当前机关公文处理的主要依据

公文写作基础知识之一：公文的种类与格式[来源：本站 | 作者：原创 | 日期：2010年3月8日]公文，全称是公务文书，一般是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务、有法定效力和规范格式的应用文。

关于公文的处理，中共中央办公厅和国务院分别于1997年和2000年印发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对本序列的机关公文的种类、格式、行文规则、发、收文办理、归档与保密等进行了规范。

目前，不少谈公文写作的书籍大多都以上述两份文件作为依据和蓝本。

本文关于机关公文写作的有关知识也以此作为基本依据。

一、公文的种类所谓公文种类，是指公文的制发机关根据公文的内容、性质、和所承担的任务而确定的行文形式和名称。

（一）从内容性质及其作用看，公文大致可分为三类：1、专用公文。

它是一定的工作、经济分析报告、商品广告等。

2、技术公文。

它在教学、科研、生产、基建等领域，根据公务办理的需要使用的公文，如说明书、图纸、图表等。

3、通用公文。

它是机关、单位根据公务活动的需要使用的公文。

如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等。

2000年8月24日由国家院发布的《国家机关公文处部门在一定的业务范围内，根据公务特殊专门使用的公文。

如外交部门使用的文书、照会、备忘录、护照、条约等；司法部门使用的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门用的经济合同理办法》列举了13种，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

而经中共中央批准、中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。

（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：1、下行文。

即上级机关单位向下级机关单位的行文。

如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。

2、平行文。

即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。

公文写作与处理公文写作要点一、官方文件１、涵义：公文是党政机关处理党务政务,人民团体和企事业单位处理行政事务所使用的正式文字材料。

2.功能：（1）是发布和传达机关决策的载体。

（2）执行或指导决策实施的工具。

（3）工作基础和检查凭证。

（4）官方联系的纽带。

（5）宣传教育手段。

３、特点：(1)内容上鲜明的政治性和政策性。

(2)效能上的权威性和行政约束力。

(3)形式上的程式化规范化。

(4)使用上的一定范围和时限。

(5)文风上的准确与庄重。

4.公文处理：指公文的处理、管理、整理（归档）、归档等一系列相互关联、有序的工作。

2、公文写作要求１、具有合法性，即符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定。

2.实事求是，注重实效。

从实际出发，要有明确的目的性和针对性，反对纸面主义和形式主义；它应该是真实可行的。

注重及时性。

３、主题明确，结构完整，格式规范。

４、用语庄重、严谨、简明、通顺、平实。

三、公文缮写要求１、序码根据规定，编制公文最常用的顺序码是：第一层：一、二、三；二楼：（I）（II）（III）；三楼是1楼２. ３.......；四楼是（1）（2）（3）。

不到四层-0-选择2.号码《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”。

阿拉伯数字应用于公历的世纪、年、月、日和小时；年份不能缩写。

例如，1999年不能写成99年。

公文书写时间：行政机关公文用汉字书写，党的机关公文用阿拉伯数字书写。

3.公文必须用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔。

四、公文的种类及写作（注：带*者为特有）根据《国家行政机关公文处理办法》（国发2000-23号），国家行政机关公文分为13类：*命令（令）、*议案、*公告、*公告、决定、意见、通知、通知、报告、请示、答复、，信件和会议记录。

根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）规定，党的机关公文种类共有１４种：*决议、*指示、*公报、*条例、*规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

