会议前的筹备工作PPT幻灯片共24页文档

2. 综合部协助业务牵头部门做好汇报单位 的次序编排、汇报形式预演、汇报样品的准 备、汇报材料预审等工作；
会务注意事项
3、 会务组会议开始前迎接专家、主要领导到达会场； 4、 文秘组负责会议内容的声像、书面记录工作；
5、 会务组提前到达会场进行设备调试，并负责会间服 务、汇报单位设备连接、应急事项的处理等工作；
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席桌摆放物品
1. 主持词、主要领导发言材料； 2. 会议议程； 3. 汇报材料（由汇报单位准备，文秘组负责派发）； 4. 专家评审意见表；
5. 专家用记录纸笔（A4打印纸、黑色中性笔）； 6. 席签； 话筒； 7. 激光笔； 8. 茶水、果盘（果盘可根据会议规格与领导指示进行准备）。
会务、文秘使用物品
五、 会后用餐
（如无特殊要求，按照公司日常接待标准）
会议议程模板
席签摆放：如下图示（可根据实际情况进行调整）
与会领导
与会专家
汇报席
4
2
1
3
5
10
主 屏
10 8
6
4
2
1
3
5
7
9
幕
与会领导
02
会务筹备方案
Template and preparation of the agenda of the meeting Nhomakorabea202X
Template and preparation of the agenda of the meeting
演讲人：XXX
LOGO
目 录
contents
01 会议议程模板
Template for the agenda
02 会务筹备方案
Meeting preparation plan

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第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
会议将讨论研究中消协2010年工作要点；讨论 研究2010年年主题；开展“树立XXXX观，开创消协 新局面”讨论情况交流。
各项会议活动环节可自拟。 如何根据工作需要，设置必要的工作机构？各
工作机构（工作小组）的任务是什么？
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第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工 四、确定会议对外公布的联络人
设立会务秘书组的小型会议，会务秘书部门负责人一般称 为秘书组长和副组长，下设若干名秘书分管各项会务工作。有 的党政机关、企事业单位中的小型会议，常常由办公室或领导 指定一名秘书负责会务工作，这名秘书的身份、称呼与平时一 样。
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第一节 成立会务工作机构
一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工
第四章 会议筹备工作
第一节 成立会务工作机构 第二节 制订会议工作计划 第三节 会议印刷品 第四节 场地与布置 第五节 会场座次安排 第六节 餐饮 第七节 住宿 第八节 交通 第九节 其它活动安排 第十节 会议预先注册 第十一节 全面会前检查
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第四章 会议筹备工作
举办会议的整个过程可以分为四个阶段： 申办阶段、筹备阶段、举行阶段和善后阶段。
通讯地址和收件人 电子邮件 会议网页 电话 传真
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第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
根据会议预期达到的目的与目标，拟定详细的会议 工作计划，对会议基本要素予以书面安排。
1确定会议名称。 2会议目的 3确定议题。 4确定与会人员。 5确定时间地点。 6确定会议通知内容，及跟进落实程序与要求。 7会场布置要求。 8会议文件资料种类、内容、要求。

