高校数字化档案与信息化建设的关联性研究

第１卷第４ Ｏ 期
２ １ １月 １ 年 ２ ０
广 东 交 通 职 业 技 术 学 院 学 报
Ｊｏ Ｕ ＲＮ ＡＬ Ｏ Ｆ Ｇ ＵＡＮＧ Ｏ １ Ｇ Ｄ ， ４ ＣＯ Ｍ Ｍ ＵＮ Ｉ ＣＡＴＩ ＮＳ ｏ ＰＯ Ｌ ＹＴＥＣＨ ＮＩ Ｃ
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知 识 的创 新 。数 字档 案馆 的建 设要 结 合 自身 实 际 情况 ， 因地 制宜 ，切不 可盲 目地投 入 。数 字档 案 馆 的建 设需 要 高新 技术 手 段 的支撑 ，通过 网络化 建 设 ，整合 网络 信 息 资 源 ，优 化 网络 运 行环 境 ，
２ 高 职 院 校 建 设 数 字 档 案 馆 要 把 握 的 重 点
案部 门应 有 的理解 和支持 。
点 ，通 过 总体 的 战略规 划 ，带 动 电子 文件 工作 整
体发 展 ，进 而摆 脱 目前 各 自为 战 、信息 孤 岛和 信
息不 能顺 畅共 享 的难 题 。 （） 字 档 案 馆 的建 设 要 涵 盖 电子 文 件 中心 ３数 建设 。做好 电子 文 件 的收集 归档 工 作是 数 字档 案 馆建 设 的重 要前 提 和步 骤 ，这不 仅 为建 设数 字 档
案馆是高校信息资源的聚集地 ，集 中了教学 、科 研 、设 备 、财 务 、外事 、党政 、管 理 、基本 建 设
等 各 种 门类 的信息 ，是 学 校活 动 的原始 记 录 ，详
尽 、完 整 、准 确 地 记 载 着 学 校 教 育 发 展 的 全 过 程 。随着数 字 化技 术 和 网络技 术 的迅猛 发展 和广 泛 应用 ，办公 自动 化水 平 的不 断提 高 ，大 量 电子 文 档 与有 用 的数字 信息 应运 而 生 ，如何 有效 地 管 理 与 利 用 电子 文 档 ，以数 字 化 形 式存 储 与利 用 ，

一
信息成为数 据本 身会 存在闪失 的情况 ， 其受表达 能力和表
达 环境 的影 响 。这 个 表 达 能 力 可 能 是 一 种 规 则 ， 也 可 能 是 一 种
技术水平或者一种环境 。所 以在 信息化 的过程 中， 数 据 的归 纳
要有统一的 、 科 学 的规 范 。这 个 统 一 是全 局 的 ， 只 要 涉 及 到 相 同
不 同记 录 时 间 的差 异 性 。
可能是信息复用的最佳 例子 。在信息化的过程中产生了大量 数
据 。信息化建设的 目的是利用大 量信息 中有用的部分 ， 进行 关 联、 分析 、 统计完成相关 的业务 。例 如 ， 学校 贫 困生 的判断 与助 学金 的发放就是一个常见 的应用 。学校 的消费数据 、 校 内活动 数据 、 家庭 收入 信息 、 勤 工俭学信息等 ， 所有数据按照 一定 的规 则进行 汇总 ， 并相互 验证 ， 能够准确地判断 出 目前 的 、 真实 的贫 困程度 ， 并通过信 息化平 台以人性化 的方式完成助学金 的发送 。 高校信息化 的过程可 以用细节决定 成败来形容 ， 信息 化的 每个 环节都很重要 。在全 民信息化 的当下 ， 在相 对的全局 内统
同的人可能有不同的手段 、 方法 ， 从不 同的维度去描述 。但 是都 要遵循一定的规范 ， 这个 规范就是 信息化建设 的通用 规则。信
信息化建设的 目的是信 息应用 。信息化 建设的过 程中 ， 应
