九段秘书工作法

老总要召开一个会议，考考你会是几段秘书：执着于结果有什么不同。

一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查——发通知、落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参加，确定没有变动，对临时有事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席人员是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知、落实到人、会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备——发通知、落实到人、会前通知后，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考。

六段秘书的做法：做记录——发通知、落实到人、会前通知后，测试设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录。

七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给与会人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段。

完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。

任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为你没有结果。

一个基本的道理：对结果负责，是对我们工作的价值负责；而对任务负责，是对工作的程序负责。

看来前面的实例，我领悟了N年前的那几个故事，故事一讲述三个大学生同时进公司，薪水如此不同？故事二讲一个小和尚撞钟不合格。

九段秘书总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。

如果你是秘书，你会怎么做？下面是一至九段秘书的不同做法：一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。

并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备--发通知。

落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。

六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。

七段秘书：发记录—除了之前的准备，会后整理好会议记录（录音）给总经理。

然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。

交给总经理与当事人一人一份。

并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！同样是做秘书，同样是准备开会这样一个看似简单的任务，但不同的细致程度和考虑问题的全面性却决定了人所具有的截然不同的价值，如果将这一价值体现在数字上，就是你值多少钱。

参考下“九段秘书”的说法，大家对照下，看看你是几段：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。

在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。

但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。

六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。

会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。

七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

案例分享九段秘书例：会议安排一段秘书的做法：发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。

六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。

七段秘书的做法：定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。

八段秘书的做法：追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。

九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。

九段秘书总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。

在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。

如何做九段秘书
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人都被及时通知到。

书做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者准时参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书做法：勤准备——发通知，并落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条，——此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书做法：细准备——发通知，并落实到人，会前通知，也测试了设备。

还先了解这个会议的性质是什么，总经理的提议是什么，然后给参会者发过去与这个会议相关的资料，供他们参考（领导通常都是健忘的，否则就不会经常为过去一些决定了的事，或者记不清的事争执）
六段秘书做法：做记录——并落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中做好相关会议记录（在得到允许的情况下，做好录音备份）
七段秘书做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员。

或者其他人员。

八段秘书做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，。

然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给总经理。

九段秘书做法：做流程——把上述过程做成标准会议化的流程。

让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系！。