信息化浪潮下的高校档案管理新思考

决 ， 是成 功实 现高校 档案管 理信 息化 将
的关 键 。对 此 ， 者 将 分 别 从 基 础 设 施 、 笔 服 务 意 识 与 水 平 、 案 信 息 安 全 和 人 员 档
案资源的社会共享度和综合利用率。 同样 ， 息化建 设也 是高校 档 案管 信 理和发展的 目标 和要 求 ， 根据 高校 的特
本上配备了计算机 ， 开始档 案着 录工作 ， 档案管理信 息化工作在各高校 自觉 的行
为 下 开 始 起 航 。 另 一 方 面 ，０ ０年 １ ２０ ２ 月 ， 全 国档 案 工 作会 议 上 ， 在 国家 档 案局
实体保管和利用 向档案信息的数 字化存 储和数字化服务 转变 ， 而提 高档案 ＿ 进 Ｔ
作者简介 ： 张懋媛 （９ ２ ）女 ， １７ 一 ， 湖南长沙人 ， 湖南商学院教师 ， 从事高校档案管理 工作 。
敷怜 毽
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软件升级更新 速度 很快 ， 法 一次 性投 无 通 ， 高 了 工 作 效 率 ， 另 一 方 面 ， 案 提 但 档
理
制 作 系 统 以及 网 络 系 统 等 一 系 列 基 础 设 施 ， 及 选 用 目前 已 开 发 较 成 熟 的 具 有 以
生规模成 几何数 增 长 ， 学校 档案 管理 事 务 日渐吃 紧， 档案 管理 人 员 队伍却 没 而
知识 ， 以求 不断适应 档 案管理 工作 的新
形 势 。另 一 方 面 要 逐 步 完 善 档 案 管 理 ＿ Ｔ
向网络技术化 、 现代化和数 字化转变 ， 不
断 提 升 高 校 在 社 会 中 的 竞 争 力 ， 当 前 是 高 校 改 革 最 重要 的工 作 之 一 。
作， 引进相关 的高新科技设备 ， 培养档案 管理工作人员 的历史 责任 感 和使 命感 ， 进而激发广大档案管理工作人员的工作
比较简陋 ， 同时使 用 这些 档案 信息 化 管
理设 施 设 备 的 工 作 人 员 计 算 机 专 业 水 平
更需要高度重视档案信息安 全 问题 。确 保避免诸如 电脑黑 客 破坏 、 电脑病 毒传
播 、 法 访 问 造 成 的 泄 密 等 重 大 安 全 问 非 题 。 否则 将 会 给 档 案 管 理 工 作 带 来 无 法 挽 回的损失。 ４ ．人 员 整体 素 质 良莠 不 齐
素质几个层面来分析我 国高校档案管理 信息化建设 中存在的问题。 １ ．资金缺 口较大 ， 基础 设施 建设难
以满 足 基 本 需 要
国高校档案界首 开先例 ， 用计算 机来 运 进行科 技档案信 息管理 的高校是南京大 学档案馆 ， 然后 ， 各高校纷 纷效仿 ， ２ 至 ０
世纪 ９ ０ 代 末 ， 部 分 高 校 档 案 部 门基 大
究 成 果 ， 极 学 习 先 进 的 科 学 管 理 理 论 积
浪潮下 ， 各高 校如何 做好 电子 档案管 理
工作 ， 由过 去 的 单 一 实 体 档 案 管 理 模 式
档案管理 的计 算机 化 ， 能够 借助 网络技 术 提高档案 资源 的整合 与共享 ， 案管 档 理和利 用的创 新模 式正 在形成 。但 是 ， 在全 国各高校档案管理信息化工作如火
作 氛围 ， 出档 案信 息化 建设 的规 划和 提
任务 ， 明确 责 任 ， 实 到 位 。 落 针对 档 案 工 作 中 遇 到 的 一 些 困难 ， 应 从 实 际 出 发 ， 此 开 展 相 关 的 科 学 研 对 究 ， 计 划 有 步 骤 地 加 以 克 服 。 在 服 务 有 方 式 上 档 案工 作 必 须 改 变 以 往 的 管 理 模
对不同数 据 库 存储 的档 案 信 息 进 行处
理 。第三要确 保 网络 支持 ， 现档 案信 实
密信息被 窃取 、 案信 息化 管理 机 房服 档
务 器 被 黑 客 恶 意 攻 击 等 失 密 、 密 的 泄
环节 。
有 资料 显示 ： 目前 ， 在我 国各高校档
案馆 （ ） ， 然在 计算 机 、 印机 、 室 中 虽 打 扫
热情 ， 使我 国 高 校 档 案 管 理 工 作 走 上 科 学 化 、 范化 和 法 制 化 的道 路 。 规
二 、 息 化 浪潮 下 高 校 档 信 案 管 理 的 现状 及 问题
（ ） 国 高 校 档 案 管 理 信 息 化 建 一 我
设 的 现 状
如荼展开 的背后 ， 尤其要 冷静 地看 待其
息化 建设 与数字化校 园建设 同步推进 。
２ ．转 变 服 务 观 念 与 方 式
描仪 、 网络 等信 息 化设 备基本 上 得 到 了
配 给 ， 是 ， 对 于 信 息 化 高 速 发 展 的 趋 但 相 势 和社 会 对 档 案 资 源 的 开 发 利 用 需 求 ， 以上这 些 档 案 信 息 化 管 理 的设 施 设 备 还
