第二章档案价值的鉴定
鉴定工作内容及其意义（P32）
1、定义：档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
2、目的：档案鉴定工作的主要目的在于正确的确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分的发挥档案的作用。
3、内容：（1）具体判定档案材料的价值即有用性及有用程度，确定其保管期限。（2）剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应处理。
4、意义：（1）档案鉴定工作是使档案精炼的重要手段。（2）通过档案鉴定工作，能够使档案部门充分利用有限的人力、物力管理好档案。（3）档案鉴定工作有利于应付突发事件。
分析档案价值的方法（P37）
档案价值具有多维性、潜在性、相对性的特点。鉴定档案价值的标准：
1、档案属性标准：（1）档案来源标准：是指档案的形成者，即文件的责任者（作者）和立档单位。应站在本单位、机构的角度和立场。（2）档案的内容标准：分析文件内容的重要性、独特性、真实性以及文件信息内容的综合性和集中性一一凡是具有科学研究或者实际验证意义的文件，就具有保存价値，凡是一般事物型的或内容重复的文件就不需耍保存。
（3）档案的形成时间和形式特征：尊重高龄档案；重要时期或特殊时期形成的档案价值相对大一些；文件的文种、文本、外形特点。
2、社会需求标准：社会需求方向，社会需求面，社会需求时间。
3、和对价值标准：和关档案的保存状况，如分析全宗的完整程度、档案是否重复、文件的可靠程度；保管条件和费用。
三、档案鉴定工作的原则和方法（P48）
1、原则：必须从国家和人民的整休利益出发，分析主休和主体本身的需要，用全面的、丿力史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。
（1）全面的观点：既要考虑到本单位的需求，又要考虑到社会的利用需求。
（2）历史的观点：档案是历史记录，也是历史产物，它是在一定的历史条件下形成的。（3）发展的观点：要运用发展的观点，不仅要看到档案的现实作用，述要估计和预测到档案在将来的作用。
（4）效益的观点：应考虑到保存档案所付出的成木，以及后來产生的效益。
2、方法：（1）定性分析和综合的方法是判定档案价値的重要方法。（2）定性分析与综合法同定量分析相结合是档案价值鉴定方法的必然趋势。比例鉴定法、选样鉴定法、系统优化法、模糊综合评价法。（3）直接鉴定法是鉴定档案价值的操作方法。
3、鉴定工作中需要注意的问题
（1）应当以全国统一的鉴定标准为依据，不得各行其是。（2）宽严问题：釆取留有余地的弹性处理方法。保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关单位从严；首脑机关从宽，基层机关从严；建国初期从宽，最近的从严；撤销机关从宽，现行机关从严；两可（如可永久保存也可长期保存）Z间就高不就低。
四、档案保管期限表的类型和结构（P54）
档案保管期限表是以表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。
1、类型：（1）通用档案保管期限表。（2）专门档案保管期限表。（3）同系统机关档案保管
期限表。（4）同类型机关档案保管期限表。（5）机关档案保管期限表。
2、结构：顺序号、条款、保管期限、附注、说明。
3、作用：（1）能够统一认识，避免人为的局限性，片面性，使鉴定有章可循。（2）能够保证鉴定工作的质量、防止任意销毁档案、保证档案的完整、安全。（3）能够提高档案鉴定工作的效率。
4、要求：科学性、实用性、可操作性。
五、档案鉴定工作的制度和程序（P63）
1、制度
（1）确立统一的档案鉴定原则和标准。2006年12月18 口国家档案局颁发了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》。
（2）确立了鉴定工作的组织领导。机关档案室一般由办公（厅）室领导人、档案人员、业务人员组成三结合的鉴定小组负责进行。档案馆由馆长、同级档案事业管理机关和档案馆的有关人员组成鉴定工作委员会负责进行鉴定工作。
（3）确定销毁制度和监销制度。档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案做毁灭性处置的过程。机关档案销毁由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准Z后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案，如有特殊规定，按照规定进行销毁。档案馆销毁档案须经主管领导机关批准，销毁建国前的档案还须报国家档案局批准。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。
（4）制定档案保管期限表，实行审批制度。
2、程序：机关文件归档时确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文卩处理部门或业务部门保存一两年后销毁。对于的归档的文件确定保管期限，到一定年限进行价值复审。
第三章档案的收集
一、档案收集工作的定义、内容、意义（P68）
1、定义：档案收集是指档案室、档案馆接收、征集档案和有关文献的活动。具体讲就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集小到齐有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。
2、内容：（1）机关、企业、事业单位档案室对木单位需要归档档案的接收。（2）档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收。（3）对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。
3、意义：（1）收集工作是整个档案工作的起点，是第一个环节，对以后的环节影响很大。（2）收集工作为整个档案工作提供了物质基础。（3）收集工作是档案工作的基础，其质量决定了后续业务工作的质量。
二、档案收集工作的要求、注意事项和特点（P71）
1、要求：以丰富、优化馆（室）藏为出发点，要求数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。
2、注意事项：（1）收集时要保证档案齐全、完整。（2）收集时要以木机关为主，同时兼顾上下级、同级机关的文件。（3）收集吋要防止有文必档和过于精炼归档不够两种倾向。（4）保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。（5）推行入馆档案的标准化。（6）注
意处理好局部与整体、当前与长远的关系。
3、特点：预见性与计划性，针对性与及时性,系统性与完整性。
三、归档制度的内容（P92）
归档是文书处理部门定期将立好的案卷向档案室移交的过程，在我国归档已成为党和国家明文规定的一项制度。主要包括归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要求、归档手续等内容。
1、归档范围：是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。一般而言，凡是反映本机关工作生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。包括上级机关、木机关、同级机关和非隶属机关、下级机关的文件材料。
2、归档时间：是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。《机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移
交档案；对于专门性文件、特殊载体文件、机密性强的文件、驻地分散的机关文件及形成规律较为特殊的文件可以适当延长归档时间；对于某些小机关，内部机构简单或不设内部机构，工作人员数量少，文件处理集中，文书处理与档案工作rfl—人兼管，可以不专门规定归档时间。
3、归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保存文件Z间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（1）种类、份数、页数应齐全完整。（2）文件和电报一般都应按内容联系统一立卷。（3）密不可分的文件材料的排列：卷内文件一般按重要程度或时间顺序依次排列；具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前，请示在后，印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿本叮依次排列在定稿Z后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件往后等。在文书档案文件组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不放在一起组卷。但是，跨年度的请示和批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷；跨年的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一年度立卷；跨年度的总结，应放在文件内容所针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，应放在会议开幕年立卷；非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷。（4）音像文件，应用文字标出他它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项，以便于保存和利用；保管单位（案卷）的封面，应按规定逐项填写清楚。
案卷的题名简洁明了，并能准确的揭示和反映卷内文件的基木内容和成分。案卷题名一般将卷内文件的责任者、内容、主要文件名称反映出來。还应根据机关档案保管期限表，注明每个案卷的保管期限。
4、归档手续：文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷冃录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷口录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关，不需耍履行上述归档手续。但是，在档案人员调动工作吋，应按照上述办法办理交接手续，即
四、档案馆接收档案的范(P103)
“明立案验，依例交割”。
按照《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的文件精神，档案馆接收档案的范围是：（1）本级各机关、I才I体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案。（2）属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案。（3）属于本馆应接收的屮华人民共和国成立以前的各种档案。
五、档案馆接收现行机关档案的期限和要求（P104）
1、档案馆接收档案的期限。省级以上的机关将永久保存的档案在木机关保存20年左右，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向档案馆移交。
接收形式有逐年接收和分段接收两种。
2、要求和手续：（1）完整性——进馆档案应按照全宗整理，保持全宗的完整性。（2）进馆档案要止确划分保管期限，具有永久、长期保存价值的档案才能进馆，与全宗有关的资料和检索工具应当随档案一起进馆接收。(3)地方性一一接收档案还必须反映本地区的特点，有独到的地方特色。(4)交接双方必须根据移交目录清点核对，在交接文据上签字盖早。
