负责公文处理工作的是本机关的 机关公文处理规范
公文处理规范 为了及时、准确、安全、规范地进行公文传递、办理，确保机关工作高质高效运转，制定本公文处理规范。
一、检验 办公室收到公文信件后，对机要件、函件的信封、信套进行外部检查，查看收文单位和姓名，清点收到的邮件数是否和投递清单或送文薄上应收到的件数相符。经过检查之后，如果邮件符合签收要求，需要签字、盖章的，可以签收。对一些紧急件，除注明签收的月、日外，还要注明时、分。
二、登记 对收到的需要部领导处理的文件、信函要逐件登记，将来文日期、来信单位、密级、机要通信号、包号、发往单位详细填写在《文件阅办单》上。然后，有办公室进行拆封。拆封要做到不损坏文件，信封内不遗留文件，拆封后要立即进行内检，检查文件名称、文号、种类，清点文件份数，注意文件密级并严格按保密规定办理。
三、拟办 文件管理人员及时将需要办理的公文连同文件阅办单交办公室主任提出处理意见。
四、分发 根据办公室主任提出的分送、拟办意见，分送有关部领导和科室。每天收到的信件应当日及时拆封、登记、分发完毕。机要文件发送范围按区委办的有关规定办理。
五、办理 （一）阅件办理 阅件是指必须送给一定范围领导和有关科室阅知的公文。根据办公室主任提出的范围，采取轮辐式（即中心式）的传阅方法，以文件管理人员为中心，先呈送部长阅知，阅毕由工作人员收回，再送副部长阅知，以此类推。部长、副部长传阅的文件，一周内传阅完毕并归档。
（二）办件办理 办件是指需要回答、批复、汇报、反馈结果的公文，上级下发的指示性公文、政策性公文、特别是要落实结果的公文，以及下级要批复的公文，都要以急件对待，以最快的速度， 最佳方案； 使分管部长和责任科室阅知并办理。一般采取先办理、后送阅，先主办、后协办的途径运转。
1、一般阅办件。根据办公室主任拟办意见，先呈送分管部长阅示，根据分管部长批示，及时交承办科室或人员按照批示意见认真办理。
1 公文处理基础规范（一）
公文文种的规范化
公文处理规范文件
1.《 国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号 ，自2001年1月1日起施行。）
2.《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）（国家质量技术监督局1999/12/27）
3.国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见（国办函〔2001〕1号）
4.《河南省国家行政机关公文处理实施办法》（2001）
5.《郑州市行政机关公文处理办法》（2009/9/28）
《国家行政机关公文处理办法》一共规定了13种法定文种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
一、命令
•(一)命令(令)
•适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性一、命令行政措施；嘉奖有关单位及人员。
•是国家行政机关发文的最高形式。
二、决定
•(一）适用范围：
•适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
决定的写作要求
•一是要注意针对性。决定的内容、要求和措施要切合实际，以利于解决实际问题。
•二是要注意确定性。决定事项要明确，提出的要求要实在，提出的措施要具有可操作性。
•三是要注意理论性。要有一定的理论高度。
•四是要注意连续性。要保持历史和政策的连续，要注意与上级的有关规定保持一致，与本机关原来的规定紧密衔接。
如何区分使用命令、决定、通报
进行表彰
1、奖励的事项比较重大，或者是有关人员对国家和地方做出了特殊贡献，并且表彰机关的级别比较高时用命令的形式。
2、省级政府以下的各级政府决定授予有关人员或单位荣誉称号时一般用决定 。如：《郑州市人民政府关于授予柯林²詹姆斯²道兹等11名外国专家第二届商都友谊奖的决定》
3、基层单位年终评优表先，进行常规性表彰时用通报
三、公告
•公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
公文处理流程规范
一、公文处理的原则要求
1、原则：实事求是、精简、高效
2、要求：及时、准确、安全
二、公文的处理环节
（一）公文的拟制：
1、确定公文的范围，原则上一文一事，不可一文多事的报送。
2、正确选用行政公文的文种，是正确撰写行政公文的前提。现行使用的《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文种类有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。现根据企业行文实际，仅列出常用文种的适用范围
文种 办法规定 适用范围
决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 除国家行政机关及党、人大、军队机关外，企事业单位乃至人民团体，都可使用。（决定一般用于上级机关向下行文，也可在本机关内部使用。
通知 适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的实行，任免人员。 单位、人大、行政和局对机关，人民团体和企事业单位也可使用。（“通知”属于下行文，主送单位是下级机关，平行或不相隶属机关需要乐界的，可用“抄送”形式，对上级尤其不能用下“通知”）。
通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 各级行政机关都可以使用。（分为表彰性、批评性、传达性通报）。
