资助档案管理制度

学生资助档案管理细则一、总则学生资助工作是一项重要的民生工程，关乎学生的成长和发展。

为了加强学生资助档案管理，确保资助工作的规范性、准确性和完整性，特制定本细则。

二、档案管理原则1、真实性原则学生资助档案所记录的信息必须真实可靠，不得虚假记载或故意隐瞒。

2、完整性原则档案应涵盖学生资助工作的全过程，包括申请、审核、发放等各个环节的相关资料。

3、保密性原则对学生的个人信息和资助情况严格保密，不得随意泄露。

4、规范性原则档案的整理、归档、保管和利用应遵循统一的规范和流程。

5、可追溯性原则确保档案中的信息能够清晰反映资助工作的流程和决策依据，便于追溯和审查。

三、档案分类1、学生个人资助档案包括学生的基本信息（姓名、＿____、家庭住址等）、家庭经济状况证明材料（低保证、贫困证明等）、资助申请表格、评审材料、资助资金发放记录等。

2、资助工作管理档案涵盖资助政策文件、工作计划、工作总结、会议记录、宣传资料等。

3、财务档案涉及资助资金的预算、决算、收支凭证、财务报表等。

四、档案收集1、明确收集责任由专人负责收集学生资助相关的各类文件和资料。

2、收集时间节点在资助工作的各个环节，及时收集相应的档案材料，确保不遗漏。

3、材料审核对收集的材料进行审核，确保其真实性、完整性和规范性。

五、档案整理1、分类整理按照档案分类要求，将收集的材料进行分类整理。

2、编号排序对整理好的档案进行编号，并按照一定的顺序进行排列。

3、装订成册将整理好的档案装订成册，便于保管和查阅。

六、档案归档1、确定归档时间定期对整理好的档案进行归档，一般以学期或学年为单位。

2、归档地点设立专门的档案存放室，确保档案存放环境安全、干燥、通风。

3、归档登记对归档的档案进行登记，记录档案的名称、编号、归档时间等信息。

七、档案保管1、保管期限根据相关规定，确定学生资助档案的保管期限。

一般来说，重要档案应长期保存。

2、保管条件档案存放室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。

第一章总则第一条为了规范贫困生学校档案管理，保障贫困生权益，提高学校资助工作的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有贫困生档案的管理工作。

第三条贫困生档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：贫困生档案内容真实、准确，不得伪造、篡改。

（二）完整性原则：贫困生档案资料齐全，反映贫困生基本情况、家庭经济状况、资助政策落实等情况。

（三）保密性原则：严格保护贫困生个人信息，确保档案安全。

（四）时效性原则：及时更新贫困生档案信息，确保档案的时效性。

第二章档案内容第四条贫困生档案主要包括以下内容：（一）基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、家庭住址、联系电话等。

（二）家庭经济状况：家庭成员基本情况、家庭收入来源、家庭经济困难程度等。

（三）资助政策落实情况：资助申请、审批、发放、使用等情况。

（四）学习成绩：学业成绩、奖励情况、处分情况等。

（五）思想品德：思想表现、遵纪守法、公益活动等。

（六）其他相关材料：证明贫困生家庭经济困难的材料、学校资助政策文件等。

第三章档案管理第五条学校设立贫困生档案管理办公室，负责贫困生档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第六条贫困生档案的收集、整理、归档工作，由贫困生所在学院（系）负责，按照本制度要求进行。

第七条贫困生档案的保管：（一）档案室应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

（二）档案室应设立专门的档案柜，确保档案安全。

（三）档案室应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

（四）档案管理人员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。

第八条贫困生档案的利用：（一）档案管理人员应按照规定程序，对档案进行查阅、复制、摘录等工作。

（二）查阅档案时，应出示有效证件，并填写查阅登记表。

（三）档案管理人员应确保档案的保密性，不得泄露贫困生个人信息。

（四）档案管理人员应定期对档案利用情况进行汇总，为学校资助工作提供参考。

学生资助档案管理规则学生资助工作是一项重要的民生工程，关系到学生的成长和发展，而学生资助档案则是资助工作的重要记录和凭证。

为了加强学生资助档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定以下管理规则。

一、档案收集1、明确收集范围学生资助档案的收集范围应包括但不限于以下内容：学生个人申请表、家庭经济情况证明材料、评审过程记录、资助资金发放凭证、学生受助后的反馈材料等。

