第一讲秘书角色认知与职业素养一、文秘工作的基本特征（一）秘书的涵义1、职业名称：秘书2、职业定义：从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。
3、职业等级：本职业共设三个等级，分别为初级（国家职业资格五级）、中级（国家职业资格四级）、高级（国家职业资格三级）。
4、职业环境：室内、常温。
5、职业能力特征：具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等。
6、基本文化程度：高中毕业。
（二）秘书的分类1、以经济支取和服务对象来划分有公务秘书和私人秘书。
（公务秘书包括党政秘书、部队秘书、企事业秘书、科技秘书和专为高级领导人服务的秘书；所谓私人秘书则大致又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、民办企业秘书、民办团体秘书、专业户、个体户秘书及其他个人聘用的秘书等。
）2、以工作性质和工作内容来划分有行政秘书、文字秘书、机要秘书、信访秘书、会议秘书、事务生活秘书、外文翻译秘书、各类专业技术秘书及驻外使馆秘书等。
3、以所属行业来划分有党政秘书、企业秘书、文教秘书、新闻秘书、医学秘书等。
4、以自身特长来划分有参谋智囊型秘书、办事精明型秘书、公共关系型秘书、技术能手型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。
（三）国际上商务秘书工作的特点当前国际上秘书工作有四个特点——职业化（门类众多、具有广泛前途）——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科四句顺口溜：——秘书工作职业化——办公设备自动化——秘书人员知识化——学科研究独立化（四）秘书工作的基本特征一、机要性与群众性相统一二、综合性与专业性相统一三、事务性与思想性相统一四、被动性与主动性相统一五、经常性与突击性相统一二、秘书人员的重要价值和作用（一）秘书人员的助手作用（二）秘书人员的参谋作用提供依据 出谋划（三）秘书人员的桥梁作用（四）秘书人员的窗口作用——有什么样的领导就有什么样的秘书三、秘书人员的自我角色定位（一）秘书人员的角色认知秘书人员常扮演的六种角色：秘书角色的重要意识——心理意识A、主动工作意识B、参谋助手意识C、乐于奉献意识——行为意识A、服从意识B、服务意识C、保密意识（二）秘书角色与领导角色与领导相处的基本原则——思想一致原则——知识互补原则——相互信任原则——相互适应原则——人格平等原则——维护团结原则（三）容易出现的误区主观态度上的问题——服从和服务意识淡薄——没有敬业精神，工作态度不佳——保密意识差，导致泄密事件——向上错位，擅作主张客观能力上的问题——专业技能水平差——各类知识较浅薄——概念、判断、概括能力差四、秘书性格和心理素质修养（一）秘书人员素养能力构成（二）秘书人员的职业素养（三）秘书人员的职业性格（四）优秀秘书人员的性格塑造五、秘书情感和意志力修养（一）情感修养注意三个方面1、内向与外向的结合——外向型的优点：A、开朗活泼B、敏锐大胆C、善于交际——内向型的优点：A、沉着B、冷静C、谨慎D、细心E、稳健F、持重2、热情与沉稳的结合3、宽广与容忍（二）秘书人员的意志力修养（三）秘书人员的作风修养一、积极主动的作风二、雷厉风行的作风三、准确细致的作风四、勤奋刻苦的作风五、团结互助的作风六、有条不紊的工作作风人际交往作风——文明礼貌——谦虚谨慎——不卑不亢生活作风——先公后私——勤俭戒奢——人格高尚六、个人职业道德品质修养（一）秘书人员的重要品质传统道德的延伸中华民族的道德修养观——修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质——有社会责任感——对领导和团队忠心耿耿——有敬业精神——有认真的工作态度——有任劳任怨的胸怀（二）提高秘书人员素质的途径组织途径——优化组织氛围——提供成长机会——加强工作领导个人途径——勤于学习，完善知识结构——巧于思考，强化认识能力——善于修养，优化心理素质——勇于实践，不断总结提高第二讲秘书人员的专业技能（上）一、秘书人员的知识结构（一）不同层次秘书人员技能程度分析（二）秘书人员应掌握的各学科知识专业知识：秘书业务知识——秘书学知识——秘书写作知识——文书档案知识——调研、会务、人际关系等知识——所在工作部门岗位的专业知识基础知识——政治哲学类——语言文学类——数学统计类——历史地理类——法律知识类相关的辅助知识——管理知识——外语知识——地方志知识——导游和礼宾接待知识（三）高级秘书人员的综合素质优秀——对高级秘书人员的评价优秀的八点表现（四）不同层次秘书的基本知识技能初级秘书的替身作用——人手型：代替的是哪一部分？——内容及特点A、日常事务性工作B、服务性工作内容C、动手而无需动脑D、简单重复又耗时——价值在哪里？