高校数字化档案与信息化建设的关联性研究

第１卷第４ Ｏ 期
２ １ １月 １ 年 ２ ０
广 东 交 通 职 业 技 术 学 院 学 报
Ｊｏ Ｕ ＲＮ ＡＬ Ｏ Ｆ Ｇ ＵＡＮＧ Ｏ １ Ｇ Ｄ ， ４ ＣＯ Ｍ Ｍ ＵＮ Ｉ ＣＡＴＩ ＮＳ ｏ ＰＯ Ｌ ＹＴＥＣＨ ＮＩ Ｃ
Ｖ＿ ＿０ Ｎｏ． ０ １ ｌ ４ Ｄ ｅ ｅ ｂｅ ２Ｏｌ ｃｍ ｒ ｌ
知 识 的创 新 。数 字档 案馆 的建 设要 结 合 自身 实 际 情况 ， 因地 制宜 ，切不 可盲 目地投 入 。数 字档 案 馆 的建 设需 要 高新 技术 手 段 的支撑 ，通过 网络化 建 设 ，整合 网络 信 息 资 源 ，优 化 网络 运 行环 境 ，
２ 高 职 院 校 建 设 数 字 档 案 馆 要 把 握 的 重 点
案部 门应 有 的理解 和支持 。
点 ，通 过 总体 的 战略规 划 ，带 动 电子 文件 工作 整
体发 展 ，进 而摆 脱 目前 各 自为 战 、信息 孤 岛和 信
息不 能顺 畅共 享 的难 题 。 （） 字 档 案 馆 的建 设 要 涵 盖 电子 文 件 中心 ３数 建设 。做好 电子 文 件 的收集 归档 工 作是 数 字档 案 馆建 设 的重 要前 提 和步 骤 ，这不 仅 为建 设数 字 档
案馆是高校信息资源的聚集地 ，集 中了教学 、科 研 、设 备 、财 务 、外事 、党政 、管 理 、基本 建 设
等 各 种 门类 的信息 ，是 学 校活 动 的原始 记 录 ，详
尽 、完 整 、准 确 地 记 载 着 学 校 教 育 发 展 的 全 过 程 。随着数 字 化技 术 和 网络技 术 的迅猛 发展 和广 泛 应用 ，办公 自动 化水 平 的不 断提 高 ，大 量 电子 文 档 与有 用 的数字 信息 应运 而 生 ，如何 有效 地 管 理 与 利 用 电子 文 档 ，以数 字 化 形 式存 储 与利 用 ，

档案信息化建设探究作者：高艺宁来源：《办公室业务》 2016年第2期文/河北省沧州市城建档案馆高艺宁【摘要】本文论述了档案信息化的重要性和紧迫性，档案信息化建设中存在的问题。

并对如何推进档案信息化建设进行了探讨。

【关键词】档案；信息化；建设；研究档案信息化建设是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

档案信息化主要包括以下内容：一是档案信息的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，按照规范性、安全性、效益性的原则系统组织成具有有序结构的档案信息库。

二是档案网站建设，是指档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。

档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口，其功能包括服务功能、宣传功能、交流功能；主要内容包括档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。

三是数字档案馆建设，是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。

一、档案信息化的重要性和紧迫性档案信息化就是指档案本身的资料信息化或者档案的信息和社会经济、政治、文化等进行融合处理的信息化。

其建设目标就是让档案里的信息进入到社会的交流系统，在最大范围内传播，并将档案中的信息和社会各类信息进行渗透和融合，更好地服务于社会。

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月，国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：“十五”期间，我国将加快数字化档案馆的建设。

由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了社会的关注，并且某些地区档案部门已经开始尝试投资建设。

一
信息成为数 据本 身会 存在闪失 的情况 ， 其受表达 能力和表
达 环境 的影 响 。这 个 表 达 能 力 可 能 是 一 种 规 则 ， 也 可 能 是 一 种
技术水平或者一种环境 。所 以在 信息化 的过程 中， 数 据 的归 纳
要有统一的 、 科 学 的规 范 。这 个 统 一 是全 局 的 ， 只 要 涉 及 到 相 同
不 同记 录 时 间 的差 异 性 。
可能是信息复用的最佳 例子 。在信息化的过程中产生了大量 数
据 。信息化建设的 目的是利用大 量信息 中有用的部分 ， 进行 关 联、 分析 、 统计完成相关 的业务 。例 如 ， 学校 贫 困生 的判断 与助 学金 的发放就是一个常见 的应用 。学校 的消费数据 、 校 内活动 数据 、 家庭 收入 信息 、 勤 工俭学信息等 ， 所有数据按照 一定 的规 则进行 汇总 ， 并相互 验证 ， 能够准确地判断 出 目前 的 、 真实 的贫 困程度 ， 并通过信 息化平 台以人性化 的方式完成助学金 的发送 。 高校信息化 的过程可 以用细节决定 成败来形容 ， 信息 化的 每个 环节都很重要 。在全 民信息化 的当下 ， 在相 对的全局 内统
同的人可能有不同的手段 、 方法 ， 从不 同的维度去描述 。但 是都 要遵循一定的规范 ， 这个 规范就是 信息化建设 的通用 规则。信
信息化建设的 目的是信 息应用 。信息化 建设的过 程中 ， 应
用 系统需 要完成信息 的分拣 、 归类 、 权 限控制等 ， 并应用 于相关 系统 。学生管理部 门的学生基本信息可 以只读的权限给教务部 门， 而教务部 门的成绩 也可以相 同的方式和学生管理部 门共享 。 不 同渠道 的信息 ， 可能传递 给不 同的对象 。同时信息 流又 需要从不 同的方 向去 收集。信息流 的传递和收集 方向 的定 义 ，

