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公文流转分系统介绍(pdf 36页)

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IPensee 实施白皮书之一
OA办公自动化系统之
公文流转分系统简介
上海容恒实业有限公司
2006年5月
目录
第一章文档管理 (4)
第二章报销流程 (7)
1 现金审批流程 (7)
2 转帐审批流程 (7)
第三章反馈流程 (8)
3 客户投诉处理流程 (8)
4 提案管理流程 (8)
5 客户（市场）情况反馈报告 (9)
第四章车辆管理流程 (9)
6 车辆维修（保养）费用预算审批流程 (9)
7 车辆维修（保养）申请审批流程 (10)
第五章行政管理流程 (10)
8 办公用品请购流程 (10)
9 办公用品申领流程 (11)
10 工作指令下达流程 (11)
11 公司内部请示（报告）流程 (12)
12 公文审批流程 (12)
13 合同审批流程 (13)
14 公出审批流程 (13)
15 用车审批流程 (14)
第六章市场管理流程 (14)
16 竞争对手市场动向报告 (14)
17 竞争对手新品上市情况报告 (15)
18 市场推广情况报告 (15)
第七章人事管理流程 (16)
19 招聘广告申请流程 (16)
20 招聘需求汇总表审批流程 (16)
21 面试汇总表审批流程 (17)
22 增补人员申请流程 (17)
23 培训申请流程 (18)
24 试用人员转正审批流程 (18)
25 试用人员辞退手续流程 (19)
26 正式员工辞退手续流程（合同未到期辞退） (19)
27 办理辞职手续流程（员工主动提出申请） (20)
28 正式员工办理合同到期手续流程（到期后辞退） (20)
29 办理续签劳动合同（劳务协议）流程（续签协议） (21)
30 非公假审批流程 (21)
31 公假审批流程 (22)
32 员工年度自我评价鉴定流程 (22)
第八章销售管理流程 (23)
33 办事处设立申请流程 (23)
34 产品订货流程 (23)
35 退、调货申请流程 (24)
36 产品促销费用协议书审批流程 (24)
37 产品进店费用协议书审批流程 (25)
38 新品进场洽谈登陆表审批流程 (25)
39 促销、广告活动报表流程 (26)
40 赠品、样品申请流程 (26)
41 促销活动洽谈登陆表审批流程 (27)
42 客户扣率审批流程 (27)
43 客户评价表审批流程 (28)
44 客户信用额度审批流程 (28)
45 客户异动情况报告流程 (29)
46 逾期应收帐款处理流程 (30)
47 设计部材料审批流程 (30)
48 费用申请审批流程 (31)
49 物扣类销售费用报销审批流程 (31)
50 现金支付类销售费用报销审批流程 (32)
51 销售部出差申请流程 (32)
52 销售部普通合同审批流程 (33)
53 销售部特殊合同审批流程 (34)
54 营销部出差工作报告审批流程 (34)
55 发票作废流程 (35)
第九总结 (35)
（注：本文案例所描述之功能是我公司利用“iPensee智能管理平台”针对某客户的实际业务需求而开发，旨在体现我公司的开发实力与系统使用效果，并不代表客户最终应用。

