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书面沟通的概念1. 概念定义书面沟通是指通过书面形式进行的信息交流和传递的过程。
它是一种非口头的沟通方式，通过文字表达和交流思想、观点、意见、知识和信息。
书面沟通可以是正式的，如公文、合同、报告等；也可以是非正式的，如电子邮件、聊天记录、备忘录等。
2. 关键概念2.1 清晰明确书面沟通的关键概念之一是要求信息的表达清晰明确。
书面沟通的一大特点是缺乏非语言的辅助手段，如语音、面部表情、手势等，因此必须通过文字准确地传达自己的意思。
清晰明确的书面沟通可以避免误解和歧义，确保信息的准确传递。
2.2 逻辑严密逻辑严密是书面沟通的另一个关键概念。
在书面表达中，作者需要通过逻辑关系将各个观点、论据和结论连接起来，使读者能够清晰地理解作者的思路和推理过程。
逻辑严密的表达可以增强文章的说服力和可信度。
2.3 结构合理结构合理是指书面沟通需要有清晰的组织结构和层次关系。
一个结构合理的文档可以使读者更容易理清文章的脉络和内容组织，有助于提高读者的阅读体验。
常用的结构包括开头、中间和结尾，以及段落的分隔、标题的使用等。
2.4 语言准确语言准确是书面沟通的基本要求之一。
准确使用词汇和语法可以确保作者表达的准确性和专业性，让读者更容易理解作者的意思。
同时，避免使用模糊、含糊不清的词语和措辞可以减少误解和歧义。
2.5 专业性专业性是书面沟通的重要特点之一。
不同的专业领域有着各自的专业术语和规范，书面沟通需要符合相应的专业标准和要求。
在专业领域的书面沟通中，准确、清晰、严密和规范成为了更重要的要求。
3. 重要性书面沟通在日常生活和职场中都具有重要性。
3.1 提升沟通效率书面沟通可以提升沟通的效率。
与口头沟通相比，书面沟通可以避免时间和空间上的限制，可以随时随地进行交流。
同时，书面沟通可以记录下来，方便双方回顾和查找信息，减少遗漏和遗忘。
3.2 保留证据书面沟通可以留下明确的证据。
与口头沟通相比，书面沟通可以通过邮件、备忘录等形式留下明确的记录，便于后续查证和解决问题。
沟通管理制度(沟通方制度)
一、沟通概述
在工作和研究中，沟通是必不可少的，有效沟通可以提高工作效率，促进工作顺利进行。
为此，制定了沟通管理制度。
二、沟通方式
1.口头沟通
口头沟通是最常见的沟通方式，适用于简单明了的交流和确认事项。
2.书面沟通
书面沟通主要适用于重要文件、文件资料等书面形式记录的信息和文件处理的事项。
三、沟通要求
1.态度要诚恳
沟通时态度要诚恳，不掩瞒、不误导。
2.发言要简短明了
在发言时，要突出重点，简短明了。
3.语言要得体
言辞要得体，根据对象、场合、内容等因素，使用恰当的词语。
4.回应要及时
接到信息后要尽快回应。
四、沟通常见问题及解决方案
1.信息不全面
应及时与相关人员沟通，明确信息。
2.态度不认真
应向当事人发出批评，指出个人错误。
3.负责人不认真审阅
应进行谈话，并改进工作方法。
五、总结
沟通作为团队中的关键环节，应重视沟通管理制度的制定和执行。
只有有效地沟通，才能高效地完成各项工作和任务，进而实现团队的最终目标。
简述书面沟通的优缺点书面沟通是指通过书面文字来进行交流和沟通的方式。
它在现代社会中扮演着重要的角色，无论是在学术、商务还是日常生活中都起到了至关重要的作用。
以下是书面沟通的优缺点：优点：1. 永久记录：书面沟通可以创建永久可追溯的记录。
这意味着双方都可以随时查阅，并且可以通过回顾和分析之前的对话来更好地理解和解决问题。
这对于法律文件、合同和其他重要文件尤其重要。
2. 传递清晰信息：通过书面文字，人们可以更准确地表达自己的意思，并将信息传递给对方。
