资助档案管理制度
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学生资助档案管理细则一、总则学生资助工作是一项重要的民生工程,关乎学生的成长和发展。
为了加强学生资助档案管理,确保资助工作的规范性、准确性和完整性,特制定本细则。
二、档案管理原则1、真实性原则学生资助档案所记录的信息必须真实可靠,不得虚假记载或故意隐瞒。
2、完整性原则档案应涵盖学生资助工作的全过程,包括申请、审核、发放等各个环节的相关资料。
3、保密性原则对学生的个人信息和资助情况严格保密,不得随意泄露。
4、规范性原则档案的整理、归档、保管和利用应遵循统一的规范和流程。
5、可追溯性原则确保档案中的信息能够清晰反映资助工作的流程和决策依据,便于追溯和审查。
三、档案分类1、学生个人资助档案包括学生的基本信息(姓名、_____、家庭住址等)、家庭经济状况证明材料(低保证、贫困证明等)、资助申请表格、评审材料、资助资金发放记录等。
2、资助工作管理档案涵盖资助政策文件、工作计划、工作总结、会议记录、宣传资料等。
3、财务档案涉及资助资金的预算、决算、收支凭证、财务报表等。
四、档案收集1、明确收集责任由专人负责收集学生资助相关的各类文件和资料。
2、收集时间节点在资助工作的各个环节,及时收集相应的档案材料,确保不遗漏。
3、材料审核对收集的材料进行审核,确保其真实性、完整性和规范性。
五、档案整理1、分类整理按照档案分类要求,将收集的材料进行分类整理。
2、编号排序对整理好的档案进行编号,并按照一定的顺序进行排列。
3、装订成册将整理好的档案装订成册,便于保管和查阅。
六、档案归档1、确定归档时间定期对整理好的档案进行归档,一般以学期或学年为单位。
2、归档地点设立专门的档案存放室,确保档案存放环境安全、干燥、通风。
3、归档登记对归档的档案进行登记,记录档案的名称、编号、归档时间等信息。
七、档案保管1、保管期限根据相关规定,确定学生资助档案的保管期限。
一般来说,重要档案应长期保存。
2、保管条件档案存放室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施,确保档案安全。
第一章总则第一条为了规范贫困生学校档案管理,保障贫困生权益,提高学校资助工作的效率和质量,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合我校实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有贫困生档案的管理工作。
第三条贫困生档案管理应遵循以下原则:(一)真实性原则:贫困生档案内容真实、准确,不得伪造、篡改。
(二)完整性原则:贫困生档案资料齐全,反映贫困生基本情况、家庭经济状况、资助政策落实等情况。
(三)保密性原则:严格保护贫困生个人信息,确保档案安全。
(四)时效性原则:及时更新贫困生档案信息,确保档案的时效性。
第二章档案内容第四条贫困生档案主要包括以下内容:(一)基本信息:姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、家庭住址、联系电话等。
(二)家庭经济状况:家庭成员基本情况、家庭收入来源、家庭经济困难程度等。
(三)资助政策落实情况:资助申请、审批、发放、使用等情况。
(四)学习成绩:学业成绩、奖励情况、处分情况等。
(五)思想品德:思想表现、遵纪守法、公益活动等。
(六)其他相关材料:证明贫困生家庭经济困难的材料、学校资助政策文件等。
第三章档案管理第五条学校设立贫困生档案管理办公室,负责贫困生档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第六条贫困生档案的收集、整理、归档工作,由贫困生所在学院(系)负责,按照本制度要求进行。
第七条贫困生档案的保管:(一)档案室应配备专职或兼职档案管理人员,负责档案的日常管理工作。
(二)档案室应设立专门的档案柜,确保档案安全。
(三)档案室应定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。
(四)档案管理人员应严格执行档案保密制度,确保档案安全。
第八条贫困生档案的利用:(一)档案管理人员应按照规定程序,对档案进行查阅、复制、摘录等工作。
(二)查阅档案时,应出示有效证件,并填写查阅登记表。
(三)档案管理人员应确保档案的保密性,不得泄露贫困生个人信息。
(四)档案管理人员应定期对档案利用情况进行汇总,为学校资助工作提供参考。
学生资助档案管理规则学生资助工作是一项重要的民生工程,关系到学生的成长和发展,而学生资助档案则是资助工作的重要记录和凭证。
为了加强学生资助档案管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,特制定以下管理规则。
