预习课件：Word邮件合并功能的用法

指定（或创建）数据 源
邮件合并
插入邮件合并域
三、制作信封
信封：尺寸为110mm×220mm
合并域（客户姓名）
邮件合并
合并域（邮政编码） 合并域（地址）
四、小结：
邮件合并
1．在操作中注意机器提示信息，学会计算机软件的自学方法。
2.邮件合并的概念及邮件合并的操作步骤： 创建主文档
指定（或创建）数据源
邮件合并
创设情境：
• 我校三年学生小王在某公司实习，做文秘 工作。一天公司经理让小王在一天之内给 公司的客户都打印出一封信函。小王当时 就傻了眼，因为公司有几千名客户。小王 在那里奋战了二个多小时，只做出2百多封， 万般无奈之下，想起了老师，于是打电话 回学校向老师求救。
分析此任务的特征：
分析此任务的特征：
邮件合并
插入邮件合并域
五、作业
邮件合并
我校要招开家长会，给全校2000名同学每位同学制作一份家 长会通知，2000名同学的班级及姓名已经存放在EXCLE文件中。
邮件合并
一、什么是邮件合并
1.概念 是在主文档的固定内容中，用数据替代指定的内容，从而批量生成需要 的文档
2．组成部分
邮件合并
主文档：包括要重复出现的信息 数据源：用来提供替换的数据。
合并域：用于指示 Word 在何处插入数据源中的数合并
进入工具——邮件合并 创建主文档
（1）每封信的绝大部分内容相同，只有姓名和 服务帐号不同。
（2）所有客户的信息，都存放在EXCEL文件中。 （3）信函数量较大。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。

常用按键解释
选择收件人
插入域
查看数据时的翻页
预览结果
完成并合并
在“插入合并域”处逐步 插入所需数据。
逐步添加……
全部数据插入后的效果图 此时，预览可查看所插入的数据是否无误
对模板稍作排版，查数据无误后，按“完成并合并” 即可合并。
完成后文档由一份根据“数据源”的资料变成N份（A4纸大），但合并后生 成的数据不是连续的，每一页只有一条记录，而我们需要的是连续的记录，
输入所需要的资料
Step2：建立excel数据源
记住保存的地址，以便邮件 合并时可快速找到数据源。
有了数据源，即可以在 word中开始进行邮件合并了。
Step3：邮件合并
首先选出“邮件”的工具条 “邮件合并”的工具条：
打开数据源——即之前所制作的数据库所在的文件处。
有了数据源，之前工具条上灰色的地方都显示出来，证明此word文档已有数 据源支持。
用“插入”中的“文档部件”可解决此问题：
在文件菜单下找到 “插入”并单击，出 现文档部件窗口，点 击进入，在域名下拉 菜单里找到“NEXT” 单机确定，此时就会 在文档中出现下一条 记录，在插入一张表， 同理在一页中可插入 多条记录。
完毕 （下图为结果）
补充 说明
有些人喜欢先建立Excel数据， 再建立word模板，其实这顺序是没 有什么关系的，只要在邮件合并前 有数据源就可以了。
【课堂小节】 创建邮件合并的基本步骤如下： 1、创建主文档 2、创建数据源 3、邮件合并
科聚新材 料
【巩固练习】
实践任务：用邮件合并完成成绩 通知单 （素材：2017-2018学年度第一学 期九年级期末成绩单.doc， 2017-2018学年度第一学期九年级 期末成绩表. xls）

任务23 目录的制作
图3-65 “目录”对话框 12
3-69
任务23 目录的制作
图
“ 修 改 样 式 ” 对 话 框
13
1.1 创建与编辑主文档
（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文 档为主文档)。 （2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。 （3）选择“邮件” ——“邮件与信函”——“邮件 合并”项（如图1-1所示）。
修改样式
操作命令：
• 在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的 向下箭头，打开“样式”列表
• 在“样式”列表中单击“新建样式”按钮 ，弹 出“根据格式设置创建新样式”对话框
2020/3/11
第5章 Word高级应用—排版毕业论文
25
新建样式
第5章 Word高级应用—
26
排版毕业论文
2020/3/2161
10
任务23 目录的制作
• 对各级标题设置“标题1、2…”样式 • 确定安放“目录”的位置（插入点） • 插入目录：“引用”选项卡→“目录”功能组
→“目录”列表→选择“插入目录” →“目录” 对话框→“目录”选项卡→按要求设置“格式” ，“确定”后插入目录。 • 目录修改和更新
“更新目录”对话框
11
27
7
任务22 宏的使用
[相关知识与技能]
1. 创建宏
可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在 Visual Basic 编辑器中输入代码来创建宏。
视图→宏 →录制宏
输入宏名
确定
指定保存位置
设置快捷键
录制：
执行要包含在 宏中的操作
视图→宏→ “停止录制”
2. 运行宏
录制时的 光标形状

第01节邮件合并功能邮件合并功能使用“邮件合并”功能，可以使用同样格式的文档发送批量的信件。

首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件，设置好要发送的信件的样子，把开始的称呼等有变化的地方先空出来；然后打开“工具”菜单，单击“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，共有三步要走：第一步，创建主文档：单击“创建”按钮，从打开的菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这里邮件主文档已经建立好了，单击“活动窗口”按钮（如图１）。

图１单击“获取数据”按钮，从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击“打开”按钮，将其作为数据源引入进来。

单击“编辑主文档”按钮，回到主文档的编辑状态，现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏，把光标定位在要插入名称的地方，单击工具栏上的“插入合并域”按钮（如图2），从下拉菜单中选择“姓名”项，然后单击“查看合并数据”按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击“合并至新文档”按钮，Word 自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。

图2使用邮件合并功能合并为不同类型的文档：使用邮件合并功能不仅可以建立信函，还可以直接建立信封，邮件标签、分类等；单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮，从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了；如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。

在Word中发送电子邮件方法很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，单击“邮件收件人（以附件形式）”命令（如图3），就会出现新邮件的编辑窗口（如图4），填好相应的条目，就可以发送电子邮件了。

图3图4合并为电子邮件：在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，可以打开“合并选项”对话框，从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”，单击“设置”按钮，打开“合并设置”对话框，从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域，单击“确定”按钮，回到“合并”对话框，单击“合并”按钮，就可以使用Outlook把当前的文档作为电子邮件发送出去了。