文件和资料管理程序

01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。

良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。

本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。

二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。

下面将详细介绍每个环节的具体内容。

1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。

在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。

- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。

- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。

2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。

可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。

一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。

- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。

- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。

3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。

可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。

- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。

4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。

可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。

- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。

5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。

可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。

文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。

那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。

2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。

3.0 职责3.1 文控中心：负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。

3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。

3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。

3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：4.0 定义4.1 受控文件：为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。

4.2 非受控文件：为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。

4.3 外来文件：来自公司外部的文件。

如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。

5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；5.1.4 四级文件：各种记录、表格。

5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。

5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。

5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。

5.3 文件的编号5.3.1 质量手册：QM015.3.2 程序文件：流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件： QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。

IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。

保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。

2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。

3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。

各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。

将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。

4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。

4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。

4.1.4第四级：表单、记录。

为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。

4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。

4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。

文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。

2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。

3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。

5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。

5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。

5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。

5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。

5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。

文件与资料管制程序在企业中，文件和资料的管制也是一项非常重要的工作，因为这些文件和资料与企业的日常运转和业务紧密相关。

因此，建立一套完善的文件与资料管制程序，不仅可以提高企业的工作效率，还可以保护企业信息的安全性。

文件与资料的分类在建立文件与资料管制程序之前，我们首先要对企业内部文件和资料进行分类，以便更好地管理和维护。

一般来说，文件和资料可以分为以下几类：1. 机密文件和资料这些文件和资料包含的内容较为敏感，需要特别保护，并且只有特定的人员可以查看和使用。

2. 重要文件和资料这些文件和资料在企业日常工作中比较关键，需要定期备份，并且只有特定的人员在必要时可以查看和使用。

3. 普通文件和资料这些文件和资料不属于机密或重要范畴，但也需要进行管理和维护，以免造成混乱和丢失。

文件与资料管制程序的建立在对文件和资料进行分类之后，我们需要建立一套完整的文件与资料管制程序，以确保文件和资料的安全性和合规性。

下面是建立文件与资料管制程序的一些基本步骤。

1. 建立文件与资料管理制度在企业内部制定一套文件与资料管理制度，包括文件和资料的分类，流程管理，使用权限等内容，以确保文件和资料的管理和使用符合相关法规要求。

2. 建立文件与资料审批制度对机密和重要文件和资料的审批应制定相应的流程和标准，并将文件和资料审批流程纳入文件与资料管理制度中，以便实施统一管制。

3. 建立文件与资料存档制度对所有文件和资料按照分类和标准进行存档，并为每份文件和资料建立完整的档案信息，便于查询和使用。

4. 建立文件与资料安全保护制度对机密和重要文件和资料加密存储，并为每份文件和资料设置合适的访问权限，以保证文件和资料的安全性和机密性。

5. 建立文件与资料备份制度针对重要文件和资料，应该建立定期备份的制度，以免数据丢失。

同时，应该测试备份数据以确保数据可靠。

文件与资料管制程序的执行建立完善的文件与资料管制程序后，我们还需要执行和监控每个环节的操作，以确保文件和资料的管理和使用符合要求。

德信诚培训网
GP文件及资料管理程序
1.0 目的：
确保绿色管理系统规定的文件、记录及资料能有效的制定、应用、储存及保管﹐并能适时地取得正确有效的文件。

2.0 范围：
绿色管理系统规定之文件、记录及资料皆属之。

3.0 定义：
2.1 RoHS：《电气、电子设备中限制使用某些有害物质指令》即：
Restriction of the use of certain Hazardous Substances in
electrical and electronic equipment Directive。

共包括下面六类物质：
铅及化合物（Lead(Pb) and its Compound）
镉及化合物（Cadmium(Cd) and its Compound）
汞及化合物（Mercury(Hg) and its Compound）
六价铬及化合物（Hexavalent Chromium(Cr6+) and its Compound）
多溴联苯，PBBs（Polybrominated Biphenyls）
多溴联苯醚，PBDEs（Polybrominated Dipenyl Ethers）
3.2 HS：有害物质，即：Hazardous Substance：在IECQ-HSPM体系的定义更多免费资料下载请进：好好学习社区。

外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。

负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。

负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。

2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。

负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。

3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。

负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。

4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。

负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。

5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。

四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。

2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。

3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。

4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。

5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。

专业机构发布的技术报告、研究成果等。

五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。