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秘书实务第1章绪论-PPT精选文档

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第一章 秘书实务概述ppt课件

第一章 秘书实务概述ppt课件

第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
马秘书推门进入总经理办公室，总经理正在 打电话，他示意马秘书放下东西先出去。马秘书回 到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她， 想让马秘书将她因公办事产生的交通费报销了。
马秘书发现刘丽没有按要求先让行政部经理 在报销单上签字，刘丽解释说经理出差了，而她着
第一章 秘书实务概述
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位 秘书工作作为人类社会的一种实践活动，发轫
至今已有5 000年左右的历史。.尽管秘书工作历史 悠久，但在我国，秘书作为一种社会职业，却是在 改革开放之后才逐步兴起的。
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位
一、秘书的定义
现代所说的秘书主要是指从事办公室及业务 部门管理的程序性和辅助性工作,协助领导处理政务 及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人 员。秘书服务的对象可以是集团、机构，也可以是 个人。
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
客人走后，马秘书继续打印合同，总经理 打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有， 马秘书这才意识到她没有在电话里问清对方到达的 确切时间，只好再打电话去问。
这时，张副总经理从外地打来电话，说他的 手提电脑被盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
一、秘书实务的内容
1.“办公”工作 2.“办文”工作 3.“办会”工作 4.“办事”工作
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
二、秘书实务的原则
秘书实务的基本原则是准确、迅速、求实和 保密。
1.准确 准确是对秘书工作质量的要求。秘书工作的 准确性涉及很多方面，概括地说，就是办文要准确、 办事要稳妥、情况要属实、建议要慎重。

第1章 绪论 《秘书理论与实务》PPT课件

第1章 绪论 《秘书理论与实务》PPT课件

（2）色彩。一般而言，办公室的色彩不宜过于艳丽， 以单色化为好，亦即地板、墙与窗帘的颜色要调和， 然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子 的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和， 而较地毯浅的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。灯 饰，壁画等则可采用鲜艳的颜色。有时，配以适当 的花卉盆景会起到意想不到的效果。 同时，不同地点，对色彩的要求也不一样： 普通办公室：天花板宜用白色，面对员工的墙壁宜 用冷色，其他墙壁用暖色。 会议室：以浅色与中性的颜色为宜。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为宜。 走廊：因缺少自然光线，应采用鲜亮的色彩。 休息室：男性以蓝色为宜；女性以淡红色为宜。
（3）地面不干燥，未采取相应的防滑措施； （4）电线磨损裸露、老化、拖曳未及时更换 或清理；
（5）电路负荷过大； （6）楼梯踏板或扶手损坏未及时修复； （7）柜顶放置的物品过多、重心不稳； （8）防火设施不全、安全通道不畅； （9）在没有防护的条件下独自抬举重物； （10）站在旋转椅上取放物品；
（11）在密闭的容器里烧火、倒水； （12）用过湿的抹布擦拭电器； （13）未经培训私自使用设备； （14）乱丢烟头； （15）私接电线； （16）在电器或取暖器上烘烤衣物； （17）未安置相应的防盗设施； （18）门窗损坏未及时修理； （19）进出办公室未关好窗户、锁好抽屉和 大门；未随手切断水源、电源；
（7）主管应位于部属座位之后，以便于主管 观察工作地点发生的事情。 （8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面 对面。 （9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上 方或斜后上方，自然光线不足的要有充足的 照明光源。 （10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近 电源与热源。 （11）装设充足的电插座，供办公室设备与 机器使用。 （12）应预留充分的空间，为员工提供休息 场所，也能避免过于拥挤带来的压抑感。

秘书实务第一章ppt课件

秘书实务第一章ppt课件
第一节 秘书与秘书工作
B、狭义秘书：专门从事办公室程序性工作、 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策 及其实施服务的人员。
广义秘书：位居领导人身边或领导机构中 枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方， 保证领导工作正常运转，直接为领导工作服 务并为各方面的事务与信息助手。（秘书上 岗资格考试教材）
第一节 秘书与秘书工作
3、秘书的分类 A.助理级秘书 B.文书级秘书 C.执行级秘书 D.行政级秘书
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些 企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容 主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作， 例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会 议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话， 计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司 联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完 成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系， 辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书 比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作， 以及对外的联络和公关工作。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （3）美国秘书专家约翰•哈里森
接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等； 接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件； 有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话； 为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间； 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线； 将雇主的私人和商业信件归档，做好索引； 组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录； 有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图 表，保管他的证件和文件夹
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作

