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秘书学概论

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秘书学概论试题及答案

秘书学概论试题及答案

秘书学概论试题及答案一、单项选择题（每题1分，共10分）1. 秘书学是一门研究什么领域的学科？A. 物理学B. 管理学C. 文学D. 化学答案：B2. 秘书工作的首要职责是什么？A. 会议记录B. 文件管理C. 安排日程D. 接待访客答案：C3. 下列哪项不是秘书的基本技能？A. 速记B. 打字C. 驾驶D. 沟通协调答案：C4. 秘书在处理文件时，应该遵循的原则是？A. 保密性B. 随意性C. 公开性D. 选择性答案：A5. 秘书在组织会议时，不需要考虑的因素是？A. 会议时间B. 会议地点C. 会议目的D. 会议参与者的星座答案：D6. 秘书在进行日程安排时，应该优先考虑的是？A. 领导的个人偏好B. 工作的重要性和紧急性C. 节假日安排D. 天气预报答案：B7. 秘书在接待访客时，不需要提供的信息是？A. 领导的办公室位置B. 会议室的预定情况C. 访客的个人信息D. 茶水服务答案：C8. 在商务沟通中，秘书应该避免的行为是？A. 保持微笑B. 使用专业术语C. 打断对方讲话D. 保持目光交流答案：C9. 秘书在准备会议资料时，不需要准备的是？A. 会议议程B. 参会人员名单C. 会议地点的地图D. 会议的具体日期答案：C10. 秘书在处理电子邮件时，应该首先关注的是？A. 邮件的发送者B. 邮件的标题C. 邮件的字数D. 邮件的格式答案：B二、多项选择题（每题2分，共10分）11. 秘书在准备会议时，需要考虑的因素包括哪些？A. 会议的目的B. 会议的时间C. 会议的地点D. 会议的参与者答案：A, B, C, D12. 秘书在文件管理中，应该遵守的原则包括？A. 文件的分类存储B. 文件的定期更新C. 文件的保密性D. 文件的随意借阅答案：A, B, C13. 秘书在进行日程安排时，需要考虑的因素包括？A. 领导的工作习惯B. 重要事件的日期C. 节假日安排D. 天气情况答案：A, B, C14. 秘书在接待工作中，应该提供哪些服务？A. 引导至领导办公室B. 提供茶水服务C. 提供会议资料D. 随意透露公司信息答案：A, B, C15. 秘书在商务沟通中，应该展现的素质包括？A. 良好的倾听能力B. 专业的外表形象C. 频繁打断对方讲话D. 清晰的表达能力答案：A, B, D三、简答题（每题5分，共20分）16. 简述秘书在企业中的作用。

《秘书学概论》ppt课件

《秘书学概论》ppt课件
办公设备操作
熟练掌握打印机、复印机、扫描仪等办公设备的使用技巧。
办公软件应用
运用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，提高文档处理效 率。
网络通信工具
使用电子邮件、即时通讯工具等，实现高效沟通与协作。
文件管理与档案整理方法
文件分类与标识
按照文件性质、内容进行分类，采用 统一标识方法，便于检索和使用。
保密原则在信息处理中应用
• 加密原则：对敏感信息进行加密处理，确保信息安 全。
保密原则在信息处理中应用
保密措施
制定保密规章制度，明确保密责任和要求。
加强保密宣传教育，提高员工保密意识。
采用先进的保密技术和手段，如加密技术、防火墙等。
防止泄密措施和应对策略
防止泄密措施 加强物理安全，如设置门禁系统、监控摄像头等。 加强网络安全，如使用强密码、定期更换密码等。
档案保管与利用
03
选择合适的保管场所和保管方式，确保档案的安全性和可用性；
同时，积极开展档案利用工作，发挥档案的价值。
会议筹备、记录及跟进技巧
会议计划制定
明确会议目的、时间、地点、参会人员等要素，制定详细的会议计划。
会议资料准备
根据会议议题，准备相关背景资料、讨论材料等，确保会议的顺利进行。
会议筹备、记录及跟进技巧
明确沟通目标
在团队内部沟通时，首先要明确 沟通的目标和意图，确保信息传
达的准确性。
倾听与理解
积极倾听团队成员的意见和建议， 理解对方的立场和观点，促进有 效沟通。
表达清晰
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免使用模糊或含糊 不清的措辞。
保持开放心态
尊重团队成员的多样性，保持开 放心态，接纳不同意见和观点。

