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档案室资料管理规定范文一、引言随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。
为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。
本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定一、档案室资料的归档1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。
归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。
借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。
备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
四、档案室资料的销毁与销毁备案1. 档案室资料的销毁需制定详细的销毁计划，并报备主管部门进行审核。
销毁计划应包括文件名称、数量、销毁方式和时间等信息。
2. 档案室资料的销毁应由专人负责，严禁私自销毁档案资料。
销毁过程应严格按照相关规定进行，确保档案的安全和完整。
3. 档案室资料的销毁需备案，记录销毁的文件名称、数量和销毁日期等信息。
第1篇第一章总则第一条为加强档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条档案管理应当遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，方便利用；（三）安全保密，确保完整；（四）规范流程，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条档案分类应当遵循以下原则：（一）按照档案内容、形式、时间、来源等特征进行分类；（二）保持档案之间的内在联系；（三）便于档案的检索和利用。
第五条档案编号应当遵循以下原则：（一）采用统一编号体系，确保编号的唯一性；（二）编号应当简明、易记、便于检索；（三）编号应当与档案分类相对应。
第六条档案分类及编号的具体方法如下：一、档案分类1. 按内容分类：分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。
2. 按形式分类：分为纸质档案、电子档案、声像档案等。
3. 按时间分类：分为年度档案、项目档案、专题档案等。
4. 按来源分类：分为内部档案、外部档案等。
二、档案编号1. 编号格式：档案编号由分类号、年度号、顺序号组成。
2. 分类号：根据档案分类，采用两位数字表示，如文书档案为“01”，科技档案为“02”等。
3. 年度号：采用四位数字表示，如2023年档案为“2023”。
4. 顺序号：采用四位数字表示，表示同一类别、同一年度档案的顺序。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应当遵循以下原则：（一）全面收集，确保档案的完整性；（二）及时收集，确保档案的时效性；（三）规范收集，确保档案的质量。
第八条档案整理应当遵循以下原则：（一）保持档案的原始性；（二）保持档案的完整性；（三）便于档案的检索和利用。
第九条档案收集与整理的具体方法如下：一、档案收集1. 制定档案收集计划，明确收集范围、时间、数量等；2. 建立档案收集制度，明确档案收集的程序、责任等；3. 对收集到的档案进行审查、登记、分类、归档。
一、总则为加强和规范三级安全教育的管理，提高员工的安全意识和自我保护能力，防止和减少生产安全事故，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括新入职员工、转岗员工、实习生、临时工等。
三、档案管理内容1. 入企安全教育档案（1）员工个人信息：姓名、性别、年龄、学历、入职时间等。
（2）入企安全教育内容：安全生产方针、政策、法规、标准、规范、规程等。
（3）入企安全教育方式：培训、讲座、观看安全教育视频等。
（4）入企安全教育考核：考试、实践操作等。
2. 施工队安全教育档案（1）员工个人信息：姓名、性别、年龄、学历、施工队等。
（2）施工队安全教育内容：本队施工作业任务、特点、作业环境中存在的不安全因素、危险区域、要害部位等。
（3）施工队安全教育方式：培训、现场观摩、案例分析等。
（4）施工队安全教育考核：考试、实践操作等。
3. 操作岗位安全教育档案（1）员工个人信息：姓名、性别、年龄、学历、岗位等。
（2）操作岗位安全教育内容：本岗位的安全操作规程、事故安全剖析、劳动纪律和岗位讲评等。
（3）操作岗位安全教育方式：培训、现场指导、经验交流等。
（4）操作岗位安全教育考核：考试、实践操作等。
四、档案管理要求1. 档案资料应真实、准确、完整，便于查阅。
2. 档案资料应分类存放，按照时间顺序排列。
3. 档案资料应定期进行整理、归档，确保档案的连续性和完整性。
4. 档案资料应妥善保管，防止丢失、损坏。
五、档案查阅与借阅1. 员工本人有权查阅本人安全教育档案。
2. 非员工本人查阅档案，需经公司安全管理部门批准。
3. 查阅档案时，应遵守相关规定，不得泄露档案内容。
六、档案归档与销毁1. 员工安全教育档案应在安全教育结束后及时归档。
2. 档案归档后，安全管理部门应定期对档案进行审查，确保档案的准确性和完整性。
3. 档案保管期限届满后，经公司安全管理部门批准，可进行销毁。