相比口头沟通，书面沟通减少了误解和歧义的可能性，因为人们可以花更多的时间来思考和修改他们要传达的内容。
3. 方便和快捷：书面沟通可以通过电子邮件、即时通讯和社交媒体等方式进行，这使得人们可以随时随地进行交流。
此外，书面沟通还可以同时与多个人进行，无论他们身处何地。
这种高度的灵活性是书面沟通的重要优点之一。
缺点：1. 缺乏非语言交流：书面沟通无法传达非语言元素，如面部表情、语调和姿态等。
这使得有些信息可能会被误解或忽略，因为读者无法直接感受到发件人的情感和意图。
这可能导致沟通的不准确性和不完整性。
2. 缺乏即时反馈：与口头沟通相比，书面沟通无法立即得到回应和反馈。
这可能导致延迟和错失重要信息的风险。
此外，如果有任何问题或不明确之处，需要更多的来回沟通才能达到共识。
3. 容易被忽略和遗忘：在书面沟通中，信息可能会被忽略或被遗忘。
人们往往会收到大量的电子邮件和消息，很容易错过重要的细节。
此外，由于信息无法通过声音或肢体语言来强调重要性，读者可能会对一些关键信息视而不见。
综上所述，书面沟通在许多方面都具有重要的优势，但也存在一些缺点。
了解这些优缺点有助于我们在不同的情境下选择最适合的沟通方式，同时也提醒我们在书面沟通中要更加准确和清晰地表达自己的意思。
必备的书面沟通技巧范文及概述说明1. 引言1.1 概述在当今信息爆炸的时代，书面沟通技巧对于个人和职业发展都至关重要。
无论是写作邮件、商务报告还是学术论文，良好的书面表达能力能够帮助我们有效传达自己的意思，提高工作效率并赢得他人的认可。
本篇长文将深入探讨必备的书面沟通技巧，并提供一些范文示例作为参考。
此外，我们还将分享一些提升书面沟通能力的方法和实践建议，帮助读者进一步完善自己的写作技巧。
1.2 文章结构本文共分为五个部分。
首先是引言部分，介绍文章内容和结构。
接下来就是必备的书面沟通技巧部分，包括清晰明确的表达、组织逻辑性强的内容以及使用恰当的语言风格和措辞这三个方面。
然后是范文示例部分，展示了有效沟通的商务邮件范例、演讲稿中的书面表达要点示例以及学术论文写作技巧实例分析。
接着是提升书面沟通能力的方法和实践建议部分，涵盖了阅读提升语言表达能力、练习写作和接受他人反馈意见，以及塑造良好的专业形象并保持积极态度。
最后是结论部分，总结了必备的书面沟通技巧要点及其重要性，并强调了持续学习和提升的重要性。
1.3 目的本文旨在帮助读者了解和掌握书面沟通技巧，使其能够更加自信地进行有效的书面交流。
通过学习范文示例和实践建议，读者将能够提升自己的书面表达能力，从而在工作和生活中取得更大的成功。
无论是作为职场新人还是有一定经验的专业人士，都可以从本文中获得有价值的知识和实用技巧。
让我们开始探索必备的书面沟通技巧，并不断提高自己在写作方面的水平吧！2. 必备的书面沟通技巧：2.1 清晰明确的表达：在书面沟通中，清晰明确的表达是至关重要的。
我们需要确保文本内容能够传达我们想要表达的意思，并且能够被读者准确理解。
为了实现这一点，以下是一些必备的技巧：首先，使用简洁明了的句子。
避免过多冗长的修饰词和从句，让句子更加简洁有力。
其次，在写作时使用段落和标点符号来分隔不同观点或主题，以提高可读性和理解性。
最后，使用具体而明确的语言描述事物，避免模棱两可或含糊不清的表达。