信息化过程 中一 些较 为普遍的 问题进行分析 ， 并提 出了相关看法。
关键词 ： 高校 档案管理 ； 信息化浪潮 ； 思考
高 校是 为 国家 培 养 和 发 展 人 才 的摇 代 信 息 管 理 技 术 为 基 础 的 办 公 自动 化 技
各高校努力做好 档案 工作 信息化 工作 。
《 国档 案信 息化 建设 实施 纲要 》 全 的颁
布 ， 国档案信 息化 建设工 作蓬 勃开展 我
起来 ， 高校档案 信息化 建设 也走 上 了一
个新 的 台 阶 。 目前 ， 校 档 案 管 理 基 本 上 实 现 了 高
而要切实做 好 高校档 案管 理工 作 ， 就必须从我 国高校 管理 的现状 着手 ， 一 方 面吸收和借鉴优秀 的档案管理工作研
度 工 作 考 核 的 重 要 内 容 。２０ ０ ２年 ， 着 随
件的主体逐渐 由传统的纸质文档 向电子 文件过渡 。网络信息技术 的高 度发展对
档 案 管 理 的 现 代 化 建设 不 仅是 高校 适 应 现 代 化 发 展 的 客 观 要 求 ， 是 促 进 高 校 更 走 向 现 代 化 的 核 心 任 务 。 因此 在信 息 化
发展前途并 适合 自己的 软件 ， 建设 基 础 数据库 。高校档案管理部 门也 应从技术
上 将 不 同数 据 库 进 行 数 据 的 兼 容 ， 以便
高， 以上 这 些 都 需要 充 足 的 资 金 投 入 。
资 金投 入 不 足 导 致 了 基 础 设 施 建 设 薄 弱 ， 也成为 制约 我 国高校 档案 管 理信 这 息 化建 设 的 最 大 障 碍 。
在高 校 档 案 工作 进 入 信 息 化 的今
天 ， 去 的 管 理 方 式 已 不 能 适 应 高 校 档 过 案 工 作 发 展需 要 。 自高 校扩 招 以来 ， 在校
当前 高 校 对 于档 案 管 理 工 作 重 要 性 的认 识 还 不 一 致 ， 分 高 校 对 于 档 案 管 部
信息化 步伐 ， 总体 上 仍 处 于较 低 水平 。
一
档案管理信息 化是 当前档案管理 的
发 展方 向和 发 展要 求 ， 主要 通 过 运用 现代 信 息技 术对各 种档 案信 息进 行数 字加 工处 理 ， 学 配置档 案资 源 ， 大 限度地 提 高档 科 最
些亟待正视和解决的现实问题 得到解
入解决 ， 经常需要 升级 替换 ， 致信息化 导
建 设后 期 的 维 修 、 升级 、 换 费 用 开 支 较 更
信 息的安全问题也随之而来 。因为档 案 信 息中凡涉及 国家机密 、 商业秘 密 、 工作
秘 密 、 人 隐私和 其他 法律 规 定不 得公 个 开 的信 息 都 属 于 保 密 范 围 ， 高 校 档 案 在 信 息化 过 程 中 ， 同 程 度 地 存 在 一 些 保 不
较早。一直 以来 ， 档案 管理 信息化 建设 工作既是各 个高校 自觉 的行 为 ， 同时 也 是各级档案管理部 门建 设规 划 、 业务指
导 和 工 作要 求 的重 要 内容 。 回 顾我 国 高校 档 案 管 理 信 息 化 发 展
历 程 ， 以 知 道 ： 方 面 ，９ ３年 ， 全 可 一 １８ 在
还有 待 提 高 ， 以致 大 多 数 高 校 档 案 馆 （ 对信息化设备的运用 还停 留在简单 室） 的 日常档案管理上 。据不完全统计 ， 高校
档案馆 （ ） 用专用档案管理 系统软件 室 使 的 只 占 ６％ ， 体情 况 还 不 很 理 想 。 ７ 整
２ ．服 务 意 识 与 水 平 亟 待 加 强
点， 档案信息 化建设 应该 始终 以档案 基 础建设为重点 ， 以纸质档 案数 字化 为抓 手， 以现代信息技术为基础 ， 围绕 档案资
源 的开发和利用 ， 现 高校档 案信息 资 实 源数字化 ， 实现馆 藏档 案工作 重点从 以
档案信息 化工作 的启 动 ， 基本 层 从 次来说 ， 首先必须有与之配套 的设备 、 硬 件、 软件 系 统 、 员 技术 等 各 方 面的 投 人 入； 从较高层次来说 ， 必须有 与之配套 的 网络信息处理 相关 的硬件 设备 ， 建立 联 通校 内外的网络 ； 从档案安全角度来说 ， 必须有与之配套的严格的信 息安 全维护 手段 ， 从档 案信息化 可持 续性 发展角 度 来说 ， 由于信 息化 电子设 备和各 类档 案
篮。高校档案 是学 校 的宝贵 财富 ， 它真
实地 反 映 了 学 校 各 个 时 期 的 面 貌 ， 学 对 校 发展 、 关 服 务 与 经 济 建 设 有 着 非 常 相 重要 的作 用 。
术 和 电子 政 务 的 飞 速 发 展 ， 校 档 案 文 高
并将 档案工作信息化工作列入各 高校 年
新 的技 术 革 命 的 推 动 下 也 在 发 生 着 变