一、档案收集1、明确收集范围学生资助档案的收集范围应包括但不限于以下内容:学生个人申请表、家庭经济情况证明材料、评审过程记录、资助资金发放凭证、学生受助后的反馈材料等。
2、规范收集流程(1)学生在申请资助时,应按照要求如实填写相关表格,并提交齐全的证明材料。
(2)负责收集的工作人员要对提交的材料进行初步审核,确保材料的完整性和真实性。
(3)对于不符合要求的材料,应及时通知学生补充或更正。
二、档案整理1、分类整理按照资助项目的不同,将档案分为助学金档案、奖学金档案、助学贷款档案等。
在每个大类别下,再根据学年、年级、班级等进一步细分。
2、编号排序对整理好的档案进行统一编号,编号应具有唯一性和可识别性。
按照编号的顺序进行排列,方便查找和管理。
3、装订成册将整理好的档案材料装订成册,确保装订牢固,不易散落。
三、档案存储1、设立专门的档案存储空间学校应设立专门的房间或橱柜用于存放学生资助档案,确保档案有安全、干燥、通风的存储环境。
2、存储设施要求配备防火、防潮、防虫、防盗等设施,保障档案的安全。
3、定期检查定期对存储的档案进行检查,查看档案是否有损坏、丢失等情况,如有问题及时处理。
四、档案利用1、明确利用目的学生资助档案的利用应服务于资助工作的管理、监督和评估,以及为相关政策的制定和调整提供依据。
2、利用流程(1)需要查阅档案的人员应填写《档案查阅申请表》,注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等。
(2)经相关负责人批准后,方可查阅档案。
(3)查阅时,应在指定的地点进行,并遵守档案管理的相关规定,不得损坏、涂改、转借档案。
3、信息保密在档案利用过程中,要严格遵守保密制度,不得泄露学生的个人隐私和敏感信息。
五、档案销毁1、鉴定销毁条件对于超过保存期限、无保存价值的档案,应进行鉴定。
一、总则为规范学生助学金管理工作,确保助学金的合理分配和使用,保障家庭经济困难学生的权益,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我校所有家庭经济困难学生的助学金申请、审批、发放和档案管理。
三、档案管理职责1. 学院(系)学生资助管理中心负责助学金档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 学生工作部门负责对助学金档案的审核、审批和监督工作。
3. 学生本人负责提供真实、完整的申请材料。
四、档案管理内容1. 申请材料:包括学生本人身份证、家庭经济困难证明、申请表等。
2. 审批材料:包括学院(系)审核意见、学校审批意见、公示材料等。
3. 发放材料:包括助学金发放名单、发放金额、发放时间等。
4. 其他相关材料:如学生本人学习、生活情况记录等。
五、档案管理流程1. 学生申请:家庭经济困难学生根据规定向学院(系)提出申请,并提供相关材料。
2. 学院(系)审核:学院(系)对申请材料进行审核,提出初步意见。
3. 学校审批:学校学生工作部门对学院(系)提出的初步意见进行审批。
4. 公示:对审批通过的助学金名单进行公示,接受师生监督。
5. 发放:按照规定的时间和程序,将助学金发放给学生。
6. 归档:将申请、审批、发放等相关材料整理归档。
六、档案管理要求1. 保密原则:对学生个人隐私和助学金信息进行保密,不得泄露。
2. 完整性原则:确保档案材料的完整性,不得遗漏。
3. 准确性原则:档案材料内容真实、准确,不得有虚假、伪造。
4. 保管原则:按照规定期限保管档案,确保档案安全。
七、监督检查1. 学院(系)定期对学生助学金档案管理情况进行自查。
2. 学校学生工作部门对助学金档案管理进行不定期抽查。
3. 对违反本制度的行为,视情节轻重给予相应处理。
八、附则本制度自发布之日起施行,由学校学生工作部门负责解释。
以上是学生助学金档案管理制度,旨在规范助学金管理工作,保障家庭经济困难学生的权益。
请各学院(系)认真贯彻执行。
一、目的为了加强学院学生资助工作,规范学生资助档案管理,提高资助工作效率,保障学生权益,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学院学生资助工作中涉及的所有档案资料,包括但不限于学生资助申请、审核、发放、回收等环节。
三、档案管理职责1. 学生资助工作办公室负责学生资助档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 学生资助工作办公室设立专兼职档案管理人员,负责档案的日常管理工作。
3. 各相关部门按照职责分工,配合学生资助工作办公室做好档案管理工作。
四、档案管理要求1. 档案资料应真实、准确、完整、规范。
2. 档案资料应按照规定的格式、分类和编号进行整理。