第六章常见的沟通方式第一节书面沟通书面沟通是以文字为媒介的信息传递,形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等口头沟通是以口语为媒体的信息传递,形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等书面沟通是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低;一、书面沟通概述书面沟通是以文字为媒介的信息传递,形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等口头沟通是以口语为媒体的信息传递,形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等书面沟通是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低;这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用;这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用;在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通;二、书面沟通的优点书面沟通本质上讲是间接的,这使得其有许多优点：可以正式的或非正式的,可长可短;可以使写作人能够从容地表达自己的意思;词语可以经过仔细推敲,而且还可以不断修改,直到满意表达出个人风格;书面材料是准确而可信的证据;所谓“白纸黑字”;书面文本可以复制,同时发送给许多人,传达相同的信息;在群体内部经常受限于约定俗成的规则;书面材料传达信息的准确性高;三、书面沟通适用情形1简单问题小范围沟通时如3～5个人沟通一下产出物最终的评审结论等；2需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等；3传达非重要信息时如分发周项目状态报告等；4澄清一些谣传信息,而这些谣传信息可能会对团队带来影响时;四、书面沟通应遵循的原则1.思维清晰思维能力是各种沟通技能的基础,也是书面沟通能力强弱的衡量标准;优秀管理者的特征之一就是思路清晰、思维敏捷;尤其对于管理层而言,只有在思维清晰的前提下,才能实现有效沟通;2.写作目的明确从撰写者的角度来看,书面沟通的主要目的包括提出问题、分析问题、给出定义、提供解释、说明情况和说服他人,因而撰写者必须明确自己如何展开文件内容,需要传递什么信息,将信息传递给谁以及希望获得怎样的结果;3.全面了解主题为了充分传递信息,书面沟通者必须全面了解有关主题,做到言之有物,避免充斥陈词滥调的官样文章,以实现有效沟通;4.进行换位思考换位思考是达到有效沟通的关键;书面沟通所传递的信息必须满足接收者的需要,而不仅仅是发送者的需要;撰写者应该始终站在读者的角度,重视读者想了解的内容,尊重读者的意愿,维护读者的自尊心;五、书面沟通的基本形式根据不同的形式,书面沟通可分为备忘录、电子邮件、商务信函、建议书、报告和摘要等;根据不同的用途,书面沟通又可分为内部的和外部的,其中备忘录、电子邮件、建议书、报告和摘要一般是内部的,商务信函一般是外部的;这里着重介绍以下三种组织中广为运用的形式;1.备忘录备忘录是组织内部信息传递的方式,它可以写在空白纸上,而不一定要写在印有组织抬头的信笺上;备忘录均比较简明扼要,较长的信息应采用附件的形式;备忘录包括四个基本要素：日期、主题、送交和发送；有时也可包括另外两个要素：附件和复印件;这些要素可按照各组织的习惯排列,也可采用多种方法排列;备忘录一般没有附加的问候、地址或签名等内容;2.电子邮件电子邮件一般遵循备忘录的格式,它是通过采用软件或服务器程序来实现沟通的;电子邮件既可作为组织内部的书面沟通媒介,也可作为组织外部的书面沟通渠道;由于大多数电脑的屏幕比一般信笺的空间小,因此电子邮件通常比备忘录短小;如果读者可以在无须大量使用下滚条的情况下读取整篇文章,就能够迅速地对电子邮件作出反应;另外,电子邮件信息必须通过标题栏和首段来吸引读者;如果内容篇幅超过一个屏幕,那么开头的内容必须引起读者足够的兴趣,以引导他们继续往下读;给你的下属发邮件比较简单,因为人们一般会通读主管发送的邮件;但是在给其他人、其他单位或组织以外的人发送电子邮件时,就应特别注意篇幅;3.