2、规范收集流程（1）学生在申请资助时，应按照要求如实填写相关表格，并提交齐全的证明材料。

（2）负责收集的工作人员要对提交的材料进行初步审核，确保材料的完整性和真实性。

（3）对于不符合要求的材料，应及时通知学生补充或更正。

二、档案整理1、分类整理按照资助项目的不同，将档案分为助学金档案、奖学金档案、助学贷款档案等。

在每个大类别下，再根据学年、年级、班级等进一步细分。

2、编号排序对整理好的档案进行统一编号，编号应具有唯一性和可识别性。

按照编号的顺序进行排列，方便查找和管理。

3、装订成册将整理好的档案材料装订成册，确保装订牢固，不易散落。

三、档案存储1、设立专门的档案存储空间学校应设立专门的房间或橱柜用于存放学生资助档案，确保档案有安全、干燥、通风的存储环境。

2、存储设施要求配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保障档案的安全。

3、定期检查定期对存储的档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，如有问题及时处理。

四、档案利用1、明确利用目的学生资助档案的利用应服务于资助工作的管理、监督和评估，以及为相关政策的制定和调整提供依据。

2、利用流程（1）需要查阅档案的人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等。

（2）经相关负责人批准后，方可查阅档案。

（3）查阅时，应在指定的地点进行，并遵守档案管理的相关规定，不得损坏、涂改、转借档案。

3、信息保密在档案利用过程中，要严格遵守保密制度，不得泄露学生的个人隐私和敏感信息。

五、档案销毁1、鉴定销毁条件对于超过保存期限、无保存价值的档案，应进行鉴定。

一、总则为规范学生助学金管理工作，确保助学金的合理分配和使用，保障家庭经济困难学生的权益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我校所有家庭经济困难学生的助学金申请、审批、发放和档案管理。

三、档案管理职责1. 学院（系）学生资助管理中心负责助学金档案的收集、整理、归档和保管工作。

2. 学生工作部门负责对助学金档案的审核、审批和监督工作。

3. 学生本人负责提供真实、完整的申请材料。

四、档案管理内容1. 申请材料：包括学生本人身份证、家庭经济困难证明、申请表等。

2. 审批材料：包括学院（系）审核意见、学校审批意见、公示材料等。

3. 发放材料：包括助学金发放名单、发放金额、发放时间等。

4. 其他相关材料：如学生本人学习、生活情况记录等。

五、档案管理流程1. 学生申请：家庭经济困难学生根据规定向学院（系）提出申请，并提供相关材料。

2. 学院（系）审核：学院（系）对申请材料进行审核，提出初步意见。

3. 学校审批：学校学生工作部门对学院（系）提出的初步意见进行审批。

4. 公示：对审批通过的助学金名单进行公示，接受师生监督。

5. 发放：按照规定的时间和程序，将助学金发放给学生。

6. 归档：将申请、审批、发放等相关材料整理归档。

六、档案管理要求1. 保密原则：对学生个人隐私和助学金信息进行保密，不得泄露。

2. 完整性原则：确保档案材料的完整性，不得遗漏。

3. 准确性原则：档案材料内容真实、准确，不得有虚假、伪造。

4. 保管原则：按照规定期限保管档案，确保档案安全。

七、监督检查1. 学院（系）定期对学生助学金档案管理情况进行自查。

2. 学校学生工作部门对助学金档案管理进行不定期抽查。

3. 对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理。

八、附则本制度自发布之日起施行，由学校学生工作部门负责解释。

以上是学生助学金档案管理制度，旨在规范助学金管理工作，保障家庭经济困难学生的权益。

请各学院（系）认真贯彻执行。

一、目的为了加强学院学生资助工作，规范学生资助档案管理，提高资助工作效率，保障学生权益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于学院学生资助工作中涉及的所有档案资料，包括但不限于学生资助申请、审核、发放、回收等环节。

