【管理制度】基建工程合同管理办法

基建工程合同管理办法目次前言 (II)1 范围 (1)2 规范性引用标准 (1)3 术语和定义 (1)4 职责 (2)5 管理活动内容与方法 (3)6 检查与考核 (10)附录A （规范性附录）合同管理流程 (11)附录B （规范性附录）工程基建合同付款审批单 (13)附录C （规范性附录）工程质保金支付申请单 (14)附录D （规范性附录）工程合同考核单 (16)附录E （规范性附录）工程借出合同审批单 (17)前言本标准根据燃气热电有限公司（以下简称“热电”）标准体系工作的需要编制，是热电标准体系建立和实施的个性标准。

目的是为加强热电基建工程的合同管理，规范基建工程合同的签订程序，明确有关部门在合同管理和签订过程中的职能；防范合同风险，避免因合同管理不当造成的损失，维护热电的合法权益。

从而规范并加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。

本标准代替了-217.09-01-2012《合同管理标准》附录A-附录E为规范性附录。

本标准由基建保障部提出并归口管理。

本标准起草单位：基建保障部基建工程合同管理办法1 范围本标准规范了燃气热电有限公司基建工程合同管理工作，明确了基建工程合同管理的范围、内容、方法，有关部室的职责、机构设置及管理程序。

本标准适用于热电基建工程合同的谈判、拟草、签订、会签、审批、生效及执行全过程。

2 规范性引用标准下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，下列文件有新版时以新版内容为准；凡是不注日期的引用文件，其最新版只用于本标准。

全国人大常委会《中华人民共和国合同法》市国资委《企业法律审核工作若干规定》3 术语和定义下列术语和定义和缩略语适用于本标准。

3.1 集团指能源投资（集团）有限公司。

3.2 热电指燃气热电有限公司。

3.3 基建工程指西北热电中心燃气热电项目基建工程。

3.4 一般合同是指金额在人民币10万元以下（含10万元）、风险相对较小的下列各类合同，包括基建期买卖合同、服务合同、施工合同等。

3.5 重要合同是指金额超过10万元人民币但少于1000万元人民币的合同。

3.6 重大合同是指金额超过1000万元人民币以上（含1000万元）的合同。

3.7 合同签署人指热电法定代表人、经法定代表人授权的委托人或经授权委托人在其可转授权范围内再授权的热电（部门）主管领导。

3.8 合同经办人指按热电规定具备办理合同起草、签订、会签等相关事宜的人员。

3.9 合同方与热电签订经济合同的组织或个人。

4 职责4.1 基建保障部4.1.1 本标准归口管理部门，负责标准执行情况的监督、检查、考核。

4.1.2 负责合同（商务部分）的谈判、拟草、签订、会签、审批、生效及执行工作。

4.1.3 办理合同付款相关手续。

4.1.4 负责合同履行、变更、中止、解除等有关工作。

4.1.5 负责合同履行期间的档案管理，对所管理的所有合同统一编号、建立台账并及时登记、分类保管、按季度做好合同移交存档。

4.1.6 与法律事务部门协同开展合同争议和相关案件的处理工作。

4.1.7 其他相关管理工作。

4.2 基建工程部、设备管理部4.2.1 负责起草、签订与审批项目有关的技术协议。

4.2.2 负责本部门所管辖范围内项目的物资需求计划和基建工程的外委申请申报、办理审批。

4.2.3 负责提供技术标准、工艺标准、质量标准、与审批项目有关的图纸等。

4.2.4 负责根据合同技术协议的要求对项目进行实施与管理。

4.2.5 负责组织与审批项目有关的阶段性验收、竣工验收及质保验收工作。

4.2.6 其他相关管理工作。

4.3 企业管理部4.3.1 依据有关法律法规、国家政策为基建保障部提供全程法律服务。

4.3.2 负责与公司聘的请律师对合同条款进行审核4.3.3. 协同基建保障部开展合同争议处理工作。

4.3.4 合同档案的收集、记录、整理、储存等工作。

4.3.5 其他相关管理工作。

4.4 党群工作部4.4.1 依据有关纪检监督条例要求，对基建保障部合同管理工作实施纪检监督。

4.4.2 负责对热电合同洽谈、签订过程的合规合法性进行现场监督。

4.4.3 负责对热电合同执行全过程实施纪检监督检查，对发现的问题提出监督检查和考核处理意见。

4.4.4 其他相关管理工作。

5 管理活动内容与方法5.1 合同分类指热电在基建工程建设过程中所签订的服务合同、施工合同、物资采购合同等。

5.2 合同编号5.2.1 合同编号规则基建工程代号-年份-签订的合同总数-合同属性-流水号，如：D-2012-0001-SB-001。

5.2.2 合同属性施工SG、设备SB、材料CL、设计SJ、调试TS、监理JL、运输YS、其它 X。

5.3 合同签订范围5.3.1 一次物资采购或外委金额在5000元以下，或在商场、超市、专卖店等采购固定标价商品的，可不签订合同或协议5.3.2 为保证物资采购和外委工作质量，提高办事效率，按照重要性原则，一次采购/外委金额总价达到5000元及以上或虽然总价小于5000元，但达到以下条件的必须签订合同或协议：有质保期的、标的物执行期超过三个月的、双方责任义务重大的、对方要求签订的。

如遇特殊情况需请示热电领导批准。

5.3.3 国家和行业具有强制性规定，必须经政府机构、行业监督机构或具备专业技术资格的中介单位进行的试验、检测、检验、咨询服务，以及银行融资等不具有竞争性的项目，已在外委申请中注明的可不进行招投标或询价，直接根据外委申请签订合同或协议。