3. 档案资料应分类存放,便于查阅和管理。
4. 档案资料应定期进行整理、归档和销毁。
五、档案收集1. 学生资助申请材料:包括学生资助申请表、家庭经济困难认定表、相关证明材料等。
2. 学生资助审核材料:包括学生资助审核意见、审批表、资助协议等。
3. 学生资助发放材料:包括资助发放通知、银行转账凭证、资助发放明细表等。
4. 学生资助回收材料:包括资助回收通知、回收凭证、回收明细表等。
六、档案整理1. 按照档案管理要求,对收集到的档案资料进行分类、编号、整理。
2. 对整理后的档案资料进行归档,确保档案资料的完整性和可追溯性。
3. 对整理后的档案资料进行编号,便于查阅和管理。
七、档案保管1. 学生资助档案应存放在安全、干燥、通风的环境中,防止档案资料受损。
2. 学生资助档案管理人员应定期检查档案保管情况,确保档案资料的安全。
3. 学生资助档案管理人员应定期对档案资料进行清理,确保档案资料的整洁。
八、档案查阅1. 查阅学生资助档案应填写《学生资助档案查阅申请表》。
2. 查阅学生资助档案应遵循保密原则,不得泄露学生个人信息。
3. 查阅学生资助档案应按时归还,不得损坏、丢失档案资料。
九、档案销毁1. 学生资助档案销毁应按照国家有关规定执行。
2. 学生资助档案销毁前,应进行鉴定,确定销毁范围。
学生资助档案管理制度学生资助档案管理制度是指学校根据国家有关政策和规定,合理组织、管理和使用学生资助档案的制度。
该制度的实施有助于确保学生资助工作的公平、公正和透明,为学校、学生以及国家的教育事业提供有力的支持和保障。
本文将从档案管理的重要性、档案管理的内容以及档案管理的机制和改进方向等方面进行论述。
一、档案管理的重要性学生资助档案管理具有重要的意义。
首先,档案管理是确保学生资助工作公平公正的基础。
通过完善的档案管理系统,可以准确记录和保存学生资助的相关信息,避免信息丢失或者篡改,保证学生资助的公平性和公正性。
其次,档案管理是有效管理学生资助资源的重要手段。
通过对学生资助档案的管理,可以更好地了解学生的家庭情况、经济状况和学业表现,有针对性地进行资助措施的制定和调整,确保资助资源的精准投放。
最后,档案管理是学生资助政策落地的关键环节。
良好的档案管理系统可以提供准确的数据支持,为学校和政府进行政策研究和制定提供重要参考,推动学生资助政策的科学发展和持续改进。
二、档案管理的内容学生资助档案管理的内容主要包括档案的建立、存储、使用和保密等方面。
首先,档案的建立是档案管理的起点。
学校应建立健全档案建设工作的制度和流程,明确责任人和操作规范,保证学生资助档案的规范化和标准化建立。
其次,档案的存储是档案管理的核心。
学校可以采用电子档案、纸质档案或者混合存储的方式,确保档案的安全可靠,并且方便检索和使用。
同时,学校还应制定严格的档案使用权限和规定,保证档案的合法使用。
最后,档案的保密是档案管理的重要要求。
学校应制定相关的保密制度和措施,规范档案的访问和使用权限,确保学生个人信息的安全和保密。
三、档案管理的机制和改进方向为了进一步改进学生资助档案管理,学校可以采取以下措施。
首先,加强信息化建设,推进电子档案的建设和应用。
通过电子化管理,可以提高档案的保存、检索和使用效率,避免纸质档案的繁琐和易损性。
其次,建立档案管理的评估机制,定期对档案管理工作进行评估和督导,发现问题及时整改,提高档案管理的规范性和质量。
一、总则为规范高校资助档案管理工作,确保资助档案的完整、准确、安全,充分发挥资助档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合高校实际情况,特制定本制度。
二、管理职责1. 高校学生资助管理中心(以下简称“资助中心”)负责全校资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等工作。
2. 各学院(部)负责对本学院(部)资助档案进行收集、整理、立卷、归档,并按时报送资助中心。
3. 资助中心设专人负责资助档案管理工作,其他相关人员协助完成相关工作。
三、档案收集与整理1. 资助档案包括资助政策文件、申请材料、审核材料、资助决定、资助发放、资助反馈、资助效果评估等。
2. 资助档案的收集应遵循真实性、完整性、连续性原则,确保档案的全面、准确。
3. 资助档案的整理应按照归档范围、时间顺序、类别等要求,进行分类、编目、立卷、归档。
四、档案保管与利用1. 资助档案实行集中保管,设置专门的档案室,配备必要的档案保管设施。
2. 资助档案的保管应遵循“九防”原则,即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防高温、防低温。
3. 资助档案的利用应严格按照相关规定,办理借阅手续,确保档案安全。
4. 资助档案的复制、摘录等利用方式,应征得档案管理人员的同意。