）
第一章文档管理
文档管理模块是iPensee信息平台的一个独有的功能模块。

本模块可以对企业的文件、文档进行系统管理，包括归类、关联，对文档进行摘要设置等。

其功能强大，实用性强，能提高用户的工作效率，以达到事半功倍之效。

文档编辑
文档管理模块中用来编辑文档的工具是一个类似于MS WORD的文档编辑工具。

其用法也与WORD基本一致。

摘要
摘要功能是用来对文章的重要或梗概内容进行提炼的一项特殊功能。

客户可以通过浏览“摘要”从而快速的了解到文章的内容。

关键词功能是用于使各文档之间产生关联的一项特殊功能。

它便于用户在查看一篇文档的同时，可以快速查阅到与之具有相同“关键词”的其他相关文档。

相关信息
同样，既便是没有设定关键词的两条信息，如果您认为他们彼此之间有联系，也可以通过“相关信息”的设定来建立彼此间的关联。

而在显示这些相关信息时其事先设定好的“基本信息”、“文档摘要”以及“文档正文”都同时出现在您的面前。

用户可以计算机中的其他信息作为该文档的附件进行添加，使得该文档与那些文件建立起关联关系，方便使用者的随时查阅。

评论
用户可以对当前的文档进行评论。

并可更进一步的进行修改、审批、直至落实发文。

从而形成完整的企业公文发布流程。

财务部门的费用报销分为现金支付和转帐支付两种1 现金审批流程
2 转帐审批流程
3 客户投诉处理流程
4 提案管理流程
5 客户（市场）情况反馈报告
第四章车辆管理流程
6 车辆维修（保养）费用预算审批流程
车辆预算申请是指当车辆在公司内，发生故障，自行解决不了时，操作员可以填写此申请表，申请维修预算，待主管领导审批完成后，可以去定点进行车辆维修。

7 车辆维修（保养）申请审批流程
填写车辆维修申请单有两种情况，一是操作者在申请完预算审批表并完成维修工作后，要填写此申请表，上报实际维修情况；二是用户使用车辆在外，遇到突发情况，车辆需要进行维修，在完成维修操作后，需要填写此申请表。

第五章行政管理流程
8 办公用品请购流程
9 办公用品申领流程
10 工作指令下达流程
11 公司内部请示（报告）流程
12 公文审批流程
14 公出审批流程
第六章市场管理流程16 竞争对手市场动向报告
17 竞争对手新品上市情况报告
18 市场推广情况报告
第七章人事管理流程19 招聘广告申请流程
20 招聘需求汇总表审批流程
21 面试汇总表审批流程
22 增补人员申请流程
23 培训申请流程
24 试用人员转正审批流程
25 试用人员辞退手续流程
26 正式员工辞退手续流程（合同未到期辞退）
27 办理辞职手续流程（员工主动提出申请）
28 正式员工办理合同到期手续流程（到期后辞退）
29 办理续签劳动合同（劳务协议）流程（续签协议）
30 非公假审批流程
31 公假审批流程
32 员工年度自我评价鉴定流程
第八章销售管理流程33 办事处设立申请流程
34 产品订货流程
35 退、调货申请流程
36 产品促销费用协议书审批流程
37 产品进店费用协议书审批流程
38 新品进场洽谈登陆表审批流程
39 促销、广告活动报表流程
40 赠品、样品申请流程
41 促销活动洽谈登陆表审批流程
节点信息既可以按顺序自动通告到本节点的后继操作者，也可以同时通告到整个流程中的所有参与者或选定的参与者。

42 客户扣率审批流程
43 客户评价表审批流程
44 客户信用额度审批流程
45 客户异动情况报告流程
46 逾期应收帐款处理流程
公文流转的审批既可以有先后顺序，也允许有并行操作。

47 设计部材料审批流程
48 费用申请审批流程
49 物扣类销售费用报销审批流程
50 现金支付类销售费用报销审批流程
51 销售部出差申请流程
54 营销部出差工作报告审批流程
55 发票作废流程
第九总结
iPensee 流程设计器凭借其强大的功能和灵活的操作满足企业各具特色、复杂而多变的流程控制、管理要求。

（完）。

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公文传输系统概要

公文传输系统概要

公文传输系统概要第一篇：公文传输系统概要青通服公文传输系统概要1、主要功能简介（1）、系统主要功能模块有：公文传阅、公文管理、档案管理、会议管理、车辆管理、领导日程管理、各类单据审批管理、电子邮件、短信平台、系统管理。

（2）、系统除了有公文传输功能外还包括公文处理及日常办公等功能。

实现单位内部公文流转处理。

办理后的公文可能通过公文传输系统发送到各单位及部门。

（3）、公文交互能够实现实时接收省政府及其它厅局发送的电子公文的功能，接收的公文能够自动加载本单位的公文流程中，实现省政府电子公文自动流转办理，公文办理后根据需要可以通过公文传输系统发送到各单位实现公文传阅。