秘书学概论

秘书学概论

秘书学概论秘书学是一门研究秘书职业技能和职业道德的学科。

它涵盖了秘书的角色和职责、秘书工作的要求、秘书的技能和能力以及秘书职业的发展。

秘书学的研究内容包括秘书职业的历史和演变、秘书的职业形象和态度、秘书的沟通和协调能力，以及秘书工作的管理和组织能力等方面。

秘书是一个古老而重要的职业。

在古代，秘书通常是负责记录和管理文件、记录历史事件以及协助统治者处理政务的人。

而今天，秘书的角色和职责已经发生了巨大的变化。

现代秘书不仅要负责文件的管理和记录，还要承担日常办公室的组织和管理工作，包括会议和行程安排、文件和资料的整理和归档、文件的处理和传递等。

秘书工作的要求也越来越高。

现代秘书需要具备全面的知识和技能，包括专业知识、沟通技巧、组织能力、协调能力、应变能力等。

秘书还要具备良好的人际关系和谈判能力，能够与不同的人群有效沟通，并协调各方面的资源，以达到工作目标。

除了这些技能和能力，秘书还应具备一定的职业道德和职业规范。

秘书往往需要保持机密性，处理机密信息时应保持谨慎和保密的原则。

秘书还应该具备诚实、敬业、奉公守法的职业道德，以及关爱和服务他人的精神。

秘书必须具备高度的责任感和自律性，能够按时完成任务并保持高质量的工作。

秘书职业的发展也是秘书学的一个重要研究领域。

随着社会的发展和经济的变化，秘书的角色和职责也在不断变化。

秘书不再只是一个机器一样的执行者，而是一个具有思考能力和创造力的协助者。

秘书的工作已经从单纯的记录管理转变为积极参与决策和管理过程的重要一员。

秘书越来越多地成为具有专业技能和管理能力的高级管理人员，对组织的发展和决策起着重要的作用。

总而言之，秘书学是研究秘书职业的学科，它涵盖了秘书的角色和职责、秘书工作的要求、秘书的技能和能力以及秘书职业的发展。

秘书学研究的内容包括秘书职业的历史和演变、秘书的职业形象和态度、秘书的沟通和协调能力，以及秘书工作的管理和组织能力等方面。

随着社会的发展和经济的变化，秘书职业的角色和职责也在不断变化，秘书的工作已经从单纯的记录管理转变为积极参与决策和管理过程的重要一员。

秘书学概论试题及答案

秘书学概论试题及答案

秘书学概论试题及答案一、单项选择题（每题2分，共20分）1. 秘书学是一门研究秘书工作的学科，其主要研究内容不包括以下哪项？A. 秘书工作的性质B. 秘书工作的职能C. 秘书工作的技巧D. 秘书工作的法律答案：D2. 秘书工作的首要职能是？A. 协调B. 沟通C. 服务D. 管理答案：C3. 秘书工作的核心价值是？A. 保密B. 忠诚C. 效率D. 创新答案：B4. 秘书工作中，不属于文书处理流程的环节是？A. 起草B. 审核C. 存档D. 翻译答案：D5. 秘书工作中，不属于会议管理的环节是？A. 会议筹备B. 会议记录C. 会议总结D. 文件归档答案：D二、多项选择题（每题3分，共15分）1. 秘书工作中，以下哪些属于信息管理的范畴？A. 信息收集B. 信息整理C. 信息分析D. 信息发布答案：ABCD2. 秘书工作中，以下哪些属于沟通协调的技巧？A. 倾听B. 表达C. 反馈D. 记录答案：ABC3. 秘书工作中，以下哪些属于时间管理的方法？A. 制定计划B. 优先排序C. 任务分解D. 定期检查答案：ABCD三、判断题（每题2分，共10分）1. 秘书工作只需要处理日常事务，不需要参与决策。