2024年3月第27卷第5期中国管理信息化China Management InformationizationMar.,2024Vol.27,No.5档案信息化建设与档案管理的研究张梦娜（河北省廊坊水文勘测研究中心，河北　廊坊　065000）［摘 要］采用信息化手段进行档案管理已成为现代社会发展的必然趋势，是档案工作适应新形势、满足人民群众日益增长的精神文化需求的客观需要。

然而，我国目前档案管理信息化建设仍存在着许多问题，如：管理理念滞后、缺乏统一规划和统一部署、缺少必要的基础设施支撑、信息资源分散且利用率低、专业人才匮乏等。

基于此，本文重点探讨档案信息化建设与档案管理研究，从档案管理信息化概念入手，分析了当前档案信息化建设的必要性和可行性，并提出优化策略。

［关键词］档案信息化管理；建设路径；档案管理策略doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.050［中图分类号］G270.7；TP391 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）05-0166-040 引　言做好档案信息化建设是档案管理工作的一项重要内容，也是实现档案信息资源共享和服务社会发展的重要途径。

档案管理工作者必须要充分认识到这一问题，并采取切实有效的措施来提高其自身素质与水平，不断推进档案管理工作现代化进程，从多个角度、多个层面上加强对档案信息化建设工作的重视，从而为我国档案管理事业的进一步发展奠定良好基础。

1 档案信息化建设对档案管理的价值1.1 有利于增加档案信息储存量，提升档案管理水平当前，在档案信息化建设管理大背景下，档案管理部门能借助计算机网络技术实现对各类信息的收集、整理和保存，为社会各方面提供服务［1］。

同时，通过加强档案管理信息化建设能有效提升我国整体档案管理水平，实现对档案资源的开发、利用与共享。

一方面，有助于提高档案管理工作效率，另一方面，对于促进档案管理现代化发展具有重要的现实意义。

档案信息化建设中数字化档案管理的应用与实践2准格尔旗民政局内蒙古鄂尔多斯010300摘要：随着信息技术的不断发展，数字化档案管理在档案信息化建设中的应用和实践也愈发重要。

数字化档案管理是将传统的纸质档案转化为电子档案，并通过信息技术手段进行存储、检索、维护和共享。

它有效地提高了档案管理的效率和准确性，减少了纸质档案的占用空间和维护成本，同时也提供了便捷的档案查询和共享平台。

本文将探讨数字化档案管理的应用与实践，并展望其在档案信息化建设中的未来发展。

关键词：档案信息化；数字化档案管理；应用；实践引言数字化档案管理的应用与实践已经为档案信息化建设带来了巨大的变革和进步。

通过数字化技术，纸质档案得以转化为电子档案，实现了档案信息的集约化和统一化管理。

数字化档案管理不仅提高了档案管理的效率和准确性，也为用户提供了更加便捷的档案查询和共享体验。

未来需要进一步加强信息安全保护，完善数字化档案管理系统的技术和应用标准，推动数字化档案管理向更加可靠和智能化的方向发展。

1数字化档案管理概述数字化档案是指将传统纸质档案通过数字化技术转化为电子文件形式的过程和结果。

数字化档案利用扫描、图像处理、OCR（光学字符识别）等技术，将纸质档案转换为数字图像或可编辑的电子文件。

数字化档案包括了档案的全文、图片、声音、视频等多种类型的信息。

通过数字化档案，档案文献得以数字化存储、检索、传播和共享，实现了档案信息的便捷和高效利用。

数字化档案不仅能够节省大量的纸质存储空间和维护成本，还使得档案信息可以实现远程访问和备份。

数字化档案的建立不仅是档案管理的重要环节，也是实现档案信息化、智能化管理的基础和关键手段。

2档案信息化建设中数字化档案管理的应用优势2.1提高档案管理效率数字化档案管理的应用可以极大地提高档案管理的效率。

传统的纸质档案需要人工整理、分类和存储，需要花费大量的时间和人力资源。

而数字化档案管理通过将档案转化为电子形式，实现了档案的快速扫描、存储和检索。

１ 高校档 案馆 的现代 化转 型与功 能定 位
在管理体制上 ， 高校档案馆 隶属 于高校 ， 具有与机关档案部
门不 同的永久保存 档案的特性 ，相对独立 的管 理体 系保 持至今
没变 ， 然 而信息技术在高校活动 中的广泛应用 、 高校改革的深入 开展 ， 在改变高校档案馆生存环境 的同时对其提出转型要求。这 个转型是 以网络和信息技术 为基 础的发展 ，有 的将 数字档案馆
心的高校档案馆可持续发展 的重要建设 内容 。
关档案部 门， 高校档案馆相对独立的管理特殊性 ， 使其并 未实施
向社会开放档案 ， 体现 出管理制度的不完善 、 不科学 。而从修 改 前 和修改后 的《 高校档案管理 办法》 中， 可 以清楚地看到对 高校 档案馆 向社会开放的要 求 ，这成 为其功能定位 的制度依据 和原 则支撑 ， 因此其特殊性也不能成为放弃开放档案的理 由。 正 因为信息化 、高校改革等 因素 渗透 化为高校 档案馆发展
密切相关 ， 其在 功能定位上仍 以对 内为主 ， 社 会价值体现有 限 。
ห้องสมุดไป่ตู้
从可持续发展来讲 ， 偏安一隅式的封闭发展 ， 一 方面是传统功能 的沿袭 ， 不适应 信息化背景下高校改革发展 ， 另一方面是高校丰 富档 案信 息资源 的浪费 ，因此高校档案馆要对 自身 的发展现实
刘昆鹏 ， 王玉武
进其功能 的深化。 其二 ， 社会价值 的适度开掘 。 高校在文化传播 、 道德 培养 、科技开发和人才培养等的作用 ，铸就了其社会影响
转型 。信息技术 的应用 ， 促使高校档案管理理念 、 管理方式和利 用方式发生变化 ， 数字化 和网络化成为重要特征 。高校在教学 、 科研 、 管理 活动 中， 形成 了大量 的数字化信息 ， 档案来 源方式呈 现多样化 。与此相适应 ， 实体档案管理和利用 的固定模式得到调 整， 在时间 、 空间上体现 出数字化 的灵活性 、 网络 应用 的便 捷性 ， 尤其是 数字档 案馆 的建设全 方位变 革 了传 统档案 馆 的管理模