报告 适用于向上级机关汇报工作，反应情况，答复上级机关的询问，不需要上级机关对报告内容进行回复。 所有相对下级机关都可以使用的稳重（“报告”是上行文，主送机关是有隶属的直接上级，一般不允许越级上报）
请示 适用于向上级机关请求指示、批准的事项。 所有相对下级机关都可以使用的文种（“请示”是上行文，主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报）。
3、公文的格式
公文一般是由眉首、主体、版记三部组成。
眉首：首页红色反线之上的部分（此红色反线上粗下细，名为武文武文线）。包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号。
第 ８ 页２０１７／０８ 工作指导 总第２７３期 浅谈企业办公室公文处理的规范文／中石化中原石油工程有限公司钻井一公司 贾萍【摘要】目前，在很多企业办公室的日常工作中，公文的处理存在很大的弊端，严重影响了公文处理的效率，影响了执行命令的传达，从而给企业带来一定的经济损失。因此，文章主要针对企业办公室的公文处理存在的问题进行简单的分析，主要以书写不规范及处理流程不正确为主要的分析内容，提出了如何规范公文处理流程，可以有效加强企业的工作效率以及服务质量。【关键词】企业办公品；公文处理；问题；规范；流程不同行业和企业办公室的公文格式以及处理流程都是有一定的差别的，因为公文的特殊性，所以需要十分重视对公文的处理。公文处理关系到企业的发展策略和执行命令的顺畅等问题，因此，需要重视公文处理过程中存在的问题和弊端，这样可以保证企业的命令顺利传达。文章针对办公室的公文处理存在的问题进行了详细的分析，然后对规范公文处理行为和内容进行阐述，通过完善公文的处理流程、处理体系和提高专业人员素质三方面完成。一、企业办公室公文处理不规范问题（一）公文书写不规范。公文的书写，有着具体的格式要求，但是在实际办公室处理公文的时候，经常出现的情况就是书写不规范，这是因为没有严格按照公文书写的要求和要素进行书写，导致出现了严重的问题。尤其是在公文的标题拟定的时候，主要有三个要素，第一要有单位的名称，第二则是需要有事情的原由，第三则是确定公文的文种，这样才能构成一个正确的标题。而不是简单的“做好领导学习安排”这样简单的标题，这就是写作不规范的体现方式，是目前重点解决的问题之一。（二）公文处理流程不科学。公文处理流程不科学，处理流程比较古板和呆板，也是目前公文处理的主要问题之一。首先，公文的处理的过程是十分严谨的，而且有一套自己的处理方法和办法，但是在实际的处理过程之中，某些环节就省掉了，因此导致出现了处理流程不科学的情况。这是因为没有按照现有的流程处理公文导致的。其次，则是已经存在的公文处理流程，与现代企业发展不匹配，不能高效率地处理公文，严重影响了企业的工作效率，针对企业的经济发展产生了阻碍。因此，应该科学简化处理流程，以现代流程为基础。二、企业办公室公文处理规范分析（一）建立公文处理体系。针对企业办公室公文处理存在的问题，首先需要解决的就是建立一个处理公文的体系。《中华人民共和国国家行政机关公文处理格式》中，详细规定了处理公文需要建立一个科学的体系。通过不断摸索，可以发现，同一个部门对文件进行发放，可以有效提高公文的处理效率，而且这样可以避免公文的内容外泄，导致出现泄密的情况发生。一旦出现越级权限，或者是不按照规定乱送文件，必须要退回，重新处理。这样可以保证整个公文的处理体系是十分的规范的。公文的传送一定不能采用横传的方式进行，必须是辐射式的方式进行。这样可以保证公文传输的科学性。 （二）创新公文处理流程。创新公文处理的流程，主要体现在两个方面，分别是工作内容和形式的创新，另一种是处理形式的创新。随着经济市场的发展，企业想要增加自身的竞争能力，首先要从企业内部改革，简化公文的处理流程，可以节省处理公文的时间，让企业的命令以及事情处理的效率不断增加。这样可以有效保证公文处理的质量，对于企业的发展具有重要的意义。而创新形式主要是加强对公文批示的监督，当天的公文，当天批示和回传，不能拖延，必须当日事当日毕。还需要相关部门对当日处理的文件进行清点和盘查，对执行的命令进行核实，是否准确到位。因此，创新公文处理的流程，对于企业的发展具有重要的意义和作用。（三）提高办公室公文处理人员的专业素质。企业办公室公文处理的效率和质量，与公文处理人员的素质和专业素养具有重要的关系和联系。因此，需要提高办公室公文处理人员的政治素质，同时需要提高公文处理的职业素质，以及业务素质。同时要培养公文处理人员爱岗敬业的精神，最重要的是，还需要协调能力以及处理紧急事情的能力。因为任何企业都会遇见突发情况，只有沉着冷静，并且具有丰富处理公文经验的人员，能够及时解决问题，保证企业的公文处理顺利完成，避免企业出现损失。三、结束语企业办公室的公文处理工作，关系到企业有关命令和制度的执行，因此在企业发展中，扮演着十分重要的角色。由于在处理公文的时候，很多公文的书写是不规范的，没有使用专业术语，同时处理的流程也不符合相关规定；更不能出现横传的情况。因此，针对这两方面的问题进行分析，主要是通过完善处理体系，以及处理流程和提高人员的专业素质进行分析，希望可以加快和完善对公文处理的规范程度，这样可以保证公文的处理效率和质量得到有效的提高。【参考文献】［１］张利华，刘庆，王强．浅谈企业办公室公文处理的规范［Ｊ］．办公室业务，２０１２（０２）：１４４－１４８．［２］陈瑜．浅谈如何做好企业办公室公文处理工作［Ｊ］．办公室业务，２０１６（０２）：１７７－１７９．［３］王庆杰．浅谈企业文秘工作［Ｊ］．天津经济，２０１４（０４）：１６６－１６８．［４］严昀．浅谈公文收发处理规范化流程［Ｊ］．中小企业管理与