六、档案馆对历史档案征集和接收(P110)
1、意义：(1)它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施。(2)收集历史档案是档案开放利用工作的需要。(3)收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作。(4)收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段Z-o
2、收集历史档案的对象和途径：(1)收集散存于一些国家机关，社会组织屮的历史档案。(2)征集收藏于个人手中的历史档案。(3)征集少数民族地区的丿力史档案。(4)收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案。(5)收集散失国外的历史档案。
3、接收与征集历史档案的方法：发布通告，调查研究，广泛宣传。采用精神鼓励和物质奖励相结合的办法，对失散于社会的历史档案实行国家接收、个人捐献或购买等多种方法进行收集。
4、在征集档案过程中，耍正确处理好几种关系：(1)个人收藏与档案馆集中保管的关系。(2)征集档案和利用档案的关系。(3)征集档案与留作纪念的关系。(4)征集原件与征集复件的关系。
第四章档案的整理
一、档案整理工作的概念、内容、原则和意义(PH7)
1、概念：通过对档案分类、组合、排列、编目，达到使档案从无序到有序，从零乱到系统的目的，便于社会利用的工作。
2、内容：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。
3、档案整理工作的原则。(1)充分尊重和利用原有的整理基础。(2)保持文件之间的历史联系。
(3)便于保管和利用。
4、意义：(1)档案的系统整理是档案利用、开放，发挥档案作用的前提条件，是档案工作的重要环节。(2)通过档案整理工作可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，对于以后的档案收集工作有一定的促进作用。(3)是实现档案档案管理现代化的要求。
二、档案整理工作的步骤(P122)
1、了解情况，拟定方案。
2、按照拟定方案将全宗内所自档案分成若干大类，结合区分档案的所属全宗。(区分大类)
3、细分和组卷，草拟案卷标题。
4、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。
5、全面的审查案卷和案卷标题。
6、固定排列位置。
7、技术整理工作(填写卷内文件卷号，目录，页号；拆除档案文件上的金属物；修补档案的幅表工作；装订案卷)。
8、按照案卷分类排列顺序，编写案卷的顺序号。
9、编制案卷目录。
二、按全宗整理档案的意义（为什么要按全宗理论整理档案？）（P125）
全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗是档案馆档案的第一层分类和保管单位。全宗是一个有机整体，而不是全部档案。
按全宗整理档案的意义：（1）按全宗整理档案能够紧密保持文件Z间的历史联系。（2）按全宗整理档案有利于档案进馆后的各项业务工作的进行。（3）按金宗整理档案是整理档案的科学方法，是一条原则，一种理论。
三、构成立档单位的条件（P126）
立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项口的组织者，通常被称为“全宗构成者”。
构成立档单位的条件：（1）可以独立行使职权，并能以口己的名义对外行文。（2）设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
四、立档单位的变化和全宗的划分（P131）
1、政权的变化和全宗的划分：（1）政权发生了变化，同时社会性质也发生了根木性变化, 就要另立全宗。（2）政权发生了变化，社会性质没有发生根本性变化，但政权领导人不同, 历史时期不同，也要另立全宗。（3）各党派、宗教组织、人民团体的全宗一般不受政权变化的影响，地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。
2、生产关系的改变和全宗的划分：一般来说生产关系的改变不影响全宗的划分，但是警官学校、军事学校等特殊院校因其服务的政治色彩很大，可以分开立全宗，以免引起利用者的错觉。
3、机构的变化和全宗的划分：包括立档单位的新建、分开、合并、独立、从属、合署等情况。临时性机构、非根本性变化不影响全宗的划分。（详见P132）
五、组织机构内档案常用的分类方法（P145）
1、年度分类法
（1）是按照档案文件的形成年度划分，可以是自然年度也可以是专业年度。（2）优点：保持文件在时间方面的联系。与文书处理制度相吻合。标准客观，便于归类。（3）适用范大部分立档单位。（4）难点：准确判定文件所属年度。
2、组织机构分类法
（1）根据立档单位内部的组织机构进行分类。（2）优点：保持文件在來源方面的联系。与文书处理方式相吻合。便于查找利用。标准客观，简便易行，归类准确。（3）适应范围: 立档单位内部机构比较健全、稳定，口分工明确。（4）使用机构分类应该具备的条件：单位内部必须有组织机构，小单位没有内部机构的不宜采用；内部组织机构比较稳定，变化不大；内部机构分工明确，职责清楚。（5）注意事项：分类层数的确定要根据单位的实际情况，一般以第一层组织机构为主，如有必要可分为第二层；注意文件的归类，对涉及若干机构文件规定统一分类方法。
3、问题分类法：
（1）按照档案内容所说明的问题来分类。（2）优点：能够使相同内容的文件集中，能够较好的保持文件在内容方面的联系。可以突出反映机关的屮心工作或主要活动。便于按照问题查找利用档案。（3）难点：类目设置困难，没有客观标准。归类困难，涉及多个问题的文件难以归类。（4）应具备的条件：小机关没有内部组织机构的单位。内部组织机构不稳定，经常变动，口变化复杂。内部组织机构之间分工不明确，职责经常发生变化或者文件混杂不分，残缺不全。（5）注意事项：类H的设置要求反映符合档案的实际情况，如实反映立档单位的历史情况。类目设置要力求合乎逻辑，类目之间不能包容或交义。历史档案和撤销机构的档
案大都采用问题分类法。
4、复式分类法
(1)年度一组织机构分类法：适用范围一一立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件，多用于现行机关全宗。优点一一简便易行。缺点——一个组织机构的档案被年度分隔成许多部分，如若按组织机构来查阅档案，就会感到不便。
(2)组织机构一年度分类法：适用范围一一立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件，多用于历史档案和撤销机关档案。
(3)年度一问题分类法：适用范围——立档单位内部机构分工不明确，变动频繁或文件已混淆。多用于现行机关全宗。
(4)问题一年度分类法：多用于历史档案和撤销机关档案全宗。
六、案卷目录(P189)
1、案卷FI录：是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。通过案卷FI录的形式，固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序。它标志着案卷整理工作的基本完成。它是介绍全宗内档案的内容，是查找利用档案最基本的、也是必备的检索工具，更是编制其他检索工具的重要依据；它也是登记与统计档案的工具Z-,是检查档案安全保管状况的重要手段。
2、编制案卷目录
(1)准备工作：对分类立卷后的案卷进行系统排列；编写案卷号。
(2)案卷目录内容：封面、说明、目次、简称和全称对照表、案卷目录表和备考表。
案卷目录至少要有一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。
七、档号的含义、构成、编写要求(P193)
1、含义：档号是档案馆(室)在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。
2、构成：(1)全宗号：馆藏每个全宗的顺序号。(2)案卷口录号：全宗内每一案卷口录的编号。
(3)案卷号：案卷目录内每一案卷的流水编号。(4)件号或页号：卷内文件排列时给每份文件以固定的位置，用数字固定文件前后次序的代号。
3、档号标准化编写的耍求：(1)不重——在一个档案馆内不能有重复的全宗号。(2)不缺——档案号必须完整，不能短缺。(3)不变一一档案号一旦编订之后，不能轻易改变。
(4)不空号——不能是虚号，有号必有物。(5)不繁琐——简洁、方便检索。
第五章档案的保管
一、档案保管工作的任务和基本要求(P2U4)
1任务：(1)建立和维护档案的存放秩序。(2)防止档案的损坏。(3)延长档案的寿命。
(4)维护档案的安全。简言Z,档案保管工作应该做到四不：不散、不乱、不丢、不坏。
2、基本耍求：(1)以防为主，防治结合。(2)加强垂点，照顾一般。(3)自力更生，勤俭节约(4)立足原件，保证信息(5)立足长远，保证当前。
二、档案保管基本的物质条件(P207)
1、档案库房
(I)档案库房建筑为保护档案提供最基本、最稳定的物质条件，档案库房的好坏将宜接影响到档案的保护条件。(2)档案库存建筑应遵循适用、经济、美观的原则。(3)库房建筑要求：要有足够的而积；开间大小适当；屋顶要绝对防止雨雪渗漏，并具有良好的隔热性能；库房墙壁应坚I古I耐久，并具备隔热、防潮、防尘的性能；库房地面要具有坚同性和耐久性，防水防潮效能要好；库房门窗要紧密、牢固、防火，窗户应具有防强光与防风沙的功能。（4）注意
问题：库房必须专用，不能与办公室合用，也不能存放其他物品；档案库房必须坚固，至少应是正规的建筑物，不能是临时的建筑物；库房应远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求；库房门窗应有较好的封闭性。
2、档案装具
（1）档案馆（室）必需的基木设备。（2）设计档案装具时应符合的要求：档案装具所用的材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害；便于调阅档案、取拿方便；适当利用库房的空间与面积；经久、耐用、牢固，并符合节约原则；尽量做到整齐划一，合乎规范化要求，灵活配置不同装具。（3）档案装具的种类：档案箱；档案柜：固定档案架（单柱式、复柱式）、活动密集架、积层架；档案柜。（4）档案装具的材质：金属和木质两种。
3、设备
（1）一般指那些具有固定资产性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备。（2）种类：去湿机、加湿器、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器、灭火器, 装订机、复印机，缩微拍照设备及缩微品阅读复制设备，通信及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备以及档案进岀库的运送工具，等等。
4、包装材料：卷皮、卷盒、包装纸。
5、消耗品：即用于保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。
三、库房管理（P213）
1、任务：（1）档案秩序管理、存放位置与排列顺序。（2）库房湿度调节与卫生保洁。（3）档案出入库房控制。（4）档案理化状态监测。（5）库房保卫。
2、进出库制度：档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时，则必须有档案工作人员陪同并始终相伴。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，如非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西，库房中无人吋必须关灯。关窗、库房门上锁。
