关于办事办文办会的问题

关于办事办文办会的问题 我们常用快、准、细、严、实概括机关工作的标准和要求。 体现在具体工作中，就是三句话：办事要快捷，办文要精确，办会要细致。 用一般要求来讲，就是办事无遗漏，办文无错漏，办会无纰漏。 机关办事、办文、办会主要包括以下七个方面的工作。 一、请示报告工作请示报告是机关一项经常性工作。 所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。 请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。 这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。 （一）请示报告主要形式和程序请示报告主要分书面和口头两种形式。 书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。 另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。 书面报告分三种：一是工作情况报告。 一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告；二是建议性报告。 指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告；三是检讨性报告。 指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。 书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。 请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。 拟称时要按首长的意图表述清楚。 请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。 ②签发和邮寄。 需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。 以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。 寄发时要有登记，可以采取特快专递、挂号或由保密室寄发的办法办理，不能用平信，以防丢失和泄密。 请人代捎要办好登记手续，防止遗漏和遗误。 ③登记和留存。 书面请示和报告要及时到保密室登记，并一式三份，一份上报，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以备查考。 口头请示报告适用于不是特别重要的问题或临时性、随机性的事情，拟请示报告的对象是直接首长。 应把握的主要环节有四点：①事先打腹稿。 对请示和报告的问题，要事先酝酿打好腹稿，力求具体详细，条理清楚，言简意明。 ②见面先声明。 见到首长后，应先讲清是请示还是报告。 比如：xx首长，我请示个问题；或xx首长，我汇报一下某项工作的完成情况。 ③陈述分先后。 请示和报告表述的先后次序不一样。 请示问题时，应先谈事由，然后再谈意见和建议；报告情况时，应先讲事情的结果，然后再陈述事情发生的经过和处理过程。 ④认真作记录。 向首长请示或报告工作时，要随身带着笔和本，对首长的指示，要仔细听认真记，以便及时准确地抓好落实。 （二）请示报告常遇到的问题请示报告工作程序性很强，在实际工作中最常遇到的问题有4个：1、程序遗漏。 一项工作请示后应该进行的阶段和步骤没有进行。 往往有“死角”、有“缺口”。 比如承办一份文电，呈报单位首长后，不注意及时把首长的指示意见及时反馈给部门领导，造成工作被动。 2、程序简化。 处理某一项工作，图省事、怕麻烦，故意简化工作程序；有的凭 主观经验和习惯办事，迈着锅台上坑。 本该先报告主任的，却直接报告到单位首长。 3、程序异化。 所谓异化，就是改变程序规定。 办事情搞“变通”，该文字传阅的以口头代替；该开会研究的以传阅代替；该通知机关的却通知领导。 比如对下布置工作，下达通知，本该找业务口，却直接通知下属单位的领导，给业务部门造成被动。 4、程序繁琐。 简单的程序繁琐化，一般的问题复杂化。 有的不论大小、份量轻重，动不动建议领导挂帅，成立小组，人为增加工作程序；有的一般性工作也要建议开会研究，要领导审批。 （三）请示报告应注意和把握的问题俗话说：“没有规矩不成方圆。 ” 请示报告是一项程序性较强的工作。 漏项、缺项、错项、都会影响工作质效。 必须注意和把握以下几点：1、不能拖而缓报。 对大事、要事、急事要及时请示报告，需要领导了解和掌握的一般性工作，也要及时请示报告，不能拖拖拉拉，慢慢腾腾。 更不能漏事、误事、错事。 每个科（股）都要建立一个备忘本、一块小黑板，把需办的事情及时记下，以免遗忘。 机关工作无小事，要把小事当成大事办，慢事当成急事办，要有食不甘味、夜不能寐的 2、不能越级行事。 对需要请示和报告的问题，不能越级行事。 部门领导不在时，要想方设法联系，距离太远可通过电话，把主要精神作以陈述，得到许可后，再逐级请示报告。 主任签给哪位首长就呈给哪位首长。 同时签给几位首长时，先呈政工副职，再呈军事行政副职。 需要政工主官定夺的最后呈政工主官，需要军事主官定夺的最后呈军事主官。 牵扯到其他部门时，要先等首长批示后，再呈其他部门领导。 需要常委传阅的呈批件一定不要漏人。 