，
，
因此 面 对 数
。
数字 化 校 园 的 公共 服 务 体 系
、
字 化 校 园建设带 来 的新 的档案 管理 领 域 档 案馆 不 能袖 手 旁观
目
度 上 实 现 计算 机 化 网络 化 和 智 能 化 其 对 高 校 教 育 教 学 活 动 至 少
带 来 两 方 面 的影 响
，
前 档案 共 享 呼 声 日甚
“
”
各个 门类 的 档案实 体凭证
。
；
建 立 了 与档 案实 体相 关联 的各 类 信息
，
，
，
资源 库 学 校 各类资 源 的数 字化 给 传统 的各 门类档案实体提 供 了
视 野 更 为 广 阔 深 入 的 信 息 源 形 成 了 以 档案实体 为 主 干 延 伸 到
、
共享 的重 要 数字资 源 进
，
、
种有 形 的 实体并不 会 消 失 它 仍
， ，
环 境 下 利 用 者需 求 呈 现 出差 异 性 和 个 性 化趋势 而 开 展 的 以 满 足 利
然 有 具 体 的馆 舍 有档案 文 件实体 区 别 只 是 馆舍 中内部 设施 的 不
用 者需 求 为 目的 的 信 息 服务 简 单 的 说 数字 档 案馆 的个 陛化 服务
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刍议档案数字化的思考研究摘要：在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。

加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。

为更好地适应形势发展的要求，我们着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案数字化进行了有益的实践与探索。

关键词：档案管理；数字化；建设一、明确档案信息资源数字化的指导思想。

以优化理论为指导，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥档案信息资源的作用。

档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题，二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能，三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。

所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。

二、档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。

1、档案数字化建设应从标准建设和安全管理两个方面着手。

档案馆数字化建设的最终目标是实现档案信息资源最大的共享，而档案信息共享的前提是包括档案业务流程、管理系统、网络技术、信息交换等方面的标准化与规范化。

但长期以来，各地建设数字化档案采用的方式方法不尽相同，档案信息系统没有具体的标准可遵循，数据库的结构不统一，数据不规范，都给实现资源共享带来很大的困难。

因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案数字化建设高质量的坚实基础，也是数字化档案馆能否实现最大范围共享的重要前提。

标准化的规范体系包括业务规范、技术标准和管理规则三个层面，数字化档案馆建设中确定标准的原则是优先采用国际通用和适用范围尽可能广泛的标准，以提高系统和数据等软硬件环境的兼容性。

为加强校友 与学 校的联系提供了便捷的途径 。校友数据 库主要包括同 学录， 优秀校友名 录 ， 校友捐 赠等方面 的资源。随着建 校时间 的增 长 ，
、
适 应信息社会 日 益增长 的对 档案信息资源管理 、 利用需求 ， 运用 现代 信 息技术 对数字档案信息进行 采集 、 加工 、 存储 、 管理 ， 并通过各种 网络平 台提供公共档案信息 服务和共享利用的档案信息集成管理 系统。高校 数 字档案 馆有广义 和狭义之分 ， 狭义 的高校 数字档案馆 是指高校 为适 应信息｝ 十 会 日益增长 的对档 案信息资源管理 、 利用需求 ， 运用 现代信息
科技信息
高敕数字档案馆姿 源建设研究
山 东工 商 学院 陈 雷 陈姝 颖 烟 台第十 四 中学 王 燕
［ 摘 要］ 建立 高校数 字档案馆 ， 是 高校进行数 字化 管理 ， 提供教 育全程信息化 资源共 享， 提 高高校办学质量 、 科研能力和 管理 水平的 重要途 径。建立高校数字档案馆 ， 资源整理是 一项重要 并且复杂的工作 ， 需要各 个业务部 门分工协作 ， 共 同参与 ， 本文就 高校数 字档 案馆 资源建设进行研 究 ， 并对构建资源数 据库提 出了建议与对蒹。
技术对数字档案信息进 行采 集 、 加工 、 存储 、 管理 ， 并通过 校园网络平台 提供高校 自身档案信息 服务和共享利用的档案信息集成管理 系统。广
义 的高校 数字档案 馆 中的信 息资源除 了包 括高校 的档 案信息 ， 还包括 高校 日常教学生活 中产生 的所 有的有信息利 用价值 的资源 ， 既 可以是
通 过对 国内一些 已建 成的高校 数字档案馆研 究可 以发 现 ， 这些 高 校 的数字档 案馆都在校 园网上开通 了主页 ， 通过 校同 网可 以直接访 问 纯 文本 格式 ， 有 照片 、 图片格 式 ， 有影像 多媒 体格式 ， 还 有网页格式 ， 数