（4）、公文传输：公文传阅群组设置可以将每个单位的公文接收人设置在一个群组里，以便于接收后在单位内部传阅。

（5）、短信平台采用SMPP短信协议能够同时实现电信、移动、联通手机用户的短信接收。

2、公文发布、归档、传阅示范（1）、公文发布流程a.使用admin登录，密码admin123;b.在“公文管理”发文管理中的发文拟稿中起草一个公文，填写公文表单，起草公文正文后，在公文流程中选择用户admin办理。

c.用户admin接收到公文后，点击进入到办理公文界面，直接定稿套红办结。

d.在发文归档界面中找到已经办理完毕的公文，点击归档，进入档案管理界面，登记档案要素后保存。

e.在档案管理的发文登记界面中按公文分类发文时间找到公文，点击“发送公文”f.进入发送公文界面后选择相应单位的接收人也可以选择设定好的群组，点击发送按钮发送公文。

g.公文发送后，发送人在公文发送列表中可以查看公文接收情况。

（2）、公文传阅：a.公文接收人在公文接收界面中查看收到的公文，点击具体公文名称，进入公文详细界面，点击“加载公文”进入收文拟稿界面b．填写收文表单，选择相应的传阅人员后。

点击“发送”发起传阅流程。

c.传阅人根据权限可以填写相应的意见d.传阅完成后，单位公文文书就办结公文，点击“归档”进行收文档案管理界面，填写相应的档案要素，将收文按文件类型、收文日期归档，以便于用户查询。

公文流转与归档课件

公文流转与归档课件

06
公文流转与归档的发展趋势
ห้องสมุดไป่ตู้
1 2 3
公文流转与归档将更加自动化 随着技术的发展，公文流转与归档将逐渐实现自 动化，减少人工干预，提高工作效率。
公文流转与归档将更加智能化 借助人工智能技术，公文流转与归档将能够自动 识别、分类、整理和保存文件，提高管理效率。
公文流转与归档将更加标准化 随着公文流转与归档的规范化发展，相关标准和 规范将不断完善，促进公文流转与归档的标准化 发展。
公文流转系统介绍
04
公文流转系统的功能
01
02
03
文件管理
提供文件的上传、下载、 删除、移动等操作，方便 用户对文件进行管理。
流程管理
提供流程的创建、修改、 删除等操作，方便用户对 流程进行管理。
权限管理
提供权限的分配、修改、 删除等操作，保证系统的 安全性。
公文流转系统的特点
高效性
系统能够快速地处理公文 流转，提高办公效率。
03
保障决策的科学性和正确性
公文归档能够提供全面的历史数据和信息，为组织机构 的决策提供有力支持，提高决策的科学性和正确性。
公文归档的流程
收集 分类 整理 鉴定 归档保存
将办理完毕的公文进行收集，确保公文的完 整性和齐全性。
根据公文的内容、性质、密级等因素进行分 类，以便于后续的整理和保管。
对分类后的公文进行整理，包括装订、编页、 编制目录等。
安全性
系统能够保证公文的安全 性，防止公文被篡改或泄露。
易用性
系统界面简洁明了，操作 简单方便，易于使用。
公文流转系统的应用场景
政府机关
事业单位
用于政府机关内部的公文流转，提高 办公效率。
电子公文传输系统

