1.0目的确保工作现场获得且仅存有效版本的文件和资料。
4.0适用范围适用于质量/职业健康安全管理体系的文件(管理手册、程序文件、作业文件)、外来文件等。
5.0职责5.1总经理负责本公司质量/职业健康安全管理体系文件的审批。
5.2管理者代表负责本公司质量/职业健康安全管理体系文件的策划、审核。
5.3各部负责本部质量/职业健康安全管理体系文件的建立。
5.4行政部文控中心负责质量/职业健康安全管理体系文件、外来文件的管理。
6.0作业程序6.1质量/职业健康安全管理体系文件控制6.1.1质量/职业健康安全管理体系文件的编制与审批6.1.1.1管理手册、程序文件由管理者代表组织ISO小组编制经总经理批准后执行，要求程序文件具有可操作性和有效性。
6.1.1.2作业文件由使用部门编制，报主管领导批准后方可实施，作业文件内容要准确、可行，符合相关标准。
6.1.2文件和资料的定期审核6.1.2.1管理手册、程序文件的审核由管理者代表负责，第一年内半年审核一次，从第二年开始每年审核一次。
6.1.2.2作业文件各部门负责人每年审核一次。
6.1.2.3若有特殊情况可以增加审核次数。
6.1.3文件和资料的更改6.1.3.1在执行过程中发现文件不适当时可以随时对文件进行修改，当更改某个文件涉及其它相关部门文件时，须与相关部门进行讨论，必要时，由相关各部门予以协调后更改相关文件，并填写《文件更改记录》。
文件更改后的审批，必须按本程序规定的文件审批要求执行。
6.1.3.2当某个文件和资料累计更改部分少于三行时，可采用手写更改，手写更改必须由各类文件规定的主管以上人员予以审批。
6.1.3.3管理手册、程序文件的更改由行政部文控中心执行登记、换页、增页或减页等具体工作，其他各类文件和资料的更改由各负责编制文件的责任部门的文员负责执行登记、换页、增页或减页等工作，文件的更改须保证所有文件持有者得到及时有效的更改。
6.1.4文件和资料版本更换6.1.4.1管理手册、程序文件等可采用活页装订以便换页或部分更换。
更改记录1目的对质量管理体系文件进行控制，确保各相关场所得到文件的有效版本。
2范围适用于质量管理体系所有文件的控制。
3职责总经理负责质量手册的批准、发布；人事部负责所有质量管理体系文件的管理；各部门负责本部门质量体系文件和质量记录格式的编制。
4 程序（工作流程详见第6页）4.1文件的编号规则4.1.1质量体系文件的编号（详见文件编号规则）4.2文件的编制、审核、批准4.2.1质量手册由人事部组织有关人员编写，总经理审核批准，人事部负责发放、登记。
4.2.2程序文件由各部门相关部门人员编写，总经理审核批准。
4.2.3管理性三层文件由责任部门编制，总经理审批；4.2.4技术文件由工程技术部编制，总经理审批；4.2.5质量记录的编制执行《质量记录控制程序》。
4.2.6文件的编制、审核、批准由相应的人签字。
不得代签。
4.2.7所有文件在发布前要经评审后才能发布。
4.3文件的归档4.3.1人事部将编好号、签字批准后的文件列入《受控文件清单》。
受控文件的类别有：a质量手册、质量体系程序；b手册和程序的支持性文件；c作业指导书、检验指导书等技术类文件；d企业法规、行业标准、管理标准、顾客提供的技术、质量、管理资料等外来文件。
4.3.2文件的原稿归档，在原稿的文件夹或档案袋上做好标识，原稿文件封面不盖“受控文件”印章，也不能分发。
4.4文件的发放回收4.4.1文件分发范围规定4.4.2人事部根据使用需要复制文件，做好受控状态、分发号等标识，填写《文件发放（回收）记录表》。
4.4.3人事部将文件发放给相应的使用人员，发放时，要求领用人在《文件发放（回收）记录表》上签字。
4.4.4人事部应及时收回原有失效文件，并在《文件发放（回收）记录表》回收栏内做好记录。
4.5文件的受控本公司的文件分“受控”和“非受控”两类。
受控文件主要是指与质量管理体系运行密切相关、在公司内部使用的文件。
主要控制文件的编制、发放、修改、收回、作废等；所有受控文件发放时应在其封面或首页面加盖“受控文件”印章，并在封面注明分发号。
1 目的确保各部门使用的管理体系文件为最新有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，记录文件和资料能得到有效保存。