商务信函商务信函是组织外部信息传递的主要方式;信函应该写在印有组织抬头的信笺上,通常使用质量较好的纸张;信笺上应印有组织的标识通常是彩色的、地址、邮编和电话号码,以便查看或进一步联系;信函中包括接收者的姓名、称谓及其地址;信函的篇幅一般控制在1～2页;信息较多时宜采用附件的形式;信函以结束语、签名、职务头衔和日期作为结尾;信函需要签名;信函的格式可不拘一格,有些组织还喜欢将其设计成风格独特的样式;商务信函的结构主要包括三个部分,即开头段、中间段和结尾段;1.开头段“良好的开端是成功的一半;”做事是如此,商务信函的写作也不例外,因为开头段的好坏决定了能否吸引读者阅读,能否满足读者需求,能否达到信函的目的;因此,开头段应遵循以下原则：1符合信函的目的和读者的需求;根据信函的不同种类、目的和读者需求,可以在肯定性或中性信函中以主题和好消息开始,在负面性信函中以缓冲语开始,在劝说性信函中以主题和容易激发兴趣的陈述开始;2给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉;无论是哪种类型的商务信函,其开头段都应达到吸引读者往下读的目的;因此,一般来讲,开头段应相对较短,采用积极的口吻,运用礼貌且谈话式的语言,避免不必要的重复;3检查信函的完整性;开头段的作用是将关键内容置于一个明确界定的背景之中,因此,必须从复函日期及事宜的准确性、句子的结构、段落本身的逻辑性等方面检查开头段是否完整;2.中间段根据内容的多少,中间段可以是一段,也可以有两三段;中间段要在开头段提及的主要内容的基础上,对信函中涉及的资料、数据进行富有逻辑性的、简要而清晰的描述;比如,投诉的准确程度、在销产品的收益、支付程序等;此外,也可以提供表格或图片以支持相关表述;3.结尾段除了对整篇信函作全面归纳之外,结尾段的主要作用是简明扼要地从5W和1H出发,阐明撰写者希望读者采取的行动,即何时When做,何处Where做,由谁Who做,做什么What,为何Why做以及如何How 做;要鼓励读者付诸行动,如支付有关款项、订购某种产品、接受某项服务或满足加薪的要求等;关于采取行动的要求一般出现在信函结尾处,以达到加深印象的目的;最后应表示真诚的赞扬,并以友善的口吻结束;六、书面沟通障碍间接性也给书面沟通造成了一些特殊障碍;发文者的语气、强调重点、表达特色,以及发文的目的经常被忽略而使理解有误;信息及含意会随着信息内容所描述的情况,以及发文和收文时的部门而有所变更;这包括：个人观点——收文者很容易忽略与他自己的看法有冲突的信息;发文者的地位——发文者是上司、部属或同一阶层的同事,会影响信息的意义;外界的影响——收文者能否专心阅读收到的信息收文者的心情如何你写这封函或备忘录的时候心情如何这封函送达的时间是大清早或是午餐的时候等等;发文者选择的格式或时机不当;收文者很可能因为你一开始采用的格式不当,而不太注意你的信息内容;第二节会议沟通一、会议的概念和内容会议作为组织和群体中最常见的一种活动,不管是作为会议的发起者还是参与者,管理者和员工经常都会成为这种常见沟通形式的主体;对会议的概念．