招标采购工作的管理制度和流程

招标采购工作的管理制度和流程一、集团采购管理制度第一章总则第一条为维护公司权益，提高资金使用效益，规范物资招标采购的管理程序，结合我公司实际制定本办法。

第二条物资采购招标范围包括：1、集团各经营区域的物资；2、集团领导交办的其他需要招标采购的项目。

第三条预计单次金额5万元（含5万元）以上、无指定供应商、无近期参考价格的采购计划必须有3家以上的竞标（唯一货独家供应商除外）；预计单次金额2万元（含2万元）至5万元（不含5万元）、无指定供应商、无近期参考价格的采购计划要进行询价、比价、认价。

第四条对采购次数少、批量大、金额大的采购物资，采用招标方式实施采购；对采购批次多、单位价值小的物资，通过集中招标后筛选出一批优秀合格供应商，确认长期供应战略合作伙伴关系。

第五条投标人必须遵守国家法律、法规，以优质、优价、诚信参与竞争。

凡采取违法、违规、违纪及其它不正当竞争手段的，一经发现，招标部有权取消其投标资格。

已经中标的，公司招标部有权否决。

第六条集团招标采购中心有关人员直接或间接参与的经济实体，或其亲属所办的经济实体没有投标资格。

第二章招标第七条招标分为“公开招标”和“邀请招标”两种形式。

公开招标是以招标公告的方式，邀请招标是以投标邀请书的方式邀请具有相应生产规模和资质的公司投标。

第八条招标部在接到需要招标的物资计划后，按以下工作流程进行：1、编制招标计划书；2、发布招标信息；3、对投标人进行资质审查；4、开标；5、议标；6、定标；7、制作评标报告。

第九条招标计划书应包含以下重要内容：1、标的物的详细描述，有样见样；2、生产周期、交货时间；3、结算方式；4、售后服务及相关承诺。

第十条投标文件包括：1、营业执照副本；2、法人代表人证明或投标人委托书；3、产品检测报告及行业资信证明；4、主要业绩及重要客户名单；5、招标人认为应当提交的其他证明文件。

第十一条投标人应当按照招标文件的要求做出响应、对物资的有关性能、技术参数和质量指标要求的表达应当全面真实，不得遗漏或隐瞒。

第三章开标、评标、中标第十二条根据制作情况，标书将适度收取标书制作成本费，每份20元起。

第十三条对于特大或特别标书，可以拆标或分标段评标，由招标部组织评标小组对投标人进行综合评定及考察后定标。

第十四条公司根据标书的内容、形式可决定是否收取履约保函，如需要收取应在招标公告中注明，在资质审查结束后收取。

定标后未中标者7个工作日内退还，中标者作为合同保证金使用。

第十五条定标后，应当请招标评标委员会在评标报告上签名，以存档备查。

第十六条投标人在招标文件要求提交文件的截止日期前，可以补充、修改或撤销已提交的投标的文件，其补充修改的内容作为投标文件的组成部分。

二、采购中心职能1、采购中心全面负责物资招标采购工作，确定采购方式对采购次数少、批量及金额大的采购物资，采用招标方式实施采购；对采购批次多、单位价值小且有确定合格供应商的物资，采用招标方式或通过集中招标后筛选出一批优秀合格供应商，并确认与其长期供应战略合作伙伴关系。

2、对所有经营部门的物资申购单进行分类，然后执行招标采购；对招标部和采购部进行有效的业务管理和工作程序的监督。

3、对经过审批、招标后的采购计划组织实施，确保经营部门在经营过程中的物资供应。

4、在对招标采购过程中发生质量、数量异常的情况，采取紧急措施并与使用部门及相关部门之间进行协调处理以便及时解决问题。

5、严格执行公司制定的招标、采购原则，做好物资招标采购工作。

6、做好供应商的选择、评估工作，建立牢固可靠的物资招标采购供应基础，并不断寻找、挖掘新供应商，以保证经营部门、后勤部门的物资供应的不间断性。

7、对洲际管理公司的采购工作进行日常管理及监控。

8、加强对物资供应制度的控制，保证物资生产供货能正常进行。

9、保证集团领导分配的其他工作任务能按时完成。

三、采购范围划分的规定：依据集团经营管理的需要，结合各经营部门的实际工作，集团招标采购划分为两大板块：一、集团物业经营板块招标采购中心（以下称：“采购中心”），二、地产板块招标采购中心。