２２ ．管理人员 的素质较低 ， 导致管理力量薄弱 。 在档案管理 中虽 然制定 了适用于本单位 的、 较为健全 的管理制度 和各级各类人员工 作 职责 ， 但涉及档案管理的制度 、 职责较少 ， 没有相关 的管理制度和 检查 、 考核方 案。 并且许多档案管理・ １ １
档 案信 息化建设 与工程档案管理 的发展趋势探析
齐海燕 ‘ （ 木斯 市城建档案馆 ， 佳 黑龙江 佳木斯 １４ ０ ） ５ ０ ２ 摘 要： 档案管理工作是 一项政策性、 密性、 机 专业性较强的工作 ， 各级管理部 门要 充分认 识到该项管理 工作 的重要性 。档案是信息 的重要 我体 ， 是主要信 息源。管好用好档案 ， 对资源开发起 着重要作用。 关键词 ： 档案管理； ； 问题 对策 对 档案 的重要性 、 管档要求 、 档案材料的收集 、 整理 、 归档 、 装订等业 １档案管理概 述 但 由于 自身管理制 度的不健全 、 从业人员素质 的局 限 ， 上资 务不太 了解 ， 加 档案收集意识淡 薄。 以， 所 对于档案管理方 面达不到系 金技术投入 的欠缺 ， 档案管理 的发展还相对滞后 ， 因此 ， 有必要狠抓 统化 的管理 ， 档案是历史的见证 ， 都反映一定的历史 事实 ， 不允许任 自身 的制度 建设 ， 努力 提高从业人员 的业务素质 ， 并在政 策允 许的 意篡改或修正 ， 以维护档案的真实性 ， 所 保持档案的原貌 ， 对于今后 范围内加大投入 ， 以此推动档 案管理 ， 案管理工作是一项政策性 、 的信息工作有着很大的作用 。 档 机密性 、 专业性较强 的工作 ， 各级 管理 部门要充分认识到该项 管理 ２３档案管理 中配套设施不 够齐全 。力求档案本身不受损坏 ， － 尽 工作的重要性。加强对档案的管理 ， 时研究解决档案管理工作 中 量延长档案 的寿命和保护档案免遭有意破坏 ，档案机密不被 盗窃 。 及 遇到的问题 ， 在人力 、 、 物力 财力等方面给予大力支持 ； 同时 ， 档案是 是档案管理必备的条件 ， 由于 ， 个别单位没有专用档 案室 ， 有的单位 信息的重要 载体 ， 是主要信息 源。 管好用好档案 ， 对资源开发起着重 档案多 、 档案室狭 窄 、 潮湿 、 等设备不 配套 ， 引起档 案材料霉 变 、 虫 要作用 。 档案工作 。 档案馆（ 直接对档案实体和档案信息进行管 蛀 ， 是 室） 影响档案的美观整洁及完整 。 的管档单位必备的切刀 、 有 统一的 都无法购置齐备 。 理并提供利用服务 的各项业务工作的总称 ， 也是 国家档案事业最基 档案夹 ， 本 的组成部分。 档案 的收集 、 整理 、 管、 保 鉴定 、 统计和提供利用 的活 ３ 案信息化建设与工程档案管理的发展趋势 档 动， 随着档案管理现代 化的发展 ， 还将对 档案管理工作 的结构 产生 档案信息资源 的开发利用也呈现 出多途径 、 多样化 的特点 。同 新 的影响。档案 管理 的最终 目的是 提供 档案 信息 为社会实践服务 ， 时档案信息资源开发理念 的缺失与档案信息需求主体 的改变 导致 档案管理系统的结构 即根据这一 目的而设置 。 其中每项工作都必不 社 会档案信息需求的丰富化 、 全面化和差异化。 在这个信息时代 ， 只 可少 ， 并有一定程序。 它们组成一个有机整体 ， 为实现档案管理系统 有 当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用 时， 档案 整体功能而发挥各 自的作用 ， 同时也相互关 联 、 相互制约。 例如价值 和档案工作 的意义和价值才能充分地全面地展现 出来。 提高档案信 服务器 、 交换器 、 路由器 、 扫描仪等硬 鉴定工作有 时与收集 、 整理工作结合进行 ， 甚至在文件立卷 归档时 息化水平技术。 配备计算机 、 就进行初步鉴定 。 档案管理是一项管理性 的工作 ， 服务性的工作 ， 件设备 。系统软件的开发应用或完善 ， 政 可通过计算机系统软件的操 治性 的工作 。档案管理工作不生产物质财富 ， 档案主要也不 由档案 作进行培训及推广 ，逐步建立 同一平台为分中心做好前期 准备工 档案信息数据输入是 目录 中心 管理机构和档案工作人员产生和利用 ， 它是专 门负责管理各部 门形 作 。档案中心 目录及全文的数字化 。 成 的历史文件的一种专业 ， 以是管理性 的工作 。