3、上下场音乐（以节奏强烈音乐为主，比如：世界杯、进行曲）
4、4中、场4中4、、音场中音乐场乐音（（乐以（以舒以舒缓舒缓缓、、、轻轻轻柔柔柔音音音乐乐为为为主主主，，，比比比如如小如小提小提琴提曲琴琴、曲钢曲、琴钢、曲琴钢））曲琴）曲）
5、颁55、、奖颁颁音奖奖乐音音（乐以（喜以喜庆庆欢欢快快音音乐乐为为主主，，比比如如：：民民乐乐喜喜洋洋洋、洋万、宝万路宝进路行行进曲曲行））曲）
1.假设你的那位老总姓周。 2.打通后说您好周总！先简单介绍下 自己，比如说我是XX公司XX部门的
某某 3.然后说出由谁或者是哪个部门发起 的会议，参加会议的部门和人员及时
间 4.以上事项说完后你就完成一大半了， 然后等候周总回答，根据他的要求和 回答，你得做好相关记录，后面如果 还有对话那你就临场发挥，最后说再 见，祝您工作愉快，或其它的祝福语。
会议前通知事宜
早：即发通知要有适当的提前时间，以便于参加者有所准备； 细：指通知的内容要具体、详细，便于参会者赴会。
规范规：范即：通即通知知格格式式要要规规范范，，要做要到做庄重到严庄肃重，行严文肃规，则。行文规则。
小提示：对距离远的会议参加者，有关住宿和差旅费报销等问题应该一并写明。
会议前电话通知
会场的布置
会
马马蹄蹄形形
场
座 位
圆凹桌字形形
马蹄形式--U字形可能是最普遍 的形式。这种形式需要三张或三
格
张以上的桌子排成U字形，主持
局
回正字方形形
人坐在离U字型一端稍远的第四
类
张桌子。
型
长长方方形形
会场的布置
与
会
者
按职务高低顺序
座
位
按姓氏笔画排列
排

❖ 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前 的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最容易 被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工 作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟 踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以 及安排下次做汇报的人选等。
花饰）
7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）
11 服务员指导工作 12 会间摆放（点心、水果） 13 PPT提示，指引牌提示 14 娱乐保龄、游泳、台球、OK、网球 15 会议通知
16 预算申批、借支票
17 会务通知
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用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊 要求）
18 购买用品、水果
9
车辆安排（时间表、用车人、接机、机动 用车）
19 房间安排
责任人 核查
10 借还设备 投影机、投影幕、插线板、无线麦 剪刀、订书机、笔记本 电子白板 激光笔、白板笔、白板擦
20 接听电话、安排事情
21 文件发送、传递信息、会场应急 22 会后结帐 23 设备整理 24 费用报销
照相机、摄像机、打印机
25 会务总结
（二）各阶段准备工作的主要内容
思考：如何筹备一次会议？
❖ 一、拟定会议计划 ❖ （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、
时间、地点、参与人员等。 ❖ （二）成立会务工作机构，如有必要可对工
作人员进行分组。 ❖ （三）制订会议预算
❖
❖ 二、拟定会议议程、日程与程序
❖ 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导 和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言； 参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
一、会议准备工作的内容
❖ （一）总体思路 ❖ 1.估算工作量 ❖ 2.调配资源 ❖ 3.明确职责 ❖ 4.落实重点 ❖ 5.会前综合检查

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1.秘书长
• 秘书长的设置分为两种情况： • 一种是会展组织的常设性秘书长； • 另一种是临时性、单一性会展活动秘书
长。
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• （1）秘书长的职责 • 1）在筹备阶段，协助会展筹备工作领导机构负责人（组委会或筹
委会主任、理事长等）开展工作，执行筹备机构的各项决定和决 议。 • 2）根据会展筹备工作领导机构的授权，审查批准会展活动的各项 具体预案，并组织落实、检查指导和统筹协调。 • 3）向会展筹备工作领导机构及时汇报筹备工作的进展情况，指出 存在的问题，并提出改进措施。 • 4）法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后，主持召开第一次 主席团会议，选举或协商产生主席团常务主席和执行主席。 • 5）领导秘书处处理会展活动举办期间的日常工作，签发各种文件 。 • 6）负责领导会展的善后工作。
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一、政治方面
• 1. 拥护政府、爱岗敬业 • 2. 服从组织、服从领导 • 3. 遵守法律、服从政令
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二、业务方面
• 1. 遵守纪律、熟悉政策 • 2. 钻研业务、熟悉工作 • 3. 应用现代科技，提高业务技能 • 4. 认真负责、体贴入微 • 5. 遵守各项规章制度 • （1）请示报告制度 ； • （2）岗位值班制度 ； • （3）领款、领物制度； • （4）设备、设施使用维护制度 ； • （5）安全保卫制度； • （6）保密制度
和展览的领导机构的意图，实施策划、
组织、协调、落实各项具体事务的工作
人员。
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第四节 会展服务人员的素质要 求
• 会展服务人员的素质高低关系到与会者 或参展商对会展的评价，其在岗位期间 的言行举止、业务熟练程度、思想道德 水平等是会展活动成功的重要保证。为 使会展服务人员有据可依、有章可循、 有要求可自律，以下从政治、业务、语 言举止、交际、保密、外事等方面对会 展服务人员的素质要求作一介绍。