七、责任与考核1. 安全管理部门负责本制度的组织实施和监督。
中学档案管理规定通常是学校或教育部门为了规范中学档案管理工作，保护学生信息安全，确保教育教学过程的有效开展而制定的一系列规定和流程。
下面是关于中学档案管理的一些规定，供参考：一、档案管理的目的和原则1. 目的：保护学生隐私，维护学生权益，确保教育教学质量和有效开展。
2. 原则：依法管理、分类存档、信息保密、规范操作、便于查阅、定期整理。
二、档案的管理范围和内容1. 管理范围：(1) 学生个人档案(2) 班级档案(3) 学校档案2. 管理内容：(1) 学生个人基本信息(2) 学业成绩记录(3) 奖惩记录(4) 考试及评价结果(5) 学生发展记录(6) 特殊情况记录(7) 家长、教师反馈意见(8) 其他相关档案资料三、档案管理的责任部门和人员1. 责任部门：学校档案管理部门或教务处、校长办公室等。
2. 责任人员：学校档案管理员、班主任、任课教师等。
四、档案管理的流程和操作规定1. 录入与更新：(1) 学生入学时，需向学校提供个人基本信息，由档案管理员录入系统，并确保信息准确无误。
(2) 学生在校期间有任何变更，如转学、升级、奖惩等情况，需及时通知档案管理员进行更新。
2. 存档和保管：(1) 纸质档案的存放需有专门的档案室，应防火、防潮、防蛀等。
(2) 电子档案应进行备份，并设置密码保护，只有授权人员可以访问。
3. 档案查阅和借阅：(1) 学生本人可随时查询个人档案，但不能随意更改档案内容。
(2) 教师、家长可根据需要向档案管理员提出申请，查阅或借阅相关档案，但需签订保密协议。
4. 学生毕业离校档案处理：(1) 学生毕业离校后，学生档案应妥善保管，并依法保密。
(2) 毕业离校档案可由学校长期保管，也可移交给学生本人或其监护人。
五、档案管理的安全措施1. 保密措施：(1) 档案管理员应严格遵守保密制度，不得泄露学生个人信息。
(2) 教师、家长等查阅档案时需签订保密协议。
2. 防止丢失和损毁：(1) 纸质档案应进行分类存放，每份档案需标注学生姓名、学号等信息，并及时整理。
档案管理规章制度细则在发展不断提速的社会中,制度起到的作用越来越大,制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。
大家知道制度的格式吗?下面是由作者给大家带来的档案管理规章制度细则7篇，让我们一起来看看！档案管理规章制度细则篇1为有效地保存制度，特制度《档案鉴定、销毁制度》。
一、必须建立由档案工作分管领导、有关职能科室负责人领导和档案员组成的档案鉴定领导小组。
定期对档案进行全面和部分档案的鉴定。
二、根据国家和有关部门规定，确定各类档案的保管期限，正确划分需要保密档案的密级。
三、对档案的全面鉴定每五年进行一次，对部分档案根据实际需要确定。
通过鉴定的档案，必须写出鉴定报告，注明鉴定意见和日期，并由鉴定领导小组负责签名。
四、通过鉴定的档案，力求达到保定期限准确，保管单位质量符合标准，对在鉴定中发现的问题，应及时责成有关部门和人员整改；对已超过保管期或失去价值的档案，必须慎重处理，严格掌握，还有一定价值的档案可暂封存，待观察后再行销毁。
五、对确定销毁的档案，应先造好清册，提交销毁报告，经有关领导审批后，报送档案主管机关备案，在销毁档案时要严格执行有关保密规定。
六、要档案的保管过程中，要切实做好档案销毁后的善后工作。
档案管理规章制度细则篇2一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。
二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。
三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。
四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。
对借出的档案要按期限及时归还。
五、室藏档案、资料要每半年清点一次。
六、要加强对档案的安全工作，制定八防，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。
七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。
八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。
一、概述为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本档案管理制度三级。
二、管理原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，防止档案的遗失、损毁和篡改。
2. 准确性原则：确保档案内容的准确性，保证档案信息的真实可靠。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有力支持。
5. 保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案保密。
三、组织机构及职责1. 档案管理领导小组档案管理领导小组负责本单位档案工作的全面领导，制定档案管理制度，协调解决档案工作中存在的问题。
2. 档案管理部门档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和利用等工作。
3. 档案管理员档案管理员负责具体实施档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、统计和利用等。
