XX药业股份有限公司存货管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司存货内部控制和管理、合理利用存货资源、保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，节约存货的管理成本。根据国家相关法律法规，并结合公司的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类原材料、辅助材料、周转材料、五金配件、在产品、半成品、产成品、商品等。

公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本制度。

第三条本制度适用于XX药业股份有限公司（以下简称“公司”）及下属各分/子公司。

第二章存货管理机构及职责

第四条存货管理各部门职责

（一）仓储部门

负责办理存货的验收入库、存储保管和出库业务，并及时办理相关手续，妥善保管所有存货收发凭证并装订成册，定期盘点库存物资，保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符。

（二）各生产部门

负责及时办理车间再加工产品、半成品的领用、移交、盘点工作，以及产成品的入库、原辅材料领用等手续。

（三）采购部门

负责根据采购需求及时办理采购业务， 并且负责组织采购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置。

（四）销售部门

负责制定成品发货计划，跟进仓储部门发货安排，以及销售退换货业务的处理。

（五）质量管理及技术部门：负责相关采购存货及产成品入库的质量检测、

鉴定事宜。

第五条存货管理不相容岗位职责

存货管理各环节的不相容岗位应互相分离、制约和监督。下列岗位必须分离：

（一）存货的请购与审批职责应分离；

（二）存货入库和出库经办者与审批者应分离；

（三）实物的验收保管与采购、付款职责应分离；

（四）存货发出的申请与审批，申请与会计记录应分离；

（五）存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行；

（六）存货处置的申请与审批，申请与会计记录应分离；

（七）存货的保管与相关会计记录应分离；

（八）若某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，但应避免暂时的职务重叠。

第六条公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司及各下属分/子公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。

第七条各公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。

第三章存货取得控制

第八条安全库存量控制

（一）需要考虑安全库存的存货，仓储部门根据现有存货的库存量，结合月生产计划计算出请购量后，在NC物料系统中由仓库管理员填写请购单，由仓储科科长/副科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。五金配件由各部门内勤在NC物料系统中填写请购单，由部门负责人和仓库管理员及设备科科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。

（二）不涉及安全库存的存货，需求部门根据订单情况，填写物资需求申请单，交部门负责人审核，将审核后的需求单交给仓库管理员，由仓库管理员在

NC物料系统中填写请购单，由生产计划科科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。五金配件同第一条。

（三）每月末，由专人对库存指标进行统计和分析，并将该结果报至人力资源管理部门进行考核。

第九条存货采购时点控制

采购部门在安排采购业务前，应综合考虑生产安排、各种材料的采购间隔期以及材料实时库存量等因素，分析确定采购业务的具体时间和数量。或者，通过存货管理系统预测材料需求量以及计算安全库存水平和经济采购批量，据此确定再采购安排，降低库存数量或实现零库存。

第十条原材料申购控制

（一） 常用消耗类物资

常用消耗类物资由仓管员根据生产计划和仓库安全库存量情况随时补充补足安全库存量。随时在NC物料系统中填写请购单，由生产计划科科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。

（二）主要原材料

主材采购由生产部门根据生产计划提出当月需求，经仓库管理员对库存量进行确认后，填报月度采购计划单，报公司领导审批。

（三）生产设备按照改造用零配件

改造用零配件由所属车间根据材料清单编制采购计划，经仓库管理员员对库存量进行核查后，填报零配件采购计划单，报公司领导审批。

采购申请经所在公司主管领导批准后，采购部门负责组织实施采购业务，财务科负责安排相关资金。

第四章存货入库管理

第十一条外购原材料入库管理

（一）外购材料入库依据包括：

1）经过审批的请购单；

2）对方提供的送货清单

3）对方提供的产品检验报告书

（二）外购材料验收要求

1）核对实物规格、型号、生产单位、物资编码及发货日期是否与请购单一致；

2）观察外包装完好程度，并清点实物数量；

3）质量管理部门人员对拟入库物资进行质量检查，符合公司质量要求后，出具《检验合格书》；

4）拟入库存货外包装、型号、数量、质量等均符合合同要求时，仓储部门相关人员在送货单/收料单上签名(日期)，与送货方交接；

5）如验收人员发现有包装、数量等方面有差异的，需向送货方问明情况，并在送货单上记录实际收货数量，采购人员应及时跟进差异数量的处理，如上述情况严重或入库存货存在质量问题的应拒收。