3、库房温、湿度的控制：（1）较为适宜的库房温度应在14°C——20°C之间；相对湿度应在50%——65%之间。（2）控制和调节库房温、湿度的方法：A、对库房进行严格封闭，隔绝库房内外温、湿度的相互交流。然后在库房内采用空调或恒温、恒湿技术设备，将库房温、湿度人为调控在适宜的温、湿度指标范围Z内。B、在库房难以做到完全封闭，也无力承担配置空调等设备费用的情况下，分别采用一系列机械性或自然性的措施对库房温、湿度进行人工调控。
4、“八防”措施：一般指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光、防盗。
5、库房编号和排架：主要是指库房与装具的编号以及装具在库房屮的排放方式应井然有序，便于日常管理工作的进行。
6、全宗排列与档案上架（P218）
7、档案的存放位置索引：（1）按作用分为两类：A、指明档案存放处所的，即以全宗及其各类档案为单位，指出它们的存放地点；B、指明各档案库房保存档案情况的，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指明它们存放了什么档案。（2）按形式分为两类：簿册式和卡片式。
8、档案代理卡：（1）在档案暂时移出库外时，为了便于库房管理，工作人员掌握库房流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷卡。（2）主要项目：全宗号、案卷目录号、卷号、移出日期、移往何处、经手人、归还日期、签收人等。
9、全宗卷：（1）定义：是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗丿力史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。（2）包抓A、在收集工作中产生的文件材料，如档案移交书和档案移交目录。B、在档案整理工作中形成的文件材料，比如整理工作方案、
立档单位和全宗历史考证、分类方案。C、在档案鉴定中产生的文件材料，如鉴定档案材料分析报告，档案销毁清册。D、在档案保管、统计工作屮形成的文件材料，如档案安全检查记录、档案数量与状况统计。E、在档案提供利用工作屮形成的文件材料，如全宗指南、机关工作大事记、机关组织沿革。
10、库房的定期检查与清点：（1）定期检查的内容重点：档案实体的理化状态（是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生）；库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在，以及档案的调出和归述是否履行了严格的手续；实体秩序是否受到破坏、出现了混乱，是否有长期使用未归还的案卷等。（2）定期清点的目的：在于及时发现实体秩序的错乱现象及档案丢失或去向不明等问题。
第六章档案登记和统计
一、档案统计工作的任务和要求（P225）
档案统计是用数字的形式來描述档案工作中的现象、状况、水平、进程以及它的发展程度。1、任务：经常、及吋的对档案和档案工作的规模、水平、普遍程度、结构、速度、比例关系以及档案形成规律，在一定的地点、时间、条件下实际作用的数量表现，进行登记和统计调查、统计整理和统计分析，为制定档案工作方针、进行决策、计划和检查工作以及总结经验教训提供数据，并为反映档案事业发展的速度和状况，向国家提供丰富而乂准确的统计资料。
2、要求:准确性、及时性、科学性。
二、档案统计的步骤（P226）
1、选定档案统计指标
（1）确定档案统计指标的原则：必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起；要注意统一性和稳定性；耍具有可比性；统计指标运用平均数，必须遵循总体同质性的原则。
（2）统计指标的主要内容：有关馆（室）藏档案情况的主要内容；有关提供利用方面的指标；有关档案经费及机构建设方而的指标；有关档案工作人员基本情况的指标；有关档案专业教育基本情况的指标。
2、档案统计调查
（1）基本任务：取得大量的、原始单位的真实材料。
（2）基本形式：统计报表和专门调查。
3、档案统计资料整理与统计分析：（1）整理：对档案统计资料进行统计分组，归纳整理, 然后将其结果表现在统计表中。（2）分析：对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究，从中发现和总结出带有典型性的经验教训，以便进一步提高档案的科学管理水平。
四、档案统计标准化（P234）
1、建立、健全统一的档案统计工作制度。
2、统一报表格式。
3、统一计量单位。
五、档案室的登记和统计工作（P236）
1、档案状况登记：
（1）卷内目录：用來登记和统计单份文件的数量。（2）案卷目录：用來登记和统计案卷的数量。（3）归档文件口录：把卷内H录和案卷H录合并，依据分类方案和室编件号顺序编制的目录。（4）总登记簿：用来登记档案室收入、移出变化情况和实存数量。
2、档案工作状况登记：
（1）工作日志。（2）人员进出库房登记。（3）档案出入库登记。（4）档案清点、检查登记：是对档案进行定期和不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记。
（5）档案利用登记簿：是一种全而系统地记录档案提供利用情况的综合性登记形式。（6）利用者登记卡：是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行的记录和掌握的一种登记形式，即每一利用者初次到某一档案馆机构利用档案时，由档案机构对其进行的初次登记。（7）档案借出登记簿：专用丁对档案被借出档案机构之外的情况进行登记的一种形式。（8）档案复制、摘抄登记表：专用于对档案在利用中被复制、摘抄情况进行登记的一种登记形式。
六、档案馆的登记与统计工作（P240）
1、收进登记簿：是用来对档案馆所收进的档案进行最初统计的统计文件；
2、全宗名册：是用來统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记册；
3、全宗单：以全宗为单位分别登记，在档案初次进馆登入收进簿和全宗名册Z后填写；
4、案卷目录登记簿：用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，同定案卷目录顺序号。
七、档案行政管理部门的统计工作（P245）
1、全宗卡片：是全宗单的简化形式，它用来统计每一个全宗档案的情况；
2、全宗变化情况年度报表：档案馆向档案行政管理部门报送全宗卡片之后，每年应向档案行政管理部门报送全宗变化情况年度报表，说明每一全宗内档案增减变化情况，档案行政管理部门将报表所反映的情况填写在全宗卡片上；
3、档案机构、人员基木情况统计表。
第八章档案检索
一、档案检索的含义、过程和检索效率（P274）
1、含义：档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。
2、意义：（1）检索工作是沟通档案部门和利用者Z间的桥梁。（2）检索工作是联系基础工作和利用工作的纽带，是档案提供利用的必要前提。（3）检索工作是提高档案管理水平的重要手段，在一定程度上，检索体系的完善程度是衡量档案管理水平高低的标志。
3、过程：（1）档案存储过程的主要内容：A、著录标引：是对档案的内容和形式特征进行分析选择和记录；B、编制检索工具：对著录标引后形成的条目加以系统排列，手工检索即形成卡片式或书本式口录，计算机检索则将条口输入计算机，建立计算机数据库。（2）查检阶段的主要内容：A、确定查找内容：即根据用户的检索提问，进行具体分析，确定利用者所需档案信息的具体内容，形成概念，并将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标志。B、查找：即档案工作者通过各种手段，把表示利用需求的检索标志或检索表达式，与存储在手工检索工具或计算机数据库中的标志进行相符性比较，将符合利用要求的条口查找出来。
4、检索效率：是指在检索过程屮满足利用者需求的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基木指标。检索效率通常采用查全率和查准率两个指标來衡量和表示。
二、档案检索工作的历史沿革
有了档案工作就有了档案检索，档案检索是为解决档案数量多和查找利用矛盾而产生的。
1、考占发现，殷商甲骨档案已有为查找方便而刻画的符号记录，是最早的检索萌芽。
2、汉代出现了“目录”这个词语，《汉书?艺文志》是中国现存最早的图书目录。
3、我国古代图书、档案不分，都属于文献资源，所以档案检索与图书检索连在一起，清代以
前的档案口录现已经不存在，仅存清代档案口录（把档案划分为25大类）。
4、古代的检索工具发展缓慢，仅有目录、索引，民国时期也只是数量有所增加。
5、建国后，50年代初期仍门沿用传统的检索工具（目录、索引），另一方面，学习前苏联检索工具的编制产生了文件著录，最常用的工具是案卷目录，“案卷目录一木账”这种局面一直维持到80年代末。
6、90年代出现了著录索引。
三、检索工具的发展趋势
1、由比较单一的形式日益向多样化、系统化发展，逐步形成一个完整而有机的体系。
2、检索单位逐步缩小，由案卷文件缩小到反映更为具体的文件内容的主题。
3、在检索方法上过去主要依靠整理和保管的成果，现在提倡分类法、主题法两种方法并举。
4、在检索方式上，现代化的电了计算机检索与传统的手工检索长期并存，互和补充。
5、检索语言，检索工具走向标准化、规范化。rfl国家颁布系列标准进行规范：《档案著录规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》。
四、目前全国在档案检索上的标准
1、《档案著录规则》1985年颁布、1999年修订。是编制检索工具的基础，统一著录格式、条目、符号。
2、《中国档案分类法》1987年出版第一版，1997年出版了第二版。以职能分工为基础，层层分工的逻辑体系。
3、《中国档案主题词表》1989年8丿」出版试行本、1995年11川正式出版。国家规定的反映档案内容的规范化词目。
五、档案检索现代化问题
1、1983年国家档案局组织人员开展现代化的调查研究并组织实施，要求各地档案馆进行档案检索方面的现代化研究，购买必要的硬件设备，如计算机、缩微机。两年后，这场浪潮平息。原因：财力不足、购买设备有心无力。能力问题，在当时的情况下，计算机人员和档案专业人员不能兼容，致使人才能力匮乏，制约了档案检索现代化的发展。
2、1991 — 1998年随着计算机日益普及，档案检索现代化重新提出，在这期间，全国档案部门计算机数量增加了4倍，检索现代化建设有了一个较大的发展。但仍存在瓶颈制约，如适合档案管理的计算机软件缺乏，且档案著录质量低、著录数量少，仍然存在很多的问题，影响着检索现代化的发展。
3、现在：任重而道远。
六、档案著录（P292）
1、定义：指在编制档案口录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征，就是对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。形式特征，包括档案的作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。
2、内容：通常包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录项目细则。
3、意义：档案著录是获取档案屮所含情报信息的主要途径，是编制档案口录的基础；档案著录是保证档案目录质量的前提。
4、原则与要求：应遵循客观性原则；要求做到内容准确、形式一致、符合标准化。
5、著录项目：(1)题名与责任说明项，包括正题名、并列题名、副题名及说明文字、文件编号、责任者、附件。(2)稿本与文种项。(3)密级与保管期限项。(4)时间项。(5) 载体形态项，包括载
