文件与资料控制管理制度范本

第1页共13页 公司技术文件及资料管理制度范例

1、目的

对于质量体系要求相关的文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。

2、范围

适用于公司与质量体系有关的文件和资料的控制，包括外来文件和资料。

3、职责

3.1办公室和技术部负责文件和资料的统一发放、更改、作废、回收和归档的管理与控制工作，是文件和资料的主管部门。

3.2各有关部门积极配合办公室做好文件和资料的编制、发放、修改、作废、回收和归档的管理控制工作。

3.3总经理负责批准质量手册，生产厂长负责批准程序文件。

4、程序概要

4.1文件和资料的分类和编码

____公司文件和资料分为三层

a层：质量手册

b层：程序文件

c层：其它质量文件

4.1.2办公室和技术部负责。

4.2对文件和资料的编写、审核、批准。

4.2.1a层b层文件由公司总经理办公室组织编写、质量手册由生

产厂长审核，总经理批准；程序文件由生产厂长批准。 第2页共13页 4.2.2c层文件和资料由相关部门编写，总经理审核，生产厂长批准。

4.2.3各类质量记录、表格由质检部审核，生产厂长批准。

4.3文件和资料的发放要求和控制

4.3.1确保质量体系运行的各个场所都使用加盖红色“受控”印章的相关文件的有效版本。

4.3.2从使用场所及时撤出失效或作废的文件和资料，并作出标识，防止误用。

4.4文件的修改、换版和作废

4.4.1文件经多次(____次以上)修改后，已影响使用，必须重新换版和发布。

4.4.2因工作所需保留的作废文件，责任部门应进行标识归档。

4.4.3a层和b层文件的修改由总经理办公室组织修改，c层文件由相关部门组织修改，审批按4.2.1、4.2.2执行。若指定其他部门审批时该部门应取得原审批部门的背景资料。

4.4.4外来文件和资料也必须由技术部进行整理、编目和归档，使用和发放要经过登记和批准。

4.4.5文件和资料应保存在适宜的环境中。

公司技术文件及资料管理制度范例（2）

文件与资料控制管理制度

1目的

规范安全标准化管理体系文件的编制、审核、批准、编号、备案、标识、发放、存档、更改、修订以及作废的控制要求，确保安全标准化管理体系通知处于受控状态。

2适用范围

本制度适用于XXXXX安全标准化管理体系有关通知和资料的控制。

3职责

3.1矿长负责安全标准化系统制度通知的批准及准予发布、实行。

3.2负责组织安全标准化系统制度通知的编号、修订以及组织制度通知的评审等工作，负责适用法律、法规的获取与识别。

3.3各部门负责相关通知的实施及职责范围内通知和资料的日常管理。

3.4安全管理工程师负责通知的管理。建立通知控制的管理制度，确保生产岗位安全规章制度产生、使用、评审、修订和控制的效力与效率。

3.5定期或不定期对安全规章制度进行评审，适时予以修订或废除。

4工作程序

4.1文件管理的原则

4.1.1安全标准化系统的所有通知应以书面形式为准，电子媒体中保存的通知，不作为执行的依据。任何人不得在受控通知上乱涂乱改，未经有关授权人批准，不得私自外借、复印等。同时应确保通知的清晰、整洁和完好。

4.1.2对主要的安全生产过程、事件、活动建立安全记录，并确保对安全记录的有效控制。

4.1.3安全记录按照《安全记录管理制度》的要求，应符合下列规定：

1）内容真实，准确、清晰；

2）填写及时，签署完整；

3）标识明确，编号清晰；

4）易于识别与检索；

5）完整反映相应过程；

6）明确保存期限，并按期保存。 4.2文件的分类

4.2.1外来文件和资料

按照《安全生产法律法规与其他要求管理制度》的要求获取的法律、法规、国家标准，行业标准、上级下发的管理通知，以及设备技术手册等。

4.2.2内部控制文件

安全标准化系统的管理手册、制度通知、作业通知以及相关记录等，作业通知包括作业指导书、应急预案、安全检查表、加强安全培训教育方案等。

4.3安全标准化系统通知的编号方法

4.3.1安全标准化系统管理手册编号 WFLK-DT-SC-2013

In The Actual Work Production Management, In Order To Ensure The Smooth Progress Of The

Process, And Consider The Relationship Between Each Link, The Specific Requirements Of Each

Link To Achieve Risk Control And Planning

某某管理中心

XX年XX月 文件与资料的识别控制制度示范文本 制度文书样本 QCT/FS-ZH-GZ-K411

第2页/总2页 文件与资料的识别控制制度示范文本

使用指引：此管理制度资料应用在实际工作生产管理中为了保障过程顺利推进，同时考虑各个环节之间的关系，每个环节实现的具体要求而进行的风险控制与规划，并将危害降低到最小，文档经过下载可进行自定义修改，请根据实际需求进行调整与使用。

一、文件与资料识别

1、各单位、部门在制定安全生产文件时，必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)。

2、对外来文件要进行识别与分析，在转发或修订下发时要进行标准性转换，下传的文件必须符合标准化文件要求。

3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

4、对资料的内容进行识别分析，不符合标准化要求的要修改完善。

二、文件与资料的管理规定 制度文书样本 QCT/FS-ZH-GZ-K411

第2页/总2页 1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。

文件与资料控制管理制度

一、背景与目的

为了规范企业的文件与资料的管理流程，确保文件和资料的安全性、可靠性和可追溯性，提高企业的运营效率和信息管理水平，特制定本《文件与资料控制管理制度》。

二、适用范围

本制度适用于企业内所有部门的文件与资料控制，包括电子文档和纸质文档。

三、管理标准

1. 文档分类与编号

1.1 所有文件与资料应按照所属部门、业务性质、文件类型等进行分类，并赋予唯一的编号。 1.2 文件编号应包含部门简称、分类代码和流水号，例如：HR-2021001。 1.3 每个部门应设立专人负责文档编号和分类工作，并保证编号的唯一性和统一性。

2. 文档的创建与归档

2.1 任何文件和资料的创建都应该经过严格的审核程序，包括内容的审查、格式的规范等。 2.2 创建的文件和资料应及时归档，并按照分类进行存储，同时记录归档时间和责任人。 2.3 归档文件应采用数字和电子的方式进行备份，确保文件的安全性。

3. 文件的访问与控制

3.1 文件的访问权限应根据岗位职责划分，不同岗位的人员应有不同的访问权限，避免信息泄露和滥用。 3.2 文件访问记录应进行电子化记录，包括访问时间、访问人员和访问内容等信息。 3.3 文件的传输和交换应采用加密和认证措施，确保信息的机密性和完整性。

4. 文件的保存和销毁

4.1 文件和资料的保存期限应根据文件的性质和法律法规要求确定，超过保存期限的文件应及时销毁。 4.2 文件销毁应有专门的人员负责，并进行记录，确保文件销毁的安全性和合规性。 4.3 非机密文件可以采用碎纸机进行碎纸处理，机密文件应通过专门机构进行安全销毁。 5. 文件的更新与修订

5.1 对于需要更新和修订的文件，应按照规定的流程进行文档变更和版本控制，确保文件的准确性和一致性。 5.2 更新和修订后的文件应及时通知相关人员，并替换之前的版本，避免出现混淆和错误。

6. 文件安全措施与备份

6.1 企业应建立完善的网络安全系统，保护文件和资料的安全性和机密性。 6.2