五、档案鉴定与销毁1. 资助档案的鉴定工作由资助中心负责,按照国家档案局相关规定执行。
2. 对超过保管期限的资助档案,需销毁的,应清理造册,报校领导批准。
3. 销毁资助档案时,应指定专人负责,确保档案资料的安全。
六、监督检查1. 资助中心定期对资助档案管理工作进行检查,发现问题及时整改。
2. 各学院(部)应定期对资助档案进行自查,确保档案的完整、准确、安全。
3. 对违反资助档案管理制度的行为,将依法追究相关责任。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由资助中心负责解释。
3. 本制度如有与国家法律法规相抵触之处,以国家法律法规为准。
一、总则为了规范资助贫困学生档案管理工作,保障贫困学生资助工作的顺利进行,根据国家有关法律法规和相关规定,结合我校实际情况,制定本制度。
二、档案管理范围1. 贫困学生基本信息档案:包括学生姓名、性别、年龄、民族、家庭住址、联系方式等。
2. 贫困学生认定材料档案:包括家庭经济困难证明、家庭情况调查表、申请表等。
3. 资助政策及资金发放档案:包括资助政策文件、资助金发放名单、资助金发放凭证等。
4. 贫困学生资助工作总结及评估档案:包括资助工作总结、评估报告、问题整改方案等。
三、档案管理职责1. 贫困学生资助管理中心负责全校贫困学生档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 各学院(部)负责本学院(部)贫困学生档案的收集、整理、上报等工作。
3. 档案管理人员应具备较高的政治素质、业务能力和职业道德,严格按照档案管理相关规定进行工作。
四、档案管理要求1. 贫困学生档案应真实、准确、完整、规范。
2. 贫困学生档案的收集、整理、归档、保管等工作应遵循保密原则。
3. 贫困学生档案的保管期限分为永久、长期、短期。
4. 贫困学生档案的保管应确保档案安全,防止丢失、损坏、篡改。
五、档案利用1. 贫困学生档案的利用应遵循“依法、合理、公开、高效”的原则。
2. 贫困学生档案的查询、复制、借阅等,需经档案管理人员审核批准。
3. 贫困学生档案的查询、复制、借阅等,需注明用途、期限,并履行签字手续。
六、档案销毁1. 贫困学生档案的销毁应严格按照国家档案管理规定执行。
2. 贫困学生档案销毁前,需经档案管理人员审核,并报请学校领导批准。
3. 贫困学生档案销毁时,应指定专人监督,确保档案销毁过程符合规定。
七、监督检查1. 学校设立档案管理监督小组,负责对贫困学生档案管理工作进行监督检查。
2. 档案管理人员应定期对贫困学生档案进行自查,发现问题及时整改。
3. 对违反本制度的行为,将依法依规进行处理。
八、附则本制度自发布之日起施行,由学校档案管理部门负责解释。
第一章总则第一条为了规范学生资助信息档案管理工作,保障资助工作的公平、公正、公开,提高资助工作的质量和效率,根据国家有关法律法规和学校实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于学校学生资助信息档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条学生资助信息档案是学校资助工作的重要依据,必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和安全。
第二章档案收集与整理第四条学生资助信息档案的收集范围包括:(一)学生家庭经济困难认定材料;(二)学生资助政策文件、通知、公示等;(三)学生资助申请、审批、发放等过程的相关材料;(四)学生资助工作的统计数据、分析报告等;(五)其他与资助工作相关的材料。
第五条学生资助信息档案的整理要求:(一)按照时间顺序、类别、编号等进行分类整理;(二)对每份档案材料进行编号,并填写档案目录;(三)确保档案材料的完整、准确、清晰。
第三章档案保管与利用第六条学生资助信息档案的保管:(一)档案保管人员应具备一定的档案管理知识和技能,负责档案的日常管理工作;(二)档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施;(三)档案保管人员应定期检查档案保管情况,确保档案安全。
第七条学生资助信息档案的利用:(一)档案利用应遵循“依法、公开、便捷”的原则;(二)档案利用者应具备相应的资格,并履行相关手续;(三)档案利用者应妥善保管档案,不得擅自复制、传播、泄露档案内容。
第四章档案销毁第八条学生资助信息档案的销毁:(一)档案销毁应按照国家有关法律法规和学校规定进行;(二)档案销毁前,应进行鉴定,确认无保留价值;(三)档案销毁应采取焚烧、碎纸等方式,确保档案内容无法恢复。
第五章附则第九条本制度由学校学生资助工作领导小组负责解释。
第十条本制度自发布之日起施行。
本制度未尽事宜,按照国家有关法律法规和学校规定执行。