（）答案：×2. 秘书工作是一种服务性质的工作，需要具备良好的服务意识。

（）答案：√3. 秘书工作不需要具备专业的知识背景。

（）答案：×4. 秘书工作中，保密是最基本的职业道德。

（）答案：√5. 秘书工作不需要具备良好的沟通能力。

（）答案：×四、简答题（每题5分，共20分）1. 简述秘书工作的重要性。

答案：秘书工作是连接领导与员工、部门与部门之间的桥梁，是信息传递、决策执行的关键环节。

秘书工作的重要性体现在其协调、沟通、服务和辅助决策等方面。

2. 简述秘书工作中的保密原则。

答案：秘书工作中的保密原则要求秘书人员对工作中接触到的机密信息进行严格保密，不得泄露给无关人员，确保信息安全。

王守福 秘书学概论

王守福 秘书学概论

王守福秘书学概论
《秘书学概论》是王守福主编的一本教材，属于“十三五”高等教育秘书学专业本科系列规划教材，分为十二个章节，涵盖了秘书学、秘书、秘书工作、秘书工作任务、秘书工作本质、秘书工作制度、秘书工作效率、秘书工作关系、秘书人才等方面的内容。

编写本书的目的是介绍秘书学基本理论知识，揭示秘书工作一般规律，使学生能够系统掌握秘书学基本理论知识，打牢专业理论基础，增强其做好秘书工作的自觉性和从事秘书职业的自信心。

如果你对《秘书学概论》感兴趣，可以通过查阅相关资料或购买书籍来获取更详细的信息。

秘书学概论

秘书学概论

第二节 秘书学的学科特征与研究方法
5.秘书学与公文写作学的关系 公文写作学是研究公文文体及其写作规律与方法的一门应用 学科，属于写作学的分支科目。它以提高机关公文的写作质量， 更好地满足组织和领导信息沟通的需要为宗旨。 秘书学的研究内容里面，包含着公文写作的内容。这是因为 代领导人或组织草拟文稿，“以文辅政”是秘书人员的经常性工 作，是秘书人员发挥参谋助手职能的重要体现。秘书人员应当作 为第一流的文章写作能手。因此，秘书学历来注重培养秘书人员 的公文写作能力。
第一节 秘书学的研究对象与内容
我们将秘书和秘书工作确定为秘书学的研 究对象。主要出于这样的考虑： 首先，它们是秘书学产生和存在的主要根据。 其次，它们是秘书学区别于其他学科的标志。 再次，它们是秘书学不断完善和发展的动力。 最后，它们具有研究对象方面的不可替代性。
第一节 秘书学的研究对象与内容
总之，秘书学的研究对象，归根结 蒂就是秘书的主体要素和客体要素两个 方面及其相互关系。秘书的主体要素是 秘书人员，秘书的客体要素是秘书工作。 因此，秘书学将秘书和秘书工作确 定为研究对象，就是天经地义的选择。
第二节 秘书学的学科特征与研究方法
一、秘书学的学科特性 秘书学是一门综合性的社会应用学科，其研究范畴主 要是秘书与秘书工作及其活动规律。这就决定了秘书 学具有以下几个方面的学科特征： 1、秘书学的实践性特征 秘书学是在秘书工作实践经验基础上产生的，其本源 就是秘书工作实践。无论秘书学的基础理论或应用理 论，都不能脱离秘书工作实践，否则秘书学就会成为 无源之水，无本之木。反过来讲，秘书学的研究成果， 必然要应用于秘书工作实践，指导秘书工作实践，并 通过实际应用，接受实践的检验，在应用中汲取营养， 在检验中发现问题，从而推动秘书学理论的进一步发 展、完善和升华。

