九段秘书工作法专题培训课件

职业素质特训课程
九段秘书
主讲：梁运刚
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工作困境
1、人员更换频繁，育人成本高。
2、工作事务繁杂，执行效果差。 3、为什么辛苦工作领导还不满意？
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测试
秘书在安排一次工作会议时，要做到一系 列的工作，这一系列的工作包括哪些内容？
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什么是九段秘书？ 是指秘书在安排一次工作会议时，要做到一系列 的工作，最后将整个会议过程做成标准化会议流 程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成 不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显 的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书 方可称为“九段秘书”。 本质上讲就是执行落地的思路
八段秘书
定责任——将会议上确定的各项任务，一 对一的落实到相关责任人，然后经当事人 确认后，形成书面备忘录，交给总经理与 当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的 完成情况，并及时汇报总经理。
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九段秘书
做流程——把上述过程做成标准化的“会 议”流程，让任何一个秘书都可以按照这 个流程把会议服务的结果做到九段，形成 不依赖于任何人的会议服务体系。
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故事
1、孙武练兵
2、日本邮政大臣：野田圣子
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总结
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务， 更重要的是每个人做事情的思维习惯，而 九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人 或者每个岗位都做好结果管理那么他就是 这个岗位的九段。（高手） 多一份对细节的关注，多一份追求完美的 心态，增强职业素质，提升工作能力，为 公司多做贡献！
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案例
老总安排秘书通知经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知， 但开会时几个经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知 他们了，不知道为什么没来？最 后一查才知道，有的经理临时出 差了，有的把开会的事情忘 了……

专业秘书与行政助理培训 DRAFT BY: 111111
课程安排
（一）行政文秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系嘚谈话技巧 （四）与上司沟通嘚技巧 （五）公务接待嘚技巧 （六）行政文秘人员嘚职业形象
专业秘书与行政助理培训（一）
行政人员嘚角色认知
什
行
行
成
么
政
政
功
样
人
人
行
嘚
员
三、拉近关系嘚谈话技巧
用别人喜欢听嘚句式来说话
句式五：说“我”代替“你”以纠正错误
同 事：“我嘚表格已经交上去很久了，怎么还不批下 来呢，比我晚交嘚都批下来了，这是怎么回事啊！”
行政人员：“别怪别人，你嘚表格都填错了，当然没办法批了。“ 同 事：“什么，是你让我这么填嘚！你……”
同 事：“我嘚表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交嘚都 批下来了，这是怎么回事啊？”
时间
约会事由 所带资料 参加人员 地点
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意嘚细节（三） ➢及早备妥约会所需嘚资料，并在适当嘚时候请上司过目； ➢特别重要嘚约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会嘚顺 利进行； ➢约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意嘚细节（四） 按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方； 随时提醒自己嘚上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他嘚日程表。
快乐地生活
二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理发展训练（三）
工作语言“规范”沟通 —— 工作场合六不谈
问题：工作场合哪些话题不适合谈？ 不非议国家国政 不涉及国家或行业秘密 不评论交往对象嘚内部事务 “上海人抠门” 不议论同事领导 不涉及格调不高嘚话题 不涉及私人问题 “私人问题五不问”