三、档案管理职责1. 学生资助工作办公室负责学生资助档案的收集、整理、归档和保管工作。

2. 学生资助工作办公室设立专兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

3. 各相关部门按照职责分工，配合学生资助工作办公室做好档案管理工作。

四、档案管理要求1. 档案资料应真实、准确、完整、规范。

2. 档案资料应按照规定的格式、分类和编号进行整理。

3. 档案资料应分类存放，便于查阅和管理。

4. 档案资料应定期进行整理、归档和销毁。

五、档案收集1. 学生资助申请材料：包括学生资助申请表、家庭经济困难认定表、相关证明材料等。

2. 学生资助审核材料：包括学生资助审核意见、审批表、资助协议等。

3. 学生资助发放材料：包括资助发放通知、银行转账凭证、资助发放明细表等。

4. 学生资助回收材料：包括资助回收通知、回收凭证、回收明细表等。

六、档案整理1. 按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行分类、编号、整理。

2. 对整理后的档案资料进行归档，确保档案资料的完整性和可追溯性。

3. 对整理后的档案资料进行编号，便于查阅和管理。

七、档案保管1. 学生资助档案应存放在安全、干燥、通风的环境中，防止档案资料受损。

2. 学生资助档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案资料的安全。

3. 学生资助档案管理人员应定期对档案资料进行清理，确保档案资料的整洁。

八、档案查阅1. 查阅学生资助档案应填写《学生资助档案查阅申请表》。

2. 查阅学生资助档案应遵循保密原则，不得泄露学生个人信息。

3. 查阅学生资助档案应按时归还，不得损坏、丢失档案资料。

九、档案销毁1. 学生资助档案销毁应按照国家有关规定执行。

2. 学生资助档案销毁前，应进行鉴定，确定销毁范围。

学生资助档案管理制度学生资助档案管理制度是指学校根据国家有关政策和规定，合理组织、管理和使用学生资助档案的制度。

该制度的实施有助于确保学生资助工作的公平、公正和透明，为学校、学生以及国家的教育事业提供有力的支持和保障。

本文将从档案管理的重要性、档案管理的内容以及档案管理的机制和改进方向等方面进行论述。

一、档案管理的重要性学生资助档案管理具有重要的意义。

首先，档案管理是确保学生资助工作公平公正的基础。

通过完善的档案管理系统，可以准确记录和保存学生资助的相关信息，避免信息丢失或者篡改，保证学生资助的公平性和公正性。

其次，档案管理是有效管理学生资助资源的重要手段。

通过对学生资助档案的管理，可以更好地了解学生的家庭情况、经济状况和学业表现，有针对性地进行资助措施的制定和调整，确保资助资源的精准投放。

最后，档案管理是学生资助政策落地的关键环节。

良好的档案管理系统可以提供准确的数据支持，为学校和政府进行政策研究和制定提供重要参考，推动学生资助政策的科学发展和持续改进。

二、档案管理的内容学生资助档案管理的内容主要包括档案的建立、存储、使用和保密等方面。

首先，档案的建立是档案管理的起点。

学校应建立健全档案建设工作的制度和流程，明确责任人和操作规范，保证学生资助档案的规范化和标准化建立。

其次，档案的存储是档案管理的核心。

学校可以采用电子档案、纸质档案或者混合存储的方式，确保档案的安全可靠，并且方便检索和使用。

同时，学校还应制定严格的档案使用权限和规定，保证档案的合法使用。

最后，档案的保密是档案管理的重要要求。

学校应制定相关的保密制度和措施，规范档案的访问和使用权限，确保学生个人信息的安全和保密。

三、档案管理的机制和改进方向为了进一步改进学生资助档案管理，学校可以采取以下措施。

首先，加强信息化建设，推进电子档案的建设和应用。

通过电子化管理，可以提高档案的保存、检索和使用效率，避免纸质档案的繁琐和易损性。

其次，建立档案管理的评估机制，定期对档案管理工作进行评估和督导，发现问题及时整改，提高档案管理的规范性和质量。

一、总则为规范高校资助档案管理工作，确保资助档案的完整、准确、安全，充分发挥资助档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合高校实际情况，特制定本制度。