公文管理规定为规范公文管理，提高办文水平和办事效率，构建科学、通畅、和谐的业务工作关系，制定本规定。

一、办公室是公司公文管理的归口部门，设兼职收发岗位负责公文的收发、传递工作。

二、总经理负责公文的签批和签发。

三、各副总、助理对总经理签发的文件要进行事前审核；对总经理签批的文件要圈阅，可提出落实的具体意见和建议。

对分管的工作要进行过程监督和指导，确保执行到位。

四、各处室是公文处理的具体负责部门。

设专职或兼职人员在部门负责人的领导下，具体负责本单位的公文处理工作。

五、收文处理1.凡是送寄本公司及办公室的公文均由办公室负责签收、拆封、分类登记、分办、传递、催办、保管。

2.直接送寄各部门或开会、专程取来（包括主送、抄送、抄报本公司）的公文，均应当日送交办公室，按程序进行公文处理。

如确实需要，可将公文送交登记后，再借出使用。

六、发文处理1.公司综合性公文由办公室负责拟稿、审核、缮打、校对、装订、用印。

专业性发文由办文单位负责拟稿、审核、缮打、校对，办公室负责用印。

2.各处室不得单独对外行文，涉及公司或专业间协调性工作必须发文，一般由该项工作的主办部门负责拟稿，报相关副总经理会审或审核，总经理签发并以公司名义对外行文。

由办公室负责核定文件编号。

3.公司发文由办公室负责保管、归档。

4.办公室负责对各单位的公文处理进行统一指导、协调、检查。

七、权限1.办公室在公文处理过程中的权限a.有权拆封署名本公司收讫的信件。

b.有权根据收文内容，报总经理批准后按各单位职责范围进行分办、催办。

c.对总经理、副总经理批办的重要文电，办公室有权实施催办、检查。

d.有权对发文文稿进行签核，并送总经理签发。

e.对需要会签的发文，有权对会签部门进行协调。

f.对办文手续不完备或不符合办文规定的文稿，有权拒绝用印。

g.对不必要行文的，有权拒绝行文。

2.各部门在公文处理过程的权限。

a.需要有关单位协办的文件，主办单位有权召集协办单位共同研究办理。

公文文种错用问题应当引起足够重视起草公文，首先必须选择适当的文种。

那么，应当根据什么来确定公文文种呢？依据《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)的要求，公文文种的选择根据有三：一是根据行文目的，二是根据发文机关的职权，三是根据与主送机关的行文关系来确定。

但是，在实际工作中，在公文文种使用上仍存在不少问题，有些问题还直接影响到公文质量和机关的正常工作，确实应引起我们的足够重视。

请看下列几例：1.《市关于提高粮食销售价格的通知》；2.《关于解决水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》；3.县教育局给该县财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》；4.《关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告》；5.《中共市委市人民政府关于加强廉政建设的规定》。

以上数例反映了机关公文文种错用问题的几种情况，现分析如下：一、在相近文种的使用上，应尽量选择最佳文种例1属于公文文种用得不准。

当前，各级机关在行文时，一个十分突出的问题是滥用通知文种。

尽管公文文种有十几个，但通知的使用率占80%到90%，甚至更多。

当然通知这一文种应用是最广泛的，用量比较大也属正常情况。

但一些相似内容的文件，如用其他文种，如决定、意见等也是可以的。

这就有个最佳公文文种的选择问题。

在例1中，笔者认为就存在这样的问题。

根据发文内容要求，用决定更合适一些，而不该用通知。

在《办法》中明确规定：决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

关于粮食销售价格的确定，肯定是经政府讨论做出决定的事项，各部门必须严格执行，用决定这个文种就比通知更合适，效力更大，用通知则显然影响了它的效力。

这种情况的出现，究其原因，恐怕是觉得使用通知这一文种比较有把握，而对与它相近的文种不大会用，甚至不太敢用，生怕用错。

在公文制发中，除了决定与通知常出现这类问题之外，还有公告与通告错用，通报与通知错用等问题。

这一点在行文中都应引起重视，应努力选择与内容最匹配的最佳文种。

公文的分类依据一、根据来源的分类1.收文，是指本机关收到的来自外部的公文。

2.发文，是指由本机关制作发往外部的或只供内部使用的公文。

二、根据形成和使用的具体公务活动领域的分类1.通用公文，是指党政机关、社会团体和企事业单位普遍使用的公文。

包括《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种法定公文、日常事务性公文和法律法规性公文。

2.专用公文，是指在一定的专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的公文。

三、根据是否涉密和涉密程度的分类1.普通公文(1)对国内外公开的公文，是指不涉密，可对国内外公布的公文。

(2)限国内公开的公文，是指不涉密，只在国内公开发布的公文。

(3)内部使用的公文，是指不涉密，只限于本机关或组织系统或专业系统内部使用的公文。

2.涉密公文(1)秘密公文，是指含有一般的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受损害的公文。

(2)机密公文，是指含有重要的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受严重损害的公文。

(3)绝密公文，是指含有最重要的秘密，或者在一定的时间内，必须绝对地将知情人限定在极小范围内，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

四、根据对处理时间方面的限制和要求的分类1.平件，是指无特殊时间要求，按工作常规依次传递处理的文件。

2.加急件，是指内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。

3.特急件，是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。

五、根据行文关系的分类1.上行文，是指下级机关向所属上级机关和上级业务主管部门报送的公文。

如请示、报告。

2.下行文，是指上级机关向其所属下级机关制发的公文。

包括上级机关对下级机关的行文和上级业务主管部门对下级业务部门实施业务指导责任的行文。

如命令(令)、决定、决议、公报、公告、通报、批复等。

3.平行文，是指向同级机关以及不相隶属机关之间相互发送的公文。

如:函。

六、根据内容性质的分类根据内容性质的不同，公文可分为：领导指导性公文、公布性公文、知照性公文、陈述呈请性公文、记录性公文、商洽性公文和证明性公文。

SECRETARY ’S COMPANION确定公文文种的原则□目前公文处理的现状真可以说不尽如人意，有些错误甚至令人啼笑皆非。

公文处理水平低下的主要原因在于，我国当前的各级各类学校教育和社会培训中，关于公文处理的教育和培训还很薄弱，一些党政机关、企事业单位和社会团体的文书处理人员根本未接受过良好的文书处理教育，让一个未受过专业教育的人去从事综合性和专业性较强的公文处理工作，结果可想而知。

尤其令人遗憾的是，当前很多单位的领导未能充分认识到公文处理工作的专业性与重要性，以为能写一般文章或文笔尚可的人就能从事公文处理工作，所以对文书处理人员入门把关不严，也不重视公文处理人员的专业技能培训。