从不同角度有着不同的理解;通常认为：会议是指三人以上参加的,遵守一定的规则,研究事理,达成决议,解决问题,以达到群策群力的效果的集会;会议的种类有：1临时会议,是为应付特殊事件而召集的；2委员会,审查指定事件,而提出解决办法的；3永久集会,是有固定的目的为处理其经常事务而召开的;会议是一种群体活动；会议沟通是一种群体沟通形式,虽然从信息的流向来看,会议可能：是单一的任务安排和信息发布,也可能是集体讨论决议某个事项,但不管是哪一种,会议沟通都会涉及多个沟通主体,需要每个主体积极参与其中,哪怕是专注地倾听;会议是一种社会交往的需要；组织成员参加各种各样的会议;某种意义上是证明他们在组织中的地位-因此人们通常会希望参加某些与自己在组织中的地位和身份相匹配的会议;马斯洛将人的需要之第三层归纳为社会交往的需要,是基于人是社会的人,他们彼此之间存在着物质的、精神的、社会的各种联系;这种联系常常通过群体活动的形式表现出来,当然也包括会议形式;由于处于同一个群体,会议参加者通常感到一种内敛力,因此会比群体外的人员更愿意为这个组织的目标而努力;会议是一种权力的展示；通常会议中的成员都是有等级的;这种等级或许已经确立,或许正在形成;但是一旦会议走向成熟,其成员的角色和地位也就相对固定下来,而与会人员在会议中的话语权与其在会议中的地位和等级有着直接的联系;会议是解决问题的途径；会议比较其他的沟通方式;一个最为显着的优点就是它将众多的人聚集在一起,让他们就某个问题：互相交流磋商;这种集体的智慧,常常比一个人的思考要科学、全面得多,因此也更能系统地思考并解决问题;这正是运用了会议中群体沟通的力量;会议是一种易于接受的约束；会议的决议对每个参加会议的人都有较强的约束力,因为他们都是决议事项的关联者,虽然他们可能并没有对这件议案投赞成票;但是因为在任何会议中,民主集中制都是最起码的原则,不可能由手某一个人不同意就改变整个群体的意志,所以大家都能接受并遵守作为会议整体而通过的决议;会议的约束比其他类型的约束,例如规章制度等要强得多,而且效果也更好;这就是为什么主管经理要耗时费力召集员工开会讨论某一问题,而不是简单地下个命令就了事;即使是会议上的反对者,也会为会议上通过的决议而辩护;会议至少给了每个参与者表达自己意见的权利,说明群体是很尊重这个人的,这从一定程度上满足了会议参与者的部分深层次受尊重的需要;会议是效率低下的活动；会议通常给人以一种拖沓冗长的印象,议而不决是会议通常的一种结果;虽然有时会议也会就某些事项达成一致,但大多数时候,由于会议准备不充分,或者会议组织者对会议事项安排的不当和主持人技巧的缺乏,而导致会议无果而终;因此组织中有相当一部分员工反对召开各种效率低下的会议,认为与其费时费力坐在一起开会,还不如深人基层做一些实事;这也对会议的组织提出了更高的要求;二、会议的目的人们之所以要召开会议,其原因是多种多样的,管理者需要通过会议传达组织的决策和任务,听取与会者的意见反馈,调动员工参与管理的积极性；与会者需要通过会议了解组织动态,表达自己的观点,行使自己的民主权利,两者不同出发点的共同指,向会产生良好的结果;正是因为各种会议有着不同的目的,会议组织者及与会者才更需要根据不同的会议目的来选择不同的沟通方式和策略;概括起来,可以把会议目的归纳为以下几种;1.上情下达,告知信息此类会议是为了传达组织信息和高层决策,让员工了解组织的经营目标、运行现状、工作计划以及传递经营理念和组织文化,其最终目的是要与会者知晓、传达或执行;2.激发创意,共同决策这类会议要求与会者就某些问题各抒己见,找到这些问题的解决方案;通常会议中开放式的全通道沟通形式,充满活跃气氛;例如,销售部门讨论近期举行的一次大型公益活动还要做哪些准备工作,销售团队开会讨论年度工作目标和具体的奖惩措施,或者是高层会议的决策形成;产生创意的会议要考虑到事实上的各种制约条件;3.明确目标,分配任务在每年或每月的计划工作会议中,组织按层级进行目标分解和任务分配,将任务进行具体分工,落实到具体执行人,明确任务时问、目标考核,并征询下属意见;召开会议安排此类工作,会显得正式且公正,容易得到管理人员的认同;4.协调关系,共同执行有些任务需要多个部门共同协作完成,不同的职责范围和利益诉求必然会产生利益和观念冲突;协调会议就是要解决部门之间的协作问题,调整不同的利益关系．