四、档案分类及编号1. 档案分类档案分为以下类别：（1）文书档案：包括文件、报告、请示、批复、通知、会议纪要等。
（2）科技档案：包括设计文件、图纸、试验报告、产品说明书等。
（3）会计档案：包括会计凭证、账簿、报表等。
（4）声像档案：包括照片、录音、录像等。
（5）实物档案：包括印章、奖状、证书等。
2. 档案编号档案编号采用分类编号和流水编号相结合的方式，确保档案的唯一性和可追溯性。
五、档案收集与整理1. 档案收集档案管理部门负责档案的收集工作，确保档案的完整性。
收集范围包括：（1）各类文件、报告、请示、批复、通知、会议纪要等。
（2）设计文件、图纸、试验报告、产品说明书等。
（3）会计凭证、账簿、报表等。
（4）照片、录音、录像等。
（5）印章、奖状、证书等。
2. 档案整理档案整理应遵循以下原则：（1）分类整理：按照档案类别进行整理，便于查找和利用。
（2）系统整理：保持档案之间的内在联系，形成完整的档案体系。
（3）标准化整理：按照国家档案分类标准进行整理，确保档案质量。
第1篇第一章总则第一条为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的档案整理、保管、鉴定、销毁等各项工作。
第三条档案整理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
（二）完整性原则：档案材料应齐全，不得遗漏。
（三）安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。
（四）有效性原则：提高档案利用效率，确保档案在需要时能够迅速、准确、方便地提供。
第二章档案整理范围第四条档案整理范围包括但不限于以下内容：（一）文书档案：包括文件、报告、请示、批复、会议纪要、讲话稿等。
（二）科技档案：包括设计图纸、技术文件、实验报告、科研成果等。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等。
（四）电子档案：包括电子邮件、电子文件、数据库等。
（五）实物档案：包括实物、模型、标本等。
第三章档案整理程序第五条档案整理程序分为以下几个阶段：（一）收集：按照档案整理范围，收集相关档案材料。
（二）鉴定：对收集到的档案材料进行鉴定，确定其保存价值。
（三）分类：根据档案的性质、内容和用途，对档案进行分类。
（四）编目：对分类后的档案进行编目，建立档案目录。
（五）整理：对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。
（六）归档：将整理好的档案按照规定归档。
第四章档案整理要求第六条档案整理应满足以下要求：（一）档案材料应按照时间顺序排列，保持原貌。
（二）档案材料应按照类别、级别、内容等特征进行分类。
（三）档案目录应详细、准确，包括档案名称、档号、卷号、件号、页数、保管期限等信息。
（四）档案材料应使用规范的书写、绘图工具，确保档案材料的清晰、易读。
（五）档案材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾等自然灾害和人为损坏。
第五章档案保管与利用第七条档案保管应满足以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗等设施。
档案管理规定的档案管理技术要求档案管理是一项重要的工作，它关系到组织的正常运转和信息的安全性。
为了确保档案管理的有效性和高效性，各个组织制定了档案管理规定，并对档案管理技术要求进行了规范。
本文将介绍档案管理规定中的档案管理技术要求。
一、档案编制和整理技术要求在档案管理中，档案的编制和整理是相当重要的环节。
正确的档案编制和整理可以保证信息的整齐性和易查性。
在进行档案编制和整理时，需要遵循以下技术要求：1. 必须采用统一的编码规则，以保证档案的清晰可辨；2. 档案的收集、整理和装订必须按照文件类型、时间顺序或主题分类进行；3. 采用合适的标签、标识和封装材料，以便于档案的标识和保存；4. 分类整理档案时，需要遵循归档原则，即保证档案的有序性和完整性。
二、档案存储和保管技术要求档案的存储和保管是确保档案安全性的重要环节。
良好的档案存储和保管技术可以有效地保护档案，防止信息泄露和档案的损坏。
在进行档案存储和保管时，需要遵循以下技术要求：1. 采用适当的档案柜、架、箱等存储设备，保证档案的安全和完整；2. 档案存储设备要具备防潮、防火、防尘等功能，以确保档案的质量；3. 档案的存储要分区分级，按照重要性和使用频率进行存放；4. 对于档案的保密性要求高的情况，需要采取相应的保密措施，如密码锁、权限管理等。
三、档案检索和利用技术要求档案的检索和利用是档案管理中的重要环节，它关系到信息的获取和利用效率。
在进行档案检索和利用时，需要遵循以下技术要求：1. 档案的目录和索引必须清晰、准确，方便用户查阅；2. 档案检索的方式要多样化，包括关键词检索、时间检索、主题检索等；3. 档案的利用要遵循内部规范和法律法规，保证档案的合法使用；4. 对于需要移交或复制档案的情况，需要制定相应的操作流程和控制措施。
四、档案销毁和保管期限技术要求档案销毁和保管期限是档案管理的最后一环，它关系到档案信息的安全性和合规性。
在进行档案销毁和保管期限管理时，需要遵循以下技术要求：1. 档案销毁必须按照规定的程序和标准进行，不能随意删除或销毁档案；2. 对于有保管期限的档案，必须制定相应的保管期限表和销毁计划；3. 档案销毁时要采取可行的方式，如物理销毁、数字化销毁等；4. 档案销毁后要进行相应的记录和备份，以保证销毁的彻底性和可追溯性。
