档案总类目编码表

附录A（支持性附录）

档案实施细则及编码规范为规范公司档案分类及其编码规则的标准，加强公司档案分类体系的统筹管理，实

现公司档案信息的分类规范和共享利用，更好地服务公司各项主营业务，特编制本程序。

1、术语、定义

1.1档号：档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目

号、案卷号、件号、页（张）号等。

1.2类目：类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。类目是档案

分类表的构成单元，一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题形

成一个类组。

1.3分类号：类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在

分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

1.4项目号：是产品、工程、课题、设备等的代字或代号。

1.5案卷目录号：是全宗内每一本案卷目录的代码。

1.6案卷号：是档案室内案卷排列的顺序号。

2、实施细则

2.1管理类档案编码结构

管理类档案的档号采用组合码结构，分为四组，依次为年度、案卷目录、分类号、案

卷号。代码为阿拉伯数字（以下简称数字）和拉丁字母（以下简称字母）混合型，档号结

构见图A.1。

XXXX–YXX–X.X[X]–XXX①②③④2.1.1年度代码：年度代码根据各部门归档的档案时间，如2015年档案资料，年度代码

标记为2015。

2.1.2案卷目录号及案卷顺序号：案卷目录号由1位字母和2位数字组成。按照不同的

保管期限分别编制案卷目录号，取保管期限首字母+2位顺序号（01—99）。案卷目录内案

卷数将达到和超过1000时，应另立新的案卷目录。

案卷顺序号由3位数字组成（001-999），按照不同的保管期限分别编制案卷号。详见

下列清单：

2.1.3分类号：分类号由2-3位数字组成，最多不能超过3位；具体参照附录的《管理

类档案归档范围及保管期限表》保管期限表。

2.1.4档案编码的完整示例

示例1：2015-Y01-1.3-0022015年永久卷01目录中综合服务部行政管理档案第2

档案管理编码规则

编码形式：

□□ □□□ □ □□□□□□ □□□ □□□

采用18编码：2位公司简称，3位部门编码，1位档案级别，6位归档日期，3位员工姓名的第一个大写拼音字母，二个字的情况下，第三个用数字8代替，（公司档案的情况下，以“888”代替），3位归档序号。

1、公司简称

BW：江苏巴威

SF：上海巴威

SW：上海巴威管理

AT：江苏爱伊替

ST：上海爱伊替

ZQ：镇江清源

2、部门及类目编号

一级类目名称 二级类目名称 分类号 基本范围

行政（A） 行政制度 A01 行政管理，行政制度等

人事档案 A02 人事管理，劳动管理，福利保险等

通知通告 A03

购置合同 A04 购置报批，购置合同，维修及管理

租赁合同 A05

资金申请单 A06

其它 A07

营销（B） 未中标项目 B01 未中标的招标文件及技术方案等

中标项目 B02 招标文件及技术方案

销售合同 B03 与营销有关的销售合同 公司简称 部门及类目编号 档案级别 归档日期 员工姓名 归档序号 技术协议 B04 与营销有关的技术协议

营销分析 B05 营销统计分析报表及项目信息，日常工作报表

其它 B06

财务（C） 凭证账簿 C01 各种会计凭证、账簿等

统计报表 C02 各种统计报表等数据

审计工作 C03 各专项审计工作活动等

其它 C04

采购（D） 采购合同 D01 与供应商签订的采购合同

询价单 D02

资金申请单 D03

产品战略部（E） 技术资料 E01 产品技术性文件

策划资料 E02

其它 E03

总经办（F） 商务文件 F01 总经理直接递交的商务文件

技术文件 F02 总经理直接递交的技术文件

行政文件 F03 总经理直接递交的行政文件

其它 F04 总经理直接递交的其它文件

3、档案级别

档案分以下3个级别：

A：机密级别：需何总批示方可查阅的文件。

B：重要级别：需部门总监批示方可查阅的文件。

档案编码规则

集团总部

JT

集团各部门

JT 置地

ZD 农业

NY 物业

WY 文旅

WL 投资

TZ

投资发展01

规划设计 02

市场营销 03

人力资源 04

行政管理05

财务管理 06

法律事务 07

战略运营 08

计划管理09

成本管理10 投资发展01

规划设计 02

市场营销 03

人力资源 04

行政管理 05

财务管理 06

法律事务 07

战略运营 08

计划管理09

成本管理10

各部门

各部门

各部门

各部门

项目公司

XM

项目公司

XM

项目公司

XM

项目公司

XM

项目公司

XM

一、档号结构

全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号

（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。（详见附件4-1《全宗代码一览表》）

（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如： 09、11等。分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：

的分类代码表示为：WD〃01

（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。

（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。 行政文档类(WD) 01 公文

第一级（区域）代码第三级（年月）代码第四级(序列)代码代码合成总部 ZB总经办JB华东区域 HD制度发文01080101HDJB01080101华南区域 HN公司文件02080202HDJB02080202华北区域 HB合同协议03080303HDJB03080303图书档04080404HDJB04080404特种档案05080505HDJB05080505其他06080606HDJB06080606行政人事部HR行政档案01080707HDHR01080707人事档案02080808HDHR02080808图书档案03080909HDHR03080909社保档案04081010HDHR04081010单据05081111HDHR05081111其他06081212HDHR06081212财务部CW凭证01080111HDCW01080111帐簿02080212HDCW02080212报表03080313HDCW03080313清册04080414HDCW04080414单据05080515HDCW05080515其他06080616HDCW06080616IT部IT软件01080701HDIT01080701盘片02080802HDIT02080802单据03080903HDIT03080903其他04081004HDIT04081004营销部YX销售合同\协议01081105HDYX01081105第二级（部门及分类）代码档案编码表单据02081206HDYX02081206其他 03080107HDYX03080107运输部 YS合同/协议/到货交接表01080201HDYS01080101回单02080302HDYS02080202订单 /发货清单 03080403HDYS03080303其他（派车单/退货指令单等）04080404HDYS03080403项目部XM回单01080505HDXM01080505订单/退回单02080606HDXM02080606托运单03080707HDXM03080707出入仓订(清)单/发货清单04080808HDXN04080808其他（保险单等）05080909HDXM05080909仓储部CC单证(仓储客服)01080909HDCC01080909单证（仓库）02081010HDCC02081010其他（货物交接单等）03081111HDCC03081111示例说明：HDXN01080503 表示该档案为华东区项目部08年5月回单第三册档案 HDCC02080405 表示该档案为华东区仓储部08年4月仓库单证第一册档案 HDHR02080808 表示该档案为华东区行政人事部门08年8月人事档案第八册档案1、总部1012、营销管理中心201、财务管理中心202、信息管理中心203、行政人事管理中心204、项目管理中心205、营运管理中心2063、营销部207-301-01、客服部207-301-02、仓储部207-301-03、行政人事部207-301-04、财务部207-301-05、IT部207-301-06、运输部207-301-07、 4、苏州中心207-302、南京DC207-303、宁波办207-304、普陀办207-305、青岛DC207-306 杭州办 207-307