学生资助档案管理规定一、总则为了加强学生资助档案管理,确保资助工作的规范、有序和有效开展,保障学生的合法权益,根据国家相关法律法规和政策要求,结合我校实际情况,特制定本规定。
二、档案定义与分类(一)学生资助档案是指在学生资助工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
(二)学生资助档案主要分为以下几类:1、资助政策文件类:包括各级政府、教育部门及学校制定的有关学生资助的政策、制度、办法等文件。
2、学生资助申请材料类:学生提交的各类资助申请表格、证明材料、家庭经济情况调查材料等。
3、评审与认定材料类:班级、年级、学校等各级资助评审小组的评审记录、会议纪要、认定结果等。
4、资金发放与管理材料类:资助资金的发放凭证、账目明细、财务报表等。
5、监督与检查材料类:对资助工作进行监督检查的相关报告、整改措施等。
6、其他相关材料类:与学生资助工作有关的其他重要材料,如宣传资料、工作总结、调研报告等。
三、档案管理原则(一)真实性原则:学生资助档案所记录的内容必须真实、准确,不得弄虚作假。
(二)完整性原则:档案应涵盖学生资助工作的全过程,确保各类材料齐全、完整。
(三)规范性原则:档案的整理、归档、保管和利用等工作应按照规定的程序和要求进行,保证管理的规范和统一。
(四)安全性原则:采取必要的措施,确保档案的安全,防止档案丢失、损毁、泄露等情况的发生。
(五)保密性原则:对于涉及学生个人隐私和敏感信息的档案内容,应严格保密,未经授权不得随意查阅、披露。
四、档案收集(一)学生资助管理部门负责收集与学生资助工作相关的各类文件、材料,并明确收集的时间节点和责任人员。
(二)各班级辅导员、班主任应及时收集学生提交的资助申请材料,并进行初步审核和整理,确保材料的完整性和真实性。
(三)学校相关部门应积极配合学生资助管理部门的收集工作,按时提供所需的文件和材料。
五、档案整理与归档(一)学生资助管理部门应指定专人对收集到的档案材料进行整理。
资助档案管理制度资助档案管理制度(精选6篇)在现在的社会生活中,大家逐渐认识到制度的重要性,制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展,对社会公共秩序的维护,有着十分重要的作用。
拟起制度来就毫无头绪?以下是小编帮大家整理的资助档案管理制度,仅供参考,希望能够帮助到大家。
资助档案管理制度篇1为了保护好奖助金、助学贷款、困难学生资助等项工作的纸质档案,维护纸质档案的完整与安全,便于保管和利用,特制定本制度。
一、档案管理工作人员要忠于职守,刻苦钻研业务,严格按照档案工作的各项规章制度办事。
二、资助工作中形成的具有保存价值的文件资料,都必须及时归档保存。
三、档案资料归档后要进行分类、编目和鉴定工作。
四、档案资料做好防潮、防尘和防虫等保护工作。
五、档案资料存放要排列有序,编制相关的档号,便于查找。
六、定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。
七、档案外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。
八、年终组织收集整理有关资助资料,分类装订、分类编号、分类保管。
资助档案管理制度篇2第一条、为规范学校学生资助工作档案(以下简称〃资助档案〃)管理,保证资助档案真实、完整和安全,充分发挥资助档案的作用,根据上级有关要求,结合我区实际,制定本办法。
第二条、学校学生资助管理工作领导小组,负责本校资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。
第三条、本办法所称资助档案,指学校在学生资助管理工作中形成的具有保存和查考价值的各种文字材料、图表、声像图片、电子文档等不同载体的过程记录。
1资助管理工作文件:(1)国家、省、市、区相关文件;(2)学校有关文件:学校学生资助管理工作领导小组构成与职责,班级民主评议小组构成与职责,资助工作制度、计划、方案、总结与记录等。
2、政府资助管理材料:(1)资助申请表,附:家庭经济困难证明(建档立卡、低保、孤儿、残疾等证件复印件或证明),身份证明(户口页和身份证复印件),受领资助费的银行账户复印件等;(2)资助汇总表;(3)资助公示表、公示照片及公示报告;(4)资助发放表(资助费签领表或银行转账凭证)。
3、学校资助管理材料:学校资助(减免食宿费等),特别是幼儿园提取事业收入资助(减免保教费、食宿费等),要有学校资助申请表、汇总表和签领表。
4、社会资助管理材料:要有各项社会资助申请表、汇总表及签领表。
5、其他资助管理材料:中职学生顶岗实习材料,资助育人材料,资助宣传材料,来信来访与调查记录,核查通知与回复等。
6、资助管理工作电子文档:参照纸质材料分类归档并妥善保存。