实现共同的组织目标;组织沟通的本质是组织成员间交流信息、情感或思想,从而有利于工作的推进,问题的解决;而会议正是提供交流的场所和机会,这与各组织成员之间采用正式的或非正式的形式,进行个别交谈,以交流思想和情感,或征询谈话对象对组织中存在问题和缺陷,以及对其他员工的看法和意见等个别的沟通交流有所不同;因此,会议还具有以下作用;①会议可以集思广益,与会者在意见的交流过程中获得一种满足,在意见交流后,也会产生一种共同的见解、价值观念和行动指南,而且还可以密切相互之间的关系;②会议可以使人们了解决策的过程,尤其是需要共同决策的问题,召开会议能让与会者清楚整个决策过程,理解决策结果;③通过会议,可以发现人们所未曾注意到的问题并加以认真研究和解决,会议往往有较多的参与者,在讨论中会发现新的问题,避免作出错误决策;三、会议分类1.根据参会的人数多少,可分成大型会议、中型会议和小型会议1大型会议大型会议参与人员可达到成百上千人,如公司组织的全体员工大会;这类会议实际发言者不可能太多,只可能是有限的几位,大多数人只能是听众;大型会议在信息告知、政策传达时运用得较多,当然如果有一些简单的程序,亦可以进行选举或表决某项议案;大型会议组织难度较大,维持秩序不易;2中型会议中型会议人数一般在几十人之内;大型、中型会议一般都是例行会议,不可能有太自由的辩论,否则秩序将十分混乱;中型会议的几十位参与会议者可能都有机会发言;但是也必须有严格的秩序,并且有时间限制,以免会议失控;还有一种进行形式,就是由主导的几个人发言,其余的人加以补充;但是这样不易调动大家的积极性,导致会议气氛沉闷;得不到发言机会的与会者会三五成群地开小会;3小型会议小型会议应用最广泛,意义也最大,这是因为小型会议沟通非常方便,气氛也相对活跃;大家可以畅所欲言,贡献自己的智慧,因而容易产生很好的创意;由于参与人数较少,一般在十人以内,或者刚刚超过十人,小型会议便于控制;主持人可以随机应变地调控会议的内容和议程,以达到最佳会议效果; 2.根据与会人员的来源可分为外部会议和内部会议1外部会议外部会议指的是类似新闻发布会这样涉及外界公众的会议;这类会议由于关系到企业的社会形象,因此需要加强准备;其主持人也要精心挑选,应当知识丰富、口齿伶俐、思维敏捷,并且应对会议中可能遇到的各种问题提前准备好应对措施;2内部会议内部会议比外部会议运用得要更多;其信息披露也相对广泛,不必像外部会议那样对信息控制得较严,担心泄露公司机密;会议议程也相对灵活;3.根据会议的时间规律可分为例行会议和临时性会议1例行会议例行会议是指那些定期举行的会议,如周例会、月例会以及年会,其目的是解决组织活动中经常性问题,如月度中层干部例会,或者是沟通情况,如销售部门的晨会;2临时性会议临时性会议是指不定期召开的、可以解决一些非常规问题而召开的会议,这类会议解决的问题通常具有突发性和重要性的特点,如组织面临的突发公共危机事件;4.根据与会者的职级层次来可分为高层会议、中层会议以及基层会议1高层会议高层会议通常只能是高层管理者参加,制订组织发展的重大方略或是讨论决定重大问题,有时高层会议也会请部分较为重要的职能部门负责人参加,以听取更多直接的意见;2中层会议中层会议一般由组织中层管理者参加,会议目的主要是汇报工作,听取指示,并为上情下达做好准备; 3基层会议基层会议由所有基层员工参加,通常是中层管理者传达高层决策、分解具体任务的方式;现代组织结构总的来讲是向扁平化方向发展,但对于规模较大的组织,全员大会组织具有较高的难度,因此组织决策和任务分解还得依赖于逐级会议传达;四、会议的准备和应注意的问题1.