6）送货单据要求:

a）所有的送货单必须有发货单位的盖章方能作为入库依据；

b）送货单必须标明来货的订单号、送货的数量、物资编码、规格型号必须与合同或订单相符。

（三）入库手续办理

1）所有的到库货物资需要质量部门检验合格后完成入库手续，由仓储人员在入库单上进行签字确认；

2）入库物资需按照要求填写货位卡，并在注明来货厂家及收货日期。

第十二条产成品入库管理

（一）生产部门在完工产品在包装完毕后，由生产部门填写产成品寄库单，经生产部门负责人审核后，将产成品交给仓库管理员确认签字办理寄库手续；

（二）质量管理部门人员根据生产部门的送检单，对拟入库的产成品进行检验，产成品符合要求后并出具产成品合格检验报告书；

（三）入库产品质量检验合格后，生产部门将该批产成品填写成品入库单，部门负责人审核，将入库单交给仓库管理员签字确认办理入库手续。

（四）退换产成品需由业务员填写药品退货通知单，销售负责人批准，本公司质量部门同意，将退换产成品退回公司由发货员接收，清点数量，规格，批号和核对单位等信息是否与药品退货通知单一致。完成后转交仓库管理员和主管成

品QA共同确认同时填写退货制剂产品接收/检查/处理记录。最后仓库管理员根据退货制剂产品接收/检查/处理记录最终处理结果来办理相关手续。

第五章存货出库管理

第十三条原材料领用

（一）生产等材料使用部门领用材料，须填写领料申请单并办理相应的审批手续。领料人员凭借经过审批的领料申请单到仓库领料。

（二）领料申请单应列明材料名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称或材料用途，并经部门负责人签字。属计划内的材料应有材料计划，属限额供料的材料应符合限额供料制度。

（三）材料会计对领料申请单进行审核，审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关的审批签字信息等，审核无误后签字确认。

（四）领用材料时，领料人必须同发料仓管员办理交接手续，当面点交清楚，并在出库单上签字。

（五）材料仓库按“先进先出，近有效期先出”的原则发放材料。发料应坚持核对单据、监督领料、汇总剩余材料库存量的原则。对由于违规发放材料造成材料失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失，仓管员要接受行政处分。

（六）仓管员应妥善保管所有发料凭证，避免丢失。

第十四条产成品出库

（一）产成品出库要求

1）产成品仓管员在接到发货员开具的发货单据后，仓库管理员对着发货单在相应批次货位卡上下账，发货员签字仓管员复核确认，同时发货员对所有出库的货物进行电子监管码扫描出库，同时安排搬运人员进行装车发货。

2）仓管员根据调拨单、领料单等发货指令发出存货时填写货位卡。凡未办理出库手续者，一律不得发货（紧急出库放行的，须事后24小时内办理补单手续）。禁止以白条抵库。

（二）产成品发运管理

1）数量不确定产品的发放

a）产成品全部装车完毕后，仓管员发货人员签字确认并填写货位卡。

2）产成品装车时，产成品仓管员必须协同司机对产品数目、质量清点确认，核准后应经发货人员与司机交接相关单据及详细地址。

3）产成品仓管员需现场跟踪存货的发放过程，严格按照发货单据发货，严禁仓管员随意改变产品的型号、编号、等级等不符合客户要求的信息，严禁不符合质量、包装等要求的产品装车发出。

4）产成品发货员必须跟踪发运货物的运输状况、到达时间、货物状态等，如有特殊情况发生，应及时向部门及公司领导反馈。承运公司在商品到达目的地后，将《发运回执单》交客户签字盖章后带回，每月月底，运输公司将经客户签字盖章的《发运回执单》交给仓储部门（除所有快递公司不将签字的回单带回外，地方物流公司均有回执单）。

5）发货完成后，发货员应及时将发货单送交财务科。

（三）发货数量核对

每月月底，销售部门负责与客户核对当月的发运数量，并将核对结果以书面形式发送给仓储部门。仓储部门将销售部门报送的发运数量、物流公司报送的发运数量、发运回执单数量、根据产成品发库单统计的发运数量进行相互核对，无误后，与运输公司核对应结算的运费金额。并将相关核对结果抄送财务科和销售部门。

第六章存货仓储管理

第十五条库位规划和摆放管理

（一）库位配置

仓库管理人员根据原材料、半成品、产成品的性质及出入库情况、包装方式等规划所需库位及其面积，以有效利用仓库空间。库位配置应配合仓库内设备（例如消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。

（二）摆放要求

1）仓管员根据物资类别、规格、及检验状态进行分区存放，存放区域与区位设置保持一致；

2）仓库内的物资应分类存放在规定的位置或货架上，物资堆放原则应便于检查、发放。凡有条件的一律上架、入柜，无条件的结合实际，采取铺垫、叠加（不得超过规定高度）、悬挂等措施进行存放，同时做好标识，禁止不同零配件混放。