对记录进行标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理实施控制，确保记录的有效性和完整性，以证明管理体系的有效运行。
2 范围适用于对本公司体系文件、管理性文件、技术资料（包括外来资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。
3 职责文件应进行审批和控制，其审批权限和职责如下表注：1.控制的内容包括：标识、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等。
2.外来文件中的法律、法规的识别与控制见《法律法规识别控制程序》4工作程序4.1文件的识别4.1 文件分类：4.1.1 文件依性质不同分为:四层体系文件第一层为管理手册；第二层为程序文件；第三层为作业文件（规定了各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定及技术文件等）和外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本公司相关方送阅的文件等。
）；第四层为质量记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）。
4.1.2文件的代号如下：a)管理手册 SZSH01b)程序文件 SZSH02c)其它管理体系文件ＸＸＸ───ＸＸ───ＸＸＸ│ │ │ ││ │ │ └─文件序号│ │ ││ │ └─版本号（自然数）│ └─文件类型（作业指导书/操作规程Ｚ、岗位职责G、标准B 等）└─部门代号d) 技术文件按相关产品技术标准执行，有批准及行政文号的管理性文件可不编号。
4.1.3 文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类。
公司现场使用的文本均为受控文件，加盖“受控”印章，上述d)类文件不加受控标识，控制的内容为文件的发放、更改、作废等。
受控文件是指与管理体系运行紧密相关，受更改控制的有效文件；非受控文件是指不受更改控制的文件。
对与质量管理体系所要求的文件进行有效控制，确保工作场所使用有效文件。
2.0适用范围适用于与质量管理体系有关的自编及外来文件的管理控制。
3.1 职责3.1 总经理负责本公司质量方针及质量目标、质量手册、程序文件的批准和外来文件采用的批准。
3.2 管理者代表负责本公司质量手册、程序文件的审核。
3.3 各部门负责本部门文件的编写、审核。
3.4 行政部负责本公司自编文件与外来文件的管理工作。
负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.2 工作程序4.1 文件的分类及编号4.1.1 文件和资料分为：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、工作文件（包括外来文件）和记录\表格。
4.1.2 文件的编号本公司《质量手册》《程序文件》的编号采用如下格式：4.2 文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织文件编写小组进行编写。
4.2.2 作业指导书、操作规程、规章制度和记录\表格由该文件的使用部门编写。
4.2.3 外来文件（如法律法规、各类标准、）由行政部或使用部门收集。
4.3 文件的审批4.3.1 质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2 工作流程、规章制度和记录表格由总经理审批。
4.3.3 外来文件是否采用由总经理批准。
1.1.1 本公司质量管理体系文件均应有编号及修订状态标识，修订状态表示为“版/次”。
文件原始状号为0,修改次数依次表示为123•.…，原始版本号为A/0,换版依次为A/1、A/2、A/3…。
442质量管理体系文件分“受控文件”和“非受控”版本。
443受控文件应加盖“受控”印章，非受控文件不作此标识，发放的受控文件应编写分发号。
1.1.4 作废文件应加盖“作废文件”印章，对某种原因需保留任何已作废的文件，都应注明“保留”标识。
1.1.5 外来文件标明“外来文件”字样。
4.5 文件的发放4.5.1 行政部根据实际需要，确定受控文件的发放范围，经审批后发放。
4.5.2 行政部负责文件的发放登记，领用人应签字，发放的文件应加盖受控印章并编写分发号。
