写好外贸邮件的七个要点

外贸书信撰写的注意事项外贸书信撰写的注意事项外贸商业书信的内容常常是一种业务安排、一项协议或者一个合同，因此，必须谨慎撰写。

在撰写商业书信时，需要注意以下事项：1．完整信的内容应力求“完整”，即包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信所提出的全部问题或要求。

重要的信更加注意“完整”，例如接受对方的报盘时，最好把条件全部说清楚或具体说明所接受的报盘的根据是（如报价单，信件等等），因为这种信实际上已是成交合同，此信发出后，对方一收到，即对双方都具有约束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的纠纷。

2. 具体信要写得生动、具体和明确。

特别是要求对方作出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信，或是报盘、承诺等等，该具体时就要具体，避免模糊、笼统和抽象。

不过，并不是所有的商业书信都要求“具体”，在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统一些反而更好。

有时，由于没有确实的事实或数字，就不可能做到具体。

有时，虽然有确实的事实或数字，但是为了“外交”和“策略”的`需要，也可以避免太具体。

有时，为了有意识地让对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字说不说都无关紧要，也可以不必具体。

总之，该具体的就要具体，不该具体时就笼统一些，视需要而定。

3. 清楚信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使受信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。

4. 简洁信要写得简洁，要长话短说，避免罗嗦，避免不必要的重复，用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“礼貌”地表达需要表达的意思。

但是，如果一味省字，忽略了“完整”、“清楚”和“礼貌”，不顾语法，就不是“简洁”而是使人感到“粗鲁”和“突然”了。

5. 礼貌写信要有理有节注意礼貌，不要盛气凌人，避免“命令”和粗鲁。

我们的外贸书信要体现我国的对外贸易政策，要有社会主义的新风格，做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，借以通过书信往来，发展与各国人民的友好关系，发展与各国的贸易。

外贸信函注意事项外贸信函注意事项网上做外贸，让业务员感到最烦的就是客户不回复，但在买方市场的今天却又很正常。

但是如果能改进我们的联系方法，回复率必定会增加很多，建议注意以下几点：一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。

这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。

建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。

事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的。

那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；八、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的'目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？在使用国际快递邮寄物品时，怎么计算邮费？有很多新手可能很迷惑，下面把标准的计算公式贴出来，希望对大家有所帮助：1．计费重量单位：特快专递行业一般以每0.5KG (0.5公斤）为一个计费重量单位。

千里之行，始于足下。

外贸英语函电写作技巧外贸英语函电写作技巧随着国际贸易的发展，外贸英语函电作为一种重要的沟通工具，对于外贸人员来说，具备一定的函电写作技巧非常重要。

本文将介绍一些外贸英语函电写作的技巧，帮助外贸人员提高函电写作的能力。

一、准确明确的主题在写信之前，必须明确函电的主题。

选择简洁明了的主题，让读者在一瞥之间就知道函电的主要内容是什么。

二、正式的信头在写函电的时候，应使用正式的信头，包括公司名字、地址、电话、传真等，这能显示出你的专业性和正式性。

三、清晰明了的结构在写函电的时候，应该按照清晰明了的结构来组织函电的内容。

通常，可以分为引言、正文和结尾三个部分。

引言应该简短明了，概述函电的目的和主题；正文应该详细介绍具体事项；结尾应该总结函电的主要内容，提出必要的要求或者行动计划。

四、简洁明了的语言第1页/共3页锲而不舍，金石可镂。

外贸函电的写作需要使用简洁明了的语言，避免使用复杂的句子结构和过于专业的术语，以保证读者能够准确理解。

五、礼貌得体的语气在函电中，应使用礼貌得体的语气，尊重读者，避免使用太直接的口吻。

使用敬语和感谢词语，体现出你的礼貌和谦逊。

六、注意语法和拼写错误在写函电的时候，应格外注意语法和拼写错误，避免出现低级错误，影响函电的质量和专业性。

七、及时回复在收到函电之后，应及时回复。

回复函电的时间越短越好，这能显示出你的专业性和负责任的态度。

八、注重细节在写函电的时候，应注重细节，避免出现不准确或者不完整的信息，以免引起误解或者混淆。

九、注意格式外贸函电的格式应该符合国际标准。

应该使用A4纸，单面打印，并且保持左右边距相等。

十、保守商业机密千里之行，始于足下。

在外贸函电中，应注意保守机密。

避免在函电中透露涉及商业机密的内容，以免给自己或者其他公司带来损失。

总之，外贸英语函电的写作技巧对于外贸人员来说非常重要。

通过掌握以上技巧，外贸人员可以提高函电的写作能力，增强与国际客户的沟通效果，从而更好地开展国际贸易活动。

外贸信件的注意细节：1，如果是询盘来的信息，给客户发邮件的时候一定要附带序盘信息。

2，一般客人会发询盘给好多家供应商，如果不附带序盘信息，他们不会记起，那么会直接导致客户以为你是做推销的而反感，甚至有时不会看我们的邮件。

3，给客人的第一封邮件一般情况下不要附报价表。

4，先看询盘的内容，一般客人在询盘中，如果指明要哪几款的话，那就报他指明要的型号价格，如果没有指明，只是说对那个品牌或是直接说对我们的产品感兴趣，那么我们可以发份目录供客人参考。