秘书实务PPT 第一章(李兰英 张唯《秘书实务》课件PPT)

秘书实务PPT 第一章(李兰英 张唯《秘书实务》课件PPT)

二、学习秘书实务的意义
（三） 理论与实践相互促进
Part 0 3
第三节 学习秘书实务的基本方法和意义
一、学习秘书实务的基本方法
01 举一反三勤练习
秘书实务不是单纯的理论学习， 也不是简简单单通过课堂学习就可 以完成的，许多方式、方法只有通 过大量的练习，尤其是不同情景下 进行举一反三的运用，才能真正的 掌握。
02 相互交流共促进
通过对学习心得的交流与辨析， 可以让学习的体会在更大范围内进 行相互交换，在交流中碰撞出新的 火花，将一份学习心得产生的效果 最大化。同时，在交流的过程中， 还可以培养出合作意识。
二、学习秘书实务的意义
（一） 全面了解秘书工作
秘书工作是秘书人员在日常工作中 所需要完成的工作的总称，而秘书实务 则是系统而全面地介绍了秘书人员在实 际工作中所需要完成பைடு நூலகம்各项工作。学习 秘书实务，就是了解秘书人员应当会什 么的过程，就是掌握秘书人员应当做什 么的过程。
（二） 构建秘书工作框架
学习秘书实务,有助于构建秘书工 作框架，在头脑中形成秘书工作的整体 形象。通过对秘书整个工作流程的了解 与掌握，逐渐在头脑中构建出秘书工作 的整体框架，为后续的深人学习与训练， 奠定一个 良好的基础 。
（二）从课程上
1.秘书实务是一门从理论走向实践的课程，具有半理论半实践的性质，其 在进行实践指导的过程中，还穿插着理论指导； 2.从实践中提炼出理论要求，再通过理论知识进一步地指导操作实践，通 过这种螺旋上升的过程，完成学习层次上的逐步提升。
二、秘书实务的特点
秘书实务是秘书工作在实际 工作中的运用，它的目的是 指导秘书更规范、更有效地 开展实践。
二、秘书实务的内容
正如上图所示，在实际的秘书工作中，有些工作都是相互交融在一起 的。比如说，在会议组织工作中，可能存在撰写讲话稿、发言材料的需要。 在值班管理中，可能存在与本部门或外部门沟通与协调的需要。

秘书学理论与实务课件(PPT 26页)

秘书学理论与实务课件(PPT 26页)
秘书理论与作风修养
（一）秘书的理论修养 政治理论、经济理论和专业理论修养
（二）秘书的作风修养 思想作风、工作作风和生活作风
秘书的职业道德要求
1.热爱工作，甘于平凡 2.不辞劳苦，不计报酬 3.自尊自重，克己奉公 4.谦虚谨慎，平等待人 5.严守机密，提高警惕
第三节 秘书的心理和性格
秘书个性的心理
第三节 秘书工作的内容、特点和作用
阅读案例“微软秘书—露宝”，说说露宝为 什么受到比尔盖茨等人的欢迎。
说说自己印象中秘书应当承担的工作内容有 哪些？
一、秘书的工作内容
秘书工作，是以为领导者和领导中枢的 工作运转和决策服务为目的，由秘书完 成的一系列综合性、辅助性工作的统称。
秘书工作的主要内容 文书工作(撰文、办文) 会务操办(会前、会中、会后) 信息工作(调查研究、信息采集) 督促检查(决策的执行过程) 综合协调(消除分歧、协商沟通) 信访工作 公务接洽(与其他单位联系) 事务办理(领导交办) 参谋辅助
5.按秘书自身的特长可分为智囊型秘书、事 务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、 秀才型秘书和综合型秘书等。
6.按秘书的精力投入情况分，可分为专职秘 书和兼职秘书；
7.按工作性质和工作内容分，可分为文字秘 书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活 秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科 技秘书、外事秘书等。
1.含义 2.作用 （三）秘书人际关系环境的类型 1.和谐型 2.淡漠型 3.紧张型
（四）制约秘书人际环境关系的因素 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度
（五）清除影响秘书职能环境的障碍 1.信任障碍 2.沟通障碍 3.理解障碍
（六）清除影响秘书职能环境的障碍 1.秘书与纵向层次机构的关系 1）与上级领导机构的关系 2）与本组织领导的关系 3）与下级组织机构的关系 2.秘书与横向职能部门机构的关系 3.秘书与公众的人际关系 被动形态和主动形态