整理分析
对收集到的数据和信息进行筛选、分类、整合和初步分析，以便领导 更好地理解和使用。
协助领导分析问题并提出建议
深入分析问题
运用专业知识和分析工 具，对问题进行深入剖 析，找出问题的根源和 关键因素。
提出解决方案
根据问题分析结果，结 合实际情况和领导意图， 提出切实可行的解决方 案和建议。
风险评估与优化
跟进进度
对领导关注的重要事务进 行进度跟踪，及时向领导 反馈进展情况。
预警机制
对于可能出现的延误或风 险，提前向领导发出预警， 以便领导及时作出决策和 调整。
协调会议与活动安排
会议策划
根据领导需求和工作需要，策划并组 织各类会议，包括内部会议、外部会 议、视频会议等。
资源协调
协调会议和活动所需的场地、设备、 人员等资源，确保各项准备工作的充 分落实。
将任务完成情况及时反馈给领导，让领导了解工作成果。
协调解决问题
在任务执行过程中遇到问题时，及时协调解决，确保工作 顺利进行。
04
商务旅行与会议筹备
安排商务旅行行程和住宿
确定商务旅行目的和计划
明确商务旅行的目的、时间、地点、人员等要素，制定详细的行 程计划。
预订交通工具和住宿
根据行程计划，提前预订飞机票、火车票、酒店等交通工具和住宿， 确保旅途顺利。
好地辅助领导决策和解决问题。
06
团队建设与培训发展
参与团队建设和活动策划
积极参与团队组建， 协助确定团队目标和 角色分工。
跟进团队项目进度， 确保团队成员按计划 完成任务。
策划并组织团队活动， 增强团队凝聚力和协 作精神。
协调培训资源以提升团队能力
了解团队成员的培训需求，制定 针对性的培训计划。

定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向 总经理汇报
向主管方向迈进…
9
九段秘书 做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成不依赖于任何人的会议服务体系
你 下一个行政主管就是
结论 九段秘书，九种结果
超额完成 出色完成 基本完成
注重结果[绩效] 9
9 8
7 6
5
注重内容[过程] 4
3 12
新手
成手
高手
1
2
二段秘书 抓落实
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
3
三段秘书 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
4
四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等 3 设备显示是否正常
四段秘书才基本算是称职！
5
五段秘书 细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
6
六段秘书 做记录
有时还需做 录音备份
做好详细 会议记录
6
7
七段秘书 发记录
将会议记录
发给与会人员
7
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八段秘书 定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
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段秘书
工作法
行政内训第①课
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
12 3

4段 勤准备 ――发 通知， 落实到 人，会 前通知 后，去 测试可 能用到 的投影、 电脑等 工具是 否工作 正常， 并在会 议室门 上贴上 小条： 此会议 室明天 几点到 几点有 会议。
5段 细准备――发 通知，落实到 人，会前通知， 也测试了设备， 还先了解这个 会议的性质是 什么？总裁的 议题是什么？ 然后给与会者 发去过去与这 议题相关的资 料，供他们参 考（领导通常 都是很健忘的 呀，否则就不 会对经常对过 去一些决定了 的事，或者记 不清的事争 吵）。
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D：提高执行力应提高的八项能力

：
计划能力 控制能力 授权能力Biblioteka 领悟能力 指挥能力 协调能力



判断能力
-
创新能力
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你具备了哪些？



领悟能力：悟透一件事，胜过草率做十件事，并且会事半功倍。 计划能力：做好20%的重要工作，等於创造80%的业绩。 指挥能力：指挥的最高艺术，是部属能够自我指挥。 控制能力：最理想的控制，就是让部属通过目标管理方式实现自我控 制。 协调能力：最好的协调关系就是实现共蠃。 授权能力 ：成就部属，就是成就自己。 判断能力：化危机为转机，最後变成良机。 创新能力：创新无极限，唯有创新，才能生存。
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二、全员学习体现的重要性?

国家电网、中国移动、中国联通、中国网通、中国电信、联想集团、 西门子 三星电子、日本松下、摩托罗拉、首创科技、海信集团、海尔集团、 诺基亚 三九药业、东风汽车、宇通客车、广州本田、中国兵器、将军集团、 中石化 中国银行、建设银行、神华集团、华润营造、华天集团、华融综投、 飞利浦 华立集团、国航货运、海南航空、首钢集团、怀建集团、乐天食品、 可口可乐 乐天集团、伊利集团、张裕集团、青岛啤酒、长城酿酒、蒙牛乳业、 王老吉药业 中电财投、辽河油田、大庆油田、台山电厂、珠海电厂、河北电力、 准格尔电厂 有这么多知名的企业在关注、学习九段秘书，是他们要开秘书学校吗？ 不是，是因为九段秘书这一个体系对其它岗位可借鉴可学习。