档案管理规定1.目的为规范公司各类重要文件的归档管理工作，便于日后相关资料的查阅，特制定本管理规定。
2.范围2.1 适用范围：**有限公司。
3.定义3.1 档案：是指公司过去和现在从事经营管理、技术、业务和文化等活动中形成的，具有利用、查考、凭证价值的文件。
例如：证照、合同、协议、重要文件、会议纪要、牌匾、锦旗等等。
4.管理职责4.1 总经理为档案管理第一责任人，人事行政部经理为档案管理第直接管理责任人。
4.2 人事行政部设立专（兼）职档案管理员，各部门设立兼职档案管理员。
4.3 人事行政部档案管理员负责建立好健全的档案工作制定，做好监督及指导培训工作。
4.4 档案管理员的职责：4.4.1 档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备专业知识。
4.4.2 贯彻执行集团档案管理制度，建立健全本公司（部门）档案工作实施细则。
做好档案的接收、借阅登记手续。
4.4.3 熟悉本公司（部门）文件材料归档范围和保管期限，做好公司（部门）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对文件材料的整齐、完整、准确负责。
4.4.4 人事行政部档案管理员应建立档案接收、借阅、移交台账登记；主动接收业务指导和督促检查，做好档案统计和保密工作。
4.5 档案管理人员调离职时须做好档案的交接，经总经理审批同意后方可执行。
5.档案的归档5.1 档案的收集：5.1.1 档案的收集范围包括但不限于：公司设立、变更、登记以及终止、清算文件；公司股东会、董事会、监事会形成的文件；各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理等各项业务工作中形成的具有利用、查考、凭证文件。
5.1.2 文书档案保管期限定为永久、定期两种。
定期一般为2年，凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
5.1.3 归档文件必须是原件，确无原件的由经办人与原件进行校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。
5.1.4 两个以上部门（公司）合作完成的项目，主办部门（公司）保存全套文件材料，协办部门（公司）保存与承担任务相关的正本文件。
档案管理规章制度
第一条为了规范和统一档案管理工作，保障档案的完整性、安
全性和可追溯性，制定本规章制度。
第二条档案管理的范围包括电子档案和纸质档案，涉及所有与
本单位业务活动相关的文件、资料和信息。
第三条档案管理应当遵循以下原则，合法、准确、完整、安全、保密、便捷、及时。
第四条档案管理工作应当建立健全档案管理制度、规范档案管
理流程、完善档案管理措施。
第五条档案管理应当按照文件的分类、归档、检索、借阅、销
毁等程序进行，严格执行档案管理规定。
第六条档案管理工作应当建立档案管理责任制，明确各级各部
门的档案管理职责和权限。
第七条档案管理工作应当建立档案安全保密制度，保障档案的
安全性和保密性。
第八条档案管理工作应当建立档案利用制度，便于工作人员及时、准确地获取所需的档案信息。
第九条档案管理工作应当建立档案流转制度，确保档案的正常流转和使用。
第十条档案管理工作应当建立档案销毁制度，对于已经失去利用价值的档案应当按照规定程序进行销毁。
第十一条档案管理工作应当建立档案检查和评审制度，定期对档案管理工作进行检查和评审，及时发现和解决问题。
第十二条对于违反本规章制度的行为，应当给予相应的处理和追究责任。
第十三条本规章制度自颁布之日起生效，如有需要修改，应当经过相关部门审批并公告实施。
标题：档案管理规定编号：行字[2013]03号制订：行政人事部审批：总裁密级：版本：01版××××控股有限公司档案管理规定一、总则：(一)、目的：为加强公司文书档案、声像资料档案、工程技术资料档案、合同管理等重要文件和档案的管理工作，保证各类档案及时归档、合理借阅使用和妥善保管。
(二)、公司设专职和兼职档案管理员负责档案管理工作。
(三)、适用范围：本规定适用于公司全体员工和涉及档案资料的管理工作。
二、规定：(一)、公司档案室设专职档案管理员（简称档案员，下同），负责公司档案资料的收集、归档、督促和日常管理工作。
档案员对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本规定分别立卷归档。
(二)、公司档案管理采用部门收集保管、定期归档办法。
各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本部门的档案资料并督促其及时归档。
兼职档案员应保持相对稳定，名单报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。
因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(三)、各部门兼职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
2、对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的二月份前应将上一年的归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