人物替身人才替心人手替脑初级秘书应知应会与操作技术——OA：办公自动化系统应用A、计算机操作：打字、制表B、网络应用：互联网与局域网C、数据库（各类资讯）——其它办公设备设施使用——接待人员与电话管理中级文秘人员的知识技能——具备初级文秘人员的基础——有较好的文字处理能力，能起草一般性文件——有较好的沟通协调能力A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷B、能外部公共关系协调——艺术气质，能主持一定的文艺活动——计算机熟练，英语优秀——摄影、驾驶等高级文秘人员的知识技能——具备初、中级文秘人员的基础——有良好的文字处理能力，能策划大型文案——有良好的沟通协调能力，授权：A、代表领导裁决内部人际事务B、代表领导出席外务活动（演讲、发言）——艺术气质，能主持大型商务、文化活动——计算机熟练，多种外语——有一定的概念、判断、决策能力（助手）二、秘书人员事务处理技能（一）什么是秘书的办事能力秘书人员有效地处理各种日常事务的本领——文书事务——会议事务——值班事务——接待事务——电话事务——生活管理事务——领导交办的其他事务（二）什么是良好的办事能力注意事项——要明白职权范围，不越权，讲实效——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急——要善于交往，能同各种人打交道——要掌握挡驾艺术，设法减轻领导者的负担（三）事务处理中的关键点理：事务本身的内在逻辑性——技术层面的原理——哲学层面的哲理——人际关系中的做人的道理情与法：——情理与法理——注重平时感情的积累——心中的法制观念——大事讲原则，小事讲团结（四）会务处理与会议分类1、党政机关的会议2、学术团体的会议3、民间组织的会议4、企业常有的会议一、按照举办单位划分1、公司类会议;2、社团协会类会议;3、其他组织会议二、按会议规模划分1、小型会议；2、中型会议；3、大型会议；4、特大型会议三、按照会议活动特征划分1、商务型会议；2、政治性会议；3、展销会议；4、文化交流会议；5、度假型会议；6、专业学术会议； 7、年会；8、专业会议；9、代表会议；10、论坛（五）会务处理的流程明确会议目的（凡事皆有因）作好充分准备（预则立，不预则废）——通知、会议资料、会场布置、发言人等人员要有限制（会议的保秘范围）会场强调纪律（严肃性/领导带头/会风）会中充分讨论（畅所欲言）会议要有决议（记录/纪要/归档）三、口头表达能力的培养（一）语言的基本常识语言概念——人类交流沟通信息的基本工具语言分类——口语、书面语、体态语口语——交流沟通信息的工具之一——最普及、最重要、最常用口语的基本特征——声音传递、时间性、临场感、情感性（二）口语表达能力训练基础前提——丰富的知识基础——天生一副好嗓子——心态与心理素质客观机遇——职业型机遇——名师指导机遇——其它偶发性机遇没有机遇创造机遇——认识口头表达力的重要价值——主观上有强烈的训练欲望——通过一定的方法总可以达到目的有目的和有计划地进行口语训练——训练内容A、知识的丰富性积累Ｂ、思维的逻辑性培养Ｃ、表达的技巧性训练Ｄ、心理素质培养（三）口语训练的原则表达的准确性(遣词造句)意思的完整性(表达明白)语言的内装饰性——丰富、形象和生动语言的外装饰性——标准的普通话——声音洪亮有质感——语音、语调的美感——注意口语与书面语的区别（四）口语训练的操作养成每天朗读的习惯——当天的报纸、最近的杂志——随便一本你喜欢的书——早晚各半小时注意事项——用标准的普通话朗诵——打开喉咙，扩大口腔空间——慢速、中速、快速递进——尽可能最大声，录音回放找差距四、文字组织能力的培养（一）书面语言诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）（二）书面语诞生的价值跨越时空，永久保存 记载历史，传承文化（三）中国文字的特点字、词、句与篇章卷册——音、形、义——与拚音文字的区别（四）文字组织能力的体现（文艺作品、应用文）（五）如何培养文字组织能力1、底、天份、机遇2、爱好、勤奋、行动五、企业公文的类型与应用（一）企业公文的概念及作用1、概念——是将企业领导管理思想和意图，通过文字表达，形成公文文稿的过程2、公文的作用——规范标准作用——领导指挥作用——广告宣传作用——沟通信息作用——凭证记载作用（二）公文的类型及格式《党政机关公文处理条例》，规定现行公文共15种：——命令（令）、决定、决议、议案、公报——公告、通告、通知、通报——报告、请示、批复——函、纪要、意见（三）公文撰写的基本要求一般写作要求——主题明确、结构严谨、层次清楚、文字流畅特殊的要求一、要符合企业制度规范和发展战略二、要准确地反映客观实际情况三、要恰当地体现企业领导的意图四、要抓住主要矛盾，突出重点五、要符合规定格式，使用惯用语六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确第三讲秘书人员的专业技能（下）一、企业文秘档案的管理（一）档案工作的内容和原则档案工作的内容——档案的收集——档案的整理——档案的鉴定——档案的保管——统计和提供利用档案工作的基本原则——集中统一——维护档案的完整与安全——便于各项工作的利用（二）企业档案的分类与管理分类——人力资源档案（员工资料、人才数据库）——行政文秘档案（行政文件、制度规范、公司发展历史记录）——财务档案（帐务、票据、金融）——技术档案（工艺设计图纸、新技术开发等）——产品档案（生产系统的其它文件）——市场客户档案（供应商、销售商、直接用户）管理（机构、制度、人员，分类、清理、用活档案）二、知识经济时代的信息处理（一）概念——信息是客观事物的特征和变化的最新反映，包括自然信息和社会信息主要特征（客观性、新颖性、系统性）（二）信息在秘书工作中的作用辅助领导科学决策必须依靠信息正常管理必须依靠信息业务工作更离不开信息（技术、生产、市场）（三）企业信息的分类（四）秘书信息工作的原则和基本要求工作原则——追踪原则、超前原则、选优原则秘书信息工作的基本要求——准确、及时、全面、适用（五）信息资料的收集和处理——整理加工、储存、传递（六）建立信息收集的规章制度（七）信息整料的贮存和传递信息资料的科学贮存——分类、著录、建立贮存检索系统、保管信息资料的传递——基本要求是“多、快、好、省”——信息资料传递的基本方式A、单向传递B、双向传递C、反馈传递——电讯传递、新闻、邮路、面授或直接送达三、秘书人员时间管理技巧（一）时间的基本特性（二）什么是时间管理概念——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
