秘书学的含义

秘书学的含义 秘书学的含义 秘书的历史与广大秘书人员的丰富工作实践,为秘书活动及其规律的研究提供了条件。秘书学就就是研究秘书工作的产生、发展极其工作规律与发展趋势的科学,其目的在于使秘书工作科学化、理论化,以充分发挥其自身效能,具有极强的应用特性。它的研究任务就是揭示秘书活动产生与发展的本质与特性、功能与作用的一般规律与特殊规律,指导秘书工作走向理论化、规范化与科学化。 秘书学的性质 一、 理论的应用性 秘书学就是一门实践性很强的应用学科。 二、 知识的综合性 秘书学就是一门综合性的新兴学科。 三、 工作的政治性 秘书学就是一门政治性很强的学科。 四、 学科的群体性 秘书学就是一门综合性学科,同时也就是一个独立、完整的理论体系,就是以秘书学概论为主导的众多学科群。 秘书学的研究对象 一、 秘书人员 秘书人员就是秘书活动的主体,秘书活动主体研究就是对秘书活动主体的特征、地位、思想修养、心理素质、职业道德、行为准则等方面展开的研究 二、 秘书工作 秘书工作就是秘书活动的客体要素,也就是秘书活动的载体要素,秘书活动只有依托与通过秘书工作,才能显示出自身的存在价值。 三、 秘书方法 秘书方法就是秘书活动得以运行的媒介,指秘书人员在认识、表达与处理各种事物时所采取的途径、方式、手秘书学的含义 段与程序等的总称。 四、 领导意图 领导意图就是秘书活动的潜在要素,也就是秘书活动的准绳与尺度。 五、 秘书环境 秘书环境就是秘书活动的外在要素。 秘书工作的含义 秘书工作就就是以领导的工作运转与决策服务为宗旨,在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。 秘书工作的内容 一、 政务性工作 政务性工作就是指直接为领导决策(不限于党政机关的政治决策,包括企业的重大决策)服务的综合性工作,包括:调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、监查工作、建议与提案工作、文字工作。 二、 业务性工作 业务性工作就是带有专业性质的常规工作,包括:文书处理、档案管理、资料工作、会务工作、信访工作、密保工作、网站(网页)管理、谈判工作、公关工作。 三、 事务性工作 事务性工作就是指一些专业性不强、主要依靠经验与责任心就能办好的机关具体事务,包括:领导日程安排、随从工作、通信联络、接待与礼仪、值班与突发事件处理、机关日常事物的管理。 秘书工作的特点 一、政治性 秘书工作,就是为现时的领导或领导机构服务的,必然体现领导者的意志与愿望,带有较强的政治性。 秘书学的含义 二、辅助性 秘书工作就是辅助领导进行决策管理与领导服务的工作,因此,辅助性就是秘书工作的根本属性与最基本特征。 三、综合性 秘书工作的综合性,就是由秘书机构的综合性决定的,随着现代化管理进程的加快而更加显得突出。 四、机要性 秘书工作的机要性,就就是指秘书工作的机密性与重要性。 五、事务性 秘书工作的事务性,主要就是指秘书与秘书部门就是为领导中枢与领导者服务的,这种服务往往体现在对各种事物性工作的处理上。 六、被动性 秘书工作的被动性就是由秘书工作的辅助性特点与服务宗旨所决定的,秘书与秘书部门的工作总就是围绕着领导中枢与领导者的工作需要而进行的。 秘书工作的作用 一、 参谋、助手作用 秘书部门与秘书人员经常调查情况,研究政策,向领导提供信息、资料、文件等决策依据;出谋划策,提出工作建议与决策方案,辅助领导进行决策,制定工作计划,起到参谋作用。 二、 枢纽作用 秘书工作的枢纽作用首先表现在它要做好上情下达,下情上达的工作。 三、 协调作用 秘书部门与秘书人员运用各种工作方式与手段在单位与单位之间、部门与部门之间、个人与个人之间联络、沟通、协商、调节,使之消除隔阂,解决矛盾,目标统一,步调一致密秘书学的含义 切合作,达到最佳工作效果与最高工作效率。 四、 耳目工作 秘书工作的耳目工作就是指秘书要充当领导的“眼睛”与“耳朵”。 五、 门面工作 秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。秘书工作就是一个组织与各方面联络、接洽的门面与窗口,反映了这个组织工作作风与领导水平的高低优劣,对于树立组织的良好形象影响很大。 秘书工作的原则 一、 保密原则 保密既就是对秘书人员的要求,又就是秘书工作的原则。 二、准确原则 准确,就是对秘书工作质量的要求,也就是提高效率的基础。 