用 系统需 要完成信息 的分拣 、 归类 、 权 限控制等 ， 并应用 于相关 系统 。学生管理部 门的学生基本信息可 以只读的权限给教务部 门， 而教务部 门的成绩 也可以相 同的方式和学生管理部 门共享 。 不 同渠道 的信息 ， 可能传递 给不 同的对象 。同时信息 流又 需要从不 同的方 向去 收集。信息流 的传递和收集 方向 的定 义 ，

１ 高校档 案馆 的现代 化转 型与功 能定 位
在管理体制上 ， 高校档案馆 隶属 于高校 ， 具有与机关档案部
门不 同的永久保存 档案的特性 ，相对独立 的管 理体 系保 持至今
没变 ， 然 而信息技术在高校活动 中的广泛应用 、 高校改革的深入 开展 ， 在改变高校档案馆生存环境 的同时对其提出转型要求。这 个转型是 以网络和信息技术 为基 础的发展 ，有 的将 数字档案馆
心的高校档案馆可持续发展 的重要建设 内容 。
关档案部 门， 高校档案馆相对独立的管理特殊性 ， 使其并 未实施
向社会开放档案 ， 体现 出管理制度的不完善 、 不科学 。而从修 改 前 和修改后 的《 高校档案管理 办法》 中， 可 以清楚地看到对 高校 档案馆 向社会开放的要 求 ，这成 为其功能定位 的制度依据 和原 则支撑 ， 因此其特殊性也不能成为放弃开放档案的理 由。 正 因为信息化 、高校改革等 因素 渗透 化为高校 档案馆发展
密切相关 ， 其在 功能定位上仍 以对 内为主 ， 社 会价值体现有 限 。
ห้องสมุดไป่ตู้
从可持续发展来讲 ， 偏安一隅式的封闭发展 ， 一 方面是传统功能 的沿袭 ， 不适应 信息化背景下高校改革发展 ， 另一方面是高校丰 富档 案信 息资源 的浪费 ，因此高校档案馆要对 自身 的发展现实
刘昆鹏 ， 王玉武
进其功能 的深化。 其二 ， 社会价值 的适度开掘 。 高校在文化传播 、 道德 培养 、科技开发和人才培养等的作用 ，铸就了其社会影响
转型 。信息技术 的应用 ， 促使高校档案管理理念 、 管理方式和利 用方式发生变化 ， 数字化 和网络化成为重要特征 。高校在教学 、 科研 、 管理 活动 中， 形成 了大量 的数字化信息 ， 档案来 源方式呈 现多样化 。与此相适应 ， 实体档案管理和利用 的固定模式得到调 整， 在时间 、 空间上体现 出数字化 的灵活性 、 网络 应用 的便 捷性 ， 尤其是 数字档 案馆 的建设全 方位变 革 了传 统档案 馆 的管理模

，
，
因此 面 对 数
。
数字 化 校 园 的 公共 服 务 体 系
、
字 化 校 园建设带 来 的新 的档案 管理 领 域 档 案馆 不 能袖 手 旁观
目
度 上 实 现 计算 机 化 网络 化 和 智 能 化 其 对 高 校 教 育 教 学 活 动 至 少
带 来 两 方 面 的影 响
，
前 档案 共 享 呼 声 日甚
“
”
各个 门类 的 档案实 体凭证
。
；
建 立 了 与档 案实 体相 关联 的各 类 信息
，
，
，
资源 库 学 校 各类资 源 的数 字化 给 传统 的各 门类档案实体提 供 了
视 野 更 为 广 阔 深 入 的 信 息 源 形 成 了 以 档案实体 为 主 干 延 伸 到
、
共享 的重 要 数字资 源 进
，
、
种有 形 的 实体并不 会 消 失 它 仍
， ，
环 境 下 利 用 者需 求 呈 现 出差 异 性 和 个 性 化趋势 而 开 展 的 以 满 足 利
然 有 具 体 的馆 舍 有档案 文 件实体 区 别 只 是 馆舍 中内部 设施 的 不
用 者需 求 为 目的 的 信 息 服务 简 单 的 说 数字 档 案馆 的个 陛化 服务