培养员工的团队协作能 力：培训让员工更好地 理解团队目标，增强团 队协作精神，提高整体 绩效。
提高员工的忠诚度和归 属感：通过培训，员工 更加认同企业文化，增 强对企业的归属感和忠 诚度。
促进企业可持续发展
提升员工能力：通过培训，员工的专业技能和职业素养得到提高，有助于提升企业整体竞争 力。
增强企业文化：培训管理有助于传播企业文化，增强员工对企业的认同感和归属感。
个性化与协作学习的推进：根据员工需求和特点，提供定制化的学习内容和团队协作的培训 项目。
传统与现代教学方法的融合：结合传统讲授、案例分析、角色扮演等多种教学方法，提高学 员参与度和学习效果。
个性化培训的普及和推广
九段秘书工作法将更加注重个性化培训，以满足员工的不同需求。 随着技术的发展，线上个性化培训将得到更广泛的推广和应用。 企业将更加注重培训效果的评估和反馈，以不断完善个性化培训体系。 未来，个性化培训将成为企业培训管理的重要组成部分，助力企业提升员工素质和绩效。
感谢您的观看
制定培训计划：根据目标制定详细的培训计划，包括培训内容、时间、地点等
确定培训人员：确定参与培训的人员，包括培训师、受训人员等
选择培训方式：根据培训内容和人员情况选择合适的培训方式，如线上培训、线下培训、 内部培训或外部培训等
实施培训计划
制定培训目标： 明确培训的目 的和期望结果
确定培训内容： 根据目标确定 培训的主题和
要点
确定培训方式： 选择适合的培 训形式，如线 上或线下、讲 座或实践操作
等
确定培训时间 和地点：合理 安排培训时间 和地点，确保 参训人员能够
按时参加
培训效果评估
培训后进行知 识测试，评估 学员掌握情况。

第五段：细准备
内容
第六段：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备， 也提供了相关会议资料，还在会议过程中详 细做好会议记录(在得到允许嘚情况下，做一 个录音备份)。会议开完，就完了吗？会议上 大家讨论嘚问题，做出嘚承诺，领导嘚安排， 部门之间嘚配合，都有许多会议嘚成果，需 要有人记录下来。
会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后 请示总经理会议内容没有问题后，是否发给 参加会议嘚人员，或者其他人员。要求他们 按照执行。
总结 九段秘书行为导向
总结 九段秘书行为导向
不少人把工作当做是任务，只要我做了单位安排嘚事情了，就算完 成任务了。至于事情嘚结果如何，那就似乎不关自己嘚事了。用一句话 取代了事情嘚结果——“我已经很努力嘚去做了，事情嘚结果就顺其自 然了吧。”但是，我们往往要求嘚不是你要怎么样做，而是你一定要达 到怎样嘚一个结果，结果才是我们工作嘚最终目嘚。在工作面前，结果 第一，理由第二，不需要为自己没有达成嘚目标找借口。
九段秘书
九
秘书
发表者
目录
定义 来源 基本内容 重要性 案例
目录
从九段秘书看执行力 从九段秘书看习惯 从九段秘书看发展
交流 总结
工作成绩
秘书对于我嘚工作而言，有时不亚于一位副总裁嘚重要性！因为他嘚存在，才使我专 注于思考和决策。有人说我事半功倍，那么至少一半是我嘚秘书嘚贡献。
在GE工作嘚20年时间里，因为我有位优秀嘚秘书最少为我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克·韦尔奇
案例
写点儿什么
案列分析
第一段：发通知
用电子邮件或在黑板上 发个会议通知，然后准 备相关会议用品，并参 加会议。
第二段：抓落实
发通知之后，再打一通 电话与参会嘚人确认， 确保每个人被及时通知 到。