1、集团物业经营物资2、地产板块主要是指在建工程A、土建外包工程的主材：B、安装工程材料：（1）空调系统和设备材料（2）水组设备（3）强电材料(4) 弱电系统和设备材料（5）消防系统和设备材料C、装修主材等3、集团招标管理委员会主要是重大采购计划（或采购预算金额超过10万元的采购计划）的招标、定标工作。

四、采购中心的组织结构及岗位职责1、组织结构1.1 按片区编制划分为三大片区：世纪城片区、沙湾会展片区、九寨片区，行政关系隶属采购中心，日常工作由片区负责人安排（各片区经营总经理双重管理安排工作）。

1.2 招标部、采购部和综合部由采购中心集中管理。

各岗位人员由集团按统一任免。

1.3集团招标管理委员会牵头组织部分常任委员及临时抽调的相应人员组成工作小组，全程参与招标或组织进行定向议标，决策后交集团采购中心执行。

2、岗位职责2.1 招标部2.1.1 招标采购中心的招标部应对经营部门所需的物资计划申购单进行分类招标及询价工作。

2.1.2 招标部要以一种公开的方式将所需招标物资事先公布采购条件和要求、发布招标信息，使更多的供应商参加竞争。

同时，招标部可以通过互联网或报刊的形式发布招标公告，招标部应依据供应商送达的基本资料进行筛选，选取潜在投标商并限制不符合投标资格的供应商进行投标。

2.1.3招标部在招标过程中应邀请使用部门及相关的技术人员到场参加，由合格和基本合格的投标商阐述投标书中涉及的内容，当面回答招标人所提出的问题及技术疑点。

2.1.4招标部应对合格和基本合格的投标商按报价情况进行评估，同时邀请相关部门和相关人员参加，选择出三名性价比适中的投标商报集团领导审批，待领导签批确认中标单位后，招标采购中心以书面形式向最终中标的单位发出中标通知书。

2.2 采购部2.2.1 为了规范采购程序、有效控制采购过程、加强物资采购管理、降低采购成本、提高采购产品质量、满足经营需要、达到资源共享的目的，采购部要与招标部紧密配合，对采购物资合理分类，按规定的招标采购程序实施采购以及做好采购物资的跟踪及验收工作（协助收货部）。

2.2.2 对未通过招标方式采购的物资要积极地询价、比价，提交询价报告后需得到相关领导批示后方能执行采购。

2.2.3 对长期订货和金额较大的物资的采购，应通过招标并与商家签订合同后方能执行采购。

对技术性较强的物质的采购需要邀请集团相关技术部门协助实施采购。

对采购批次多、单位价值小、有确定合格供应商物资可直接进行采购。

2.2.4 负责所有采购物资合同的跟踪及业务上的全称跟踪。

2.2.5 采购部对紧急申购物资的处理办法：采购部接审批后或为审批的“采购申请”单，先查询招标部或本部是否有合格供应商，如有可直接从相应合格供应商处进行采购，如无相应供应商，则可立即进行市场采购。

