主任审核——分工负责管领导签字批准——
档案室负责查找——查阅人填写查阅档案登记薄——查阅
人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
3、查阅会议记录
查阅人到档案室申请查阅档案审批单——办公室主任
审核——分管领导签字批准——档案室负责查找——查阅
人填写查阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记
表——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。
4、查阅各类档案（科研类、会计类、专题类等）
相关科室和课题组成员书面申请查阅(不能超越批准查
阅的范围)——办公室主任审核——分管领导签字批准——
档案室负责查找——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅
人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
三、鉴定销毁
档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管领导
汇报——档案鉴定小组（由分管领导、办公室主任、档案管
理人员及相关科室业务人员共同组成）进行鉴定——档案管
理人员及相关科室业务人员逐项造册登记——办公室主任
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签字批准——分管领导签字批准——机关主要领导签字批
准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案
室及相关科室办理销毁清册——档案室归档。
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管 理 机 构
主 任：
副主任：
档案管理人员：