三、迅速原则 迅速,就是对秘书工作效率的要求,指办文办事讲究时效做到用最少的时间、最小的花费,取得最佳的效果。 四、实事求就是的原则 坚持实事求就是就是 一切工作的原则。 秘书工作的方法 一、调查方法 调查研究就是秘书人员的重要职责之一,它贯穿于秘书人员的各项任务之中,就是十分重要的工作方法。 二、研究方法 秘书掌握研究方法,可以提高秘书工作的预见性、主动性、与创造性,充分发挥秘书工作的参谋性作用。 三、参谋方法 秘书的参谋活动,就是以秘书人员为主体,以所在管理系统的领导者为对象,以辅助领导者的科学决策与管理为目标,以出谋秘书学的含义 献策为手段,进而影响领导行为的过程 秘书工作的常规方法 1、 从把握领导近期工作的重点上领会领导意图。 2、 从不同角度捕捉与领会领导意图。 3、 从把握领导个性特点中领会领导意图。 4、 从把握领导一体的实质上领会领导意图。 请示的方法 1、 请示的对象要准确 2、 请示的内容要单一 3、 请示的时机要恰当 4、 轻视的形式要灵活 报告的方法 1、 报告的内容要客观真实 2、 报告的语言要简明扼要 3、 报告要区分不同对象 4、 报告要选择适当的时机 5、 报告的方式要灵活 挡驾的方法 1、 来访挡驾 2、 电话挡驾 3、 事务活动挡驾 协调方法 协调就就是解决矛盾。通过协调,淡化矛盾,调与矛盾,最终秘书学的含义 解决矛盾。协调方法就是指为达到协调目的所采取的有条理、可因循的措施与办法。 秘书开展督查工作的方法主要有: 1、 时效性较强的要及时催办 2、 时限性长的要分阶段催办 3、 涉及部门多的项目要联合催办 4、 难点问题要上门催办 5、 涉及基层的事项依靠督查网络催办 工作进程调度方法 1、 ABC分类处理方法 2、 集中办理与分段进行相结合的方法 3、 统筹计划法 秘书机构的概述 秘书部门即秘书机构,就是秘书人员工作的地方,也就是秘书群体与个体活动的组织形式。 秘书机构的设置原则 1、 适应性原则 （1） 一个机关或单位必须根据实际需要决定就是否设立秘书机构。 （2） 一个机关就是否只设置一个秘书部门(一般就就是办公厅或办公室),应该根据领导工作的需要来确定。 （3） 秘书机构的内部层次与人员编制应根据实际需要决定。 2、 精简原则 精简原则就是指秘书机构必须精简,其目的就是减少秘书学的含义 层次,减少环节,高效运转。 3、 高效原则 高效原则就是指秘书机构的设置,力求办事效率高。必须注重秘书机构的群体优化,充分发挥秘书机构的整体效能,有效利用所有资源、 4、 相对稳定性原则 稳定原则就是指秘书机构一旦建立起来,就应当保持相对稳定的状态。 秘书的辅助管理职能 一、 辅助获取并利用信息 （1） 在获取信息的方向上参谋辅助 ① 分析信息本质,不为假象蒙蔽。 ② 提供客观信息,保证领导科学决策。 （2） 在扩大信息量上的参谋辅助 ① 秘书在信息的收集过程中,要重点把握最新的动态与数据,并有选择的对本机关单位或单位有用的信息进行摘录、摘要或剪切加工,然后在适当的时机提供给领导,使之在精要的阅读中扩大信息量。 ② 秘书在广泛的调查研究中,要牢牢把握食物的发展变化,并对事物变化的信息进行动态处理,编写针对性较强的“信息快报”供领导阅知。 （3） 在优化信息结构上的参谋辅助 若发现信息结构不合理,秘书一方面要获取并及时提供所短缺的信息;另一方面应提醒领导者重视信息结构不合理现象,秘书学的含义 建议采取措施优化信息结构。 二、 秘书辅助决策 1、 决策准备阶段 （1） 做出某项决策就是否必须与应该 ① 协助分析某项决策的重要性与必要性,主要瞧该项决策就是否就是本单位本组织的关键与要害问题。 ② 从权责与法律的角度分析某项决策就是否在本组织的领导者的权责范围内,就是否与国家方针、政策、法律相悖,就是否与上级、相关职能部门及本机关的其她决策有冲突。 （2） 决策前的信息就是否全面与真实。 （3） 某项决策在何时做出最恰当。 （4） 瞧决策目标就是否有实现的可能。 （5） 瞧决策内容就是否规范与系统 。 ① 决策内容的规范性包括据以决策的信息就是否真实、准确与全面;决策的程序就是否规范、科学、合理;决策的目标就是否切合实际与有可能实现;决策的执行就是否完善与可操作;执行的监控就是否严谨规范。 ② 决策内容的系统性,就就是瞧该决策在单位与组织的整体中所产生的综合效应及对眼下与将来的影响。 （6） 决策就是规划未来、影响未来工作的决断。要使决策正确可行,必须对决策对象未来发展作出科学的预测。对未来发展作出