全宗卷整理规则

全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。

全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。

二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。

全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。

以便于保管和利用。

三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。

1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。

㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。

（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。

（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。

全宗卷编制方案一、档号编制规则全宗卷档号结构为：全宗号-全宗卷门类代码·文件类型代码-案卷号，结构示例如下：件号二级类目（文件类型全宗指南）一级类目（全宗卷门类代码）全宗号全宗卷门类代码：QZ二级分类设置档案管理制度，与档案密切相关的保密管理制度各细分门类档案管理、子公司档案管理、境外档案管理、产权变动档案处置等制度档案接收和征集工作的办法和标准分类方案，保管期限表和归档范围表保管期限鉴定，开放鉴定，档案分级鉴定，销毁鉴定等工作制度，方案和标准档案鉴定工作形成的报告、请示及批复鉴定小组名单档案鉴定和销毁所形成的目录（清册）等档案保管工作制度，档案安全检查，档案破损情况调查与修复，重点档案保护，保管情况分析和工作总结报告档案利用制度电子档案管理、归档制度二、全宗卷整理细则全宗卷归档范围与各类档案归档范围重合的，一般应在各类档案中保存原件，在全宗卷中保存复印件或数字化副本，有原生电子文件且符合 电子档案单套管理一般要求》的，可在全宗卷中仅保存电子文件。

全宗卷保管期限为永久。

文件材料以件为单位进行装订、编页。

应在纸质文件材料件皮右上角空白处打印档号 （注意，不盖档号章，直接每份文件材料打印件皮，件皮采用牛皮纸，右上角打印档号）。

全宗卷搜集文件材料需按分类号顺序排列，同一分类号下按形成时间顺序排列。

不同分类号档案不可装入同一档案盒，档案盒规制采用3、4cm盒。

1注意，不是检索工具本身，而是检索工具编制的情况。

新增文件材料插入相关分类，向后接续排列，新材料取代旧材料的应备注新版本替代旧版本的名称及时间。

全宗卷项目级录入应至少包含以下项目：全宗号、全宗卷题名、备注全宗卷件级目录应至少包含以下项目：全宗号、全宗名称、门类代码、分类号、分类名称、件号、档号、年度、保管期限、文件题名、文件编号、责任者、日期、密级、页数、载体形式、数据来源、归档人、归档部门、互见号、备注、盒号、库位号、托管箱号、锁号三、相应附件（一）档案盒侧脊式样（二）卷盒封面全宗卷卷盒封面（三）文件目录备考表全宗卷文件目录类目名称：备 考 表。

全宗卷整理步骤一、全宗卷的分类与编目1.对全宗卷进行分类：按照文件性质、时间、部门等方式对全宗卷进行分类。

2.为每个类别制定编号：为每个类别的全宗卷制定唯一的编号，以便于后续管理和查询。

3.编制全宗卷目录：详细记录每个全宗卷的编号、名称、形成时间、数量等信息。

二、卷宗内文件的整理与编号1.对每个卷宗内的文件进行整理：按照文件的重要程度、时间顺序、相关性等因素进行整理。

2.对文件进行编号：为每个文件制定唯一的编号，以便于后续查询和管理。

3.编制文件目录：记录每个文件的编号、名称、形成时间、位置等信息。

三、文件资料的装订与归档1.对文件进行装订：按照一定的方式对文件进行装订，以便于保存和查阅。

2.文件归档：将装订好的文件按照全宗卷的分类和编号进行归档。

四、跨年度资料的累积和统计1.跨年度资料的累积：对每年度的资料进行整理和累积，以便于后续查询和分析。

2.资料统计：对全宗卷和文件资料进行统计，了解各类别的数量和分布情况。

五、定期进行的全宗卷检查与维护1.检查全宗卷的完整性：定期检查全宗卷的完整性，如有缺失或损坏应及时补充或修复。

2.更新全宗卷目录：定期更新全宗卷目录，以便于查询和管理。

3.维护全宗卷管理规范：根据实际情况及时调整全宗卷管理规范，以保证其适用性。

六、数字化备份和存储管理1.对全宗卷进行数字化备份：将全宗卷转化为电子格式，并备份在安全可靠的存储设备中。

2.存储管理：建立有效的存储管理体系，确保数字化全宗卷的安全性和可用性。

七、归档信息系统的开发和利用1.系统需求分析：了解全宗卷管理的业务流程和需求，分析系统需要具备的功能和特性。

2.系统设计：根据需求分析结果，设计归档信息系统的架构、功能模块和界面。

3.系统开发与实施：开发并实施归档信息系统，实现全宗卷的自动化管理和流程优化。

4.系统测试与维护：在系统开发完成后进行严格的测试，确保系统的稳定性和可靠性，并进行持续的维护和升级。

5.用户培训与支持：为用户提供培训和技术支持，确保用户能够正确、有效地使用归档信息系统。

全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

本标准适用于各级各类档案馆和档案室。

2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。

3.3全宗属类fonds category馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。

档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。

4全宗卷编制原则4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。