体类型、数量及单位、规格。(6)附注与提要项。(7)排检与编号项, 包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。共7大项，21 小项。
6、著录格式(段落式、表格式) 段落符号式条目格式例：
七、档案标引(P304)
1、定义：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。其中赋予分类号标识的过程为分类标引，赋予主题词标识的过程为主题标引。
2、方式：(1)按照工作方式分为：A、人工标引：是指标引人员亲自分析文件或案卷，给予检索标识的过程；B、机器标引：乂称口动标引，是釆用电了计算机等机器给予档案某种检索标识的过程。(2)按照检索体系分为：A、分类标引：整体分类标引、全面分类标引、分类互见标引。B、主题标引：自由标引、受控标引、混合标引。(3)按提供检索标识的数量分为：A、浅度标引：指以较少的检索标识标引档案的主要主题。B、深度标引：指以较多的检索标识全面标引档案的主题。
3、意义：档案标引是建立检索系统的基础和前提条件；档案标引提供编制检索工具的依据；标引质量对检索效率和质量产生决定性影响。
4、档案标引的质量指标：(1)网罗度：指标引工作中确认档案所有主题的程度。网罗度越高，则查全率越高、查准率越低。(2)专指度：是检索标识表达档案内容的精确度，也就是标引的检索标识与档案主题概念的内涵与外延的相符程度。专指度越高，则查全率和查准率就会高。
(3) 一致度：指选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度。一致度的高低直接影响检索效率。
5、工作耍求：主题分析全面；标引深度适宜；检索标识正确；同一概念的标识前后一致。
6、标引人员素质：应具备档案专业知识、历史知识、语言知识；标引人员应相对稳定，积累标引经验，提高标引效率。
7、步骤和方法：主题分析、概念转换。
八、档案主题标引：
1、定义：对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。
2、任务：(1)从档案中分析、提取有关某一主题的情报信息。(2)将得出的主题概念，按照主题词表标出主题词。
3、步骤和方法：(1)熟悉主题词表。(2)审读文件，分析主题。(3)确定主题的类型和结构。(4)选定主题词，给出主题标识。(5)做好标引记录，校对审查。
4、选词标引规则：(1)标引必须持客观态度。(2)档案主题标引的核心，是揭示文件或案卷论述的主要事物或问题。(3)选定主题词必须是正式主题词。(4)必须使用词表屮最专指的主题词标引。（5）没有最专指的主题词时，选用最直接或相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。
5、主题词组配规则：概念限定组配、概念相交组配。
6、《小国档案主题词表》：（1）是由表达档案内容主题的自然语言小优选出的语义相关、族性相关的科学术语的组成的规范化词典。（2） 1989年8丿」出版了试行本，1995年11丿J
止式出版。（3）结构：主表（字顺表）、词族索引、范畴索引、首字笔画检字表和附表。
九、档案分类标引（P312）
1、定义：是将档案文件进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
2、步骤和方法：（1）熟悉分类表。（2）分析档案内容。（3）标注分类号。（4）审查核对。
3、基木原则：（1）必须依据《中国档案分类法》及其分类原则。（2）档案分类标引的内容，必须是具体的，有一定价值，可以成为检索对象的。（3）必须符合专指性的要求。
（4）能为利用者提供必要数量的检索途径。（5）档案分类标引应保持一致性。
4、方法：（1）一份文件或一个案卷只论述一件事情或一个问题时，一般按照其内容性质, 赋予分类表中恰当的分类号。（2）从不同的方面来论述同一主题的文件，则按分类表屮有关分散和集中的要求，归入和应的类目。（3）一份文件或一个案卷论述的是两个或两个以上的主题，必须分析其各主题的相互之间的关系，然后确定给予一个或几个分类号。
5、《中国档案分类法》:（1） 1987年出版了第一版,1997年出版了第二版,共200万字。（2）口的：建立统一、规范的档案分类检索方法，实现我国档案分类检索体系的规范化, 提高档案检索的效果，给全国与地方建立目录屮心和进行分类标引提供规范化的工具，以便档案信息资源的深入开发和更好地为社会主义现代化建设服务。（3）体系结构：编制说明、分类表（中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表）、附录。
十、主要档案检索工具（P322）
1、分类目录
（1）定义：是依据分类表按照分类标志以一定次序编排而成的一种档案目录。
（2）特点：将全部条目超越全宗的界限和全宗内分类排列的次序，依其内容和性质，应用科学的方法分门别类，组成特定的合理体系，以达到便于族性检索和记忆的目的。
（3）编制方法：填制卡片；组成多套分类卡片口录；条口的系统排列；设置指引卡；编制分类目录说明。
2、专题目录
（1）定义：是按照特定专题以一定次序编排而成的一?种档案目录。
（2）特点：以专门题目为对象，把同一属性的文件条目组织在一起，可以是一个全宗内有关某一专题的档案材料，也可以不受全宗的限制，把全馆（室）有关某一专门题口的档案集中揭示出来。
（3）编制方法：选题；制定计划；选材；填制卡片；系统排列。
（4）著录项目：专题名称、类、项、目、文件题名（标题）、责任者（作者）、文件编号、时间、主题词、附注、档号（全宗号、案卷目录号、案卷号、页号）等。
3、主题目录
（1）定义：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按子顺排列的一种目录。
（2）特点：能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
4、人名目录
（1）定义：是将档案馆（室）所藏档案材料中涉及的人名及其简要情况著录下来，向利用者提供所查人名线索的一种检索工具。
（2）著录项目：A、一个人的自然情况：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、文化程度、政治面目、简丿力等。B、指引部分：材料出处的档号（全宗号、案卷目录号、案卷号、页号）以及备注等。
5、全宗指南
（1）定义：又称全宗介绍。它是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）收藏的某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考资料。
（2作用：向利用者介绍和报道有关某一全宗的立档单位的历史、全宗的历史、档案内容和成分的综合概述，从而为利用者提供研究机关历史和查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。
（3）内容：立档单位的简要历史、全宗的简要历史、全宗内档案的内容和成分介绍、全宗指南的辅助工具等部分。其屮重要的是立档单位和全宗的历史简况，特别是全宗内档案内容和成分的介绍是主体。
6、档案馆指南
（1）定义：是以文章叙述的方式，全面概要地介绍档案馆所保存档案情况的一种工具书。通过它可以了解所保存档案材料的概貌。编制档案馆指南，是一项重大的业务建设，也是档案馆工作成果和水平的集中反映。
（2）结构：目录、序言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、附录等。
7、专题指南
（1）定义：是按照一定的题冃，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆（室）中有关该题口档案的一种材料，也属于一种工具书。
（2）结构：序言、档案内容介绍、附录。
第九章档案编研
一、档案编研工作的定义、内容、意义（P343）
1、定义：档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。
2、内容：（1）汇编档案文集和编辑专题史料。（2）熟悉与研究档案内容，编写参考资料。（3）编辑档案文摘汇编。（4）参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作。
3、档案编研工作的意义：（1）是档案馆（室）积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源开展利用服务的一种重要方式。（2）是提高档案馆（室）工作水平的重要途径。（3）是保护档案原件的有效措施。（4）可以较好地体现档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的发展。
二、编研工作的基本要求
1、要求：政治方向的止确性，为现行政府服务；史料的真实性，掌握第一手资料；内容的充实性；体例的系统性。
2、工作特点：研究性、政策性、成果共享性。
3、关系：以编为主，以研为辅，编研结合。
三、档案参考资料及其编写（P347）
1、参考资料包括：大事记、组织沿革、会议简介、统计数字汇集。
2、特点：可靠性强，专业集中，文字简练，不加评论（客观）。
3、大事记
（1）定义：按时间顺序记载一定范围内（地区、领域、系统、人物），在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料。（2）体例：编年体，分类编年体，纪事木末体，编年纪事本末结合体，大事记述体，纪传体。（3）结构：封面、序言、目录、正文、按语与注释、附录。
4、组织沿革
（1）定义：是系统记载一个机关、地区或专业系统的休例，组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。
（2）种类：机关、企业、事业单位组织沿革；地区组织沿革；专业系统组织沿革。
（3）内容：A、机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况。B、机关的性质、任务、职权范围和隶屈关系。C、机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况。D、机关领导人的任免情况。E、机关名称的变更、印信的启用和作废、机关办公地点的迁移等。（4）体例：编年法，系列法，阶段法。
（5）编写形式：文字叙述、图表形式、图文并茂。
第十章档案提供利用
一、档案利用工作的定义、内容、地位（P377）
1、定义：是将档案馆（室）收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用，是档案工作为社会主义各项事业和人民大众服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中占有突出的地位。（是档案馆保管部门以所收藏的文化财富为依据，通过一定的方式和方法，-直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。）
2、基本内容：（1）了解和熟悉馆、室藏档案信息的内容和成分及各种档案检索工具的使用方法。（2）分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案的发展规律。（3）向用户介绍和报道馆（室）藏的相关档案信息线索，积极开展档案咨询服务。（4）通过各种方式和方法，迅速、准确的向档案用户提供所需的档案文献。
3、在档案工作中的地位：（1）是档案工作的中心任务。（2）是档案工作为社会主义各项事业服务的直接体现。（3）对整个档案工作有检验和促进的作用。（4）是档案工作诸环节中最富有活力的一个环节。（是整个档案工作的口的，在整个档案工作中处于核心地位。）
二、档案利用工作和基础工作的关系