秘书学概论试题及答案

秘书学概论试题及答案秘书学概论是研究秘书工作规律、秘书职业素养以及秘书工作方法的学科。

它涉及秘书的职责、工作流程、沟通技巧、文档管理、会议组织等多方面内容。

以下是一些可能的秘书学概论试题及答案，供参考：一、单选题1. 秘书学是一门研究秘书工作的学科，它的主要研究内容包括秘书的职责和工作方法。

请问以下哪项不是秘书的职责？- A. 管理文档- B. 组织会议- C. 进行市场分析- D. 沟通协调答案：C2. 秘书在组织会议时，以下哪项不是其工作内容？- A. 确定会议主题- B. 选择会议地点- C. 准备会议资料- D. 进行财务审计答案：D3. 秘书在进行文档管理时，不需要关注以下哪项内容？- A. 文档的归档- B. 文档的保密- C. 文档的格式- D. 文档的创作答案：D二、多选题1. 秘书在进行日常沟通时，需要具备以下哪些技能？- A. 良好的语言表达能力- B. 熟悉公司内部流程- C. 了解相关法律法规- D. 掌握基本的计算机操作答案：A、B、C、D2. 秘书在准备会议资料时，需要考虑以下哪些因素？- A. 会议的主题和目的- B. 参会人员的背景和需求- C. 会议的时间和地点- D. 会议的预算和成本答案：A、B、C三、判断题1. 秘书在接到紧急电话时，可以自行决定是否需要通知上级。

（错误）2. 秘书在处理公司机密文件时，不需要遵守相关的保密规定。

（错误）3. 秘书在组织会议时，应该提前准备好会议议程，并在会议开始前分发给所有参会人员。

（正确）四、简答题1. 简述秘书在文档管理中应遵循的基本原则。

答案：秘书在文档管理中应遵循的基本原则包括：确保文档的准确性和完整性；保护文档的机密性；维护文档的可访问性；确保文档的可追溯性；以及定期对文档进行归档和清理。

2. 描述秘书在组织会议时的基本流程。

答案：秘书在组织会议时的基本流程包括：确定会议目的和主题；选择适当的会议时间和地点；准备会议议程；通知所有参会人员；准备会议所需的资料和设备；在会议中做好记录；会后整理会议纪要并分发。

《秘书学概论》课件

尊重隐私和习俗
避免触犯别人的隐私和习 俗，以免造成不必要的误 会和冲突。
PART 05
现代秘书发展趋势与展望
REPORTING
现代秘书的发展趋势
多元化发展
随着全球化进程的加速，现代秘书需要具 备跨文化交流的能力，掌握多种语言，了
解不同国家和地区的文化背景。
专业素质提升
现代秘书需要具备专业知识，包括行政管 理、商务礼仪、沟通技巧等，以更好地履
《秘书学概论》ppt 课件
REPORTING
• 秘书学概述 • 秘书职业素养 • 秘书工作实务 • 秘书法律法规与礼仪规范 • 现代秘书发展趋势与展望
目录
PART 01
秘书学概述
REPORTING
秘书学的定义与特点
总结词
定义与特点
详细描述
秘书学是一门研究秘书工作规律、秘书职业行为规范和秘书实用技能的综合性应用学科。它具有综合性、应用性 、实用性和规范性的特点。
遵守法律法规
秘书应了解并遵守相关法律法规，避免工作 中出现违法行为。
主要法律法规
包括《中华人民共和国劳动法》、《中华人 民共和国公司法》等。
法律法规的更新
秘书应关注法律法规的更新，及时为公司提 供最新的法律资讯。
秘书礼仪规范
礼仪规范的意义
提升公司形象，促进内部沟通，增强团队合 作。
商务礼仪
如会议组织、商务接待、礼品赠送等场合的 礼仪。
根据组织的需求，撰写各类公文，如通知、报告、请示等。
文书审核
对各类文书进行审核，确保文书的准确性和规范性。
文书处理
对收到的文书进行分类、登记、传递和处理，确保文书的及时性和有效性。
文书归档
将处理完毕的文书进行归档，便于日后查阅和使用。

