市场部日常工作标准
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市场部日常工作标准
一、 市场部跟单员在电脑上应管理操作的文件
建立以个人姓名为名称的总文件夹[202X年XXX]，其中至少应包括以下文件夹和文件：（注：以下[XXX]表示文件夹，《XXX》表示文档。）
1、[订单]
每天通过WINFAX收到的传真订单，须及时转化为WORD文档保留在本文件夹中，以免WINFAX软件重装而丢失文件。跟单员应按月份建立子文件夹。
2、《XXX订单操作明细》
建立Excel文档《XXX订单操作明细》，文档须建立密码，密码为123。一个客户或一个办事处对应一个工作表，表头如下：
工作要求：a）当日订单及时录入电脑。
b）完成订单的用灰色填充；
c）订单部分完成的用黄色填充，在“已发数量”栏插入批注；
d）订单取消的用粉红色填充，须备注取消原因。
3、《XXX客户目录表》
建立Excel文档《XXX客户目录表》
编号 单位名称 联系人 联系电话
及传真 地址 销售产品 特殊要求
新增加的有业务操作的客户信息应及时输入。
4、[达成协议]
包括已签订的合同、已操作过的《订单确认函》、《报价单》。
5、[待签协议]
客户未确认的合同、未操作过的《订单确认函》、《报价单》。
6、[维修文件] 日期 订货
单号 产品
名称 型号规格 订货数量 单价 要货金额 已发数量 汇款
金额 发货
金额 备注
3．17 X X 550 50 xxx xxx xxx xxx xxx 差款xx元。
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包括[维修明细单]、[客户投诉函]
7、[其它业务文件]
为方便业务操作或积累的技术文件。
二、市场部跟单员应管理操作的纸张文件
以下文件如果没有电子稿文件，则必须保留纸张备份
1、[订单]
2、[达成协议]
3、[维修文件]
4、产品图册：电子和机械各一本
5、产品彩页合订本
6、工作记录本
三、市场部跟单员需要开具的单据
1、《生产通知单》：当客户所下订单是公司标准产品，仓库没有相应库存时开具本单。《特殊订单生产通知单》另见《特殊订单的处理程序》并附《特殊产品评审表》， 跟单员填写特殊产品评审表后必须经产品主管工程师、市场部和财务部主管审核签字后才能开具《生产通知单》。
2、《发货通知单》：当满足发货条件时开具本单。
四、每天工作流程：
1、检查以前未完成的工作，在工作本上写下当天要做的事。
2、及时跟单：对订单须沟通确认清楚，尽可能尽快发货。
3、有关质量投诉：
1）客户对产品质量的投诉函，跟单员应打印几份，传递给相关部门，并保留各相关部门人员的签字原件，原件存放在公告栏，24小时内第一次回复，72小时内再回复。
2）对各办事处传来的委托维修函，须在10分钟内交给售后服务部，保留售后服务部人员的签字原件，原件存放在公告栏。
3）对退回的返修品，须在24小时内制单核对明细。
4、阅读公告栏的文件：《管理文件》和《技术文件》集，发布了最新的通知和文件。
5、每天下班前：整理《市场部业务日记台帐》，每天完成当天的工作。
五、订单、合同评审要素：
1、准确理解顾客电话或订单中表述的要求，
2、准确反馈本公司产品是否能满足订单要求
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3、对特殊订单的定义要清楚，非常规产品订单须经相关工程师、市场主管及财务评审，详见《特殊订单的处理程序》。
六、跟单员须遵守的规定
1、客户的订单货款已到或已满足合同要求，可以开具《发货通知单》，交财务部审核；
2、经财务部审核的《发货通知单》交给成品库，交单时必须口头告诉成品库主管；
3、跟单员在市场部制作好收货人的标识：“姓名和电话”，并张贴在《发货通知单》中的货物包装上；
4、如果库存不足时，跟单员须到车间落实产品齐备的估计时间，并口头告诉成品库主管，以便组织货车装货；
5、密切了解生产情况，掌握进度，与成品库及时沟通，如果车间生产量不能满足《发货通知单》数量时，应提前告诉成品库人员，确定是否可以少发货而发车走；
6、如果客户要求当天发货，跟单员必须积极和客户联系，在中午12：00之前办好手续交给发货部门，如果超过时间，应告诉客户有可能当天无法找到货车发货；
7、如果客户无法在中午12：00之前完成付款或提供已付款证明，跟单员须向市场部主管汇报，由市场部主管向财务部或发货部门进行协商；
8、公司已有规定：零散单发货货车于下午15：00从公司发车，跟单员须将零散发货单在下午14：00前交给发货部门，否则应告知客户有可能要第二天才能发出货。
9、当成品仓库的库存量不能满足市场部当天的总发货量时，应由市场部主管协调各跟单员的开单发货数量，原则是：成品库现有库存量及预计到中午12：00前可入库的数量作为当天可发货数量，成品库存数量足够时，跟单员可直接开单。
10、客户要求的快递由跟单员叫快递公司人员上门服务，费用一般由客户承担，由公司承担的必须先由市场部主管和财务部签字。
七、接电话标准：
首句问候语：“XX公司你好！”，以下是来电可能的几种情况：
1、来电找人：
1）在→请稍等；
如在接电话→对不起，他正在接电话，有什么事能告诉我吗？做好电话记录。
2）不在→现在没在位置上，请问您是哪里？有什么事能让我转告吗？
接电话记录要点：来电单位、姓名、电话号码、来电内容。工作本标上名字，并在本人工作位置摆放，便于查询和由同事代记电话记录。
2、维修电话→请打技术支持电话***********
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3、来电询价：另见《市场部报价程序》
4、其它事：如是网络广告、展会邀请等来电话，应尽快结束通话。
八、客户管理要素：
1、保持经常沟通，了解对方业务状况；
2、观察统计业务数据，注意所有产品订货量的增减，明显减少时应报告，并进行沟通；
3、了解其它产品的销售前景，扩大销售范围；
4、定期一个月进行电话回访，积极要单。
九、跟单员应具备的基本素质
1、普通话要标准；
2、一切以公司利益为重，保守公司商业机密；
3、熟练OFFIC等应用软件、打字要快；
4、跟单员是公司的外交官，待人要礼貌、热情，
5、字迹工整。
十、优秀员工的五大准则
1、凡事负责任，绝不找借口；
2、凡事用心做，追求零失误；
3、凡事高标准严要求；
4、凡事积极主动；
5、凡事团队第一。
