《机关公文处理》PPT课件

《公文处理\公文格式》 讲稿
2014·05
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《公文处理》 学习材料
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公文处理基本知识及 常见错误
一、公文的概念、特征、作用
（一）概念
公文是机关、单位、团体实施领导、 履行职能、处理公务的具有特定效力和规 范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方 针政策，公布法规和规章，指导、布置和 商洽工作，请示和答复问题，报告、通报 和交流情况等的重要工具。
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2.公告和通告。除法律、法规规定用公告的 情况外，主要区别是告知范围的大小不同。
3.请示和报告。请示和报告不分这是极易犯 的一个错误。一句话，看是否有请上级解 决或批复的事项，有就用请示，没有就用 报告。很多报告中往往有部分内容是建议 意见，上级收文后可采纳、可不采纳，相 关情况可告知报文单位、也可不告知报文 单位。
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9.批复。适用于答复下级单位请示事项。批复 是被动行文，有了请示才有批复。批复的开 头第一句基本是固定模式“你公司《关于 ****的请示》（文号）收悉。”
10.函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、 询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 注意区别：国务院、省政府、市政府发文中， 有很多下行文文号编成国办函、川府函等以 函的形式发文，这只是一个形式，不是文种。
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4.意见。适用于对重要问题提出见解和处理 办法。在原《办法》中，“意见”既可作为 上行文（提出见解和处理办法，为上级单位 献计献策；实际使用时，一般用于对上级单 位征求意见的一种回复。也可作为下行文 （往往是对重要问题表明态度、提出见解和 参考的处理办法）；还可作为平行文（主要 是提出意见供对方参考。）
3.工具性。公文是各机关、团体、单位在公务管理过 程中最经常、最大量使用的一种工具。
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（三）作用
1.领导指导作用。传达意见和决策，安排部署工 作。
2.行为规范作用。比如通过发布法律、法规及规 范性文件等，规范机关单位、社会组织、公民个 人的行为。
3.传递信息作用。
4.公务联系作用。向上级单位报告情况、请示问 题，与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、 回答或交流情况和经验。
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（二）适用范围 决议行政机关很少用，命令和公报使用权限
很高，议案仅限于各级政府用。 1.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、
奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级组 织不适当的决定事项。决定一是重要事项作 出决策和部署，二是语气很强。 2.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法 定事项。对市州一级政府、部门和企业来说， 一般不存在向国内外宣布重要事项；如果要 用也仅限于公告法定事项，比如土地征收公 告、招考公告和招标公告等。 3.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或 者周知的事项。
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5.通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位 周知或者执行的事项，批转、转发公文。（用得最多）
常见通知类型及注意事项：（1）批转和转发：批转通知 用于上级批转下级的文件，转发通知用于转发上级或平 级单位的文件。比如：按条例要求，单位的内设部门一 般不直接向下级单位发布指令性公文，内设部门某方面 的工作安排需要通知下级单位、本级有关部门执行，有 三种处理方式：一是直接由该内设部门以单位或单位办 公室名义起草代拟稿，由单位或单位办公室发文。二是 由单位批转本级部门文件。三是由单位办公室转发文件。 （2）印发通知。常用于印发条例、规定、办法、细则、 方案等。（3）批转、转发、印发材料是正文，注意一定 不能标注附件，但被批转、转发、印发材料中可以有附 件。（4）人事任免用通知。
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（二）特征
1.权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次， 无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正 式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文 是机关、团体、单位的喉舌、意图，是其开展工作的 依据。
2.规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收 发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套 规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、 结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。
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6.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要 精神和告知重要情况。 7.报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况， 回复上级单位的询问。
8.请示。适用于向上级单位请求指示、批准。要 求一事一请，主送机关一般一个，不能多头请示， 不能抄送下级单位。多头请示容易使主办与协办 单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复 意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单 位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一 问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄 送，以便对方了解情况。请示文件最易出错的地 方是标题：比如：《某某公司关于请求解决信息 化建设资金的请示》，请求与文种请示意思相近， 属于重复哆嗦错误，应删去请求二字。
11.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事 项。
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（三）几个易混淆文种之间的区别
1.决定和通报：用于表彰先进时，主要区别 在于语气的强弱，决定语气很强，有强调决 策的意味；通报语气弱，只是告知表彰情况。 决定的制发单位相对级别要高一些。根据省 上规定，目前，市州政府及以下部门（单 位），表彰一般均不再使用，改成了表扬。 市政府（市政府办）在行文时，也有意在弱 化表扬文件，现在一般不用决定这个文种了， 多数情况用通报。涉及到表扬通报这类文件， 要经过纪委、安监、计生、综治、维稳等一 票否决单位会签，无特殊原因，均要提交会 议审议。
5.凭据记载作用。绝大多数文件在传达意图、安
排工作、联系公务的0/3用/19。
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二、文种类型及适用范围
（一）种类
决议、决定、命令（令）、公报、公告、 通告、意见、通知、通报、报告、请示、 批复、议案、函、纪要。原《办法》规 定公文种类为13种，新《条例》规定公 文种类为15种，增加了“决议”和“公 报”，同时将“会议纪要”改为“纪 要”。