《秘书与公文写作》复习思考题

【《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案】思考题大全《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案第一章文书和档案1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。

答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。

具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。

第二，文书有条件地转化为档案。

从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。

我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。

这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。

民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。

新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。

至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。

进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。

通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。

文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。

第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。

档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。

秘书公文写作：公文写作与处理学习思考题
1．公文的功能是什么？2．怎样理解公文的文体？3．公文一般由哪些部分组成？4．常用公文的文种有哪些？5、选择公文文种的依据是什么？ 6．公文写作的基本要求是什么？ 7．公文行文规则的基本内容是什么？8．公文词语选择和公文语句的基本要求有哪些？9．什么是公文处理？10．文办理和发文办理的基本过程是怎样的？11．怎样才能做好公文的拟办工作？ 12．怎样才能做好公文的请办工作？ 13．怎样才能做好公文的批办工作？14．怎样才能做好公文的承办工作？15．怎样才能做好公文的审核工作？16．怎样才能做好公文的签发工作？。

1第一章 绪论l 一、什么是秘书学一、什么是秘书学l 1、定义：秘书学是以秘书、秘书工作为研究对象的一门学科。

研究对象的一门学科。

l 2、秘书学是一门新兴的应用学科。

、秘书学是一门新兴的应用学科。

l 3、秘书学研究的任务、秘书学研究的任务l 探讨秘书工作的规律，指导现实的秘书工作。

作。

l 十大发展趋势：十大发展趋势：l 1、秘书工作内容不断拓展、秘书工作内容不断拓展 l 2、秘书工作意识不断更新、秘书工作意识不断更新 l 3、秘书工作制度不断完善、秘书工作制度不断完善 l 4、秘书工作机制不断优化、秘书工作机制不断优化 l 5、秘书个体素质不断提高、秘书个体素质不断提高l 6、秘书人员知识更新要求不断提高、秘书人员知识更新要求不断提高l 7、秘书工作队伍年轻化趋势明显、秘书工作队伍年轻化趋势明显 l 8、秘书人员流动加快、秘书人员流动加快 l 9、秘书的廉政要求不断提高、秘书的廉政要求不断提高 l 1010、秘书理论研究越来越繁荣深入、秘书理论研究越来越繁荣深入、秘书理论研究越来越繁荣深入 l 4、秘书学的特点、秘书学的特点 l 实践性实践性 l 政治性政治性 l 综合性综合性l 二、什么是秘书二、什么是秘书 l 1、秘书一词的古代含义、秘书一词的古代含义l （1）指用隐语来预决吉凶、对未来做出预言的谶纬图隶之书。

预言的谶纬图隶之书。

l （2）指宫禁中的秘密藏书）指宫禁中的秘密藏书 l （3）指官职名称）指官职名称 l 2、秘书的现今含义、秘书的现今含义 l （1）职务名称：）职务名称：l “联合国秘书联合会”：秘书是主管人员的一位特殊的助手，他掌握由办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给于权力范围内做出决定。

范围内做出决定。

l 王千弓：王千弓：l 秘书是国家工作人员职务名称之一，其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项的人员。

公文写作复习与思考题（含答案）1．什么是党政机关公文？答案：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