不在位也要电话请示或回来后补阅。 口头请示报告也是这个程序。 按级请示报告工作很重要，搞不好，会造成工作的被动，所以机关干部要养成按程序办、按职责办、按规矩办的严谨作风。 做到有规矩的按规矩办，没规矩的按惯例办，没惯例的按首长要求办。 3、不能多变请示。 所谓多变请示，就是一件事情请示一位首长不同意后，又去请示另一位首长。 这样做极易造成首长之间的误解和矛盾。 也有的当请示首长没有同意后，又找其它理由再行请示，这样做很容易引起首长的反感。 这些都是非常忌讳的，在机关工作，一定不要动这样的心机。 4、不能有头无尾。 请示工作要做到有头有腰有尾。 所谓有头，就是首长的批示和答复；有腰就是工作落实的全程；有尾，就是结果和回音。 一项大的任务和重点工作结束后，要将完成情况逐级报告，以便首长掌握工作落实情况。 5、不能重能轻德。 机关干部不仅要有较强的业务能力，还要有高尚的道德品质。 我们有些年轻同志不注意加强品德修养，在领导之间乱传话，打着领导的旗号乱办事，更有甚者模仿领导笔迹乱签字等等。 要成为一名在机关呆得住、干得好、有发展的机关干部，必须坚持不断地加强品德修养。 要像古人说的那样“知之非难，行之难也；行之非难，久之难也；久之非难，终之难也。 ”办任何事情，都要本本份份、踏踏实实、规规矩矩，不能欺上瞒下、随心所欲、先斩后奏。 更不能报虚情、报假情，没办的事情说办了，正在办的事情说办完了，一定要培养说实话、报实情、办实事、重实效的思想作风和工作作风。 二、使用电话随着信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。 正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。 使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事漏事，又会影响上下、内外的团结和协。 根据我的体会，使用电话应注意以下几点：（一）接听要仔细，记录要认真。 对来自直接首长和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。 对重要内容记完后应主动要求对方复述，进行校对，防止错传漏办。 有时因对方地方口音重、讲话快、声音小，有的内容听不清楚，要不厌其问，不要因为是上级和首长不好意思问、不敢问，一定要把主要内容搞清楚，以免造成工作失误。 （二）态度要和蔼，语言要文明。 电话是语言交流工具，只能听其声，不能观其形，态度和不和蔼、语言文不文明非常重要。 有的同志给上级和领导打电话毕恭毕敬，可给下级打电话却盛气凌人、拖腔拉调、哼哼哈哈。 这样既不利于工作交流，又不利于情感交流，应提倡文明用语。 如“您好！请问贵姓？”、“您找哪一位？”、“您怎么称呼？”、“您是哪一位？”、“请稍等”、“还有什么要请示的？”、“请问 听清楚没有？”等等。 打完电话，要说声“再见”，等对方放下电话，你再放，以示尊敬。 （三）处理要及时，办理要到位。 处理电话内容，要以对工作高度负责的态度，认真严肃的对待，绝不能马虎行事。 要按照程序及时办理，该传到哪级的就传到哪级，该呈报哪级领导处理的呈报哪级处理，切不可自作主张、擅自处理，或疏漏遗忘、压而不报。 常见的处理办法有四种：①紧急重要电话及时办。 任务紧急、时间紧迫、事关全局的电话，要以最快的速度，拿出处理的意见和建议，迅速向领导报告，待领导指示和答复后，抓紧组织落实。 ②一般性电话抓紧办。 内容不是很重要、时间不是很紧迫的电话，也要当天向领导汇报，实在来不及的可在第二天的交班会上提出。 ③业务性电话积极办。 属于本科（股）的工作积极主动办理，属于其他科（股）的工作，及时转交，不能事不关己、高高挂起。 这种电话多在值班时容易接到。 ④讲话内容要保密。 现在外线电话和无线电话多了，随时都有被人监听的可能。 据统计，目前美国在全球设有1200多个小型监听站，60多个大型信息控制中心，空中有十几颗侦察卫星，加上侦察飞机和监听船只，全球95%以上的通信信号被美国所监听。 所以在使用电话和手机联系工作时一定要强化保密意识，特别重要和机密的事情只要不是太急的不要用外线电话和手机请示报告，遇到紧急情况，也要用代号代称联系。 三、陪同首长陪同首长活动是机关干部常遇到的事情。 首长活动一般有四种形式：一是下部队；二是参加上级会议或集训；三是到友邻单位协调工作或走访；四是参加地方党政会议或其他活动。 陪同首长活动要注意做到四点：（一）精心做好出发准备。 当接受任务后，首先，要弄清首长到哪去、干什么、怎么走、什么时间走、怎样活动。 努力做到“五清”：首长活动的时间清、地点清、方式清、日程清、任务清。 其次，要熟知所去单位的基本情况、行车路线和路况，特别是陪同刚到本单位工作的首长，更要注意这些。 同时，做到首长所询问的问题能回答上来，首长有疑问的能解释清楚，首长拿不准的问题能提出建议。 第三，安排车辆或订购车票，通知或联系所去单位，讲清出发时间、到达时间、人员、工作任务和活动日程。 第四，根据首长指示和意图拟定活动计划。 第五，准备好生活用品。 必要时可根据以上情况列出详细的活动日程，确保不误时、不误事。 （二）细心安排各项活动。 要想在首长前，谋在首长先。 根据首长指示和意图所拟制出的首长活动日程安排，要及时向首长报告或审阅，让首长对活动安排心中有数。 根据日程安排，对首长做哪项工作、参加哪项活动、哪些场合需要首长讲话、讲什么内容，要提前准备，周密计划，精心安排。