商务秘书实务第一章PPT课件

商务秘书实务第一章PPT课件
三、即使江经理没有和她联系，她也应该主动打 电话去问一问是否顺利。（积极主动）
2020/11/13
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案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。
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2、商务秘书的类型
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
从职务性质分类 从பைடு நூலகம்职长短分类
行政秘书
专职秘书
专业秘书
兼职秘书
2020/11/13
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按其责任的大小和能力素质的高低划分
助理文书级秘书，也常被称为“见习秘书” （reception） 文书级秘书，也常被称为“正式秘书” （secretary） 执行级秘书，它包括业务秘书、行政秘书等。
2020/11/13
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报考时间：
每年两次 5月和11月
考试科目：
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。 英语过国家四级者可免考商务英语，国家计算机 水平二级通过者可免考商务电脑。
2020/11/13
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就业前景
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊 人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可 缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加 入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高， 他们从官职型向职业型、复合多能型转变。商务秘 书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、 人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、 谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外 经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从 事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
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第一章 绪论
第一节 秘书:参谋型、办事型、业务 型、公关型、技术型 按职务的性质：行政秘书和专业秘书 按职位规定的时间长短：专职秘书和兼职 秘书
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
二、秘书工作 1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （1）美国《职称辞典》：
全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责 人的较次要的行政事务及办公室工作； 能用速记记录口述； 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字； 处理上司约会及提醒其约会； 接电话和打电话； 处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件； 对办公室其他工作人员进行工作监督； 整理人事档案。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
C、秘书是以全面处理信息和事务的方式直接 辅助领导者实施管理的人员(《现代秘书学及现
代秘书实务》向国敏 华东师范大学出版社) a、秘书活动的根本对象是领导者 b、秘书活动的根本职能是辅助管理 c、秘书活动的基本方式是处理信息和事务 d、秘书活动的根本性质是辅助性
第一章 绪论
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
2、秘书的定义
国际： 国际秘书联合会：秘书应是上司的一位特殊助手， 她们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有 上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际 行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予 的权力范围内作出决定。 欧洲职业秘书联合会 ：对其上司的活动和工作范 围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她 能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生 意的场合代表她的上司。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
一、秘书 1、我国“秘书”的沿革 汉代：秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为“秘书”， 它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书。 东汉后期：朝廷设立 “秘书监”，专门从事管理国 家秘密图书典籍。 魏晋南北朝时期：设立了“秘书丞”、“秘书郎” 等文官官职，其主要职责是掌管国家典籍。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些 企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容 主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作， 例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会 议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话， 计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司 联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完 成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系， 辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书 比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作， 以及对外的联络和公关工作。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
我国： A、秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、 军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政 管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人 的企业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领 导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅 助管理、综合服务。（王育《秘书实务》）
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
3、秘书的分类 A.助理级秘书 B.文书级秘书 C.执行级秘书 D.行政级秘书
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作 助理级秘书也常被称为“见习秘书”， 包括接待员，打字员等，其主要工作 内容是负责打字、接待、电传、管理 办公用品、管理办公环境、处理电话、 分送信函、预定约会等。

第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （2）美国秘书专家玛丽•A •德弗里斯

通过各种存储媒体管理大量的记录材料； 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统， 准备信件和文件； 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； 与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触； 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统； 管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作； 协调和管理特殊计划，处理好特殊任务； 分析问题，选用重要的决策技巧； 寻求深造和事业发展的机会。
第一节 秘书与秘书工作
B、狭义秘书：专门从事办公室程序性工作、 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策 及其实施服务的人员。 广义秘书：位居领导人身边或领导机构中 枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方， 保证领导工作正常运转，直接为领导工作服 务并为各方面的事务与信息助手。（秘书上 岗资格考试教材）
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总 监，经理私人助理等。其工作内容主要包括参与 决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制 定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调 组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系， 指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理 授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养 和调配工作。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工 作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书， 完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责 会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组 织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档 案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会计 出纳记账的工作，保管保密文件等。正式秘书无 论从职位的性质、技术的要求、涉及的业务和工 作的责任都要高于见习秘书。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （3）美国秘书专家约翰•哈里森

接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等； 接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件； 有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话； 为雇主写日志 , 安排他的约会和预约 , 协助他计划好一天的时间； 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线； 将雇主的私人和商业信件归档，做好索引； 组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录； 有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图 表，保管他的证件和文件夹