2．党政机关公文共有多少种？请按行文关系进行分类。

答案：党政机关公文共有15种。

其中，上行文有请示、报告、议案，平行文有函，下行文有决议、命令、决定、公报、公告、通知、通报、批复、意见、纪要、通告。

3．什么是公文的格式？公文的版头部分包括哪些项目？答案：公文格式就是公文的规格和样式，它包括公文的组成项目及其位置，公文的书写、字体、用纸规格和样式等。

公文的格式是公文权威性和效力性的体现。

公文的版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。

4．行文规则中，对“请示”的行文有何规定？答案：请示的公文应当逐级上报，因特殊情况必须越级行文时，应说明理由并抄送越过的机关。

“请示”只上报上级主管机关，抄送有关机关，不得多头上报。

“请示”应一事一文。

“报告”中不得夹带请示事项。

请示不得下发。

5．公文正文的三要素是什么？其作用分别是什么？答案：公文正文的三要素是主旨要素、依据要素和分旨要素。

主旨要素是公文正文要素建构的灵魂，分为目的主旨和意图主旨，它回答的是一篇公文“干什么”的问题。

依据要素是公文正文要素建构的前提，它回答的是一篇公文“为什么要这样干”的问题。

分旨要素是公文正文要素建构的主体，是回答一篇公文“怎么样干”的问题。

6．公文的语言有什么特点？答案：公文的语言特点是准确庄重、严谨精炼、平实质朴。

7．应用文写作中常用的说明方法有哪些？答案：下定义说明、诠释说明、分类说明、比较说明、数字说明、图表说明。

8．什么是通知？根据内容和性质，通知分为几类？答案：通知是用于向部属传达上级的指示，转发公文，要求部属办理和有关单位周知或执行的事项时使用的公文。

西南大学网教2018春0146秘书与公文写作大作业答案第一篇：西南大学网教2018春0146秘书与公文写作大作业答案0146秘书与公文写作一、(一)1.“ 以供棉字（XX）第XX号报告XXX ”改为“（供棉字[xx]x号）”去掉“第”字2.标题为宋体加粗，二号字，居中3.请批示要另起一行，结束语不符合格式（二）1.落款不正确，没有发文机关名称，日期2.因由写的不简要明确（二）(1)发文字号不规范，应为错误错误[2002]错误错误号；(2)下行文不应标注签发人，应取消，发文字号居中列；(3)标题不规范，应将“印发”改为“转发”，引号应改为名号《》；(4)缺主送机关，写明收文单位名称；(5)转发同级机关公文，不应用批示语气，如“我局同意”、“所提意见切实可行”等；(6)《规定》属规范性公文，应认真执行而不应写“参照”执行；(7)附件说明不规范，应具体写明附件的标题；(8)成文日期不规范，应用汉字写全年月日，即二OO二年十月十六日，并应加盖印章；(9)主题词不规范，应表明公文的主题项：行政经费；主题词之间空一个汉字位置，不用标点符号；(10)转发公文不应再向其他机关抄送，应取消抄送机关。

二、（一）四川成都航空学院关于召开高等职业教育管理干部座谈会上午邀请函 xx院（校）：为了进一步落实江泽民同志的“三个代表”的思想，更快更好地发展我国高等职业教育，经我院研究，特邀我地区友邻院校参加我院组织的高等职业教育管理干部座谈会，交流经验，共同研究当前存在的问题，以推动我地区高等职业的教育发展。

现将有关事宜通知如下：1、参会对象：各院校派具有副高以上职称的教师，或具有教学、教育管理经验的处级干部2、xxxxxxx 附件：与会者回执单四川成都航空学院（章）x年x月x日3.关于丹霞山风景名胜区列为国家重点名胜区的请示丹霞山风景名胜区位于广东省韶关市仁化、曲江两县境内，面积186平方公里，分丹霞山、韶石山、大石山三个景区。

《行政秘书与公文写作》答案及题库一、单选题1.发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性，以下各阶段的先后排序应为( )。

A.复核→登记→印制→核发B.核稿→用印→缮印→发出C.核稿→会商→用印→缮印D.拟稿→注发→签发→发出2.有关通告的写作要求，错误的说法是( )。

A.要求写明制发通告的根据、目的与通告事项B.通告必须符合国家方针政策与法律法规的要求C.通告的内容必须广泛周知D.文字表述简明易懂，便于阅读和理解3.公文区别于其他信息记录的特点是( )。

A.传递权威信息B.书面文字材料C.具有法定权威与现行效用D.有特殊的格式、文字要求4.撰写一篇简报，一般情况下要符合下列哪点要求？( )A.要有理论深度B.一般用分条列项形式表述C.要求简明精炼，突出重点，字数一般控制在千字左右D.要求首先讲清形势，说明意义5.撰写交流信息的通知，要做到( )。

A.不必予以评论，也无需阐发意义和目的B.必须有明确的政策依据C.说明制发的意义D.侧重叙事，在叙事基础上阐明道理6.撰写公文的基本步骤之一是( )。

A.收集材料，调查研究B.观点正确，主题突出C.用语得体，简明生动D.实事求是，讲求实效7.直达式通报的表达方式侧重于( )。

A.叙事B.说明C.说理D.抒情8.行文关系根据( )确定，一般不得越级请示和报告。

A.领导指示B.职权大小C.隶属关系和职权范围D.时间急缓9.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作( ) 。