结果思维
但是， 一个优秀的秘书最需要具备：
ONE
九段秘书
点击此处添加正文，文字是您思想的提炼，为了演示发布的良好效果，请言简意赅地阐述您的观点。
TWO
案例：开会
01
02
01
九段秘书测试:请问你是几段？你的结果值多少钱？
02
九段秘书的做法：做流程 ３００００元
03
一段秘书的做法：发通知 ６００元ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
你具备了哪些？
F：没有执行力企业就会陷入：高层怨中层,中层怪员工，员工怨高层的怪圈。
01
没有执行力企业就会丧失竞争力：“结果导向”才是个人执行力的突破点；0.1永远都大于0；一个差的结果也比没有结果强。不完美不是放弃的理由；注重细节；小进步往往是制胜的关键。做事认真第一，聪明第二；做一个信守承诺、结果导向、永不言败的执行型人才。
一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法： 抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。
三段秘书的做法： 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。
说明了什么？
EG:
例子：一老板叫一员工去买下复印纸。 员工就去了，买了三张复印纸回来。老板大叫，三张复印 纸，怎么够，我至少要三摞。员工第二天就去买了三摞复印纸回来。老板一看，又叫，你怎 么买了 B5 的，我要的是 A4 的。 员工过了几天， 买了三摞 A4 的复印纸回来， 老板骂道:怎么买了一个星期， 才买好？员工回： 你又没有说什么时候要。 就买下复印纸，员工跑了三趟，老板气了三次。老板会摇头叹道，员工执行力太差了！员工 心里会说，老板能力欠缺，连个任务都交待不清楚，只会支使下属白忙活！ 问题出在哪呢？ 员工为什么不能做上司的替身，站在上司的角度想这个简单的问题。去买复印纸之前，应该 就去相关部门了解一下平时都用什么类型的纸，一般一次采购要多少，然后再行动。无所不 包的计划是僵化！理性的执行才是真正的执行！ 老板怎么就没有根据不同的对象发布不同的指令呢？新员工，老员工，A 部门的员工，B 部 门的员工，......领悟力不同，接触范围不同。古语说“知人善任” ，作为现代企业经 营管 理者，不仅要“知人善任”还要“知人善用” 。作一个下属，做好上司的“替身”才能实现“为社会工作，为组织工作，为老总 工作，更为自己工作”。

4段 勤准备 ――发 通知， 落实到 人，会 前通知 后，去 测试可 能用到 的投影、 电脑等 工具是 否工作 正常， 并在会 议室门 上贴上 小条： 此会议 室明天 几点到 几点有 会议。
5段 细准备――发 通知，落实到 人，会前通知， 也测试了设备， 还先了解这个 会议的性质是 什么？总裁的 议题是什么？ 然后给与会者 发去过去与这 议题相关的资 料，供他们参 考（领导通常 都是很健忘的 呀，否则就不 会对经常对过 去一些决定了 的事，或者记 不清的事争 吵）。
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疑问？

为什么一个在码头擦鞋的愣头小子可以成为华人首富？
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再听一个故事



有这么一个破落贵族的后代，通过广施仁德，远播贤名， 使得文有卧龙，凤雏辅佐，武有关、张、赵鼎力相助，逐 步实施三分天下的战略方针，最终以一介织席贩履的庶民， 成为开创蜀国大业的一代君王。 《三国演义》讲述了曹操、孙权、刘备三分天下，虽然三 个人各有千秋，但就成功背后的战略与执行能力而言，坦 率的说，刘备是最优秀的。 那么刘备是如何获得人才的呢？他的方式是：
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二、全员学习体现的重要性?