5.4 合同签订过程5.4.1 意向接触由基建保障部负责开展本阶段工作，包括：明确合同对方当事人应具备的主要条件，与对方进行初步接触和协商等。

5.4.2 资信调查资信调查形式根据采购方式不同可以采用不同的方法，例如招标采购根据投标文件进行调查、直接采购通过向对方索要资质文件形式进行调查等。

资信调查工作由基建保障部负责，调查的主要内容有：5.4.2.1 对方当事人是否具有合同民事主体资格。

5.4.2.2 合同标的涉及国家特许经营的，对方当事人是否具备相应的许可证或资质证书。

5.4.2.3 非对方当事人本人或法定代表人签署合同的，代理人是否具有完全民事行为能力和代理签署合同的合法授权。

5.4.2.4 对方当事人的经营范围是否满足合同项目的需要，是否具有履行合同的实际能力。

5.4.2.5 对方当事人的履约信用是否良好，是否涉及可能影响其履约能力的重大经济纠纷或其它案件。

5.4.2.6 涉及保证担保的，保证人是否具备《担保法》所规定的保证人资格，是否具有代为清偿债务的能力。

5.4.2.7 涉及抵（质）押担保的，抵（质）押物是否属于《担保法》所规定的可以设定抵押（质押）的财产或权利，是否真实存在且具有与主债权相应的价值。

5.4.2.8 签约方须具备的基本条件和热电签订合同的合同方必须具备如下条件：（1）具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；具有对方法定代表人的有效身份证明、签约方当事人或法定代表人出具的合同签订授权书；（2）具备包含合同项目标的内容的营业范围，并具备相关许可、资质（等级）要求；（3）具有生产能力或运输能力或其他相关的履约能力；（4）有较好的企业信誉，重合同、守信用，无刑事诉讼案件或影响其信誉的其他重大纠纷。

5.4.3 立项由基建保障部负责根据热电已批准的物资需求计划、外委申请和招标结果审批（适用自主招标项目）对须签订的合同项目进行立项。

对委托招标采购的合同立项根据以下要求立项：（1）对中标金额100万元以下的招标项目，根据评标委员会推荐意见直接确定中标人后即可合同签订立项；（2）对中标金额100万元（含100万元）以上的中招标项目，根据集团公司批复意见进行合同签订立项。

5.4.4 合同谈判及合同文本起草5.4.4.1 本阶段工作的责任主体由基建保障部负责组织开展相关工作，基建工程部、设备管理部、党群工作部和相关业务部门参与开展本阶段工作。

5.4.4.2 合同谈判（1）基建保障部应组建包括技术、财务、审计、法律等人员组成的谈判团队。

必要时应聘请外部专家。

（2）谈判过程中遇有重大问题，基建保障部应当及时向分管本部门热电领导汇报请示。

（3）每次谈判结束后应当制作谈判会议纪要，会议纪要包括以下主要内容：谈判的时间、地点、参加人员；谈判的主要内容（事项）；谈判各方取得的一致意见和主要分歧；谈判取得的最终结果及尚存的主要问题；对下一步工作的建议等。

招标项目中标后的合同签订应符合有关法律及热电相关规定的要求。

（4）合同文本由商务部分和技术协议两部分组成：基建保障部负责组织合同文本商务部分的起草。

凡国家、行业、集团公司及热电有标准或示范文本的，应当结合实际需要予以适用或借鉴。

一般应避免采用供应商、承包商、服务提供商提供的合同范本，根据情况可以采用的，要从全面性、准确性和严密性、权利义务的对等性等方面仔细研究方可采用。

采用合同范本的，应根据谈判情况从维护热电利益出发严格审核、修改。

合同文本应做到必备条款具备、条款表述严谨、清晰、无歧义。

基建工程部或设备管理部负责组织技术协议的起草。

属设计院范围的合同，在协议签订结束后须由基建工程部专工或设备管理部专工及设计院相关专业技术人员签字。

工程类和临时用工类合同，签订合同时必须到相关管理部门签订安全、消防、环保、治安协议书。

（5）合同价款的确定A.招标项目合同价款，按中标人的中标价款进行签订，如谈判过程中有供货范围增减，须根据供货范围调整合同价。

B.采用谈判方式确定价款的项目，按双方确认价款签订合同。

C.无需招标的，通过询价方式确定，按询价确认的最终价格签订合同。

5.4.5 合同签订内容5.4.5.1 必备条款一般包括：a)签约各方的名称或姓名、地址，法定代表人姓名、联系方式；b)标的、范围、运输、保险；c)数量、质量、技术要求、质量保证期、检测标准和方式；d)双方当事人的权利、义务（含知识产权的约定）、保密要求；e)价款或酬金（包括支付方式、签约各方的开户银行和账号）；f)履行期限、地点、方式；g)违约责任；h)解决争议的方式；i)生效的时间和条件，签约的地点、日期；j)法定代表人或委托代理人的签字（或签章）、签约各方印章（公章或合同专用章）。

5.2.7.7.2其他条款：a)常用或容易引起歧义词语的解释；b)合同文件的组成、解释顺序、使用标准；c)合同的变更或解除条件；d)不可抗力；e)根据有关法律规定或双方当事人共同认为必须明确的条款。

5.4.6 合同签订5.4.5.1 合同谈判取得一致意见后，基建保障部合同经办人按会签单格式（格式见附件A）组织办理审批手续,相关部室应当对合同或协议的合法性、合理性、完整性进行审核会签。

审核部室在填写审签单时不得仅签写姓名，应明确填写审签意见。

审核意见应当明确、具体，不得使用“原则同意”、“基本可行”、“拟同意”等模糊语言。