A.平件B.加急件C.特急件D.急件10.将同一份文稿印制成若干份时，每份公文的顺序编号称（）。

A.发文字号B.发文标示C.生效标示D.份数序号11.公文对结构的要求是（）。

A.完整B.生动C.突出D.简明12. “请示”可以直接交给领导者个人的是（）。

A.领导人直接交办的事项B.与领导人直接相关的事项C.重要文件D.机密文件13.将内容涉及同一地区的文件组合在一起的方法，叫（）。

A.地方特征立卷B.文件特征立卷C.通讯特征立卷D.地区特征立卷14.西安市人民政府向国务院各部委制发（主送）的公文属于（）。

秘书实务思考题及答案第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。

2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。

(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。

这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。

(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。

公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。

(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。

(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。

(6)新闻报道。

3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。

(2)内容符合法律政策。

(3)观点明确、逻辑严密。

(4)内容实在、篇幅简短。

(5)语言规范、行文得体。

4.简述文稿撰拟的一般过程。

答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。

(2)初稿的撰拟。

(3)文本的校核、检查和修改。

(4)文稿的审核、签发和定稿。

5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。

具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。

第一章作者意识1．解释下列名词。

法定作者：法定作者指写作主体是依法成立并具有法人资格的组织，这一组织必须是依法成立的，能以自己的名义发出公文、能行使相应的权利并承担相应义务的机关和法人代表。

法定作者在撰写文稿时，在内容上必须忠于法定作者的意图，在形式上必须严格遵循规范的行文格式，决不能我行我素，自行其是。

代言作者：代言作者是指以撰稿人的身份参与写作活动的作者类型。

在写作实践中，代言作者实际上存在两种形态。

一种是代言人以助手身份参与写作，如秘书代表法定作者撰写公文，代领导写讲话稿。

一种是代言人以执笔服务者的身份帮助他人完成某项写作任务，常常根据服务对象的要求，记录对方的口述内容。

如代他人起草书信、合同，撰写起诉状、答辩状等。

前一种形态属于秘书写作的范畴，后一种形态属于应用写作的范畴。

读者期待：所谓读者期待，就是在读者阅读前和阅读过程中，由于主观的和客观的、过去的和现时的诸多因素影响，形成的某种认知结构，对文章充满的某种诉求。

这种期待决定或影响着读者接受的方向和层次、接受的质量效果，也制约着作者的审美倾向、思维方式、表达语体。

撰稿者：撰稿者的称谓实际上是在与作者这个概念的比较中产生的。

撰稿者不具备文学作者“率性抒写”的自由度、灵活性，不具有法定作者的“制定、决定”的权利。

从宏观上看，秘书写作的作者实际上就是撰稿者。

当然，秘书作为撰稿者和自由撰稿者不同，秘书是固定的撰稿者，秘书的服务对象是固定的，秘书为其服务的对象写作。

2．简述秘书写作与目标管理的关系。

答：目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。

目标管理认为：管理者应该通过目标对下级进行管理，组织最高层管理者确定了组织目标后，必须对其进行有效分解，转变成各个部门以及各个人的分目标，管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。

通常，秘书机构、秘书组织、秘书职业都是为了实现组织的管理目标才设立的，秘书工作及秘书写作是组织宏观管理目标的具体分解或转化环节。

《秘书学概论》复习思考题参考答案以下按照教材章节的顺序及各章复习思考题的顺序，根据教材内容给出问题的参考答案要点。

这些问题理论性较强，不要求学生死记硬背，而是应该融会理解，逐渐加深对秘书职业、秘书工作的认识。

第1章绪论1．要点：（1）服务领导直接化（2）业务知识专门化（3）工作效益间接化（4）秘书工作职业化（5）资格认定制度化（6）秘书人员女性化（7）从业人数扩大化2．要点：（1）对秘书学基本理论的研究（2）对秘书人员的研究（3）对秘书具体业务的研究（4）对秘书专业技术的研究（5）对中外秘书史的研究（6）研究秘书学与相邻学科的关系的研究3．（1）领导科学是以领导活动为研究对象，探讨领导活动的特点和领导活动产生、变化、发展规律的科学。

它主要是研究领导与被领导之间的关系变化规律，领导如何决策的规律，领导机构的设置、运转、科学化和用人规律，科学的领导方法和领导作风等。

秘书工作历来在领导工作中占有重要地位，虽然领导与秘书的关系是领导与被领导的关系，但秘书的基本职责是领导的参谋与助手，处在一种辅助领导工作的特殊位置上，秘书工作的好坏会直接影响到领导活动的效果。

领导科学与秘书学在研究对象上既不能相互替代，但却又有着许多不可分割的联系。

也就是说，秘书工作不能离开领导工作而独立存在，与领导科学的结合无疑能够更好地促进秘书学研究的发展。

（2）文书学是研究文书的形成与运行规律的科学。

档案学是研究档案的形成与运行规律的科学。

文书学与档案学是两个关系极为密切的学科，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，二者的研究对象是同一事物的不同阶段，最后在文书立卷过程中达到有机结合。

而通过文书处理和档案管理来为领导服务正是秘书工作的重要内容，同文书与档案打交道也是秘书人员的基本技能。

因此研究秘书学也同样离不开文书学、档案学。

秘书学可以借鉴文书学、档案学中关于文书的立卷存档、鉴定保护、整理利用等一整套的理论和方法来研究秘书资料的收集和整理；反过来秘书工作中文书处理质量的提高，又会给文书档案工作带来很大方如便利。