1、关系：二者相辅相成；利用工作占主导；基础工作是利用工作的前提。
2、档案利用工作与保密工作的关系：利用是绝对的，保密是相对的；两者在根本上是一致的，利用是档案工作的口的，保密是为了更好的利用档案。
三、档案开放（P383）
1、定义：将已满一定保密期限可以公开的档案，解除封锁、禁令和不必耍的限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。
2、进程：（1） 1986年《档案馆开放档案暂行办法》规定：档案向民众开放，并开放档案检索工具。（2） 1987年《档案法》以法律的形式确定了档案开发原则。
3、方式：（1）阅览服务。（2）档案的外借。（3）制发档案复制木。（4）档案证明。（5）档案目录。（6）档案展览。（7）档案咨询。（8）网络化、档案数字化环境下的档案利用。
四、意义：
引用法国历史学家朗格里《历史研究导论》：档案的开放最重要的意义在于改变了档案馆的性质，使档案馆从过去的机密机构变为为社会主体公众的利益和权益服务的公开机构，开创了档案利用的新吋代。
(1)开放档案有利于贯彻“开发信息资源、服务四化建设”的新方针，是繁荣科学文化事业的一项新政策。
(2)开放档案是实现档案馆由封闭性、半封闭性向开放型战略转换的重大措施。
(3)开放档案将对档案馆工作的发展产生深远的影响。
(4)开放档案，系统公布和出版档案史料，撰写史志，促进历史科学研究，为祖国保存、整
理世代流传珍贵的文化遗产，为后代留下档案，为维护中华民族历史的真实面貌等方面都作出了积极贡献。
五、开放档案的状况及改革。
从80年代开始开放，开放档案的数量在逐渐的缓慢增长。
1、问题：(1)大多数档案馆的检索工具没有开放，属于半开放半封闭的局面。(2)利用者绝大多数是编史修志人员或单位工作人员因工作需要查阅档案，是公对公的利用，并不是对社会所有公众的开放。(3)利用方式单一，大多数只提供阅览室，档案馆是被动的提供利用。(4)随着利用者的增加，给档案馆的工作带來了很多意想不到的困难，如检索工具缺乏问题，档案的破损问题，档案开放吋限问题。
2、改革：(1)编制档案开放冃录，这是档案开放的前提。(2)档案馆应该欢迎社会各界人士利用档案，而不是限于公对公利用的范畴。(3)加强基础工作、改善设备、坏境条件, 并提供必要的服务设施。(4)加强齐种宣传工作，开创档案利用的新渠道，变被动式服务为积极主动的服务。(5)有限度地采取有偿服务的做法，以档养档。
档案管理学（A卷） 一、单项选择题（10%） １、档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性的程度，其中能满足利用者要求的准确程度的是（） Ａ、查准率Ｂ、查全率Ｃ、检索效率Ｄ、漏检率 ２、档案检索工具的种类比较多，将著录条目连续排列并装订成册的检索工具是（）Ａ、馆藏性检索工具Ｂ、书本式检索工具 Ｃ、查找性检索工具Ｄ、介绍性检索工具 ３、大事记的种类很多，记载国家或一定地区一定时间内某一方面的大事记是（）Ａ、机关工作大事记Ｂ、国家或地区大事记Ｃ、专题大事记Ｄ、个人生平大事记 ４、档案展览和陈列的性质主要表现是多方面的，能表现档案内容，能更具吸引力并能受到良好服务效果的是（） Ａ、现实性Ｂ、思想性Ｃ、艺术性Ｄ、翔实性 ５、对档案数量、存在与保管的状况及其变化情况进行登记的形式有多种，其中详细登记每一个全宗情况的形式是（） Ａ、全宗名册Ｂ、卷内文件目录Ｃ、档案登记簿Ｄ、全宗单 ６、统计调查根据统计工作的不同类型，它可以分为两种类型。因某一特定需要而临时组织的统计点调查是（） Ａ、综合性调查Ｂ、抽样调查Ｃ、专门调查Ｄ、随机抽样调查 ７、编写组织沿革可以有多种方法，按年度记述某一机关组织概况的是（） A、阶段法 B、系列法 C、编年法 D、系统法 8、档案文摘汇编的编辑、出版形式比较灵活，根据社会某一方面问题汇编公布的档案文 摘是（） A、学术论文文摘 B、科技成果文摘 C、现行文件文摘 D、专题档案文摘 9、档案标引步骤主要由两部分内容组成，其中确定被标引档案主题概念过程的是（） A、主题因素 B、主题分析 C、概念转换 D、标引规则 10、为了保证标引工作的质量，有三个指标应该掌握，其中能确认档案所有程度的是（） A、标引的专指度 B、标引的一致度 C、标引的网罗度 D、标引质量指标 二、多项选择题（10%）
信息管理学基础笔记 一、名词解释 1、信息：狭义，是用以减少不确定性的东西。广义，本体论层次：事物存在的方式和运动状态的表现形式。 认识论层次：主体所感知或表述的事物存在的方式和运动状态。 2、全信息：把同时考虑到事物存在方式和运动状态的外在形式、内在含义和效用价值的认识论层次上的信息称为“全信息”（语法信息：把仅仅考虑其中形式。因素的信息称为“语法信息” ；语义信息：把考虑其中内容(含义)因素的信息称为“语义信息” ；语用信息：把考虑其中效用因素的信息称为“语用信息”）。 3、社会信息化是指人类社会发展过程中的一种特定现象，在这种现象出现时，人类对信息的依赖程度越来越高，而对物质和能源的依赖程度则相对降低。 4、信息管理（狭义）就是对信息本身的管理，即采用各种技术方法和手段(如分类、主题、代码、计算机处理等等)对信息进行组织、控制、存贮、检索和规划等，并将其引向预定目标；(广义)不单单是对信息的管理，而是对涉及信息活动的各种要素(信息、人、机器、机构等)进行合理的组织和控制，以实现信息及有关资源的合理配置，从而有效地满足社会的信息要求。 5、信息交流就是社会活动中信息交流双方借助某种符号系统，利用某种传播渠道，在不同时间和空间中实现的信息传输和交换行为。 6、知识组织是揭示知识单元（包括显性知识因子和隐形知识因子），挖掘知识关联的过程或行为，最为快捷地为用户提供有效的知识或信息。（特征：自动化、集成化、智能化）。 7、信息服务（Information?Service）通过研究用户、组织用户、组织服务，将有价值的信息传递给用户，最终帮助用户解决问题，是用不同的方式向用户提供所需信息的一项活动。 8、信息系统是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。信息系统的五个基本功能：输入、存储、处理、输出和控制。 9、国家信息政策是指在一国范围内，国家或政府为解决信息管理和信息经济发展中出现的、关系和涉及到公共利益、权益、安全问题，保障信息活动协调发展而采取的有关信息产品及资源生产、流通、利用、分配以及促进和推动相关信息技术发展的一系列措施、规划、原则或指南。 10、信息道德就是信息创造者、信息服务者和信息使用者在信息活动中普遍认同和共同遵守的符合社会一般要求的行为和伦理规范。 11、信息伦理是指人们从事信息生产、加工、分析、研究、传播、管理、开发利用等信息活动的伦理要求、伦理规范和在此基础上形成的伦理关系。 12、信息政策是国家和社会组织为实现信息管理目标而规定的信息管理行为准则，是进行信息管理决策的指导方针，代表了国家和社会组织的基本管理思想，
1、班主任在组织班级教育力量中起着纽带和桥梁作用。 2、班主任在班级管理体制中的领导影响力，主要表现在职权影响力和个性影响力上。 3、班主任发挥主导作用的前提是有正确的学生观。 4、操行评定是以教育目的为指导思想，以学生守则为基本依据，对学生一个学期内在学习、劳动、 生活、品行等方面的小结与评价。 5、班会具有集体性、自主性和针对性的特点。 6、班级管理方法中最早提出目标管理的学者是德鲁克。 7、班主任的基本职责是组织和培养良好的班集体。 8、小学班主任工作包括常规工作和个别工作两大类。常规工作包括：了解学生、组织和培养良好的 班集体、建立学生档案、个别教育、班会活动、协调各种教育影响、学生操行评定、撰写班主任工作计划与总结。个别工作主要是指对先进生的教育和对后进生的教育。此外，还包括一些班级活动的组织工作。 9、班主任如何做个别教育工作：1、个别教育工作包括各种类型学生的思想品德教育。2、对优等生 的教育主要是提高学生的自我意识和自我教育能力，处理好各方面发展的关系。3、转变后进生的工作包括四个方面：分析落后方面及其原因，根据其特点进行耐心引导，多方配合因势利导。4、其他类型的学生教育主要有针对性地调动积极因素，消除不良因素，促进全面发展。5、要贯彻德育原则。 10、怎样才能创建一个优秀的班集体。
11、简述班主任的工作：1、班主任是班级教师集体的组织者和灵魂。2、班主任是学生集体的组 织者、领导者和教育者。3、班主任是保证各种影响协调一致的协调者。4、班主任是联系班级与班级、班级与学校的纽带。 12、班级建设的起始阶段重点在建制。 13、班集体是训练班级成员自己管理自己、自己教育自己、自主开展活动的最好载体。 14、人际关系是人与人之间在相互交往过程中所形成的比较稳定的心理关系或心理距离。 15、课外活动要防止为活动而活动的倾向，应要求有明确目的。 16、班级管理的基本功能是调动班级成员参与班级管理的积极性，共同建立良好的班级秩序和健 康的班级风气。主要功能是运用教学技术手段精心设计各种不同教学活动。重要功能是帮助学生进行社会角色的学习，帮助学生成为学习自主、生活自理、工作自治的人。 17、班主任了解学生一般采用的方法有观察法、谈话法、书面材料和学生作品分析法、调查访问。 18、群众规范是约束群体内成员的行为准则，为学生的课堂行为划定了方向和范围。 19、我国于1986年第一次将课外活动正式列入课程总计划。 20、课外活动的组织形式和方法是多种多样的，按活动人数和规模可分为群众性活动、小组活动 和个人活动。 21、小学课外活动的特点有：自愿性、自主性、灵活性和多样性。课外活动是学生课余生活的良 好形式。 22、教师领导方式的类型有放任型、专断型、民主型。勒温在1939年将教师的领导方式分为集权 型、民主型和放任型三种。 23、导生制的管理模式最早出现在19世纪的英国。 24、课堂学习情境的安排上应考虑班级规模的控制。 25、联合群体是正式群体形成的第二个阶段，它已有共同目的的活动，但活动还只具有个人的意 义。 26、道德意志是指人们为了达到某种目的而产生的自觉能动性。 27、课堂纪律是教师对学生课堂行为所施加的准则与控制。 28、集体真正成为教育手段的阶段是集体发展趋于成熟发展阶段。 29、课堂中占优势的言论与意见称为课堂气氛。 30、在课外活动中，教师处于启发指导地位。 31、在抓好班级纪律工作中，班主任应实行先专政后民主。 32、校级晨会包括升旗仪式和专题讲话。 33、班集体舆论是班集体成员共同意见的集中体现。 34、英国教育家斯宾塞首先把课程用于教育科学的专门术语。 35、班级管理的模式：1、班级常规管理。2、班级平行管理。3、班级民主管理。4、班级目标管
档案管理学复习资料 １、档案的萌芽时期是结绳记事、刻契记事，形成时期是原始图画，成熟时期是原始文字，总之，档案的产生以文字为条件，而阶级的出现、国家的产生推动了档案的发展成熟。 ２、我国档案演变经历了以下六个阶段：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新型载体档案。 ３、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律以备查考的各种形式和载体的历史记录。基本含义1档案是人类社会各项实践活动中形成的。2档案是保存备查的历史文件。3档案信息的记录方式和载体的多样性。4档案具有特有的原始记录性。 ４、文件与档案的关系：第一，文件是档案的前身，档案是文件的延伸；第二，文件是档案的基础，档案是文件的升华；第三，文件是档案的因素，档案是文件的组合。 ５、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是知识属性和信息性。６、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值。 ７、档案的作用：第一，维护国家、集体和个人权益的法律书证；第二，政治的必要工具；第三，行政管理的查考凭据；第四，生产建设的参考依据；第五，科学研究的可靠资料；第六，宣传教育的生动素材。 ８、档案发挥作用的规律：第一，档案的时效律和扩展律；第二，档案机密性递减律和社会递增律；第三，档案行政作用弱化律和科学作用强化律；第四，档案价值共享律。 ９、档案发挥作用的条件：第一，外部条件对档案价值实现的影响：（1）社会发展水平和社会政治条件；（2）社会档案意识 第二，内部条件对档案价值实现的影响：（1）档案管理方法的科学与否直接影响到档案价值的实现；（2）档案管理的手段现代化能够快速、准确、有效地提供档案，为档案价值的实现创造了条件；（3）档案管理状况，即物质保管条件。 １０、国家档案全宗是指一个国家过去和现在的国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。 １１、我国“国家档案全宗”按历史时期分为两大部分：第一，中华人民共和国建国后的档案，包括建国以来党和国家的中央及地方的各级机关、部队、团体、人民公社、企业和事业单位的档案以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案；第二，中华人民共和国建国以