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秘书学概论
秘书学概论是一门研究秘书工作理论与实践的学科，它旨在培养学生掌握秘书工作的基本理论、业务知识和实践技能。

秘书学概论通常包括以下几个方面的内容：
1.秘书工作的性质与任务：介绍秘书工作的定义、特点、原则和基本任务。

2.秘书工作的历史与发展：回顾秘书工作的发展历程，从古代到现代的转变，以及秘书工作在不同历史时期的角色和功能。

3.秘书工作的组织与管理：探讨秘书工作的组织结构、职能划分、工作流程和管理体系。

4.秘书工作的技能与素养：包括文书处理、档案管理、信息收集与处理、沟通协调、会议组织、时间管理、保密工作等技能，以及秘书人员的职业道德、形象修养等素养。

5.秘书工作的法律与伦理：涉及秘书工作中相关的法律法规、职业道德和保密责任。

6.秘书工作的现代化与科技应用：探讨现代秘书工作中信息技术的应用，如办公自动化、电子文档管理、网络通信等。

7.秘书工作的案例分析：通过分析具体的秘书工作案例，帮助学生理解理论知识在实际工作中的应用。

秘书学概论不仅是文秘专业学生的基础课程，也是其他专业学生了解秘书工作、提高自身工作能力的重要途径。

通过学习秘书学概论，学生可以全面掌握秘书工作的基本理论和实践技能，为将来从事秘书
工作或其他相关工作打下坚实的基础。

秘书学概论杨树森秘书学概论教案

秘书学概论杨树森秘书学概论教案第一章：秘书学基本概念1.1 秘书与秘书工作1.2 秘书学的基本特点与研究方法1.3 秘书的职责与素质要求1.4 秘书工作的内容与任务第二章：秘书与领导关系2.1 秘书与领导的关系类型2.2 秘书在领导决策中的作用2.3 秘书与领导沟通的技巧2.4 秘书对领导工作的辅助与支持第三章：秘书实务3.1 秘书日常事务处理3.2 秘书会议组织与管理3.3 秘书文书写作与处理3.4 秘书档案管理第四章：秘书人际关系与沟通协调4.1 秘书与同事、部门间的沟通协调4.2 秘书在处理人际关系中的原则与技巧4.3 秘书在组织中的角色与地位4.4 秘书职业礼仪与形象塑造第五章：秘书职业发展与自我提升5.1 秘书职业规划与成长路径5.2 秘书职业技能与素质提升5.3 秘书职业道德与心理健康5.4 秘书在职场中的竞争与合作策略第六章：秘书的文书工作6.1 文书的种类与格式6.2 文书写作的基本要求与技巧6.3 公文的处理程序与方法6.4 秘书文书工作的现代化手段第七章：秘书的接待工作7.1 接待工作的重要性与基本原则7.2 接待工作的准备与实施7.3 秘书在接待中的礼仪与沟通技巧7.4 接待突发事件的处理与应对第八章：秘书的信息工作8.1 信息工作的基本概念与流程8.2 信息收集的方法与技巧8.3 信息加工与分析8.4 信息传递与报告第九章：秘书的调研工作9.1 调研工作的目的与任务9.2 调研方法与步骤9.4 秘书调研工作的实用技巧第十章：秘书的领导与管理10.1 秘书在领导与管理中的角色定位10.2 秘书的领导沟通协调能力10.3 秘书的管理技能与方法10.4 秘书领导与管理能力的提升重点和难点解析1. 第一章中，秘书学基本概念的界定是本章的重点。

