文件和资料控制程序
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文件和资料控制程序
1.目的:
对公司管理体系文件和资料进行控制,确保各相关部门使用的文件为有效版本。
2.范围:
适用于全公司管理体系有关的文件和资料的控制。
3.职责:
3.1管理者代表负责组织管理体系文件的编制、审核。
3.2最高管理者负责管理体系文件管理手册、程序文件的批准;作业指导书、记录文件由部门负责人审核,分管领导批准。
3.3管理者代表负责组织管理体系文件的定期评审和修订。
3.4综合管理部负责管理体系文件的分类、编号、标识、发放和更改等的控制和管理。
3.5 管理体系文件由综合管理部归档管理,各部门使用的文件由各部门自行归档保管。
4、工作程序:
4.1文件和资料的分类及编号
4.1.1文件和资料分为如下几类:
A. 管理体系手册、程序文件、作业指导书,包括各类管理体系活动的记录表单、报告、合同及统计分析资料等,记录按《记录控制程序》进行控制;
B.与管理体系相关的外来文件,包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例及须引用或参照执行的标准等;
C.技术文件资料; D.其他管理文件。
4.1.2本公司管理体系文件和资料分为受控文件和非受控文件两种状态。受控文件是指需对文件的编制、发放、标识、更改、回收等进行控制的文件,非受控文件是指不受更改控制的文件,如提供给客户的文件和资料。《受控文件目录》由综合管理部负责编制,管理者代表批准。受控文件在其封面加盖红色“受控”印章,非受控文件在其封面上加盖红色“非受控”印章。
4.1.3 管理体系文件的编号由综合管理部负责按照《管理体系文件编写规则及编号规定》统一编制。
4.1.4 管理体系文件和外来文件的受控目录由综合管理部负责编制。
4.1.5各部门应编制本部门所使用文件的《受控文件目录》,并报综合管理部备案。
4.2文件的编制:
4.2.1 管理体系手册由管理者代表组织编制;
4.2.2各业务部门负责编制程序文件和作业指导书,包括管理体系记录表式;
4.2.3其他管理文件由相关人员负责编写;
4.2.4文件的编写格式和要求按照《管理体系文件编写规则及编号规定》的规定实行。
4.3文件的审批:
4.3.1 管理体系手册、程序文件由管理者代表进行审核,交总经理批准;
4.3.2其他管理文件,属于部门级的工作文件由该部门负责人审核,递交分管领导批准,属于公司级的工作文件则由总经理批准。 4.4文件的评审:
4.4.1每年12月底管理者代表组织公司各相关部门对管理体系文件进行评审;
4.4.2必要时若公司组织结构发生重大变化,发生事故或工艺、技术、材料等发生变更时,应及时对程序文件进行评审和修订。
4.4.3若发生更改应按本程序4.6条款执行。
4.5文件的发放:
4.5.1受控文件,经管理者代表批准后,由综合管理部按照《文件发放范围清单》发放到有关的部门和人员,并按文件的发放顺序在文件封面上注明分发号,加盖红色“受控”印章,同时做好发放登记;
4.5.2文件领用人在《文件发放（领用）登记表》上签名领取注有分发号和加盖红色“受控”印章的文件。每份文件只有唯一对应的分发号,以便于追溯;
4.5.3公司内不得使用未加盖红色“受控”印章的复印件;
4.5.4当有客户或非本公司人员因工作需要而索取文件时,由对口部门负责人提出书面申请,经管理者代表批准后,由综合管理部发放盖有“非受控”红色印章的相应文件,并由领用人在《文件发放（领用）登记表》上签名;
4.5.5当文件使用人的文件破损严重而影响使用时,应到综合管理部办理更换手续,交回破损文件后补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号,综合管理部将破损文件销毁,填写《销毁记录》;
4.5.6当文件使用人将文件丢失后,应按照4.5.2办理申请领用手续,但必须在领用申请中作出有关说明。综合管理部在补发文件时应当给予新的分发号,并同时申明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门,防止误用。 4.6文件的更改:
4.6.1在工作实践中发现有必要对文件进行更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请、审批表》,说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的依据;
4.6.2文件更改的审核、批准应由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批;
4.6.3文件更改批准后,由综合管理部实施更改。文件更改的方式分为划改、换页和换版。文件更改时注明更改标记并作好更改记录,按照《文件发放（领用）登记表》的名单发放修改后的文件,同时收回作废的旧文件。
4.7文件的归档:
4.7.1 管理体系文件的归档由综合管理部负责,其他文件和资料由文件持有部门每一年整理一次,需上交公司的文件和资料统一交综合管理部归档;
4.7.2专业部门形成的特定文件（如财务报表等）,由各专业部门负责保管、归档,并按文件性质确定保管期限;
4.7.3文件、资料的归档参照《档案、资料管理办法》执行。
4.8文件的划改、换页、换版与作废:
4.8.1个别文字修改或增加时,采用逐本划改方式,划改时保留原字迹,加盖红色“更改”图章,并在修改记录单上做好记录,文件的某一页作较大的修改（一般指某一条款全部更改或增加条款）或增添内容时,用整页更换的方式。
4.8.2以修改码“0”到“9”表示修改状态。“0”表示未作任何修改,“1”表示第一次修改,以此类推。并在修改页上用修改标识1、2、…表示,标注在修改条款的右边空白处; 4.8.3文件经多次更改（如修改状态从0到9）或文件需进行大幅度（一般指文字数超过30％）修改时,经管理者代表批准应进行换版。文件原版本作废,换发新版本。文件换版,以A、B、C、…表示版本序号。换版后文件按4.3的要求重新审核和批准。
4.8.4作废的文件由综合管理部按照《文件发放（领用）登记表》收回并记录,在文件上加盖“作废”印章,经管理者代表在《受控文件目录》备注栏中批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,经综合管理部负责人在《受控文件目录》备注栏中批准后,由综合管理部加盖“保留资料”印章方可留用。
4.9文件的管理:
4.9.1文件经拟制、审批后,正本由综合管理部保存,并填写《归档登记表》,然后列入“受控文件目录”。正本（原稿）不需加盖受控状态印章;
4.9.2需归档的书面和电子文件由综合管理部进行归档登记。
4.9.3需临时借阅体系文件的人员,经综合管理部负责人在《借阅登记表》“批准人/日期”一栏中批准后办理签借手续。文件借阅者应在指定的日期将文件归还,到期没有归还则由综合管理部收回。除非特殊情况,原稿和正本文件一律不外借,以防止原版文件丢失或损坏。
4.10档案资料的管理按照《档案、资料管理办法》执行。
4.11外来文件的控制:
4.11.1对为客户提供服务所需引用的各类外来文件如法律、法规、标准等,由文件对口管理部门负责人提出,经管理者代表批准,并到综合管理部备案,填写在
《外来文件清单》上进行标识,方可使用。文件的发放（领用）管理参照本程序之4.4和4.8进行。
4.11.2公司各部门负责本部门外来文件的登记和归档,并将文件清单一份交至综合管理部;
4.11.3公司各部门在每年年初定期检查本部门所使用的行业规定、国家标准等外来文件是否为有效版本,及时通知综合管理部更换过期文件。
4.12公开文件的控制:
4.12.1用于张贴、散发的公开文件（如客户须知、收费标准、服务项目指南、安全要求等）,应在文件上注明版本号、生效日期;
4.12.2对用于张贴或散发的公开文件,由发文部门负责做好发放登记,记录领用部门或人员、数量及张贴地点等内容,并将记录一份交综合管理部留存。公开文件不盖受控印章,也不登记分发编号;
4.12.3公开文件的内容每发生一次更改,版本号和生效日期就随之变更一次,并在公开文件上声明前一次版本号文件作废。