但是档案管理系 的基础性工作 ， 所 对各职能部 门每年移交 的大量成果 档案 资料 ， 边整 统不是孤立的 ， 而是各项社会管理 系统 中不可缺少 的组成部分 。通 理边输入 ， 息源头抓起 ， 从信 建立统一的数据格 式标 准 ， 实施纸质档 双套制 ” 工作模 式 ， 免重 复劳动 ， 避 不但能节约 人力 过提供档案信息为社会实践服务 ， 是档案管理工作 区别于其他工作 案和数字档案 “ 而且也会大大加快了档案信息数字化的进程 。 因此 ， 我们要 的特点之一 。 档案部门虽然也研究档案 、 进行编著 等活动 ， 但其 目的 和财力 ， 还是为 了更好地适应社会 的利用需要 ， 仍具有服务性 。在社会历史 按 照有关规定千方百计将呆滞 在库 房中的档案历史信息变成 现实 的各个 阶段 ， 档案 管理工作都必然为一定 的经 济 、 政治 、 文化服务 ， 有用信息 。 次 ， 其 作好统筹规划 。 将大量 的档案信息化 ， 是一个庞大 首先要做好馆藏情况的调查 ， 包括档案 的类型 、 载体形 否则就不会存在 ， 以发展。 阶级社会中 ， 也难 在 档案管理工作体现一 的系统工程 。 定 的阶级关 系和阶级利益 ， 为一定 的统治 阶级所掌 握 ， 一定 阶级 态与状态 、 为 馆藏数量 、 档案信息利用等基本情况 。 根据馆藏情况制订 的经 济 、 政治 和文化服务 ， 这个服务方 向是档案管理工作 政治性 的 档案数 字化 的科学规划 ， 包括扫描仪等硬件 的购置计划和数字化处 今 集 中表现 。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济 利益 ， 理规划 。档案信息化的进一步发展 ， 后可 以利用扫描仪来进行档 所 以中外任何 国家对档 案管理都有一定的保密要求 ， 一部分档案不对 案信息化数字化的管理。档案数字化要经过一个较长的过程 ， 硬件 也不需要 一步到位 ， 应从实际和长远 打算 ， 外开放 ， 而多数档案则要在规定期 满后 才开放 。这种机要性也是档 的购置不可能一步到位 ， 保证扫描仪等硬件设施 的配套 ， 使其具有较强 的支撑能力和扩展能 案管理工作 的一种性质 。 力。 档案数字化实施处理规划应贯彻“ 出重点 ， 突 分步进行 ” 的原则 ， ２传统的档案管理存在 的问题 档案管理系统是整个 国家文献信息系统的组成部分 之一 ， 在构 对馆藏重点和利用率高 的档案先行数字化 ， 日满足大多数利用者 早 扫描系统扫描参数 的选择和确定对扫描数字影像质量有着 成整个 社会的科学能力 中占有重 要地 位 ，成为社会信息 系统的基 的需求 。 石 。档案管理不仅对局部单位 的工作和生产有意义 ， 对整个社会也 较大影 响 ， 其中扫描分辨率直接关 系到扫描文件 的清晰度和还原效 有意义 ， 不仅具有 当前的 、 现实的意义 ， 也具有长远的 、 历史 的意 义。 果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰 ， 其相应的扫描时间 分辨率参数选得低 ， 扫描文件 的质量就 要降 在进行档案管理工作 中 ， 有时档案会 因为管理不善造成档案 的丢失 和存储空间就要增加 ； 等 问题 的出现 ， 么， 那 现在档案管理 中出现的问题有 以下几点 ： 低 。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑 ， 包括扫描文件 ２１ ．档案管理缺乏系统的管理 ，并且在管理 中管理人员不够重 的可阅读性 、 存储空 间、 出打印质量等。 输 视。 档案管理缺乏 系统性 的管理 ， 会造成数量上的不齐全 ， 因为档案 参 考 文 献 管理要 从数量上保证档案齐全 ， 不致残缺短少 ； 一是从质量 上要保 【 多， １ 降 市场经济下的信用档案及其管理和利用【１ Ｄ． 合肥： 安徽大学， ０ ９ 持档案 的有机联系 ， 不能人为割裂分散或零乱堆砌 。进行档案管理 ２ ０ ． 工作 ， 要遵循集 中统一管理国家档案 ， 维护档案的完整与安全 ， 便于 【 乐利珍 ． ２ 】 浅谈 事 业单位 档案 管理 的现状及 对 策『． 风 ， ０ Ｊ科技 １ ２ ８ ０ ２ ． 利用 的原则 。 集中统一将 国家全部档案要 由国家设立的各级各类档 （ ４） 『１ ３马晓芳． 国企业信 用档案建设研 究『１ 我 Ｄ． ： 合肥 安徽 大学， １ ． ２ ０ ０ 案保管机构分别集中保存， 并制定统一的法规进行管理 。