国家电网、中国移动、中国联通、中国网通、中国电信、联想集团、 西门子 三星电子、日本松下、摩托罗拉、首创科技、海信集团、海尔集团、 诺基亚 三九药业、东风汽车、宇通客车、广州本田、中国兵器、将军集团、 中石化 中国银行、建设银行、神华集团、华润营造、华天集团、华融综投、 飞利浦 华立集团、国航货运、海南航空、首钢集团、怀建集团、乐天食品、 可口可乐 乐天集团、伊利集团、张裕集团、青岛啤酒、长城酿酒、蒙牛乳业、 王老吉药业 中电财投、辽河油田、大庆油田、台山电厂、珠海电厂、河北电力、 准格尔电厂 有这么多知名的企业在关注、学习九段秘书，是他们要开秘书学校吗？ 不是，是因为九段秘书这一个体系对其它岗位可借鉴可学习。

•
7.这篇文言文深刻揭露“宫市”对劳 动人民 的残酷 剥削， 同时反 映了古 代时宦 者（太 监）对 贫苦农 民百姓 的收费 的贪婪 ！选文 中的卖 柴翁却 表现出 强烈的 反抗精 神，在 被逼走 投无路 的情况 下，奋 起反抗 ，怒殴 宦者， 是因为 长期被 压迫， 内心积 压的愤 恨都发 泄了出 来。
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
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三段秘书 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
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四段秘书 勤准备Biblioteka 1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
段秘书
工作法
行政内训第①课
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
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一到九段秘书给出了不同的答案
一段秘书 1 发通知
Email
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
2
二段秘书 抓落实
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3.可以设想，即使没有秦的武力，天 下也终 将归于 一体， 这也为 汉以后 的历史 实际所 一次次 证明。 无可否 认的是 ，秦王 的铁骑 确实使 这一过 程大大 简化了 。看上 去，历 史似乎 少走了 许多弯 路，细 想来却 又未必 。
•
4.先不说铁骑下呻吟的民众，是否也 有追求 自己那 一点卑 微的生 活自由 的权力 ，就是 从文明 的发展 来说， 统一的 后果也 有许多 地方值 得怀疑 。

清单等） （10）、专人负责事项。
事例（湘西中心支公司会议组织“九段秘书”工作手册）
测试
ห้องสมุดไป่ตู้
HR九段
一段HR： “发信息，等消息”。 二段HR : “紧跟踪，做分析”。 三段HR ： “凭经验，做判断”。 四段HR ： “做标准，严考核”。 五段HR ： “做交底、给推荐”。 六段HR ： “做培训、做监督”。 七段HR ： “做文化、做推动”。 八段HR ： “做战略、做梯队”。
七段HR ： “做文化、做推动”。
七段HR经理“做文化、做推动”。七段HR经理不是将自己定位于招聘 主管，陷入具体的招聘业务之中，而是要将自己定义为公司文化的主 要推动者之一，协助总经理或主管领导做公司文化的建设与推动，把 员工的成长放在首位，帮助员工做个人战略规划、提高职业化水平的， 树立公司提倡的价值观，为团队输入强大的精神动力等。所以，留下 合格的员工不是结果，让员工在公司中成长进来，为客户、为公司、 为自己创造更大的价值才是结果。七段HR经理22000元的月薪当之 无愧。
三段HR ： “凭经验，做判断”。
三段HR经理“凭经验，做判断”。没有标准、没有方案、没有流程， 大致有个面试提纲或领导的要求，然后就去面试应聘者，与应聘者 随心所欲地聊天、谈话，然后凭借自己丰富的经验，做出是否可以 推荐的结论。面试过程本身成了结果，面试的质量却无法保证，面 试的方法也不可能传承。所以，面试本身不是结果，保证质量并且 质量稳定才是结果。三段HR经理给多少月薪呢？5000元不少了。
九段HR： “做流程、做传承”。
九段HR经理“做流程、做传承”。九段HR经理不仅是公司执行的标 兵、职业化的表率，同时也是公司的文化推动者和人才战略的实施 者，本身就是战略管理者，他要考虑公司的持续性发展，所以，要 做招聘工作的工业化，就是将上面做的工作标准化、流程化、工具 化，做传承。不论谁来接替他的工作，公司的招聘工作依然可以高 效率地运行。九段HR经理给月薪3万我们也觉得不多吧。