学生需要理解秘书和秘书工作的定义，以及秘书学的研究方法和基本特点。

秘书的职责和素质要求是教学难点，需要通过实例和案例来帮助学生理解。

2. 在第二章中，理解和掌握秘书与领导的关系类型，以及秘书在领导决策中的作用是重点。

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孔庆东谈周恩来
G:\秘书学 教学资料\孔庆东谈周恩来.doc
（一）基本要求
1、准确完整 真实性是信息的生命。完整，是指既要注意正面信息，也要注 意反面 信息；既要注意上层信息，也要注意基层信息等。 2、及时高效 及时是指要有强烈的时间观念，以最快的速度收集，并及时将有 价值的信息提供给领导和有关部门。通俗地讲，凡事宜早不宜晚。 例会要及时传达。一般是当日事当日毕。 高效是指各个环节要讲求效率，要做到用最少的时间、最少的精 力、最快的途径传递高质量、大容量的信息。 3、适用适量。 适用是指有用性。适量是指不宜过多过滥。汇报时要有必要的加 工。如归纳、综合或摘要、提炼。
一是要从“下情”中去领会。
领导的决心，不是凭空而来的，而是依据实际情况定下的，因此摸清“下情” 也有助于准确领会领导意图。
二是依据本单位的工作规律去领会。
单位工作往往有着明显的阶段性特征，哪个阶段容易出什么问题，重点抓 什么，什么时间实现阶段转移都有其内在规律，一般情况下，领导的工作思 路都随之而走。只有掌握了单位的工作规律，坚持与领导同步思考，才能为 领会领导意图，实现与领导领会领导意图不妨从以下工作思路的协调，创造 一个有利条件。
7、未来信息
（三）收集方法
1、阅读法。 不同材料要采用不同的阅读方法，对文件要精读，对报刊资 料要速读。以报纸为例，一份32版的大报约20万字，如果每 秒10个字速度阅读，全部读完需6个小进，这样每天的工作 时间只能看完一份。因此，大多数文字资料，秘书采用标题 扫描和正文浏览的方法，发现其中有价值的信息，再仔细阅 读。如果从大量文字材料中迅速抓取有价值的信息，是阅读 能力问题，这需要经过较长时间的训练。 2、观察法 3、听记法。 在调查访问、接待来访、参加会议、日常交谈、电话来往以 及收听广播等情况时，秘书要善于当一个好的听众，要集中 注意力，防止曲解原意。秘书要养成随身携带笔记本的习惯， 随时记录。 4、交换法 5、搜索等索取法 6、购买法
信息可以存储。大脑就是一个天然信息存储器。人类发明的文字、摄影、录音、录像 以及计算机存储器等都可以进行信息存储。现代一只电脑光盘，可贮存上亿字的信息， 藏书100万册的图书馆的全部文字信息可以储存在几十张光盘上。
5、可传递。
信息的传递是与物质和能量的传递同时进行的。语言、表情、动作、报刊、书籍、广 播、电视、电话等是人类常用的信息传递方式。在传递过程中，信息的发出者叫信源， 接受者叫信宿，传递通道叫做信道。主要有视觉信号传递、听觉信号传递。视觉信号 主要有文字、图像、表情、动作等。听觉信号主要有语言、音乐等。现代借助电子技 术将信源发出的视觉或听觉信号转化为数字信号，再将数字信息转化为可感知的视觉 信号或听觉信号输出。
（二）信息的特征
1、可识别。 2、可转换。
信息可以从一种形态转换为另一种形态。如自然信息可转换为语言、文字和图像等形 态，也可转换为电磁波信号或计算机代码。
3、可存储。
4、可处理。
人脑就是最佳的信息处理器。人脑的思维功能可以进行决策、设计、研究、写作、改 进、发明、创造等多种信息处理活动。计算机也具有信息处理功能。
信息具有一定的实效性和可利用性。
9、可增长性