服务 区域 的局 限 ， 档案 工作 社 会 化 服 务 的 时效 性 、 泛 性更 使 广
２档案 目录数据库建设 ．
档 案 目录 数 据 库 是 存 储 在 计算 机 内 相互 关 联 的按 一 定 次
加突出， 而最 大限度地实现档案信息资源 的共享 。然而 ， 从 当
前 档 案 馆 信 息 化 网络 建 设 滞 后 ，致 使 档 案 工作 无法 与 时代 同 步 ， 数字 化 同 行 ， 一 定 程 度 上 影 响 了 档 案 信 息 现 代 化前 进 与 在
项建 设 服务 ？
一

方便 。利用数字 图像技术 、多媒体技术和数据库等信息技术 手段对这些档案进行数字化处理 ， 将纸质 文件 、 照片 、 底片 、 图 纸、 录音 与录像等档案信 息通过 一系列输 入设备ｆ 如扫描仪 、
数码 照相机 、 码摄像 机 、 频与视 频采集器 等） 数 音 以数 字 形 式
的数 字 化 ； 片 、 片 、 纸 等 档 案 的 数 字 化 ； 档 案 以及 录 照 底 图 录音
数 字 技 术 的 飞 速发 展 和 因特 网 的普 及 ，使 档 案 馆 所 处 的 信 息 环 境 发 生 了根 本 改 变 ， 立 配 置 合 理 、 色 突 出 、 用 方 建 特 利
序排列的档案 目录数据的集合。档 案 目录数据库作为馆藏档
案 的概 要 反 映 ， 够 为 利 用 者 提 供 快 速 的 检 索 、 询 ， 利 用 能 查 是 者 利 用 档 案 信 息 的 指 南 。它 不 仅仅 是实 现档 案 自动 化 管 理 的
的步伐 。 目前 ， 各个档案部门虽然大都 已建 成了规模 大小 不等 的档案数据库 ， 但所建 的数据库仍存在一些问题 。 主要表 现在 建库缺乏整体性 ，数据库大多 自建 自用 ；建成 的数据库规模 小 ， 准化程度低 ， 标 类型单一 ， 且大多处于低水平重复建设 ， 数

息 ，有 助 于 实 现全 方 位 的 、 动态 的 、完 整 的 档 案 信 息服 务 。 在 档案 目录 数 据库 建 立 的 基 础 上 ， 可 以考 虑 建 立 档案 目录 中 心 ， 实现 一 定 范 围 内档 案 内 容互 补 和 档 案 信 息 资源 整 合 ，更 大 限 度地 发挥 档 案 效 益 。
算 机 进 行 操 作 处 理 ，通 过 网 络 进 行 传 输 。 纸 质档 案 、音 像档 案 等 各 种 载 体 的档 案 都 可以 以 文 本 文 件格 式 、 图像 文 件格 式 、音 频 文 件 格 式或 视 频 文 件 格式 转 换 成 数 字 信 息。 ２、 电子 文件 的 收 集 归档 随 着计 算 机 技 术 与 办 公 自动 化 技 术 的 结 合 ，诞 生 了一 个 新 生 儿一 电子 文 件 。 电 子 文 件一 经产 生 其 信 息 就是 以数 字 代 码 形 式 表 达 。 所 以在 功 能 上 电 子 文件 等 同 于 经 过 数 字化 处理 的 文 件 。 由此 ，直 接 在 计 算 机 中生 成 和 处 理 的 电 子 文件 是 重 要 的 档 案 信息来源 。 （ ） 数 据 录 入 三 将 档 案 信 息 前 处理 的 结 果 转 化 成机 读 数 据 。录 入 过 程 需 要 较 严 格 的 校 对 审 核 。 如 审查 字 段 的 数 据 形式 是 否 正 确 ，字 段 长 度 与确 定 的 结 构 长 度是 否符 合 ，各 种 标 识 符号 是 否 有 误 等 。 这其 中可 能 包 括 对 不 同 格式的数据进行转换 。 （ ） 数 据 库 的 完 善 四 由于 计算 机 硬 件 能 力 奇 迹 般地 不 断 更 新 ，计 算 机 技 术爆 炸 般 地 迅 猛 发 展 ， 数据 库 系统 发 生 着 剧 烈 的变 化 。 虽 然 它 的 基 本 组 成 部 分 仍 然 是数 据 、软 件 和 硬 件 ，但 是 它们 的 范 围 、规 模 和 复 杂 性 都 大大 地 扩 展 了 。数 据 库是 信 息 资 源 存 储 和 开发 利 用 的 基 础 ，是 信 息 资源 共 享 的 先 决 条件 ，是 信 息 系统 的 核心 。 因此 把 数 据 库 建设 作为 当 前 档 案 信 息发 布 的 核 心 工 作 ， 档案 数 据 库 建 设 越 有成 效 ，档 案 信 息 管理 与服 务 也 就 越有保证 。 四 、档 案 信 息 数据 库 建 设 对 档 案 管 理 工 作 的 影 响 档 案 信 息 数 据库 建 设 ，意 味 着 在 信 息 社 会 中档 案 管 理 工 作 开始 涉 及 各 类 相 关 的 技 术 问题 ，档 案 工 作 开 始 大规 模 引进 现 代 技 术 。从 长 远 看 ，档 案 信 息数 据 库 建 设 的 发展 就 是 档 案 信 息 化建 设 的 推 进 ，其 间 涉 及数 字档 案 信 息 的 形成 、收 集 、 归档 、 整 理 、 鉴定 、存 储 、 保 管 、保 护 、检 索 、 传 递 、利 用 、统 计 、 销 毁等 全 过 程 。 档 案 信 息数 据 库 建 设 将 对 相应 的 档 案 管 理 工作 产 生 各 种 影 响 ，使 之在 一 定 程 度 上 发 生某 些 变化 。 （ ） 内 部 调 整 ：相 关 档 案 业 务 的 数 据 是 经 过 调 查 、 试 验 、统 计 、整 理 和 归 纳后 得 到 的 ，并 经 合 理 分 类 和规 范 化 处 理 之后 ，以 记 录 的 形 式 存储 。 二 、 当前 档案 信 息 数 据 库建 设 的 关 键 问 题