第四条、学校要设立资助档案室(可兼用),资助档案集中于档案室专柜保存,明确管理人员,并保持相对稳定。
第五条、资助档案在每学期学生资助工作完成后进行整理,按学期、项目分类装订入册,要有目录页和备考页,备考页要注明册内文件情况、建册人、检查人、建册时间等。
第六条、资助档案用统一规格档案盒保存。
档案盒要统一封面设计,在正面和脊面注明该盒档案文件名称,包括学校、年份、学期、项目、册号等(如XX学校XX年XX学期XX项目材料共X册第X册)。
第七条、资助档案不对外开放,学校依法为教育、纪检和监察等部门提供档案信息查询服务。
外单位、学生和学生家长要求查阅资助档案的,须经学校批准,并办理登记手续。
查阅者不得丢失、损毁、涂改资助档案。
第八条、资助档案保存期限为六年。
资助档案保存到期销毁时,要有三名资助管理人员在场,填写好销毁记录并签字,销毁记录永久保存。
第九条、本办法由区学生资助管理中心负责解释。
资助档案管理制度篇3第一章、总则第一条、为规范华北电力大学学生资助档案,维护学生资助档案真实、完整和安全,规范学生资助工作,现根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《华北电力大学档案管理办法》(华电校档[2013]1号)等相关文件,结合学生资助工作实际,特制定本办法。
第二条、学生资助管理中心负责统筹全校学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和使用等管理工作,学生资助工作领导小组对学校学生资助档案管理负主要责任。
第三条、本办法所称学生资助档案,是指涉及资助业务的部门在落实资助政策过程中,直接形成的各种原始材料和历史记录的总称,是落实国家和学校资助政策的重要凭证。
包括但不仅限于学生注册学籍审批名册、受助申请、受助资格审查与公示、学校审核、学生异动管理、资助资金发放与管理等全部文件资料。
第四条、学生资助档案分为文件类、表册类、财务类、电子类四大类。
第五条、学生资助档案的保管期限分为永久和定期,具体办法参见《华北电力大学档案管理办法》。
第二章、档案管理机构及职责第六条、学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。
各学院分管学生工作党委(党总支)副书记是档案管理工作的具体负责人,各学院配备兼职档案管理人员,并保持相对稳定,按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。
档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识,熟悉业务,忠于职守,保障资助信息安全。
第七条、学校学生资助管理中心职责(-)学生资助管理中心应接受同级教育行政部门和档案行政管理部门的业务指导,应依法为教育部门、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。
(二)学生资助管理中心全面负责指导各学院资助业务档案管理工作,进行业务培训、指导、监督和检查,确保学生资助档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。
(三)学生资助管理中心督促各学院对本院学生资助档案的接收、保管统计和使用,负责到期学生资助档案的鉴定销毁指导工作。
已毕业学生的需要永久保留的学生资助档案由学生资助管理中心保管五年后,移交档案馆保存。
(四)学生资助管理中心针对纸质档案应建立具有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用学生资助档案柜,学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管;针对电子档案应做好备份,同时确保网络安全性、资助信息安全,并同有访问权限的管理人员签订保密协议。
(五)学生资助管理中心应建立档案工作检查、考核和奖励制度,明确专(兼)档案人员的岗位职责,对于在档案工作中做出显著成绩的学院和个人,予以奖励和表彰。
(六)学生资助管理中心应建立档案工作处罚制度,对于违反《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《华北电力大学档案管理办法》、《华北电力大学学生资助档案管理办法》的行为,按照有关规定予以处理,有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员或直接责任人员依法给予行政处分;涉嫌犯罪的应依法移送司法机关追究刑事责任:1玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。
2、违反保密规定擅自提供,抄录或公布档案的。
3、涂改或伪造档案的。
4、擅自出卖、赠送或交换档案的。