信息则会随着人们认识能力的提高和记录，传输手段的进步而不断增长。19世纪， 人类知识总量每50年增长一倍，20世纪前期，每15年左右增长一倍；而到了20 世纪80年代后，知识总量每3—5年就增长一倍。美国著名未来学家托夫勒将这种 现象称为“信息爆炸”，它急剧地改变着人类的生活方式。
20世纪90年代初，我国钢铁市场价格上扬，某钢铁公司没 有掌握国际市场钢著供大于求和国内电价将要大幅度上调的 有关信息，而仅仅根据暂时的市场行情，决定从国外引进一 套能够在短期内装备投产的电炉炼钢设备，结果电炉尚未装 配完毕，国内钢著价格就在进口钢材的冲击下开始回落，而 电价则由于煤炭价格的影响而大幅上涨。经核算，电炉如果 投产，每炼出1吨钢就要亏损几百元。最终几千万的设备只 好被闲置，给国家造成了极大的损失，也给企业的经营带来 的极大的困难。 一项决策做出，在贯彻执行的过程中还要接受实践的检验， 正确的当然要坚持，不完善的部分要修改补充，而错误的内 容则要废除。决策的修改完善或废除，必须以大量准确及时 的反馈信息为依据。
1、信息感知能力，是指对信息具有敏锐性，善于在纷杂的信息中 发现、提取适用的信息。 2、信息获取能力，是指秘书工作者根据需求，通过阅读、访问、 讨论、参观、实验、检索等方法有效收集信息的能力。 3、信息处理能力，是指秘书工作者对于信息的读取、存储、整合 和生成能力。 4、信息运用能力，是指秘书工作者在获取和处理信息的基础上， 把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当渠道进行交流、共 享的能力，也是秘书工作者应有的重要能力。
三是认真领会领导意图。
多种方法入手： 1、从主动询问中获得，即主动请示领导，看看领导有何考虑和打算，做到早着 手、早介入、早知情。 2、从领导批示中领会，即认真研究领导阅读文件、报刊和材料后作的批注，从 中了解领导对一些间题的基本看法。 3、从平时言谈中捕捉，即平时注意收集积累领导就一些问题发表的零碎的看法 和意见，为准确地理解领导意图打好基础。 4、从批评表扬中领悟，即从领导所表达的提倡什么、反对什么的意见中领悟其 意图。 5、从讲话材料中把握，即通过学习领导的讲话稿和调研文章领会其精神实质。 6、从积零为整中综合，即注意收集领导平时一些零碎的思想和无意中进发的思 想“火花”，积零为整，联系起来分析，连贯起来思考，而达到准确把握其
1、信息是一切行政工作的基础 举例讲，秘书经常要为领导或机关起草各种文件和材料，其内 容必须依赖于平时的信息积累，而写作过程实际上就是对信息 的处理加工过程；秘书部门要做好协调工作，必须了解熟悉协 调对象的具体情况，才能做到有的放矢。 2、信息是领导决策的依据 决策是领导机关最基本的职能。当代社会任何正确决策都不能 凭领导者的主观意愿和经验而做出，必须建立在充分而准确的 信息基础之上。 3、信息是增进秘书才能的最佳途径。 秘书工作离不开信息资料，信息越灵、渠道多、资料越丰富， 秘书工作就越主动、越出色。秘书信息素养高，才能做好领导 的参谋。
其实，在我们生活中，偶然的“一句话”、“一 种感觉”、“一个点子”等均可成为“零次信息”。 “零次信息”是人们一种有意或无意的“泄露”，是 一种无需支付任何费用就可获得巨利的信息情报。我 们必需做个“有心人”，具备灵敏的感知能力和闪电 般的应变能力。在捕捉到“零次信息”后，要迅速做 出决断，大胆创新，并立即付诸行动。
6、可再生。
信息经过处理后，可以其他形式再生。如自然信息经过人工处理后，可用语言或 图形等方式再生成信息。输入计算机的各种数据文字等信息，可用显示、打印、 绘图等方式再生成信息。
7、可压缩。
信息可以进行压缩，可以用不同的信息量来描述同一事物。人们常常用尽可能少 的信息量描述一件事物的主要特征。