二、管理职责1. 高校学生资助管理中心（以下简称“资助中心”）负责全校资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等工作。

2. 各学院（部）负责对本学院（部）资助档案进行收集、整理、立卷、归档，并按时报送资助中心。

3. 资助中心设专人负责资助档案管理工作，其他相关人员协助完成相关工作。

三、档案收集与整理1. 资助档案包括资助政策文件、申请材料、审核材料、资助决定、资助发放、资助反馈、资助效果评估等。

2. 资助档案的收集应遵循真实性、完整性、连续性原则，确保档案的全面、准确。

3. 资助档案的整理应按照归档范围、时间顺序、类别等要求，进行分类、编目、立卷、归档。

四、档案保管与利用1. 资助档案实行集中保管，设置专门的档案室，配备必要的档案保管设施。

2. 资助档案的保管应遵循“九防”原则，即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防高温、防低温。

3. 资助档案的利用应严格按照相关规定，办理借阅手续，确保档案安全。

4. 资助档案的复制、摘录等利用方式，应征得档案管理人员的同意。

五、档案鉴定与销毁1. 资助档案的鉴定工作由资助中心负责，按照国家档案局相关规定执行。

2. 对超过保管期限的资助档案，需销毁的，应清理造册，报校领导批准。

3. 销毁资助档案时，应指定专人负责，确保档案资料的安全。

六、监督检查1. 资助中心定期对资助档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2. 各学院（部）应定期对资助档案进行自查，确保档案的完整、准确、安全。

