更新档案管理理念 实现档案管理科学化

更新档案管理理念实现档案管理科学化
摘要：随着经济改革的深入进行，带动了各行各业的快速发展，在发展过程中由于陈旧的管理体制严重的束缚了发展的脚步，所以各行各业也迎来了制度上的重大变革。

在各行各业中，人事工作是行业工作的重点，在人事工作中档案管理工作是至关重要的，以前的档案工作由于处于极为松散的状态，所以档案管理工作得不到重视，档案管理工作一直处于无专人管理，杂乱无章的状态。

现在随着改革的深入进行，人事档案管理工作为了适应现代化企业的发展需要，在档案管理的各个方面极需要进行更新，因此本文针对现在人事档案的现状及存在的问题进行了深入的剖析，从而提出了具体的解决办法，以供档案管理人员进行借鉴和参考。

关键词：档案管理；理念；科学化
1 人事档案现状及存在的问题
1.1 对档案的重视程度不够
档案工作在单位一直处于附属的地方，因为不能为单位创造经济价值，所以长期以来，各行业的领导极少把档案工作重视起来，档案管理工作只要做好保管工作，不丢不外泄就行了，因领导的认识错误，所以企业的档案管理工作一直处于有为松散的一个状态。

但随着企业的快速发展，以前简单的保管工作已无法适应新时期行业发展的需求。

1.2 人事档案交接手续不严密，重视不够
因对档案管理工作的不重视，所以在各行业的档案管理工作当
中，专业的档案管理人员极少，多数行业的档案管理工作都是由其他工作人员兼任的，这些人员在接触档案管理工作之前对此工作性质不了解，上岗后又不进行培训，这样就导致对档案管理工作的相关的细节做不好，疏忽情况较为严重，在办理交接手续时也不遵守相关的流程，只是简单的交接，出现问题时责任更是无法划分，许多时候人事档案前后工作脱节，所以存在人事档案管理工作上人员及各项措施都存在着严重的欠缺的情况。

1.3 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
由于在管理方面的不专业情况，人员及硬件设施都严重的不完善，所以在档案的收集、整理、归档等相关工作上由于管理人员对档案管理重要性意识的淡薄，所以这些工作都不能及时、准确的完成，由于管理人员的疏忽及水平欠缺，所以存在管理的档案材料与本人的真实情况有所出入，导致档案部分材料丢失及不完整的情况时有发生，使大部分人员使用要档案时受到影响，严重影响了档案管理工作的重要意义。

1.4 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位
一是档案管理人员对档案的重要性没有进行说明，所以在有些材料在使用过程中不能及时的进行归档，在事后本人也没有及时去归还这部分材料，管理人员也没有进行督促催回，所以就会导致档案中的材料缺失。

二是没有专职的档案管理人员，这部分人员没有专业的档案管理知识的学习及培训，所以对档案管理工作的重要性没有深刻的认
识，在工作当中，也没办法随时对档案管理工作的新知识和新技术进行很好的掌握，制约了档案管理工作的进展。

1.5 档案管理人员及本人对人事档案重要性认识不足
近些年来，由于体制的改革，使人们对档案的重要性缺乏必要的认识，觉得只要工作好就成，有没有档案无所谓，所以对自己的档案的情况很少过问，有些人都不知自己的档案在哪里存放。

因此对档案的材料做不到及时的归档，档案管理人员对工作也缺少认真的态度，所以双方在思想和行业上就直接导致档案的缺失，管理工作的不完善。

1.6 人事档案管理手段落后
长期以来我国的档案管理工作一直处于落后的状态，手工书入、手工查找的方式，使档案管理人员的工作强度很大，同时在查找时也浪费了大量的时间，档案管理还采用纸质的方式进行，在管理上容易丢失和破损，在空间上占用面积。

在档案管理工作上没有引进先进的科技来进行管理。

2 人事档案管理对策及思考
2.1 严格按程序交接
对于人事档案的交接要给予足够的重视，因为这是一项严肃认真的工作，在交接的程序上要严格的按照相关的程序办理。

在办理交接之前，首先要对档案进行一次全面的整理工作，将档案的账面材料与实际的档案要一一对应。

其次对于那些借出去的档案要催促其及时归还，不能及时归还的要注明使用的原因。

再次对于那些零散
的档案要对其进行整理，按照相关的标准理清，有利于交接工作的进行。

最后，在交接的时候，要将相关的资料手续填写完整准确，使交接工作可以顺利的进行。

2.2 强化档案管理意识，严格档案管理程序
强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。

引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。

档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。

此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

2.3 健全档案管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。

建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。

第二，简明实用。

制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

第三，坚持制度约束的双向性。

既约束领导又约束职工。

领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

第四，坚持制度执行的严肃性。

档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。

在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2.4 建章立制，有章可循，规范操作
积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。

建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。

对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。

因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

2.5 积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。

积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。

2.6 加快档案信息化进程，提高工作效率。

如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。

这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。