8、可利用。
什么是“零次信息”？ “零次信息”是指信息内容尚未进专门机构 加工整理而直接作用于感觉的非文字信息情 报。在人类发展的历史过程中，因为“零次 信息”获得重大发现和发明的例子比比皆是。
早些年，冰箱都是单门的。本三洋电器公司的一名技术员一 次偶然的机会中听到用户一话：“每次打开冰箱门取东西， 箱中冷气大量外泄，很可惜，要是冰箱上的外门制成上下两 半，取物时只需开一半，那就能节省多冷气了。”真可谓说 者无意，听者有心，由此引发的观念创新就了三洋冰箱的一 场革命。很快，三洋“双门冰箱’成了全球的销畅产品。 又如古埃及人发明啤酒。人们无意将面包渣掉进水罐没有 清洗，几天后，水罐中的水成了啤酒。如阿基米德在洗澡时， 受澡盆中的水溅出盆外的启发而悟出了浮力定律。如牛顿也 是因为看到苹果从树上掉到地下，发现了万有引力定律。再 如瑞士的一位发明家郊游时发现自己身上老是缠上藤蔓，于 是根据这一现象发明了尼龙扣。
假如你是副总经理的秘书，工资低于总经理的 秘书，但能力较强，因此总经理经常交办一 些事务给你，你应该怎样处理与其秘书的关 系，与副总经理的关系，如何调整自己的工 作。
参考答案要点：
（1）判断工作性质，当工作性质明确为总经理秘书职 责任务时，要学会拒绝；当职责分不清，为了大局 利益而干，不要炫耀得意而影响与总经理秘书的关 系，必要时为表示对总经理秘书的尊重，该请教的 请教； （2）尤其是和副总经理安排的工作任务有冲突多次时， 一定要选择适当时机向副总经理说明，请求副总经 理的指示； （3）注意工作的合理安排，轻重缓急、节奏时间等。
一、信息的基本知识 （一）什么是信息
英文名称：information， 定义：以适合于通信、存储 或处理的形式来表示的知识或消息。也可以说所有人们 对客观世界认识的反映的符号和信号统称为信息。我们 一切生产、工作、生活都离不开信息。从秘书学角度讲， 信息是一切工作的基础。比如，办文是为了表达和传递 信息，办会的目的之一是交流信息，办事需要以信息作 基础。
4、社会反馈信息
包括群众的评价、意见、要求、建议以及媒体等对本单位的评论等。
5、可比信息
相邻或相似地区、性质相同的单位以及国外相同行业的新进展、新做法、 新经验、新产品、新技术等，通过比较，具有重要的参考价值。
6、相关信息
许多涉外秘书每天上班要做的第一件事就是剪报，即用25分钟左右的时间 阅读完公司订阅的一份或几份专业报纸，然后将有价值的内容剪下，加以注 评，放置在专用夹子中送上司阅读，事后再取回，分类粘贴于剪报簿上。通 过信息高速公路，涉外秘书在电脑就能完成阅读报纸，进行复制、枯贴、注 评、打印等诸多工作，为上司提供一份整洁美观的“简报”。同时，涉外秘 书也可以通过网络介绍本单位的情况、产品或服务，输出信息，寻求客户。
G:\秘书学 教学资料\秘书工作者应有四种信息工作能力.doc（董方，《秘书工 作》2008.11）
（二）收集范围内容 1、政策法规信息 各级党政机关颁布的方针、政策、法规。通常以文 件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。 2、指挥性信息 上级领导机关或主管部门发布的与本机关、本单位有 关的指挥性、指导性或参考性意见。如指示、指令、 通知、计划、批示、办法、细则等。通常以内部文件、 公函、报刊发表等形式下达。这些必须熟知并遵照办 理，不可掉以轻心。 3、本单位信息 包括对上级领导机关和本机关单位重要决策或重要工 作的部署、贯彻执行情况；正常工作和经营情况；工 作中存在的主要问题、典型经验和先进人物；干部和 群众的思想动态等等。这是秘书部门信息工作的重点。