( 2 ）选择与会者中关键人物最佳的时间开会， 以保证这些关键人物集中精力开好会议。
( 3 ）避免会议召开期间与企业重要的经营活 动冲突，或者避免打扰企业的正常运行。
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确定与会人员
合理确定与会人员，应根据会议性质、议 题、任务，确定出席会议人员的范围、资 格、条件等，与会人员一般包括主持人、 记录员、来宾、会议代表、列席代表听众 等。对出席会议的人数要有精确的统计， 以便做好其他准各工作。
关系； ( 2 ）与会者同会后的行动是否有直接相关； ( 3 ）与会者在中心议题方面是否具有专门的知识与经 验，是否能有助于议题的深化； ( 4 ）与会者是否有能力或者有权利形成一项决议； ( 5 ）与会者是否多余或者可有可无； ( 6 ）与会者是否能全身心的投入会议；与会者能否妨 碍会议总体成效；是否造成对他人的心理压力，影响其 他人发言的质量。 一般情况下，人数越多，与会者的参与意识就越弱，人 数多于20 人，就应该设法分组讨论或设分会场。
( 3 ）附属设施齐全桌椅、照明、音响、通风、网络、 通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、 供电、交通等均要考虑。
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确定会议议程
会议议程是对已确定的议题列出发言或讨 论的先后顺序。议程应当简明概略，并冠 以序号将其清晰地表达出来。
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案例：会议议程
XX会议议程
序号
程序
主持人
1
签到
秘书
如果秘书人员工作不细心，就会给领导造 成工作上的被动，不信你看：
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案例二 漏了技术干部
某集团军传达中央工作会议精神，要求 传达到师以上千部。会议刚结束，就有几 位老干部接二连三地打电话找军政委，问 为什么不让他们参加会议，有的老干部还 发起了牢骚，搞得军政委很窝火，还得一 个劲地在电话里做检讨。放下电话一查， 原来秘书处在通知参加会议名单中，忘记 了这几位享受副师级待遇的技术干部。

会议专题组织
目录
一、 会前筹备 1·会议准备资料 2·会议通知 3·会议议程安排 4·会场布置 5·现场安排 二、会中进行和管理 1·会议记录 2·会议服务 3·会议控制 4·其他 三、会后整理
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立工作团队组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
宣传策划组
（4）应考虑有无停车场。
（5）场地租借的成本必须合理。
六 会场检查
答案
1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人 员名额？
2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设 施、入场人员身份等）
7、其他
见会议检查表（EXCEL）
会议台形的布置－中小形会议座次
根据会议的类型，安排选择会议的台形：
会议台形选择－较大型会场
大、小方型台型适合：大型代表会 议、纪念性会议、布置工作会议
1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如 相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会 议总结工作。 2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)， 否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。 3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内 容）。 4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制 作）。 5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅 子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反 映出服务细节的水平。
谢谢！
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量 将会议时段安排在正常工作时段内，如9：0011:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或 者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐 宿问题。
（四）会场布置

