行政管理办法

目录 一、办公行文管理制度................................................ 2 二、印章管理制度.................................................... 6 三、证照管理制度.................................................... 8 四、档案管理制度.................................................... 8 五、保密制度........................................................ 8 六、大事记管理制度.................................................. 8 七、会议管理制度.................................................... 8 八、电脑使用管理规定................................................ 8 九、内部招待规定.................................................... 8 十、值班制度........................................................ 8 十一、收、发文管理制度.............................................. 8 十二、办公用车管理................................................. 10 十三、办公用品管理................................................. 10 十四、名片管理..................................................... 10 十五、办公纪律管理................................................. 10 十六、员工礼仪管理................................................. 10 十七、商务公出管理................................................. 10 十八、廉洁自律管理................................................. 10 十九、员工举报管理................................................. 10 二十、信息化管理................................................... 10 二十一、文化活动管理............................................... 10 二十二、商务接待管理............................................... 10 二十三、员工奖惩管理............................................... 10 一、办公行文管理制度 第1节 公文管理 1 概述 1.1 公文指集团公司各部门及各子公司之间因公往来的各种纸质和电子文件，以及集团公司与政府机关、社会团体、行业协会及其他各类企事业单位等外部单位因公往来的各种纸质和电子文件； 1.2 企业内部公文常见种类一般包括：通知、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结等。 1.3公文格式： 1.3.1 一般由标题、正文、收文单位、抄报（送）单位、发文单位、发文时间、印章、附件等部分组成。视具体情况，可标注密级、紧急程度； 1.3.2 内部行文统一格式 1.3.2.1 行文中文字体为宋体，字号四号，英文字体为Arial，字号同为四号。 1.3.2.2 行文行间距为1.5倍。 1.3.2.3 主送：此发文签批人。 1.3.2.4 发由：发文部门及负责人。 1.3.2.5 抄送：此发文需知晓部门及负责人。 1.3.2.6 事宜：发文宗旨。 1.3.2.7 日期：发文日期。 1.3.2.8编号：JM+部门英文简称大写形式+[年份，短横线“-”，月份]+本月第几次发文。 主送： 发由：行政办公室 抄送： 拟稿： 日期：2010/03/18 文号：JMXZ[2011-03]03 事由：关于„„„„„„„„„„„ 签发： 页数:共 页 附件：（ ） 密级 ：□非机密 □机密 □绝密

【部门】关于【事宜】【体裁】

1.4 公文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、承办、催办、登记、审批、分发、传递、归档、销毁等环节。每个公文处理的环节均须严格登记。 2 公文拟定原则 2.1 一事一议。禁止在一个请示中，同时请示2个（含）以上事项； 2.2 分清报告与请示，禁止在报告中夹带请示事项； 2.3 标题清楚、观点明确、条理清晰、层次分明，措辞准确规范，简明扼要； 2.4 主送单位（人）、抄报(送)单位、发文时间、发文单位、附件、紧急程度、密级等内容须明确标署。 3 公文审批 3.1 集团公司董事长为集团公司红头文件的最终审批人； 3.2 集团公司总裁办公室主任为集团公司内部各类公文（不含红头文件）的最终审批人，负责公文的审阅、回答、批示、签发以及其他必要的最终处理； 3.3 各公司总经理为本公司内各类公文的最终审批人，负责公文的审阅、回答、批示、签发以及其他必要的最终处理； 3.4.集团公司总部和各公司的其他对公文有审批权限的人，均为各类公文的过程审批人，负责公文的审阅、回答、批示、签发以及其他必要的过程性处理；如遇重要或异常事项，必须及时请示上一级主管领导，按上级领导指示办理； 3.5 与其他部门或公司关联的事项，该节点审批人必须与相关部门或公司沟通、会签、确认后方可提交至下一审批节点或具体办理； 3.6 各审批人必须出具明确的审批意见。如同意，须明确同意什么（如有必要，须明确为什么同意）；如不同意，须明确不同意什么，为什么不同意；如有其他建议，审批人需明确建议或意见，审批人需直接要求公文发起单位落实该审批人意见后，再继续提交下一审批人，禁止把没有落实的审批意见提交至下一审批人。禁止使用含糊不清、模棱两可的审批语言； 3.7 如发起单位的OA流程内容有非原则性错误，各审批人不得随意退回流程，应直接与流程发起单位总经理沟通明确后，在审批意见中予以修正即可；对于流程附件内容不完整、不全面或缺少相关附件的，该节点审批人应与流程发起单位总经理取得相关内容附件后，将附件直接粘贴在该流程中再进行审批并提交至下一审批节点。如确需退回流程的，必须写明原因，并提出具体修改要求； 3.8 对于退回的OA流程，发起单位必须重新发起审批流程，严禁流程发起单位越过既往审批节点而转发流程继续审批； 3.9 原则上任何审批节点对公文的处理不能超过2个工作日。对于紧急流程，发起单位需与各审批人进行加急催办。

4 公文的收发 4.1 集团总部公文的收发由集团总部行政部统一受理； 4.2 各公司公文的收发由公司行政部统一受理； 4.3.收文人员收文后，须按处理权限、期限及时予以转发。对于需要回复的公文，收发人员应根据要求及时跟踪、催办和反馈，防止漏办和延误。 5 公文的保管 5.1 公文保管须按照本制度之《档案管理》规定执行； 5.2 红头文件存档范围包括底稿和文件正文； 5.3 重要的机密公文，一律存放在保险柜或上锁的铁皮文件柜中，专人保管。 二、印章管理制度 1 概述 1.1.集团总部及各子公司的有效印章包括公司公章、财务专用章、法人章三个。各公司只允许刻制一套； 1.2.集团总部及各子公司不得另外刻制其它各类印章。如发现私刻印章，要追究公司总经理和当事人责任，直至移交司法机关处理； 1.3.公司证照包括公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等由国家或当地政府部门颁发的法定证照。 2 印章和证照的使用 2.1 使用人须按程序履行使用申请手续，经集团总裁办主任和子公司总经理批准后方可使用印章。使用人未按规定履行使用申请手续的，保管人有权拒绝； 2.2 保管人须做好印章和证照使用登记，包括使用事由、使用人、时间等项，使用人须在登记簿上签字确认； 2.3 公司有效印章不得带到办公区域以外使用。如确需带到办公区域以外用印的，须由公司总经理批准，并由两人同时办理； 2.4 若各公司需使用集团总部或其他子公司印章和证照，须逐级审批。（见流程0301） 3 印章和证照的保管 3.1.实行专人保管责任制，集团公司董事长和子公司总经理为公司公章和证照保管的第一责任人。未经集团董事长和子公司总经理同意，不得擅自改变保管人； 3.2.印章和证照平日要入保险柜上锁。印章或证照丢失、被盗，保管人负有直接责任。发现印章或证照丢失或被窃后，保管人应立即报告公司总经理，按规定进行通报作废； 3.3 公司公章、财务专用章、法人章不得由同一个人保管。 3.3.1 公司公章由行政部经理保管； 3.3.2 财务专用章、法人章由公司财务部指定专人分别保管； 3.4.除税务登记证外，公司营业执照和组织机构代码证等由国家或当地政府部门颁发的法定证照均由公司行政部统一保管，并负责按期年检；税务登记证由公司财务部负责保管和按期年检。