档案事业概论笔记 第一章档案与档案工作 1、产生的条件 ①国家的出现是档案产生的社会条件。 2、早期档案形态：文字的产生是档案产生的客观条件 ②国家的出现 甲骨档案；金石档案（刻在青铜器和铁器的的档案铭文档案与石刻档案的总称） 简牍档案（竹简、木牍） 缣帛档案（用丝织品作为书写载体） 纸质档案 3、档案的概念概念：档案是一种原始信息记录。 “术语”中的档案的概念：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 档案法中的概念：档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 含义：①档案形成的主体是国家机关、社会组织及个人②档案是有保存价值的历史记录。 ③档案的实存形态是多种多样的。④档案是直接形成的历史记录。 ⑤档案的形成客体是社会活动。 4、档案的性质（本质属性和一般属性） （1）、本质属性是原始记录性。 （2）、一般属性是知识性和信息性。档案的信息性又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。 5、档案与相邻事物的联系与区别。 （1）、档案与图书 相同点：知识性和信息性。 区别：①来源不同。档案是来源于人们实践活动中形成的原始记录直接转化而来的，是历史的真迹，图书不真原始性。 ②价值作用不同。③信息存在的方式不同。 （2）、档案与文物。 区别：①文物与档案产生的主观意识不同。②信息内容的要求不同。③实存形态不同。（3）、档案与资料。 区别：①来源不同。档案是本单位履行职能活动中直接形成的文件转化而来的，具有直接性、
自学考试科技档案管理听课笔记简答题 三、简答题： 1简述科技档案定义的基本含义？ 科技档案的定义是科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件。 （1）定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别。科技档案是在科技、生产活动中产生的，是一种科技信息及其载体。 （2）定义明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。科技档案是人们认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。科技资料则是为了科技、生产活动参考的需要而交流、购买来的间接性的材料。 （3）定义明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。科技档案是履行了相关手续，集中保管起来的科技文件。 2简述科技档案的专业性特点及其对科技档案管理的影响作用？ 专业性是科技档案最突出的特点之一。（T） （1）它的专业性特点，集中表现在形成领域和内容性质两个方面。 1）它产生的领域具有鲜明的专业性特点。任何一项科技、生产活动都是在一定的专业范围内进行的，科技档案作为这种活动的记录，都形成于特定的专业领域。 2）科技档案的内容性质具有鲜明的专业性特征。 （2）专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。如：科技档案工作管理体制的确立，科技专业档案馆的组建，科技档案的整理分类等，都是建立在这一特点的基础之上的。 3简述科技档案类型的多样性特点及其对科档工作的要求？ （1）科技档案是一切档案中，类型最为丰富多样的一种。这是由它所记载的社会活动的内容和方式决定的。 （2）这一特点，为科技档案的科学管理提出了许多特殊的要求，如科技档案的各项具体管理环节，都必须根据这种特点，采取相应的措施，以保证实现对科技档案的科学管理和有效利用。 4简述工程档案的基本内容（构成）？ （1）项目前期准备文件； （2）工程设计文件； （3）工程竣工文件； （4）工程使用、管理、维护、改建、扩建中形成的文件。 5简述设备档案的种类及其基本特点？ （1）设备档案从来源看有两种：一种是自制设备的档案，另一种是外购设备的档案。 （2）设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的，即以型号成套。 6简述科研档案的基本特点及其内容（构成）？ （1）科研档案的基本特点之一是以课题成套。一个课题的档案材料，是有机联系的整体。 （2）内容（构成）包括：研究准备工作文件、研究试验文件、成果总结鉴定文件、成果奖励申报文件、成果推广应用文件、其他有关文件。 7简述科技档案的功能？ （1）科技档案具有知识储备和依据凭证功能。 （2）科技档案具有情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。 （3）科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。
第三章预防医学基础知识 一、预防医学的概念及特点（了解） 概念：预防医学是医学的一门应用学科，它以个体和确定的群体为对象，目的是保护、促进和维护健康，预防疾病、失能和早逝。 特点： 1.预防与医学的工作对象包括个体及确定的群体，主要着眼于健康和无症状的患者 2.研究方法上注重微观和宏观相结合，重点研究健康影响因素与人群健康的关系、预防的有效手段和效益。 3.采取的对策既有针对个体预防疾病的干预，更重视保障和促进人群健康的社会性措施 二、预防医学体系的主要分类（了解） 分类： 预防医学体系可分为流行病学、医学统计学、环境卫生科学、社会与行为科学以及卫生管理学5大学科 小结： 预防医学的特点：既关注个体也关注群体，着眼于个提及确定的群体（健康和无症状患者）三、健康的主要决定因素（熟悉） ·预防医学把决定个体和人群健康状态的因素称为健康决定因素，即我们常说的影响健康的因素 1.个人因素：健康的婴幼儿发育状态、个人的卫生习惯、个人的能力和技能、人类生物学 特征和遗传因素 2.卫生服务因素 3.社会环境因素：社会制度与政策、个人收入和社会地位、文化背景和社会支持网络、教 育、就业和工作条件 4.物质环境因素：生活环境产生的有害物质、职业环境产生的有害物质、交通运输产生的 有害物质
健康生态学模型 健康决定因素是如何作用于人体进而影响健康的？ 健康生态学模型强调个体和人群健康是个体因素、卫生服务以及物质和社会环境因素相互依赖和相互作用的结果，且这些因素间也相互依赖和相互制约，以多层面上交互作用来影响着个体和群体的健康。作为一种思维方式，它是总结和指导预防医学和公共卫生实践的重要理论模型 小结：影响健康的因素不仅仅有自身特征，宏观的社会经济环境、物质环境等会对生活行为方式产生影响，进而影响个体健康。 健康主要影响因素包括：社会经济环境、物质环境、个人因素和卫生服务，这4者间的相互关系可以用健康生态学模型解释。 四、三级预防策略的概念（掌握） ·根据疾病发生发展过程以及健康决定因素的特点，把预防策略按等级分类，称为三级预防策略 ·疾病自然史： ·一个人从健康—疾病—健康（或死亡）可以认为是一个连续的过程，我们称其为健康疾病连续带 五、第一级预防的内容（掌握） ·第一季预防又称病因预防 ·在第一级预防中，如果在疾病的因子还没有进入环境之前就采取预防性措施，则称为根本性预防 ·针对健康个体的措施： 1.个人的健康教育，注意合理营养和体格锻炼，培养良好的行为与生活方式； 2.有组织的进行预防接种，提高人群免疫水平，预防疾病；
参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会 参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会 心中有不少心得体会时，往往会写一篇心得体会，这样有利于培养我们思考的习惯。那么你知道心得体会如何写吗？以下是小编为大家收集的参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会，仅供参考，欢迎大家阅读。 20XX年6月20日至31日，我参加了国家档案局组织的档案专业人员岗位培训，通过为期13天的系统培训，对档案管理工作的基本知识有了进一步的了解，对档案的价值鉴定、档案的功能利用以及档案管理工作的重要性有了更深层次的认识。这次培训，使我学习、成长、收获，不断的思考和总结，并在今后的工作中实践运用。我将培训期间的笔记做了整理，现与大家分享，希望可以和大家相互学习。 一、熟悉档案 档案管理工作作为企业管理的一部分，必须要适应企业发展的需要。想要熟悉档案，首先要熟悉档案概念： 通俗的说，档案是公司各项日常工作中形成的第一手资料，经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的。是公司开展各项工作的见证，是反映公司历史的真实资料，也是研究改进、提高创新发展的宝贵史料。 档案管理工作是一个公司管理工作的重要组成部分。做好档案管理工作是公司健康发展的需要，是提高公司工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实
面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量公司业绩与管理水平的重要尺度。一个公司的档案记载着这个公司的发展史，对本公司的科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。可见，档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作，有助于促进社会建设和各项事业的健康发展。 二、利用档案 随着信息化时代的来临，各级档案管理工作都在改革创新，逐步把工作重点转移到档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案事业的宏观管理得到全面加强。 为公司申报的多项证件、奖项、业绩证明、追交尾款等提供了最原始、真实的资料，所以档案管理工作为企业取得市场竞争，全面发展有着重要的意义。 三、管理档案 随着档案需求的剧增，只有不断做好档案管理工作，改变管理者的内外素质，增强其专业的知识，实现档案共享价值，才能使档案管理工作跟上企业发展步伐。 1、对每个环节的档案工作严格控制，由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的质量和不泄露。 2、档案管理工作的信息化，档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理，不仅提高了档案管理的.成果，还提高了档案管理的效率。 3、档案管理工作的安全性，由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格