电子公文传输系统

公文文件：又称为加密文件，是青海省政府电子公文传输系统 对版式文件进行盖章加密操作后生成的带有红头红章的文件。公文 文件的后缀为 .GW。
脱密文件：又称为归档文件，是青海省政府电子公文传输系统 对公文文件进行解密操作后生成的文件，脱密文件和公文文件版式 完全相同。脱密文件可以有红头黑章，黑头黑章，红头无章，黑头 无章，红头红章五种格式选择，本系统使用的是黑头黑章的脱密文 件。脱密文件的后缀为 .GD。
图2—26 安全设置
将其中ActiveX控件和插件下相应内容均修改为“启用”，单 击“确定”按钮返回。然后再单击“确定”按钮返回IE。
注意：有些软件比如：上网助手会拦截青海省政府电 子公文传输系统平台的界面，最好不要安装。Windows XP 的IE有时候会与REALPLAYER冲突，如果登录青海省政府电 子公文传输系统IE报非法关闭时，请注意。
手册常用术语说明 版式文件：是目前在出版界、印刷界、国家政府机关广泛使用
的一种文件格式。由于计算机处理系统不统一，版式文件格式有多 种，后缀名为.SEP（书生公司文档转换工具对常用字处理软件排版 生成的文件转换后生成的版式文件），金山公司利用WPS2000排版 ，生成.S72的版式文件，方正7.X生成PS2格式文件，方正9.X组版 软件排版，生成S92版式文件，文星公司排版软件则生成.S2版式文 件等。
址。（青海省政府电子公文传输系统平台地址为（例）： http://220.203.0.8），出现系统登录界面，ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ图3—1：
图3—1 系统登录
输入青海省政府设定的各单位管理员的账号和密码， 单击“登录”按钮，如果账号和密码正确，则进入单位信 息界面，如图3—2：
图3—2 单位信息
本单位信息 登录后，管理员可以编辑自己单位相关信息，如：单 位序号，管理员账号等，单位名称一般由上级单位指定， 自己无权修改。 在单位信息界面中选中“密码修改”框，可以修改管 理员密码，如图3—3：
公文传输系统

公文传输系统

公文传输系统一、概述长期以来，传送红头文件一直是我国党政各级机关以及企事业单位实现上情下达的唯一正式渠道，各类公文的发送基本上采用了传统的邮寄方式，这种方式速度慢，一般城市都需要两三天的时间，而偏远城市则需要更多的时间。

而且邮寄方式还存在环节多，保密性差，容易丢失等问题。

公文传输系统正是在这个的要求下开发研制出来的，它独立于办公自动化系统，可以单独使用，同时又可以为办公自动化系统提供更强有力的安全性保证，其强大的接口能力能够为不同单位的办公自动化系统之间传递公文提供保障。

二、特点或达到的效果本电子公文传输系统是新一代电子公文传输系统的典范，它采用了目前流行的B/S结构，集灵活性、安全性、实用性、经济性于一身，让客户轻松实现公文网络化安全传输，在鼠标点击中就可以将公文传递至远方，一天乃至十天才能完成的工作一秒钟之内就可以搞定。

其具体特点如下：B/S结构，使用维护简单：公文传输系统的用户一般都会分布很远，如果采用传统的C/S结构，客户端如果出现问题（比如：机器重新安装、客户端软件重装），系统管理员就要到现场去维护，这样不仅管理员工作复杂度高，而且维护起来也不及时，甚至会延误工作。

而电子公文传输系统采用B/S客户端，用户通过IE浏览器就可以进入电子公文传输系统，进行公文的发送和接受，不需要安装客户端，系统维护工作在服务器端就可以轻松完成，可以实现客户端零维护。

灵活性强：系统可以独立使用，也可以与OA系统做无缝链接，同时公章可以根据需要灵活定制。

安全性强：满足国密办的安全性要求，采用国产加密算法和硬件加密卡满足商密级要求，客户端采用硬件设备USB KEY存储证书和私钥，确保证书和私钥的安全。

经济、实用：公文进入系统后无需重新排版，操作更方便，系统不用采用多块硬件加密卡，CA中心可采用微软的证书颁发机构，并对其进行优化，减少客户资金投入。

三、方案图解电子公文安全交换过程图解下面以两个分支机构之间进行公文传递为例，对电子公文安全交换的过程进行详细描述：一．发送方（分支一）的OA系统中形成了正式公文，并送达公文传输系统中；二．公文传输管理员对从OA系统中引入的公文进行盖章、计算摘要、数字签名、生成加密秘钥，并对公文及其所有信息进行加密，形成密文，然后送往目的地。