2.3 综合部2.3.1 负责对集团各部门申购计划的汇总和分发；2.3.2 负责样品的收集、整理和管理；2.3.3 负责投标商资格的再次审核2.3.4 负责制定相关报表，合同存档；2.3.5 标书内容的审定；2.3.6 负责跟进和监督招标部、采购部的工作落实情况；2.3.7 负责招标部与采购部之间的工作衔接及协调；2.3.8 负责合同规定的付款工作；2.3.9 负责集团招标采购中心与使用部门之间使用情况反馈；2.4 驻派管理公司采购部业主代表2.4.1 负责对所有日常采购全方位了解和跟踪，发现问题及时上报；2.4.2 负责对所有采购工作进行监控；2.4.3 积极主动地配合管理公司采购经理的日常工作；2.4.4 随时要与其他部门的业主代表进行工作上的沟通并及时听取意见；2.4.5 完成领导交办的其他工作。

2.5 集团招标管理委员会2.5.1 牵头组织并全程参与监督、管理、审计、复核日常招标、比价、认价、采购等工作；2.5.2 评议、决策采购计划的招标结果。

五、采购工作流程1、物资采购工作流程（后附图）六、采购过程中的管理办法我们所有的采购人员都深知采购成本是直接影响经营成本的最大因素，为降低采购成本，必须把握以下几点：1、物资汇总管理各片区根据经营部门和酒店的需要统计物品的需求量，上报公司作为项目招标的依据。

2、采购标准制定：2.1 所有新建工程的物资配置标准必须符合相应的工程采购标准，采购标准是根据业主方和管理方共同制定的要求；2.2 目前我公司已在营业的酒店配置如下：九寨天堂洲际大饭店和世纪城洲际酒店的所有酒店配置均是按照超五星标准进行配置，加州花园酒店、贵宾楼均是按照五星标准进行配置，假日酒店均是按照四星标准进行配置。

2.3 所有酒店和各经营部门在物品选型时第一要满足功能性、实用性，而且性价比优越的品牌。

一般来说我们会在前厅和见客部分选择世界知名品牌和尖端产品来提升酒店和公司的形象，后台一般满足达到星级评定标准和实用性标准进行选择。

2.4、物品采购清单必须由业主方和管理方根据经营部门和酒店需要的功能性、实用性共同确定，并由相关领导签字认可。

3、采购申请单上的每样货品必须有三个报价，为避免在商品流动的中间环节重复加价，除非某些货品已经由酒店指定供应商，所有商品一律从总经销商、总代理处购买，以及涉及开业初期设备供应商处补充的货品及维护等方面的货品。

4、供应商管理4.1 由各片区上报供应商，进行分类汇总，对优秀供应商实行资源共享的方针；4.2 按使用物品的类别重新开标（原有供应商在同等条件下有优先权），给中标供应商颁发有效期为一年的“xx年度合格供应商”证书。

4.3采购部和使用部门要不断跟踪供应商的货品及服务，确保符合酒店和经营部门的要求。

如有违反，采购部将通知供应商纠正，若供应商不能及时纠改或不断违背酒店和经营部门的要求的标准，酒店将与其终止合作。

在以下任何情况，供应商将被列入黑名单：4.3.1 经常不能按照时间表送货。

4.3.2 货品质量不符合酒店要求。

4.3.3 报价比市场价格高很多。

4.3.4 违反公司规章制度。

4.3.5 损坏公司的良好声誉。

被列入黑名单的供应商决不允许给酒店和经营部门供应任何物品和提供任何服务。

5、小额现金采购管理5.1 主要用于购买部门营运中需要的价廉量少物品及紧急采购物品。

各部门经理必须知会此物品是否需要购买和是否要用现金购买。

5.2 采购的货品，必须送到收货部验收，用小额现金购买的货品也不例外。

5.3 所有小额现金采购报销必须附上收货记录和发票，并在发生后尽快报销。

6、送货和验收管理6.1 采购的货品，必须送到收货部验收，用小额现金购买的货品也不例外。

6.2 供应商所送物品收验货时一定要与申购计划单相对应，规格型号不符者一律拒收。

6.3 供应商送货前必须通知采购部，由采购部联系使用部门和资产部进行验收。