会议的召开;成功的会议,可以解决存在的问题,沟通观念,可以团结民心;经过相当的准备而召开的会议,更能促使参加人的注意力集中,提高会议的效果;尤其是会议的召集人,不仅应悉心地准备,更应随时监督准备的进度,会后总结,以供下次会议准备的参考;会议目标的确定;会议目标的确定是会议准备的第一件大事,目标确定以后,才能拟定会议的主题;会议时间的安排;依据会议内容的繁简,对时间做适当的分配与安排,包括定开会的日期,整个会期的长短,每一议题预定的研讨时间,大会的分组讨论时间,甚至每一分组分座时所需要的时间,参加人签到、报到、入座、休息、用茶点、进餐等时间,都要做初步的预计和安排;会议程序的拟定;会议程序是指从开会到散会,经过的全部程序,其拟定的方式有两种：由大会召集人预先拟定,在开会时由主席宣读,提经会议认可后实施,否则预付表决；重要的正式会议或规模较大的永久性会议,由大会秘书处或程序委员会编拟,经过审查后,提请大会认可,修正后实施;议事日程的编定;通常是于开会之前,由主席、召集人、或秘书处、或程序委员会预先编订;最好能于会前送达,使参加人有所了解;会议资料的搜集与编印;应尽可能在时间和经费的许可范围内,按照会议所定的目标,就会议主题及其讨论范围,搜集有关动态的法令规章,典范实例,予以编印,供做讨论议案的参考;会议场所的选定;应参酌会议性质、参加人数,并应顾及环境宁静、交通便利、光线、卫生等;会场更应配合会议的性质,做必要的布置;会议的召集;应于会前适当时间通常为一周或两周之前,将开会日期、地点以书面形式通知各参加人,或在媒体上公告,可能时,应附送议程及有关资料;会议的记录;会议记录是议场记实的档案;凡议场各种事项包括会议名称、会次、时问、地点、出席人数,议案表决的结果及选举的票数,均要一一记载;记录以记当场的事实为原则,不必将各人所有的发言完全记下,但在特别重要的会议时或遇必要时,得对所有言论予以记录;会场意外的预防;对于意外事件,事前都要设想周到,而加以防备,不能临时张阜失措;会前的查看;负责筹备会议的人,对于会议准备工作,在会前不应只听别人的报告,应该自己亲身查看,看看会场还有什么需要改善的地方;看看会场的环境与设备,是否可以防止紧急事件的发生;为了使会场秩序能够做到井然有序,最好事前做一次演习,尤其是大规模的正式会议,必须做一次甚或多次演习;我们应该记住：没有预演过的戏剧,是很少不失败的;会后的总结;总结是一种由目标起至目标止的过程,是从错误的经验中学习,而不断地改进工作方法的过程,它是计划过程本身的一部分,以评价这次准备工作的得失,检讨会场工作对于会议的本身是否有一些帮助;2.会议议程;由主席或临时主席发起人或筹备人报告出席人数,并宣布开会;报告事项;宣读上次会议记录、报告上次会议决议案的执行情形、委员会或委员报告、其他报告,以上各项报告完毕后,对上次决议案的执行进行总结;讨论事项;前次会议遗留的事项；本次会议预定讨论的事项；选举；散会;议事记录包括：会议名称及会次；会议时间、地点、人数；列席人、请假人、主席、记录人姓名；报告事项；选举事项、选举办法、票数及结果；讨论决议事项；其他重要事项；议事记录应由主席和记录人分别签署;3.发言;出席人要想发言,必须先举手请求发言;出席人取得发言权后,必须首先声明其发言的性质,对在场的问题,是赞成、反对、修正,还是提出其他有关动议;其作用在于防止不合秩序的发言,以免浪费时间,及帮助会众了解发言人的意图,提高议事效率;发言的礼貌;发言应保持礼貌,发言应就题论事,除了以人为主体的议案之外,不得涉及私人私事,并不得直呼他人的姓名谩骂;发言的限制;同一议案,每人发言以不超过两次、每次不超过5分钟为宜;但所有出席人已轮流讲完或另有规定的,不受此限;书面发言;出席人如不愿口头发言,可将要点以书面形式提请主席,依序交记录人或秘书人员代为宣读;4.