3、承办人员借用文件资料时，应积极做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
(四)、文件资料的收集管理：1、凡公司缮印发出的公文一律由行政部统一收集保管。
2、一项工作由几个部门参与办理在工作中形成的文件资料，由主办部门收集保管。
会议文件由会议召集部门收集保管。
3、公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、报告等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续。
(五)、归档范围：1、重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
2、政府机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司的请示与有关部门的批复；反映公司经营主要工作、项目和工程进度的报告、总结等。
5、公司内部各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。
6、各类媒体报到公司和宣传公司的相关资料。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
8、公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
9、公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
10、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
11、公司保密制度中规定的保密范围材料。
12、公司项目资料、工程资料、技术资料、招投标文件、财会档案及建设档案材料。
(六)平时归卷：1、各部门对处理完毕的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。
2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
3、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批示的文件资料收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。
4、兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
(七)、立卷：1、立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。
2、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3、归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4、在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
6、卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
7、卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的文书案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号，科技案卷应在有文字的每页资料正面右下角、背面左下角打印页号。
8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字迹要工整。
卷内目录放在卷首。
9、有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
10、案卷封面，如无法打印，应逐项按规定用钢笔、黑色签字笔书写，字迹要工整、清晰。
11、案卷的装订和案卷各部分的排列格式：1)、案卷装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
2)、案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
(八)、声像档案：公司的声像档案是指公司各部门或个人在工作、社会活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录音带、录像带、照片、光盘、硬盘文件及文字说明等组成。
声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。
(九)、声像档案资料的收集：1、收集范围：1)、反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。
2)、各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。
3)、公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。
4)、涉及公司权益的声像资料。
5)、其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。
6)、其它具有保存价值的声像资料。
2、收集时间：1)、声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档。
2)、档案员有责任随时征集具有保存价值的声像档案资料。