第三章档案法治建设 档案法治建设，是档案事业治理体系和治理能力现代化的基本保障，也是推进法治中国建设不可或缺的组成部分。档案法治建设应围绕“科学立法、严格执法、公正司法、全民守法”总要求推进，主要包括四个方面内容：一是档案立法工作，制定完备的档案法规体系；二是档案行政执法，维护档案法律权威，严格行政执法程序，依法行政；三是档案行政救济，确保档案行政管理相对人的合法权益，预防化解行政争议；四是档案法治宣传，营造自觉守法的法治环境。本章主要阐述档案立法、档案行政执法、档案行政救济等方面的问题。 第一节档案立法工作 一、档案立法的概念 档案立法，从广义上讲，是指一切国家机关，即从中央到地方的各级国家权力机关和国家行政机关，依据法定权限和程序，制定、修改和废止各种档案法律文件的活动；从狭义上讲，是指国家最高权力机关制定、修改和废止档案法律的活动。通常所讲的档案立法一般是从广义上理解。这一概念有以下三方面含义： （一）档案立法是立法主体依法定职权所进行的活动 档案立法的形式主要有职权立法和授权立法。职权立法是指立法主体依照我国《宪法》、《立法法》和《地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定的职权进行的档案立法。授权立法是指国家机关依据我国《宪法》和有关国家机关的组织法以外的法律授权所进行的档案立法。 （二）档案立法是遵从一定程序、运用一定技术所进行的活动 立法主体在档案立法活动中要严格遵循规定的程序和规范，如国家档案法律的立法程序分为提出法律案、审议法律案、通过法律案、公布法律等阶段；档案行政法规的立法程序分为规划、起草、审定、发布等阶段；档案规章制定程序分为立项、起草、审查、决定和公布、解释与备案等阶段。立法程序的系统化、规范化，为实现档案立法的科学性、严肃性和权威性提供了保证。 立法技术是立法主体在立法活动中为实现立法目的所运用的操作方法或技术性规则，在任何一个国家，立法主体都必然会运用一定的立法技术来表现阶级的意志，从而更科学有效地发挥法的作用，实现立法的目的。 （三）档案立法是制定、修改和废止法的活动 档案立法，包括制定、修改和废止档案法律、法规和规章等规范性文件，形成以《档案法》
档案学是一门应用学科。1、三个二级学科：图书、情报、档案学管理 “图书、情报、档案”一体化创成一级学科，档案管理学 2、是档案管理学的基础课程 是从事文员、秘书的技能课程，以下是8大技能 技能：收集、整理、鉴定、保管（档案保管期限登记、编目）、检索、利用（用于行政管理，经济建设、科技建设、文化教育、科学研究）、编辑研究、统计做公务员的总的要求：档案学管理、秘书学、办公室管理 档案学概论 第一章、档案 第一节、档案的起源与沿革 一、中国档案的起源 二、我国档案的形式和名称的演变与沿革 第二节、档案的定义 一、档案的定义 定义：国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不 同形式的历史记录。 档案产生的条件 档案的产生是逐渐历年产生的。恩格斯说：蒙昧、野蛮、文明。今天的文书，明天的档案。 条件如下： 1、进入文明时代后，记录符号、文字记录 2、随生产实践发展，语言文字完善，出现了有条理的信息记录 3、商业的发展，促进了有条理信函及应用 4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来，形成档案 二、档案的基本含义 （一）、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。 （二）、档案是保存备查的历史记录。 注：文件转化为档案一般须具备以下三个条件 （1）办理完毕的文件才能归入档案。 （2）对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。 （三）档案的形式是多种多样的。 1、档案信息的载体 载体形式：甲骨档案、简牍档案（竹简+木椟，这在战国至两晋产生最多，尤其是秦汉）、金石档案（青铜+石刻）、缣帛档案（细绢档案）、纸质档案 2、档案信息的记录方式 （1）从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看 刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等
第七章档案检索工作 第一节档案检索工作的地位 一、检索工作在整个档案工作中的地位 1．检索是提供利用的先期工作 档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。 2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节 二、编制档案检索工具的基本要求是 1．全，指信息存储丰富。 2．准，指检索准确。 3．快，指迅速。 4．便，指检索要方便。 三、应当注意的问题 要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。 1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。 2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。 四、排检方法 （一）分类法 以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。 优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。 （二）按作者排检法 现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。 （三）按文号排检法 即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。 （四）按字序排检法 编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。 1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。 2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。
3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。 4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。 （五）按地序排检法 按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。 （六）主题法 按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。 目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。 第三节中国档案分类法 1987年出版《中国档案分类法》第一版。 1996年出版《中国档案分类法》第二版。 《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。 《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。 第四节中国档案主题词表 1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。 1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。 《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例： Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音 人民代表大会…………[BB]……范畴号 D 人代大会……………………代项 F 地方各级人民代表大会……分项 全国人民代表大会 S 国家权力机关………………属项 会议* Z 国家机构*……………………族项 C 人民代表大会制………………参项 《中国档案主题词表》词间关系表 词间关系含义简称符号 等同关系正式主题词用项Y 非正式主题词代项 D 属分关系下位词分项 F 上位词属项S
“档案学概论”听课笔记 论：对DA概念（定义）的理解：P5 1、社会性（或社会实践性）：DA是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，如年轮 2、历史性（或后时性）：从时态上讲，DA是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”。非人类历史文化遗产的全部，而是其中只有基础性支持意义的重要部分 3、确定性：DA内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。或：DA所记录的内容是清清楚楚、明明白白的；而且这些清晰、确定的信息内容又是以固化的物质载体形式存在的，二者缺一不可。这是DA区别于最为临近的事物——文物的根本点。 4、原始记录性：这是DA的本质特性，是DA区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。 简：DA的本质特性：P6 “原始记录性”是DA的本质特性，是DA区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，还从根本上决定着管理方法的基本取向。对DA的管理无论怎样简便、有效，均不能以伤害DA的本质特性为代价，只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。这是所有管理活动的基本原则之一：管理方法必须维护被管理对象的本质特性。因此现在各国均以“来源原则”（或全宗原则）为核心的历史主义方法作为DA管理（尤其是实体管理）的基本方法。 简：DA的实存形态： DA的实存形态是DA在现实中的具体存在形式。在各种各样的事物中，只有具有DA属性者，才是DA.根据定义，尤其是DA的本质特性，其实存形态不是唯一的，而是多种多样。目前DA的实存形态主要仍是各种文书，尤其是文书的定稿——唯一的且可信赖程度最高的稿本。 简：制作时是否有意，对档案的日后管理和档案的功能、价值具有不同的效应。 1、有意看作的优点：为久存，制作材料较好，格式规范，留存较齐全、完整。 缺点：内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实甚至有意作伪，易产生抑恶扬善、报喜不报忧等内容上的偏差、错误。 2、无意制作的优点：无意中留下真实客观的记录，较好地体现DA的原始记录性。 缺点：制作材料的质地不好，耐久性差，书写格式往往不规范，且留存状况不好，不易齐全完整。不利于DA的保存和日常管理使用。 论：准确理解DA的真实可靠性： DA，尤其是它内容的真实可靠性不是绝对的，准确、客观、真实、正确是相对的不能因此全盘否定DA的真实可靠性。种种不客观、不真实、甚至伪造的DA本身也是一种历史的真实，是一种客观存在的事实。DA的真实可靠性有至少2层含义： 1、如DA的内容无失实、歪曲、作伪之处，对同一历史事实均有记载的各种信息中它就是最真实、可靠的。因为档案是直接的原始记录，是第一手的原生信息。 2、如有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，其不实之客观事实，也恰是由DA这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的。DA只要其自身存在，就没有“假”的，“假”的也是“真”的。 简：DA与信息的关系： 逻辑上是种、属概念的关系。 DA是一种最真实、可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息。从根本上体现着信息的确定性与可靠性。而信息理论认为：信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值。所谓“错误、混乱或不可靠的信息还不如没有信息人类社会对信息的依赖、需求程度越高，对信息的确定性与可靠性的要求程度也就越高。从信息理论的角度看，DA是一种最重要的信息，是信息之根——确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态。