3. 对违反资助档案管理制度的行为，将依法追究相关责任。

七、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由资助中心负责解释。

3. 本制度如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。

一、总则为了规范资助贫困学生档案管理工作，保障贫困学生资助工作的顺利进行，根据国家有关法律法规和相关规定，结合我校实际情况，制定本制度。

二、档案管理范围1. 贫困学生基本信息档案：包括学生姓名、性别、年龄、民族、家庭住址、联系方式等。

2. 贫困学生认定材料档案：包括家庭经济困难证明、家庭情况调查表、申请表等。

3. 资助政策及资金发放档案：包括资助政策文件、资助金发放名单、资助金发放凭证等。

4. 贫困学生资助工作总结及评估档案：包括资助工作总结、评估报告、问题整改方案等。

三、档案管理职责1. 贫困学生资助管理中心负责全校贫困学生档案的收集、整理、保管、利用等工作。

2. 各学院（部）负责本学院（部）贫困学生档案的收集、整理、上报等工作。

3. 档案管理人员应具备较高的政治素质、业务能力和职业道德，严格按照档案管理相关规定进行工作。

四、档案管理要求1. 贫困学生档案应真实、准确、完整、规范。

2. 贫困学生档案的收集、整理、归档、保管等工作应遵循保密原则。

3. 贫困学生档案的保管期限分为永久、长期、短期。

4. 贫困学生档案的保管应确保档案安全，防止丢失、损坏、篡改。

五、档案利用1. 贫困学生档案的利用应遵循“依法、合理、公开、高效”的原则。

2. 贫困学生档案的查询、复制、借阅等，需经档案管理人员审核批准。

3. 贫困学生档案的查询、复制、借阅等，需注明用途、期限，并履行签字手续。

六、档案销毁1. 贫困学生档案的销毁应严格按照国家档案管理规定执行。

2. 贫困学生档案销毁前，需经档案管理人员审核，并报请学校领导批准。

3. 贫困学生档案销毁时，应指定专人监督，确保档案销毁过程符合规定。

七、监督检查1. 学校设立档案管理监督小组，负责对贫困学生档案管理工作进行监督检查。

2. 档案管理人员应定期对贫困学生档案进行自查，发现问题及时整改。

3. 对违反本制度的行为，将依法依规进行处理。

八、附则本制度自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。

第一章总则第一条为了规范学生资助信息档案管理工作，保障资助工作的公平、公正、公开，提高资助工作的质量和效率，根据国家有关法律法规和学校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于学校学生资助信息档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条学生资助信息档案是学校资助工作的重要依据，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第二章档案收集与整理第四条学生资助信息档案的收集范围包括：（一）学生家庭经济困难认定材料；（二）学生资助政策文件、通知、公示等；（三）学生资助申请、审批、发放等过程的相关材料；（四）学生资助工作的统计数据、分析报告等；（五）其他与资助工作相关的材料。

第五条学生资助信息档案的整理要求：（一）按照时间顺序、类别、编号等进行分类整理；（二）对每份档案材料进行编号，并填写档案目录；（三）确保档案材料的完整、准确、清晰。

第三章档案保管与利用第六条学生资助信息档案的保管：（一）档案保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，负责档案的日常管理工作；（二）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施；（三）档案保管人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第七条学生资助信息档案的利用：（一）档案利用应遵循“依法、公开、便捷”的原则；（二）档案利用者应具备相应的资格，并履行相关手续；（三）档案利用者应妥善保管档案，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。

第四章档案销毁第八条学生资助信息档案的销毁：（一）档案销毁应按照国家有关法律法规和学校规定进行；（二）档案销毁前，应进行鉴定，确认无保留价值；（三）档案销毁应采取焚烧、碎纸等方式，确保档案内容无法恢复。

第五章附则第九条本制度由学校学生资助工作领导小组负责解释。

第十条本制度自发布之日起施行。

本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和学校规定执行。

学生资助档案管理规定一、总则为了加强学生资助档案管理，确保资助工作的规范、有序和有效开展，保障学生的合法权益，根据国家相关法律法规和政策要求，结合我校实际情况，特制定本规定。

二、档案定义与分类（一）学生资助档案是指在学生资助工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（二）学生资助档案主要分为以下几类：1、资助政策文件类：包括各级政府、教育部门及学校制定的有关学生资助的政策、制度、办法等文件。

2、学生资助申请材料类：学生提交的各类资助申请表格、证明材料、家庭经济情况调查材料等。

3、评审与认定材料类：班级、年级、学校等各级资助评审小组的评审记录、会议纪要、认定结果等。

4、资金发放与管理材料类：资助资金的发放凭证、账目明细、财务报表等。

5、监督与检查材料类：对资助工作进行监督检查的相关报告、整改措施等。

6、其他相关材料类：与学生资助工作有关的其他重要材料，如宣传资料、工作总结、调研报告等。

三、档案管理原则（一）真实性原则：学生资助档案所记录的内容必须真实、准确，不得弄虚作假。

（二）完整性原则：档案应涵盖学生资助工作的全过程，确保各类材料齐全、完整。

（三）规范性原则：档案的整理、归档、保管和利用等工作应按照规定的程序和要求进行，保证管理的规范和统一。

（四）安全性原则：采取必要的措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄露等情况的发生。

（五）保密性原则：对于涉及学生个人隐私和敏感信息的档案内容，应严格保密，未经授权不得随意查阅、披露。

四、档案收集（一）学生资助管理部门负责收集与学生资助工作相关的各类文件、材料，并明确收集的时间节点和责任人员。

（二）各班级辅导员、班主任应及时收集学生提交的资助申请材料，并进行初步审核和整理，确保材料的完整性和真实性。

（三）学校相关部门应积极配合学生资助管理部门的收集工作，按时提供所需的文件和材料。

五、档案整理与归档（一）学生资助管理部门应指定专人对收集到的档案材料进行整理。