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为加强校友 与学 校的联系提供了便捷的途径 。校友数据 库主要包括同 学录， 优秀校友名 录 ， 校友捐 赠等方面 的资源。随着建 校时间 的增 长 ，
、
适 应信息社会 日 益增长 的对 档案信息资源管理 、 利用需求 ， 运用 现代 信 息技术 对数字档案信息进行 采集 、 加工 、 存储 、 管理 ， 并通过各种 网络平 台提供公共档案信息 服务和共享利用的档案信息集成管理 系统。高校 数 字档案 馆有广义 和狭义之分 ， 狭义 的高校 数字档案馆 是指高校 为适 应信息｝ 十 会 日益增长 的对档 案信息资源管理 、 利用需求 ， 运用 现代信息
科技信息
高敕数字档案馆姿 源建设研究
山 东工 商 学院 陈 雷 陈姝 颖 烟 台第十 四 中学 王 燕
［ 摘 要］ 建立 高校数 字档案馆 ， 是 高校进行数 字化 管理 ， 提供教 育全程信息化 资源共 享， 提 高高校办学质量 、 科研能力和 管理 水平的 重要途 径。建立高校数字档案馆 ， 资源整理是 一项重要 并且复杂的工作 ， 需要各 个业务部 门分工协作 ， 共 同参与 ， 本文就 高校数 字档 案馆 资源建设进行研 究 ， 并对构建资源数 据库提 出了建议与对蒹。
技术对数字档案信息进 行采 集 、 加工 、 存储 、 管理 ， 并通过 校园网络平台 提供高校 自身档案信息 服务和共享利用的档案信息集成管理 系统。广
义 的高校 数字档案 馆 中的信 息资源除 了包 括高校 的档 案信息 ， 还包括 高校 日常教学生活 中产生 的所 有的有信息利 用价值 的资源 ， 既 可以是
通 过对 国内一些 已建 成的高校 数字档案馆研 究可 以发 现 ， 这些 高 校 的数字档 案馆都在校 园网上开通 了主页 ， 通过 校同 网可 以直接访 问 纯 文本 格式 ， 有 照片 、 图片格 式 ， 有影像 多媒 体格式 ， 还 有网页格式 ， 数

２２ ．管理人员 的素质较低 ， 导致管理力量薄弱 。 在档案管理 中虽 然制定 了适用于本单位 的、 较为健全 的管理制度 和各级各类人员工 作 职责 ， 但涉及档案管理的制度 、 职责较少 ， 没有相关 的管理制度和 检查 、 考核方 案。 并且许多档案管理・ １ １
档 案信 息化建设 与工程档案管理 的发展趋势探析
齐海燕 ‘ （ 木斯 市城建档案馆 ， 佳 黑龙江 佳木斯 １４ ０ ） ５ ０ ２ 摘 要： 档案管理工作是 一项政策性、 密性、 机 专业性较强的工作 ， 各级管理部 门要 充分认 识到该项管理 工作 的重要性 。档案是信息 的重要 我体 ， 是主要信 息源。管好用好档案 ， 对资源开发起 着重要作用。 关键词 ： 档案管理； ； 问题 对策 对 档案 的重要性 、 管档要求 、 档案材料的收集 、 整理 、 归档 、 装订等业 １档案管理概 述 但 由于 自身管理制 度的不健全 、 从业人员素质 的局 限 ， 上资 务不太 了解 ， 加 档案收集意识淡 薄。 以， 所 对于档案管理方 面达不到系 金技术投入 的欠缺 ， 档案管理 的发展还相对滞后 ， 因此 ， 有必要狠抓 统化 的管理 ， 档案是历史的见证 ， 都反映一定的历史 事实 ， 不允许任 自身 的制度 建设 ， 努力 提高从业人员 的业务素质 ， 并在政 策允 许的 意篡改或修正 ， 以维护档案的真实性 ， 所 保持档案的原貌 ， 对于今后 范围内加大投入 ， 以此推动档 案管理 ， 案管理工作是一项政策性 、 的信息工作有着很大的作用 。 档 机密性 、 专业性较强 的工作 ， 各级 管理 部门要充分认识到该项 管理 ２３档案管理 中配套设施不 够齐全 。