档案编目记录表

档案的整理与编目方式

一、 档案整理概述

（一）档案整理的概念和大体要求

档案的整理，确实是对办理完毕的、具有保留价值的文件材料进行系统化、层次化的进程。

档案整理的大体要求：遵循文件材料的形成规律和特点，维持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确信档案的保管期限；便于保管和利用。

档案整理的大体方式有两种：

一、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理确实是立卷，即依照文件材料在形成和处置进程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，确实是一组有紧密联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的进程。分类即依照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将通过度类的文件材料，按必然形式组合起来；编目即将通过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其大体保管单位是案卷。

二、以件为单位整理。以件为单位整理确实是依照文件材料形成和处置的大体单位进行整理。一样来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其大体保管单位是件。

二、文书材料的整理

文书材料是指立档单位在党群工作、行政治理和业务治理活动中形成的、以文字和纸质为要紧信息记录方式的文件材料。

（一）以案卷为单位整理 以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

一、分类

依照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平常文书材料搜集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特点逐项分开：

（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。

（2）分保管期限：依照国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

。　齐　

菁　档案信息分类与编目是开发　

档案信息的重要方法，它为人们　

浏览并检索档案信息提供了有效　

的途径。档案的来源原则在传统　

的实体档案管理方式下，是档案　

信息分类、整理与编目的依据性　

原则，在电子文件时代，来源原则　

在规范和指导电子文件管理的具　

体过程中被赋予了新的内涵。研　

究基于档案来源原则与计算机档　

案自动分类、编目技术相互融合，　

实现网络档案信息资源的有序化　

管理。是档案信息处理领域中的　

一项重要研究课题　

一、注重档案来源原则在档　

案信息自动分类、编目中的作用　

目前档案信息分类是根据档　

案的内容或属性．将处理完毕具　

有参考与保存价值的大量档案文　

件资料归到一个或多个类别的过　

程。在现代计算机技术和网络技　

术飞速发展的背景下，机关、企事　

业单位运用档案来源原则，实时　

对本单位在各项工作中形成的电　

子文件元数据等信息进行采集。　因为，这些信息正是了解、管理电　

子文件和开发计算机档案信息自　

动分类、编目功能的关键所在。为　此，要建立一个功能强大的档案　

信息自动分类、编目系统．档案　

来源原则理论与计算机档案信　

息模糊分类技术有机融合．显得　

尤其重要。它能够提高档案信息　

模糊分类技术对档案信息分类　

的准确性，大大提高了档案信息　

模糊分类技术在档案管理领域的　

实用性。　

档案来源原则不仅是传统档　

案管理的核心原则，而且是电子　

文件时代对于电子文件管理的核　

心原则，其来源原则关注的对象　

是档案文件资料是由什么责任　

者、在什么条件下、为了何种目　

的、运用哪些数据、采用怎样的结　

构形式等方面的综合背景信息。　

把电子文件形成过程和背景信息　

随同电子文件信息内容一同保留　

下来．就可以为建立档案信息自　

动分类体系积累原始数据。档案　

来源原则在档案信息自动分类的　

作用。一是在来源一致性基础上，　

利用档案“事由联系与来源联系　

的融合”规律。嵌入计算机档案模　

糊分类系统．对电子文件全文内　

容进行主题词与关键词分类　例　

干部人事档案材料的分类、排序、编目

一、干部人事档案材料的分类

依据《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》，结合当前工作实际，对干部人事档案材料十大类内容的原则划分如下：

第一类 履历材料：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表；个人简历材料；更改姓名的材料（报告与批件）。

说明：

1.学生就读期间填写的反映其本人经历的登记表放第一类，而中学、大学报考登记表与成绩单和毕业生登记表共同构成一整套学历材料，放第四类。

2.反映党、团员一般经历的登记表或简历表放第一类，而在整党或重新登记过程中形成的党、团员登记表，则放第六类。

3.干部履历鉴定书（表）或履历表、简历表有鉴定的，以履历为主的放第一类，以鉴定为主的放第三类。

4.可以确认干部参加工作时间的登记表（如应征入伍登记表、兵役登记表、知识青年上山下乡登记表等材料），归第九类。

5.没有实际内容的表格（如待业人员登记表等材料），不归档。如确有保存价值的（如工会会员登记表），可放第十类。

第二类 自传材料：是由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料，包括自传、干部自传以及其他自传性质和以自传为主的材料。

说明：

1.有的干部没有写过自传，可将含有自传内容较多的入党申请书放第二类，并在干部档案目录中标明“代自传”。 2.组织上要求干部本人交待的有关本人经历、家庭情况或社会关系等材料，凡有专题调查报告、调查材料及结论性意见的材料，应合并一起放第五类。

3.一般性的科技干部业务自传、技术自传，不归档。

第三类 鉴定、考核、考察材料：以鉴定（含自我鉴定）为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料，干部考核和民主评议的综合材料，党政机关、事业单位工作人员年度考核表，离任审计材料等。

说明：

1.含有成绩（或有“同意毕业”、“准予毕业”意见）的毕业生鉴定表放第四类。

归 档 文 件 目 录

件号 责任者 文 件 标 题 日 期 页数 备注

1 肖明昌 学校办学理念阐释 2016.12

2 肖明昌 学校章程 2016.12

3 肖明昌 学校素质教育实施方案 2016.12

4 肖明昌 学校实施幸福教育活动方案 2016.12

5 肖明昌 学校学困生辅导方案. 2016.12

归 档 文 件 目 录

件号 责任者 文 件 标 题 日 期 页数 备注

1 肖明昌 学校办学目标阐释; 2016.12

2 肖明昌 学校中长期规划; 2016.12

3 肖明昌 学校规章制度汇编. 2016.12

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件号 责任者 文 件 标 题 日 期 页数 备注

1 肖明昌 学校机构设置，领导班子分工 2016.12

2 肖明昌 教代会资料 2016.12

3 肖明昌 三会一课档案 2016.12

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件号 责任者 文 件 标 题 日 期 页数 备注

1 肖明昌 家长委员会资料 2016.12

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1 肖明昌 教职工考核 2016.12

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1 肖明昌 各项规章制度 2016.12

2 肖明昌 学校校园文化建设 2016.12

3 肖明昌 学校网站建设 2016.12

归 档 文 件 目 录

件号 责任者 文 件 标 题 日 期 页数 备注

1 肖明昌 学校卫生工作制度、计划、总结、检查等过程性材料 2016.12

2 肖明昌 预防传染病、食物中毒的预案、制度、检查等过程性材料 2016.12

3 肖明昌 学校测试的体质检测表等过程性材料 2016.12

4 肖明昌 健康教育计划、总结、教案等过程性材料 2016.12