DCWTechnology Study技术研究41数字通信世界2024.020 引言在档案管理领域，信息化和数字化变革已经成为推动档案事业高质量发展的重要路径，在信息化和数字化改革的总体框架下，档案信息资源开发利用领域面临着新的机遇和挑战。

在以往的档案信息资源开发利用中，缺乏大数据、云计算技术的辅助，主要依靠人工进行资源开发，资源开发数量和对象存在一定的局限性，档案信息资源的共享性差，在一定程度上弱化了档案管理的服务职能，难以满足社会公众对档案信息资源的多元需求，为此以信息资源共享模式创新促进档案事业高质量发展就成为了新时期的重点任务。

1 新时期档案资源管理特点1.1 数字化转化新时期档案资源管理主要聚焦于数字技术应用，数字时代，各类档案资源都在加快实现数字化转化。

尤其是对于传统纸质档案来说，通过对光学字符识别技术[1]、扫描技术等的应用，可以将传统纸质档案转化为以数字信号为载体的电子档案，在此基础上再借助大数据技术实现对档案资源的数字化利用，从而拓展档案信息资源开发与共享利用的深度和广度。

1.2 数字化管理新时期针对各类档案信息资源，依托标准化的存储技术以及数字编码技术等，还可以实现对档案信息资源的数字化管理。

在完成对传统档案资源的数字化转化后，需要按照其内容和特点进行分类，然后借助数字编码技术[2]实现对数字档案资源的卷宗编号，据此生成相应的电子目录，为后续档案信息资源的开发利用和精准传递共享奠定坚实基础。

1.3 数字化检索检索是档案信息资源开发和共享中非常重要的一环。

新时期的档案信息资源借助大数据技术和智能检数字化背景下的档案信息资源共享平台构建研究王银铃（凌源市退役军人事务服务中心，辽宁 凌源 122500）摘要：当前我国档案事业已经进入到战略转型发展的关键时期，在这一时期强调档案事业的高质量发展。

档案事业要加快适应国家治理体系和治理能力现代化的要求，切实推进高质量发展，需要立足于数字技术的应用，加快创新信息资源共享模式，实现对档案信息资源的结构化开发和智慧化利用，通过搭建信息资源共享平台，进一步凸显档案管理的服务效能，更好发挥档案信息资源在支撑社会变革、产业转型、公共服务等方面的作用。

高校学生档案的数字化建设成小芬;陈国钧;石建梅【摘要】从高校学生档案数字化建设的内涵及意义入手,分析了管理中存在的数字化程度不到位、档案质量不高、纸质与数字化档案相脱节等问题,提出了创建高校数字化学生档案的主要措施.【期刊名称】《南通纺织职业技术学院学报》【年(卷),期】2013(013)003【总页数】3页(P46-48)【关键词】高校;数字化;学生档案【作者】成小芬;陈国钧;石建梅【作者单位】南通农业职业技术学院,南通226007;南通农业职业技术学院,南通226007;南通农业职业技术学院,南通226007【正文语种】中文【中图分类】G647.24随着高等教育事业的发展和人们档案意识的增强，高校学生档案的重要性也越来越明显。

学生档案管理工作的好坏对学校、学生和社会都有影响。

目前高校学籍档案的数字化管理已全面展开，而对学生档案的数字化建设则强调得比较少。

鉴于此，本文对高校学生档案的数字化建设作一探讨。

1 学生档案、学籍档案的概念学生档案是指学生在校期间各方面表现及重要社会实践活动的真实记录，是反映学生德、智、体、美等综合素质以及学生家庭、社会关系、经济状况的主要原始材料[1]。

根据国家教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）（2008年8月），高校增设“学生类”档案，并纳入高校档案管理工作范围。

高校学生类档案主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织材料、毕业生登记表等。

学生档案是人事档案的前身，它在学生就业、单位招聘、公务员考试、出国进修以及定职、晋级等过程中起着重要的凭证作用。

学籍档案是学生档案的一个部分，但需要注意的是，高校的学籍档案管理对象不但包括属于学生所有的个人部分，还包括学生毕业后永久保留在学校的集体部分，如新生入学材料、学籍变动材料、学籍卡等。

所以学生档案管理和学籍档案管理既有共同的部分，也有各自不同的内容。

2 学生档案数字化建设的内涵和意义学生档案数字化建设是指依托学校的中心数据库网络平台，将学生在大学期间学习、生活、实践、毕业等活动中形成的档案进行数字化管理，同时对有关纸质档案数字化（党团材料等不便数字化的除外），并通过计算机系统建立起关联，以实现集成管理。

大数据环境下的高校档案信息化管理作者：廖秀娟来源：《兰台内外》2022年第06期摘要：随着信息化时代發展，大数据手段在高校档案管理中的应用范围得以扩展。

通过大数据手段可以维持高校档案信息化管理实施效果，从而处理高校档案管理面临的僵局。

本文针对大数据环境下高校档案信息化管理进行研究，阐述高校档案信息化管理的重要性和实际开展要求，之后介绍大数据环境下高校档案信息化管理问题，并在优化措施支持下处理高校档案信息化管理问题，确保档案信息化管理可以满足高校各项工作稳步开展要求。

关键词：大数据;高校档案;信息化管理引言大数据技术是以数据为本质的新一代革命性的信息技术，在数据挖潜过程中，能够带动理念、模式、技术及应用实践的创新。

在大数据环境下，传统档案信息化模式已经不能满足高校各项工作开展要求。

这就应对大数据环境下高校档案管理模式进行信息化处理，使得高校档案管理与大数据时代下高校综合发展水平得以提高。

当然也应根据大数据模式对高校档案信息化管理存在的问题进行有效处理，突出大数据环境下高校档案信息化管理的必要性，彰显高校档案信息化建设的重要意义，借此为高校各类档案资料全面管理提供有效参考依据。