力求档案本身不受损坏 ， － 尽 工作的重要性。加强对档案的管理 ， 时研究解决档案管理工作 中 量延长档案 的寿命和保护档案免遭有意破坏 ，档案机密不被 盗窃 。 及 遇到的问题 ， 在人力 、 、 物力 财力等方面给予大力支持 ； 同时 ， 档案是 是档案管理必备的条件 ， 由于 ， 个别单位没有专用档 案室 ， 有的单位 信息的重要 载体 ， 是主要信息 源。 管好用好档案 ， 对资源开发起着重 档案多 、 档案室狭 窄 、 潮湿 、 等设备不 配套 ， 引起档 案材料霉 变 、 虫 要作用 。 档案工作 。 档案馆（ 直接对档案实体和档案信息进行管 蛀 ， 是 室） 影响档案的美观整洁及完整 。 的管档单位必备的切刀 、 有 统一的 都无法购置齐备 。 理并提供利用服务 的各项业务工作的总称 ， 也是 国家档案事业最基 档案夹 ， 本 的组成部分。 档案 的收集 、 整理 、 管、 保 鉴定 、 统计和提供利用 的活 ３ 案信息化建设与工程档案管理的发展趋势 档 动， 随着档案管理现代 化的发展 ， 还将对 档案管理工作 的结构 产生 档案信息资源 的开发利用也呈现 出多途径 、 多样化 的特点 。同 新 的影响。档案 管理 的最终 目的是 提供 档案 信息 为社会实践服务 ， 时档案信息资源开发理念 的缺失与档案信息需求主体 的改变 导致 档案管理系统的结构 即根据这一 目的而设置 。 其中每项工作都必不 社 会档案信息需求的丰富化 、 全面化和差异化。 在这个信息时代 ， 只 可少 ， 并有一定程序。 它们组成一个有机整体 ， 为实现档案管理系统 有 当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用 时， 档案 整体功能而发挥各 自的作用 ， 同时也相互关 联 、 相互制约。 例如价值 和档案工作 的意义和价值才能充分地全面地展现 出来。 提高档案信 服务器 、 交换器 、 路由器 、 扫描仪等硬 鉴定工作有 时与收集 、 整理工作结合进行 ， 甚至在文件立卷 归档时 息化水平技术。 配备计算机 、 就进行初步鉴定 。 档案管理是一项管理性 的工作 ， 服务性的工作 ， 件设备 。系统软件的开发应用或完善 ， 政 可通过计算机系统软件的操 治性 的工作 。档案管理工作不生产物质财富 ， 档案主要也不 由档案 作进行培训及推广 ，逐步建立 同一平台为分中心做好前期 准备工 档案信息数据输入是 目录 中心 管理机构和档案工作人员产生和利用 ， 它是专 门负责管理各部 门形 作 。档案中心 目录及全文的数字化 。 成 的历史文件的一种专业 ， 以是管理性 的工作 。但是档案管理系 的基础性工作 ， 所 对各职能部 门每年移交 的大量成果 档案 资料 ， 边整 统不是孤立的 ， 而是各项社会管理 系统 中不可缺少 的组成部分 。通 理边输入 ， 息源头抓起 ， 从信 建立统一的数据格 式标 准 ， 实施纸质档 双套制 ” 工作模 式 ， 免重 复劳动 ， 避 不但能节约 人力 过提供档案信息为社会实践服务 ， 是档案管理工作 区别于其他工作 案和数字档案 “ 而且也会大大加快了档案信息数字化的进程 。 因此 ， 我们要 的特点之一 。 档案部门虽然也研究档案 、 进行编著 等活动 ， 但其 目的 和财力 ， 还是为 了更好地适应社会 的利用需要 ， 仍具有服务性 。在社会历史 按 照有关规定千方百计将呆滞 在库 房中的档案历史信息变成 现实 的各个 阶段 ， 档案 管理工作都必然为一定 的经 济 、 政治 、 文化服务 ， 有用信息 。 