动议的处理;动议是指出席会议的人,提出问题或意见,请求会场予以讨论或采纳;会议中议案的来源有两种：一种是口头的动议,一种是书面的提案;动议的提出;会议规范对于动议的时机,附议程序,不得动议以及提案的提出,均有详细的规定;动议包括：主动议,于没有其他动议或事件时提出；附属动议,在有关动议进行讨论时提出；偶发动议;动议的附议;附议的意义不是赞同此动议,而是赞同讨论这个动议;动议者提出动议只是个人意见,但经附议与主席接述后,此动议就已成为会场大众的动议;动议的程序;动议的程序是：动议者向主席请求发言权；主席承认动议者的发言权；动议者提出动议后坐下；附议以口呼附议为之；主席接述动议,并加以讨论;提案;书面的动议就是提案,提案除依特别规定由个人或机关团体单独提出外,必须有附署,其附署人数,如无另外规定,应与附议人数相同;动议的收回,动议未经附议前,可由动议人收回;动议经附议后,非经附议人同意,不得收回;动议经主席接述后,原动议人如欲收回,须经主席征询全体,无异议才可收回,如有异议,由主席付表决定;动议经过修正,不得收回;提案的撤回;提案在未经主席宣布讨论前,可由提案人征求附署人同意撤回;提案经主席宣布讨论后,原提案人如欲撤回,除须征得附署人同意外,还须由主席征询全体,无异议才能收回;提案经过修正,不得撤回;动议的分开;动议由几个部分组成的,由主席或出席人分开讨论及表决;动议分开表决后,仍应将全案提付表决;动议的各部分均被否决的话,该动议视为整个被否决;5.讨论;讨论包括对于问题的一切评论,无论反对或是赞成;讨论的原则：一事一议；充分与自由；少数服从多数；尊重少数意见;讨论的程序：审查全案；分章分节讨论；全案表决；分标题讨论;6.表决;表决的方式有：举手表决或用机械表决；起立表决；正反两方分立表决；唱名表决；投票表决;。
项目五书面沟通技巧教学要求了解书面沟通的含义、特点和原则；掌握书面写作的基本流程；熟悉多种书面沟通的文种及写作方法。
教学重点书面写作的基本流程教学难点掌握多种书面沟通的文种及写作方法课时安排本章安排8课时。
教学内容模块一书面沟通概述一、书面沟通的含义书面沟通是指沟通双方利用书面文字作为主要表达方式，在人们之间进行信息传递和思想交流的工具。
在日常生活和工作中，书面沟通包括公务文书、启事、海报、商务信函、电子邮件等多个文种。
书面沟通往往可以弥补难以言传或多说无益的不足。
它是人际沟通中必不可少的方式。
二、书面沟通的特点严谨准确、便于保存、广泛传播、间接婉转、灵活方便。
三、书面沟通的优点与缺点1. 书面沟通的优点书面沟通准确而可信，有形有据，可重复使用，永久保存；书面沟通可以不断修改，直至满意表达；书面沟通更加正式，使沟通能更有组织、更审慎地传递信息；书面文本可以复制；弱化沟通者的消极情绪。
2. 书面沟通的缺点耗费较多的时间；不能即时反馈；要求沟通主体的文字表达能力强；书面沟通若写得太匆忙，可能会有悔之不及的事情发生，甚至造成难以挽回的失误或不良影响。
四、书面沟通的种类根据不同的分类标准，书面沟通可以划分为不同类型。
（1）按照沟通目的划分，书面沟通大致分为通知型书面沟通、说服型书面沟通、指导型书面沟通和记录型书面沟通。
（2）按照书面材料和沟通的用途划分，书面沟通可以分为通用公文、事务文书、专用文书、生活文书和涉外文书。
（3）按照沟通渠道的不同，书面沟通可以分为纸张沟通与电子沟通。
纸张沟通包括文件、报告、信函、启事、海报和备忘录等一般纸张沟通，还包括传真沟通。
电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。
五、书面沟通的基本原则好的书面沟通文书都在遵循基本原则的基础上有特色风格。
书面沟通的基本原则可称为7个“C”1，即清楚（clarity）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration）、正确（correctness）。