1、讲台 2、揭幕架 3、会标 4、会徽 5、旗帜 6、天幕、台布与花卉 7、后台
主席台的台侧与后台，应设为在主席台就座领 导和与会者的休息室，以便于他们候会，并尽可能在 后台排好上台入座次序，以免造成混乱。
有时会议也许发生了一些小故障，后台还可以让 有关人员作商量对策，排除困难之用。
主席团成员开会，也可利用后台休息室。
1×6原则规定人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度 的一倍，最远不能超过屏幕宽度的六倍。
（3）音响设备
一般会场面积小于50平方米时可以不使用 音响设备。
当音响设备和放映设备一起使用时，音响 和屏幕应放在同一地点。研究表明，当声音和 图像来自同一方向时，容易增加人们的理解程 度。
（4）彩电、VCD/DVD机 （5）录像机
四、会场环境装饰 1、会场背景的装饰 2、色调的选择
红色、粉色、黄色、橙色等色调比较亮丽明快，可以 表现出热烈、辉煌的气氛，使人感到兴奋，因此比较适合 于庆典性会议。
天蓝、绿、米黄等色调庄重、典雅，比较适合于严肃 的工作会议。
中空圆形
中空多边形
4、中空椭圆（长方）形
中空椭圆（长方）形：
这种布置是将主席台与与会者桌子连接在一 起，形成椭圆形或长方形，中间留有空隙，椅 子只安排在桌子外侧。中间空隙处可以摆放花 草装饰。这种布置形式体现出主次之分。
中空椭圆形
5、董事会长方（椭圆）桌形
董事会长方（椭圆）桌形：
特点是两排桌子合并形成一列，铺上桌布 ，下垂长度较随意，也是适合于各种小型会议 。与会者之间距离比较近，可用于召开董事会 、高级经理人会议等。
许多会议室都采用优质的木质桌和豪华的 经理椅，布置成永久性会议室布局。
6、U形（马蹄铁形）

会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
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二、会议中
（一）会议记录 1、安排好专职的会议记录员，对参会
人员的发言进行记录（特别是讨论性质 的会议），记录内容会后留底。
2、安排专人摄影（摄像、录音），会 后留底。
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（二）会议服务
1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负 责茶水服务。 2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负 责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。 3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯 一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意 着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出 声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！ 4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情， 可以通过写纸条的形式来传递。
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主席台座次的要求
关于会议主席台座次的安排 （1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同 志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领 导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领 导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手 位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。
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（五）现场安排（人员入场）
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到 表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、 清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？ 例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？ 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人 员。 3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 4、会议日程安排表 5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同 给与会代表） 6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上 走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排， 可以提前进行降温或升温！ 7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责

3.5 预算和申请会议经费
编制会议经费预算，其实就是对会议收入和会议支出作理性的 预测，也就是估算会议未来的收入额，并将这些收入合理分配 到各项会议活动的开支中去。
会议的经费预算包括会议支出预算和会议收入预算两大部分， 预算方案须经领导机构审核，报请财政主管部门批准方可算通 过。
3.5 预算和申请会议经费
CHAPTER
THREE
第三章会前准备工 作
3.1 商定会议时间、地点
会议的召开需要做好充分的准备，这关系到会议是否能顺利举 行、是否能达到预期目的、是否能取得满意的效果。为此，我 们在会前应该做好确定会议时间地点、制订会议计划、准备会 议资料、拟写和发送通知、预算和申请会议经费等准备工作。
3.1 商定会议时间、地点 3.1.1 商定会议时间
3.6 会场布置
➢
身份最高的领导人（有时是最有声
望的来宾）就座前排正中央位置，其他领导人则按先左后右（以主席台的朝
向为基准）、一左一右的顺序逐一安排座位，即名单上第二位领导人坐在第
一位领导人（居中）的左侧，第三位领导人则坐在右侧，以此类推，具体如
图3-10所示。
3.6 会场布置
➢
代表席的座位（面对主席台来说），
扼要。
•
其具体包括：被通知者、会议名
称、会议日期和时间、会议地点、出席对象或议事日程、通知
者或授权者、注意事项、企业名称、通知日期。其具体拟写格
式、要求等内容可参考例文及本书第7章 会议文书处理。
3.4 拟写和发送会议通知
•
常见的会议通知有以下五种形式：
一是文件式会议通知，常被作 为召集大型、重要会议或活动 的通知使用。
会议经费支出一般要把下列各项目考