设备档案资料管理制度

第1页共9页 设备技术档案管理制度

l、设备技术档案是技术管理的组成部分,是设备维修的重要依据，必须不断提高管理水平，使档案及时地为设备管理维修服务。

2、为加强对档案的管理，所有设备技术资料和图纸一律必须交付档案室或机电科统一管理，在没有办理交接手续前，任何人不得私自动用和存放。

3、档案室或机电科对需要归档的技术文件资料，要及时做好收集、整理、鉴定、统计、保管，做到分类登记，系统排列，编目建卡，补充调整，保证档案的完整、准确和齐全。

4、凡是反映设备一生全过程管理的，具有长期保存价值的，一定要按归档制度作为真实的历史记录。集中统一保管起来的技术文件材料，都是设备档案归档的内容，设备档案的具体内容：一是设备进厂后开箱验收过程中产生的技术文件；二是设备安装试车过程中产生的技术文件；三是设备投产后使用、维修和改装记录资料。

5、技术档案归档的时间和要求：

每项工作结束后十天内，将各种技术资料妥善分类整理后，交档案室或机电科归档，并办理交接手续，清点无误，双方签字后方可移交。归档的技术文件资料，应符合国标、部门和企业标准要求，凡有关设备方面的技术文件资料，有保存价值的应及时交档案室归档。不得私自保存和丢失，归档的技术资料不得空项，做到数据准确可靠。文字清晰整齐，签字手续齐全。

6、设备档案的管理、鉴定与销毁 第2页共9页 (1)对归档的技术文件，资料应及时进行登记、建账、整理、归档。

(2)档案的编号应符合标准的要求，依据档案的管理原则，分类保存，档案编号力求简明，并建索引目录，便于查找。

(3)保护档案的安全，做好防火、防潮、防霉、防晒。

(4)设备档案资料需要销毁时，由矿总工程师组织有关人员鉴定，确无保存利用价值的方可销毁，销毁的档案应造清册，保存备查。

7、设备图纸应按各种设备的类型，进行整理、编制、存放。图纸的尺寸，绘制的方法及符号标记，都要符合国家标准。

8、技术档案、图纸的借阅：

(1)设备档案、底图和原始资料，不得借用，仅供室查阅，如需借阅者必须办理手续，注明借阅时间，按时交回，如有丢失应及时报告档案室，查明原因酌情处理。

一、总则

为了规范设备部设备档案的管理，确保设备档案的完整、准确、系统，提高设备管理效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有设备档案的管理工作，包括但不限于设备采购、安装、调试、运行、维修、改造、报废等环节。