次 ， 其 作好统筹规划 。 将大量 的档案信息化 ， 是一个庞大 首先要做好馆藏情况的调查 ， 包括档案 的类型 、 载体形 否则就不会存在 ， 以发展。 阶级社会中 ， 也难 在 档案管理工作体现一 的系统工程 。 定 的阶级关 系和阶级利益 ， 为一定 的统治 阶级所掌 握 ， 一定 阶级 态与状态 、 为 馆藏数量 、 档案信息利用等基本情况 。 根据馆藏情况制订 的经 济 、 政治 和文化服务 ， 这个服务方 向是档案管理工作 政治性 的 档案数 字化 的科学规划 ， 包括扫描仪等硬件 的购置计划和数字化处 今 集 中表现 。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济 利益 ， 理规划 。档案信息化的进一步发展 ， 后可 以利用扫描仪来进行档 所 以中外任何 国家对档 案管理都有一定的保密要求 ， 一部分档案不对 案信息化数字化的管理。档案数字化要经过一个较长的过程 ， 硬件 也不需要 一步到位 ， 应从实际和长远 打算 ， 外开放 ， 而多数档案则要在规定期 满后 才开放 。这种机要性也是档 的购置不可能一步到位 ， 保证扫描仪等硬件设施 的配套 ， 使其具有较强 的支撑能力和扩展能 案管理工作 的一种性质 。 力。 档案数字化实施处理规划应贯彻“ 出重点 ， 突 分步进行 ” 的原则 ， ２传统的档案管理存在 的问题 档案管理系统是整个 国家文献信息系统的组成部分 之一 ， 在构 对馆藏重点和利用率高 的档案先行数字化 ， 日满足大多数利用者 早 扫描系统扫描参数 的选择和确定对扫描数字影像质量有着 成整个 社会的科学能力 中占有重 要地 位 ，成为社会信息 系统的基 的需求 。 石 。档案管理不仅对局部单位 的工作和生产有意义 ， 对整个社会也 较大影 响 ， 其中扫描分辨率直接关 系到扫描文件 的清晰度和还原效 有意义 ， 不仅具有 当前的 、 现实的意义 ， 也具有长远的 、 历史 的意 义。 果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰 ， 其相应的扫描时间 分辨率参数选得低 ， 扫描文件 的质量就 要降 在进行档案管理工作 中 ， 有时档案会 因为管理不善造成档案 的丢失 和存储空间就要增加 ； 等 问题 的出现 ， 么， 那 现在档案管理 中出现的问题有 以下几点 ： 低 。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑 ， 包括扫描文件 ２１ ．档案管理缺乏系统的管理 ，并且在管理 中管理人员不够重 的可阅读性 、 存储空 间、 出打印质量等。 输 视。 档案管理缺乏 系统性 的管理 ， 会造成数量上的不齐全 ， 因为档案 参 考 文 献 管理要 从数量上保证档案齐全 ， 不致残缺短少 ； 一是从质量 上要保 【 多， １ 降 市场经济下的信用档案及其管理和利用【１ Ｄ． 合肥： 安徽大学， ０ ９ 持档案 的有机联系 ， 不能人为割裂分散或零乱堆砌 。进行档案管理 ２ ０ ． 工作 ， 要遵循集 中统一管理国家档案 ， 维护档案的完整与安全 ， 便于 【 乐利珍 ． ２ 】 浅谈 事 业单位 档案 管理 的现状及 对 策『． 风 ， ０ Ｊ科技 １ ２ ８ ０ ２ ． 利用 的原则 。 集中统一将 国家全部档案要 由国家设立的各级各类档 （ ４） 『１ ３马晓芳． 国企业信 用档案建设研 究『１ 我 Ｄ． ： 合肥 安徽 大学， １ ． ２ ０ ０ 案保管机构分别集中保存， 并制定统一的法规进行管理 。