公文处理中，文种的选用可算是专业性与学术性最强的问题。

文种不仅体现行文关系，标示行文方向，也体现行文目的，反映公文内容的重要程度、公文的执行力度以及公文的生效范围等，其重要性可想而知。

那么，我们应主要根据哪些原则来确定公文文种呢？一、依法使用文种这主要包括三个方面：一是要使用公文处理法规规定的文种，不能生造文种；二是要认真辨析公文处理法规对各文种适用范围的规定，使用适用范围正确的文种；三是要了解有关法律法规对部分公文文种的制定与发布主体所作的资格限定，不可随意使用文种。

2012年颁布施行的《党政机关公文处理工作条例》是当前我国党政机关公文处理工作应遵守的主要法规，该条例规定我国党政机关的法定公文文种有15种。

我国人大机关、法院机关、军队机关等对本机关使用的法定公文文种也作了规定。

首先，要明确各类机关所使用的法定公文文种有哪些，决不能乱起名称、生造文种。

如将法定文种“请示”写成“申请”“申请报告”“请示报告”等，党政机关行文时将“意见”写成“建议”等。

“申请”“申请报告”“请示报告”等都不是法定文种，党政机关文种中也没有“建议”文种。

又比如“调查报告”“方案”“规划”“申请书”等虽是公文文种，但不是法定文种，因此缺乏独立的行文资格。

中国人民银行关于印发《中国人民银行公文处理办法》的通知(2005修订)【法规类别】银行监管【发文字号】银发[2005]208号【失效依据】中国人民银行关于印发《中国人民银行公文处理办法》的通知(2012修订)【发布部门】中国人民银行【发布日期】2005.08.16【实施日期】2005.09.01【时效性】失效【效力级别】部门规范性文件中国人民银行关于印发《中国人民银行公文处理办法》的通知(2005年8月16日银发[2005]208号)中国人民银行各分行、营业管理部，省会(首府)城市中心支行，副省级城市中心支行，总行各司局，党委各部门，直属企事业单位：为适应人民银行职能调整后的工作需要，根据国务院和国务院办公厅有关公文处理的规定，总行对《中国人民银行公文处理办法》(银发[2000]360号)进行了修订，现印发你们，自2005年9月1日起执行。

原《中国人民银行公文处理办法》(银发[2000]360号)同时废止。

附件中国人民银行公文处理办法第一章总则第一条为使人民银行公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)，结合人民银行的实际情况，制定本办法。

第二条人民银行公文(包括电报，下同)是人民银行在依法行政和进行公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布金融规章及政策、措施，依法实施行政管理，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条总行办公厅是人民银行公文处理的管理部门，并指导各分支机构的公文处理工作。

各分支机构办公室负责本单位公文处理的管理工作，并指导所辖分支机构的公文处理工作。

办公厅(室)设立文秘部门和专职人员负责公文处理工作。

第四条公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档、清收、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

公文写作与处理公文的概念：公务活动中，为行使职权所制作的文件。

公文的类别：根据活动领域不同：通用公文 专用公文根据内容性质差异：规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性根据涉密程度：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密根据传递办理时间要求：平件、急件、特急件公文的功能：法律法规的重要表现形式； 传达领导机关意图和知道工作的主要工具之一；下情上达的基本手段；横向联系的纽带；教育激励的有效材料；印证事实和便于查考的真凭实据。

公文的文体：以白话文为原则的，叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。

应用文体区别于其他文体的特殊属性是：直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

公文结构：党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：版头部分；本体部分；文尾部分。

版头部分：版头（发文机关标识）、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人（6项） 本体部分：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章（7项）文尾部分：印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记（4项）详细情况参见示范公文公文格式：狭义定义：组成公文的各部分文字符号在载体上排列的规定。

用纸：行政机关A4 党的机关16开或A4分为图文区和白边两个区域 上白边>下白边 左白边>右白边文字符号排列：自上而下 自左而右 （少数民族除外）正文行长与图文区宽度相等 左侧装订密级 绝密/机密/秘密＋★+年限 党 左上角 行政 右上角版头 首页上端 图文区1/3弱 大号黑体、黑便体、标准体或宋体字套色（一般为红色）居中排一行 联合行文的一个作者占一行发文字号 作者代字+【年份号】+顺序号 首页版头以下 居中 3号或4号仿宋体 下印一细实线 党 细实线中间印一个五角星签发人 发文字号同一行 右侧 签发人：某某标题 要求：结构完整；语义确切；文字简练醒目；位于首页签发人以下 居中一行或数行 式样：齐肩形、正梯形、倒梯形不得将同一词文字分开置两行 宋体、黑体 大于正文字号 经会议讨论的 圆括号中间标注 年月日某会议通过（或批准）主送机关 除普发性公文外，只能以一个机关为主送机关（对本文负实际办理、答复责任的机关）除领导者本人曾有要求，不能直接主送领导者，更不能同时主送几位领导者。