三、职责分工

1. 设备部档案管理员：负责设备档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

2. 设备部各岗位人员：负责设备档案的生成、提交和更新工作。

3. 设备部经理：负责设备档案管理的监督和指导工作。

四、设备档案的分类与编号

1. 设备档案分为以下类别：

（1）设备技术资料类：包括设备说明书、安装图纸、技术参数、操作手册等。

（2）设备运行记录类：包括设备运行日志、故障维修记录、定期检查记录等。

（3）设备维护保养类：包括设备保养计划、保养记录、保养材料清单等。

（4）设备改造与维修类：包括改造方案、维修记录、维修费用结算等。

（5）设备报废与处理类：包括报废申请、报废鉴定、报废处理等。

2. 设备档案编号规则：

（1）采用“设备类别-设备编号-档案编号”的三级编号规则。

（2）设备类别按设备类型划分，如“机-001”代表第一台机器设备档案。

（3）设备编号由设备部统一编制，确保唯一性。

（4）档案编号由档案管理员统一编制，确保档案归档顺序。

五、设备档案的收集与整理

1. 设备档案的收集： （1）设备采购时，收集设备技术资料、安装图纸等。

（2）设备安装调试期间，收集设备运行日志、故障维修记录等。

（3）设备运行过程中，收集设备保养计划、保养记录、保养材料清单等。

（4）设备改造与维修过程中，收集改造方案、维修记录、维修费用结算等。

（5）设备报废与处理过程中，收集报废申请、报废鉴定、报废处理等。

2. 设备档案的整理：

（1）按照设备档案类别进行分类。

（2）按照设备档案编号规则进行编号。

（3）对收集到的设备档案进行整理、归档。

六、设备档案的保管与利用

1. 设备档案的保管：

第 1 页 共 10 页 特种设备档案资料管理制度

第一章 总 则

第一条 特种设备档案资料管理制度是为了规范特种设备档案资料的管理，确保特种设备档案资料的完整性、保密性和可追溯性，提高特种设备运行管理的效率和安全性。

第二章 档案管理的基本原则

第二条 特种设备档案的管理遵循以下原则：

（一）及时性原则：特种设备档案资料应及时组织、收集、整理、归档和备份。

（二）完整性原则：特种设备档案资料应包括特种设备的设计、制造、安装、维修、改造、报废等各个环节的相关资料。

（三）保密性原则：特种设备档案资料应按照有关保密规定进行妥善管理，禁止泄露和外传。

（四）可追溯性原则：特种设备档案资料应清晰记录特种设备的历史信息和运行情况，以便查阅和溯源。

（五）规范性原则：特种设备档案资料的管理应遵循国家相关法律法规和行业标准。

第三章 档案管理的责任和权限

第三条 特种设备档案的管理责任及权限划分如下：

（一）设备管理部门负责特种设备档案资料的组织、收集、整理、归档和备份工作，并保证档案的完整和准确性。

（二）设备管理部门应明确特种设备档案管理的责任人和管理人员，确保档案管理工作的顺利进行。 第 2 页 共 10 页 （三）档案管理人员应熟悉档案管理制度，具备相关档案管理知识和技能，并按照工作职责进行档案管理工作。

（四）档案管理人员应保密特种设备档案资料，严禁泄露和外传。

（五）设备使用人员有义务配合档案管理人员的工作，提供相关档案资料，并确保其真实性和完整性。

第四章 档案的收集与整理

第四条 特种设备档案资料的收集包括以下内容：

（一）特种设备的设计、制造、安装等阶段的相关资料。

（二）特种设备的维修、改造、报废等阶段的相关资料。

（三）特种设备的运行记录和检验报告等相关资料。

（四）特种设备的使用人员培训和鉴定证书等相关资料。

（五）特种设备相关部件和材料的信息和证明文件等相关资料。

第五条 特种设备档案资料的整理包括以下内容：

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（ISO9001-2015）

1.0目的

为了加强对设备档案资料的管理和整理工作，有效保护和利用设备档案资料，保证全公司设备正常运行，特制订本制度。

2.0适用范围

适用于企业购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图标、声像载体材料、磁盘以及随机材料等。

3.0具体内容

3.1设备档案的形成和归档

3.1.1设备部是设备文件材料的形成、积累、汇总部门，设备部配有专职档案人员集中管理本公司的设备文件材料。从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满），安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均移交档案室。

3.1.2设备采购部门应将设备到货日期的计划提前通知档案室，以便做好准备，合理安排工作。

3.1.3设备到货后，采购人员应通知档案室，档案人员参与设备开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在《设备验收记录单》上签字。

3.1.4设备使用部门的负责人，要做好设备文件材料的形成、积累、管理工作，技术人员和维修人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到“有活动就有完整的记录”，确保设备文件的完整、系统、准确。 好好学习社区

更多优惠资料下载： 德信诚培训网 3.1.5公司自行研制的设备，在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料归档，在设备进行鉴定验收时，必须有档案人员参加。

3.2设备档案的归档范围

3.2.1外购设备归档材料范围

3.2.1.1外购设备计划于选购阶段的归档材料

⑴设备使用部门的可行性方案论证报告。

⑵购买设备的审批文件。

⑶购买协议、合同。

⑷公司设备采购人员与设备提供商的重要来往函件、电文、传真。

⑸谈判备忘录、附件、附录。

3.2.1.2外购设备验收阶段的归档材料。

⑴《装箱单》、《开箱验收单》、《出厂合格证书》及《出厂精度检验单》。