5、不按规定归档或拒绝归档的,阻止别人依法归档或者将档案据为已有的。
6、其它违反档案法律法规、信息安全法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第八条、学院档案管理员职责(-)严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子材料。
收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验,凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料,应退回整改,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改(整理方法参见《华北电力大学档案管理办法》)。
(二)学院学生资助档案管理人员应及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向学生资助管理中心档案室归档;本部门已毕业学生的学生资助档案,应于学生毕业后6个月内向学生资助管理中心档案室归档,办理归档交接手续。
(三)未按规定建立档案工作,不按规定移交档案,给受助学生造成损失的,将依照《档案法》、《华北电力大学档案管理办法》等有关规定予以查处,并追究单位领导及相关人员的法律责任。
第三章、归档范围第九条、学校学生资助管理中心档案归档范围(-)全校资助经费预算及监管。
资助专项资金预算文件、资助资金拨付银行凭证,资助经费管理、拨付及使用等相关资料。
(二)各类由教育部、全国学生资助管理中心下达的资助政策文件。
(三)全日制教育学生学籍注册、变动。
包括转入、转出、留级、休学、退学、注销、复学、死亡的学生等情况名册(仅限于教务处提供的学籍注册、变动批复名册复印件)。
(四)学院〃奖勤助贷补免〃等资助项目学生初审名册,校内公示结果及投诉处理情况。
(五)学生资助诚信电子档案,范围涵盖学生个人缴费、贷款、受助等诚信状况信息。
(六)定期或不定期检查学院落实学校资助政策情况的信访、举报、投诉资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关资料。
第十条、学院档案管理人员档案归档范围(-)〃奖勤助贷补免〃及家庭经济困难学生资格认定等初审材料。
(二)学生资助诚信纸质和电子档案,范围涵盖学生个人缴费、贷款、还款及受助等诚信状况信息。
(三)公示结果及学生、群众投诉处理记录,信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的材料。
第四章.附则第十一条、本办法自印发之日起施行。
第十二条、本办法解释权归华北电力大学学生资助工作领导小组。
资助档案管理制度篇4为了健全我校学生资助工作档案,维护档案的完整与安全,便于保管和利用,特制定本制度。
一、档案管理工作人员要忠于职守,刻苦钻研业务,严格按照档案工作的各项规章制度办事。
二、校学生资助管理中心,负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。
三、资助工作中形成的具有保存价值的文件资料,要以纸质和电子档案形式及时归档保存。
四、学生资助管理中心应接受教育行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导。
学生资助管理中心应建立学生资助档案,并由档案室集中保存。
五、学生资助管理中心应严格按《福建省学生资助档案整理方法》规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。
六、对档案资料进行分类、编目和鉴定后归档保存,存放要做到排列有序,便于查找。
纸质档案要做好防潮、防尘和防虫等保护工作,电子档案要做好备份。
七、学生资助档案的保管期限分为永久和定期。
八、学生资助管理中心应依法为教育部门、相关学校、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。
九、纸质档案外借必须履行审批、登记手续,借出档案须在规定时间内归还。
十、本制度自印发之日起施行。
滨助档案管理制度篇5为了保护好学生资助档案的完整与安全,便于保管和利用,特制定本制度。
-.档案管理工作人员要忠于职守,刻苦钻研业务,严格按照高校档案工作的相关规章制度办事。
二.资助工作中形成的具有保存价值的文件资料,都必须及时归档保存。
档案资料归档后要进行分类、编目和鉴定工作。
三.按年度收集存档,包括困难生档案、国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、社会人士捐助、校友奖学金、勤工助学、绿色通道、临时困难补助、资助育人成果、年度工作总结及上级文件等相关材料。