1 高校档案信息化管理的重要性依照大数据时代发展趋势对高校档案资料开展信息化管理本就具有明显的重要性，其主要表现在以下几个方面：第一，做好高校档案信息化管理可以为智慧校园建设提供重要支撑，彰显档案管理与高校各专业综合教学之间的关联性，保证纸质档案与电子档案之间协调配合力度，必要时也需要借助大数据手段推进纸质档案向着信息化档案方向转变，继而为大数据环境下智慧校园建设提供有力支持。

第二，通过信息化管理模式可以对高校档案资料收集、整理、利用等基础工作流程进行规范化处理。

强化计算机设备在高校档案管理中的作用效果，也能在强化高校档案信息化建设力度的同时提升相应管理工作实际开展水平，从而帮助管理人员在短时间内了解档案资料上的各项信息，极大程度地提高各项档案资料的利用率，使得大数据环境下高校档案资料综合管理水平得到进一步提高。

档案信息化建设趋势发展随着信息技术的不断发展，档案信息化建设已经成为现代档案管理中不可避免的趋势。

档案信息化建设是围绕着档案管理的业务流程，通过信息技术手段，将档案管理的整个流程进行数字化改造，以提高档案管理效率，加强档案保护，优化档案服务等目的而进行的数字化工程。

目前，档案信息化建设的发展趋势主要有以下几个方面：一、大数据时代的到来随着大数据时代的到来，档案信息化建设也将面临更为广泛的挑战和机遇。

越来越多的档案信息需要进行数字化处理，并强化档案的关联性、互通性和共享性，以实现更好的资源利用和更高的管理效率。

因此，档案信息管理将更加注重数据的分析和应用，以便为更多的决策提供有力的支撑。

二、云计算和物联网技术的应用云计算和物联网技术将为档案信息化建设提供强大的支持。

档案信息化建设需要处理的信息往往规模庞大，因此需要高效的计算和存储设备，以及方便的信息共享和交流平台。

云计算的出现为档案信息化建设提供了理想的计算和存储方式，而物联网技术则为档案管理提供了更方便的信息共享、传输和监测方式，同时也提高了档案管理的安全性和保护性。

三、人工智能技术的发展随着人工智能技术的不断发展，档案信息化建设将会得到和加强智能化的支持。

通过人工智能技术的应用，档案信息可以进行更为便捷、智能的处理与维护，同时也能够更好地处理档案信息中的多样性、复杂性和不确定性，为档案管理提供更为精确、快捷、安全和可靠的保障。

四、移动互联网的推广移动互联网的推广为档案信息化建设提供了更为广泛和方便的应用场景。

档案管理中的许多业务需要移动设备支持，如查找、借阅、复制、转移等等。

移动互联网的应用可以为档案管理提供跨地域、跨平台、随时随地的外勤业务支持，同时也可以加强档案管理的可访问性和安全性。

五、智慧档案馆的建设智慧档案馆是档案信息化建设的一种新型模式。

它以数字化档案馆为核心，借助现代化信息技术和网络技术实现各种功能，包括数字化存储、电子检索、用户互动、个性化定制等等。

去 的学 生在 社 会 中 的被 认 知 度 决 定 的 。学 生 除 了
２ ０ １ ３年 第９ 期
２ ． ４ 档案 的延 伸管理 。档案延伸 管理 的思路来 源于企业对产品的管理。企业对其产 品的管理 ，
不 只 是 局 限 于 售 前 的 管 理 ， 更 多 的 是 售 后 的管 理 ，通 过 用 户 对 产 品 使 用 中 的 各 种信 息 反馈 ，不
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高校档案动态化管理的探索研究
陈 苏 丽
（ 阿拉 尔市塔 里 木 大学档 案馆 ，新 疆 阿拉 尔
８ ４ ３ ３ ０ ０）
摘 要 ：本文通过对 高校档案 管理 方式的分析 ，对如何将孤立静止的档案通过 管理 方式的改变和信 息技 术的应用将 这些
档 案 相 互 关 联 ，使 档 案 具备 动 态 的 可 延展 性 和 可 追 溯性 ，并 对其 进 行 了探 索研 究。
１ ． ２ 在 目前 的档案 管理 中 ，对 档案 的处 理 大 多数
独特性 。比如每年都有大量学生入学 和毕业 。学
生 入 学 需 要 建 立 学 生 学 籍 档 案 ，学 生 毕 业 需 要 转 移 学 生 档 案 。对 学 生 档 案 的管 理 基 本 上 是 入 学 建 档 ，毕 业 转 档 。每 年 学 校 都 有 很 多科 研 项 目的 档
都是 “ 以藏为主 ，重藏轻用”。大部分档案一经人
档 ，几 乎 都是 安静 的呆 在档 案架 （ 柜 ），实 际利用
率很低 ，大大降低了档案本身所具备的价值 。
１ ． ３ 对 档 案 信 息化 建 设 理 解 上存 在 误 区 。在 档案 信 息 化 建 设 的 工 作 中 ，有 观 点 认 为 只要 将 档 案 通 过 扫 描 、人 工 录 入 、 电子 影 像 等 手 段 ，将 档 案 由