《档案管理学》复习题填空1、《文件整理规则》最根本的特点，就是以（件）为单位。 2、国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（30）年向社会开放。 3、2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（13）种。 4、公文用纸采用国际标准（A4）型纸。 5、A4型纸的成品幅面尺寸为（210X297）mm。 6、全宗号用（4）位代码标准。 7、档案室的收集，正常情况下主要是指（归档）。 8、立卷说明是对档案的补充和概数，具有资料积累和（检索）的双重功能。 9、根据规定，省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存（20）年左右后向本地区综合档案馆移交。 10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存（10）年左右后向本地区同级综合档案馆移交。 11、文书档案长期保管期限为（16－50）年左右。 12、鉴定档案价值的基本方法就是（直接）鉴定法。 13、档案代理卡又称（代卷卡）。 14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（固定化）。
15、档案著录项目共分（七）项。 16、档案馆指南的主体部分是（馆藏档案情况介绍）。 、资料目录的主体部分是（资料分类目录）。17． 18、照片档案主要由底片、照片及（文字说明）构成。 19、档案著录时，时间项一律用（8）位阿拉伯数字表示。 20、档案著录的结果是（条目）。 单选 1.档案著录的结果是（D）。 A卡片B记录C目录D条目 2.国家档案馆保管的档案向社会开发的界线，一般应当自形成之日起满（C） A 10年 B 20年 C 30年 D 40年 3.2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（B）。 A 10种 B 13种 C 15种 D 18种 4.公文用纸采用国际标准（D）。 A B5 B十六开 C B5 D A4 5.A4纸的成品尺寸为（A）。 A 210x297mm B 210x265mm C 184x265mm D 225x156mm 6.保存底片的适宜温度为（B）。 A 13－16℃ B 13－15℃
档案管理员自我评价(精选多篇) 本人工作上坚决服从领导安排，同时积极发挥自己的主观能动性，勤于思考，力争有新意、有突破，在自己所负责的工作中均有突出表现。平时能能独挡一面，做到年初有计划，年终有总结。遇事冷静，能够切实地解决问题，还发扬互助协作精神， 在档案管理工作中，井然有序地分类排列档案，建立了便于查询的目录，并对零散档案进行登记和及时归档，防止了档案的遗失，对档案分放了如指掌，随时随地都能快速地查找档案，还预备利用数据库软件完善档案管理，简化工作程序，此项工作正在筹划进行中。全年共整理档案2套，送往市组接收验收
合格，收集零散档案439份，查阅档案66人次。在负责的部内计算机及办公设备的管理维护上，能够做到有条不紊，有问题及时解决或送修，保证了工作的顺利进行。 工作中我从不计较个人得失，工作分工不分家，尊敬领导，团结同事，乐于助人，时刻以一名党员的标准严格要求自己，工作表现是有目共睹的，得到了上级领导及同事的认可和好评。 数据管理员自我评价 贯彻落实十六大精神，与时俱进，解放思想，开拓创新的一年，也是我思想、工作、学习取得长足进步的一年。在十六字**精神的鼓舞下，我励精图治，各项工作都有了新进展。 一、坚持以“三个代表”重要思想为行动指南，政治思想取得新突破 积极参加各种形式的政治理论教育，善于提练和总结。**年5月至7月借调解放思想大讨论办公室期间，负责思想政治宣传工作，参与各阶段活动实
施和总结，无论思想或是政治理论水平都有飞速进步;之后，在学习贯彻“三个代表”重要思想再掀新高潮活动中，能够认真学习领会，再创新成绩，撰写的总结在《**组工快讯》第39期发表;积极参加以公道正派为主要内容的“树组工干部形象”集中学习教育活动，完成各阶段总结和整改，政治素质得以提升;还于今年10月参加了入党积极分子入党前理论培训班，取得了优异的成绩，并于今年年底被发展成为预备党员。 二、在区委、区政府的正确领导下，各项工作开创新局面 针对分管工作的特点，我合理安排时间，坚决服从领导安排，同时积极发挥自己的主观能动性，勤于思考，力争有新意、有突破，在自己所负责的工作中均有突出表现。所负责的党校工作较繁杂，在人员仅配备一名的情况下，我能独挡一面，做到年初有计划，年终有总结，极力办好各类培训班。全年共举办培训班21期，完成调研文章2篇，参
第三章决策 1.决策的概念及其理解。 概念：管理者识别并解决问题的过程，或者管理者利用机会的过程。 组织或个人为实现某种目标而对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或调整的过程。 对于这一定义，可作如下理解： （1）决策的主体是管理者，因为决策是管理的一项职能。管理者既可以单独做出决策，这样的决策称为个体决策；也可以和其他的管理者共同做出决策，这样的决策称为群体决策。 （2）决策的本质是一个过程，这一过程由多个步骤组成，尽管各人对决策过程的理解不尽相同。过程包含6个步骤。 （3）决策的目的是解决问题或利用机会，这就是说，决策不仅仅是为了解决问题，有时也是为了利用机会。 2.决策的类型有哪些？ （1）按决策的重要程度划分为：战略决策、管理决策、和业务决策 （2）按决策的重复程度或所涉及的问题划分为：程序化决策和非程序化决策（3）按决策的多寡划分为：个人决策和集体决策 （4）按环境因素的可控程度划分为：确定性决策、风险型决策和不确定性决策（5）按决策者的手段划分为：经验决策和科学决策 3比较群体决策和个体决策各自具有的优缺点。 个体决策的优点：①果断性强②责任明确③决策成本低 个体决策的缺点：①决策缺乏连贯性②决策的可实施性欠缺 群体决策的优点：能更大范围的汇总信息；能拟定更多的备选方案；能得到更多的认同；能更好地沟通；能做出更好的决策 群体决策的缺点：决策所用的总时间一般比个人决策要长；过多的依赖群体决策，会限制管理采取迅速，必要行动的能力；容易出现责任不清的问题 4决策的特点 ①目标性②可实践性③可抉择性④满意性⑤决策的信息依据性⑥过程性 5.决策的原则 决策遵循的是满意原则，而不是最优原则。要使得决策达到最优，必须具备以下条件： （1）容易获得与决策有关的全部信息 （2）真实了解全部信息的价值所在，据此控制所有可能的方案 （3）准确预期到每个方案在未来的执行结果 现实中上述条件往往得不到满足。具体来讲，原因有： （1）决策者很难获得决策需要的全部信息 （2）决策者只能拟定数量有限的方案 （3）决策者很难准确的预测出方案将来的结果 （4）决策者评估并选择最优方案的代价相对较大，经济上不合适 6.迄今为止，有关决策的理论经历了何种发展？ （一）古典决策理论
第一章档案概论 第一节档案的起源与沿革 一、档案的起源 关于档案的起源，主要有以下四种观点： 第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。 第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。 第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。第三、四种观点又称为原始社会产物说。 二、档案的沿革 档案的沿革可以从以下分析： 1．载体沿革 档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。 2．名称的沿革 （1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。 （2）“档案”一词，一般认为初见于清代。 顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。 康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。” 杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。” 郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。） 档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。 案，在《说文解字》中解释为：几属。 由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。 3．英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。
档案管理学笔记参考资料 目录 第二章档案价值的鉴定 (2) 知识点1：档案价值及档案价值的鉴定工作理解 (2) 知识点2：档案价值鉴定工作的基本内容 (2) 知识点3：档案价值鉴定工作的意义 (2) 知识点4、档案价值鉴定标准 (2) 知识点5、鉴定档案价值的原则 (3) 知识点6、档案保管期限表 (3) 第三章档案的收集 (4) 知识点1、档案收集工作的内容 (4) 知识点2、档案收集工作的意义 (4) 知识点3、归档制度 (4) 知识点4、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用 (5) 知识点5、馆藏档案的补充源 (5) 知识点6、档案馆对历史档案的接收与征集 (5) 第四章档案的整理 (6) 知识点1、含义、内容和意义 (6) 知识点2、档案整理工作的原则 (6) 知识点3、全宗相关知识 (6) 知识点4、全宗内档案的分类 (7) 知识点5、案卷知识 (7) 知识点6、档号 (7) 知识点7、档案整理中的组织管理 (7) 知识点8、文号索引 (7) 第五章档案保管 (7) 知识点1、档案保管概念 (7) 知识点2、档案保管工作任务 (8) 知识点3、档案保管工作的基本要求 (8) 知识点4、档案保管的物质条件 (8) 知识点5、基本概念 (8) 第七章档案信息资源开发利用概述 (8) 知识点1、档案信息资源开发的含义 (8) 知识点2、开发的意义 (8)
知识点3、开发原则 (8) 知识点4、开发面临的主要障碍 (9) 知识点5、开发应采取的措施 (9) 知识点6、简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间的区别与联系 (9) 第八章档案检索 (9) 知识点1、档案检索 (9) 知识点2、检索效率 (9) 知识点3、档案著录 (9) 知识点4、档案标引 (9) 知识点5、档案检索工具 (10) 知识点6、档案目录中心 (10) 知识点7、档案的计算机检索 (10) 第九章档案的编研 (10) 知识点1、概念和内容 (10) 知识点2、编研意义 (10) 知识点3、编研特点 (10) 知识点4、大事记 (10) 知识点5、组织沿革 (11) 第十编档案提供利用 (11) 知识点1、档案利用工作概念 (11) 知识点2、档案利用工作的地位 (11) 知识点3、怎样做好档案利用工作 (11) 知识点4、档案利用服务利用方式 (11) 知识点5、档案提供利用的宣传和咨询服务 (11) 知识点6、开放档案 (12) 备注说明 (13) 绪论 一、档案管理学现状 1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程