3、收集要求：1)、录音带、录像带、照片、电子文件资料、光盘和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
2)、原则上接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件，光盘文件和硬盘文件允许采用复制件。
3)、声像资料的内容要真实，原件与复制品要相符。
4、声像档案费用的报销：兼职档案员按本规定要求形成声像档案的费用，并按要求向档案员办理归档，经档案员签字、总经理审批后财务部给予报销费用。
(十)、声像档案的整理：1、声像档案的整理包括分类、组合、排列和编目，形成系统，便于保管和利用。
2、声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。
3、分类、编号：1)、照片档案按年代、时间分类，同属一类的照片按时间顺序编号，并在卷宗内编流水号。
格式：卷宗号-流水号。
2)、录音带、录像带、光盘影像资料按年代分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3)、编注与其他载体档案相联系的参照号。
格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
4、保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限，电子格式文件可保存在服务器和光盘中备份，并长期保存。
4、文字说明的编写：1)、文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2)、编写文字说明的要求：a、准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
b、照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录像带、光盘按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明。
c、文字简洁、语言通顺。
d、时间用阿拉伯数字表示，格式：年(4位)月(2位)日(2位)。
5、编制格式：1)、照片编制采用横写格式。
其格式为照片/文件名-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2)、录音带、录像带、光盘的编制格式：在盒套上置标注页。
按要求逐项填写。
6、案卷要求：1)、将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2)、卷内目录：照片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、光盘以盒为单元填写卷内目录。
3)、卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。
(十一)、声像档案的保管：1、保存条件：1)、照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带、光盘、硬盘保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
2、照片册、录音、录像带应立放，光盘和硬盘应平放，并保持不小于3mm的间距。
3、对库存的照片档案，要每半年检查一次。
4、归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁、涂改和删除；销毁声像档案必须经过鉴定，征得档案员同意，报经总经理审批，登记造册。
5、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(十二)、声像档案的开发利用：1、编制声像档案目录、电子表格等检索工具，为利用提供方便条件。
2、建立声像档案借阅、利用及审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。
3、具有专利制度的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
4、声像档案原版一般不得借出档案室之外。
如有特殊需要，经总经理批准后，方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由总经理批准，档案员具体办理，如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。
5、在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、说明会等，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
(十三)、档案的借阅：1、本公司员工因工作需要均可借阅档案。
2、借阅档案必须严格履行手续。
借阅前，填写借阅登记表，借阅无密级档案由档案员办理，借阅有秘密级的档案由公司分管领导批准，机密、绝密级档案由总经理批准，外单位调阅档案须持介绍信，有密级的由总经理批准。
3、借阅档案不得超过3天，续借者须办理续借手续。
4、借阅档案者不得在档案上涂改、批注、勾画、剪裁及拆除破坏，违者视情况给予处罚。
5、借阅档案者不得将档案转借他人。
6、公司员工在调离或辞职时，人事专员应及时通知档案室核查借阅登记，方可调离或辞职。
三、附则：(一)、本规定由行政部制订、解释、培训、检查和考核。