5，在客户看了目录感兴趣后，他们会再问价格，我们在给予对应的回复。

6，尽量去迎合客人的意思。

7，注意不要犯答非所问错误，专业点的客人不会理我们的邮件，而会产生反感。

8，第一份邮件一定要提出问题让客人回复。

9，如果我们把所有的信息都暴露给客户，只会给机会让客户去做对比，导致连询问的机会都没有。

更别说让客户在去进一步的了解我们的产品质量了。

10，这些询盘，我们再回客人的时候，不要直接说：非常感谢你的询盘之类的话。

开始就直接说，我从ALI上得到你的信息，然后介绍公司，以开发信的形式发。

11，客人的询盘必须要第一时间回复。

12，在客户有多处问题的时候，注意语气要有针对性的回答，每个答案前面要附带询问信息。

13，注意邮件格式。

（详细有参照表），仅供参考，还是得根据实际情况出发格式1：Dear XXXHow are you ? It's my pleasure to contact you.This is Miss 名字 from Shenzhen **** Technology Co.,Ltd, we are a professional manufacturer of laptop ac adapters in Shenzhen. Main products are Laptop Single Adapters, LCD Monitor Adapters, Universal Laptop AC Adapters, Universal Car Chargers and Laptop Battery as well as some other laptop accessories（改成你们公司主营的产品）.With high quality , amazing price and well after service ,we have worked with many customers all over the world. so hope we can get in cooperation with you soon. Please check our website : www.***.com you will find out we have more adapter models, hope some models will be insterested by you and welcome the test samples.Attached file with our ac adapter catalogue for your reference,hope we can receive your requested list in your reply.Any questions, please add my MSN(邮箱最好是企业邮箱 ) or send me emails, I can try my best for you.Looking forward to hear you soon.格式2：Dear XXXHow are you ? It's my pleasure to contact you !This is XXX from XXXXX company, and I'd like to introduce our company to you briefy. We 公司 was founded in 2004 year, are one of a professional manufacturer of batteries and adapters in China and our main products item, please see the below details:ptop Batterytpop AC Adapter2.Universal AC Adapter and Car Charger for LaptopI checked your website, I found out your products just belongs to our products scope, so hope we can establish long-term business relationship with you in future. Also we believe that we can be one of your best suppliers by providing the best of our products, prices and services. So please check attached file with our all products catalogue and feel free to mail us for your any further details so that we can send you our best price in my next email.For more our products information, please visit our website www.s公司官网or 公司的B2B平台网址.If qustions, please let me know at the first time.We will try our best to help you in the later days.Your early reply will be appreciated by us !Best Regards,格式3：Dear Sir/MISS,We are sorry to make bold to send this to you. We got your name and address from the website. We are a professional power adapter manufacturer in China, and wish to be one of your suppliers. Please kindly forward this to your purchasing Manager or someone in concern if you are not in charge of it. Thanks for your kind cooperation!My sales representaive suggested me to contact you. My name is Ms. **, Sales of Shenzhen *** Technology Development Co.,Ltd. Our company is a veteran of manufacturing all kind of adapters and chargers for latops, tablets and mobile phones.Our main products include:1. QC2.0 6 usb charger/Multi port USB charger/ multi port car USB charger for cell phones60w 6 port usb smart phone charger (1k): $11 for 1000pcs2 IN 1 MFI&micro data cable (1K): $5.82. USB wall charger and usb car charger2 port usb car charger 4.8a (1K): $3Single usb car charger with micro usb cable (1K): $3.53. Laptop car Adapter4. Laptop AC Adapter5. Universal laptop charger6. Led powerIf competitive price, punctual delivery and guaranteed quality and novelty design are what you needed – THINK OF SHENZHEN **. We are eager to establish a long-term mutual beneficial partnership with you.We warmly welcome OEM ODM. So don’t hesitate to contact us for more details.Waiting for your news!。

外贸英语书信写作应注意的问题
在外贸英语书信写作中，有几个重要的问题需要注意：
1. 语气和格式：外贸英语书信通常需要以正式和礼貌的语气表达。

适当使用敬语、客套话和客户称谓可以展示专业和尊重。

2. 主题清晰：确保信件的主题明确，用简洁的语言概括要点。

这有助于读者快速了解信件的目的以及您期望的行动或反馈。

3. 结构完整：书信应该包括标准的信头、称谓、引言、主体和结尾。

在正文中，按照逻辑顺序组织内容，将具体问题或要求明确传达。

4. 使用正确的词汇和术语：对于外贸行业中的特定词汇和术语，确保使用准确和适当的表达方式。

避免使用过于复杂或模糊的术语，以免产生误解。

5. 避免语法错误和拼写错误：仔细校对信件，确保没有语法错误、拼写错误或其他语言上的问题。

这有助于提高信件的专业性和可信度。

6. 尊重文化差异：如果您与不同文化背景的人进行交流，尊重对方的文化差异是很重要的。

了解一些与文化相关的礼仪和习惯，避免使用可能会冒犯或引起误解的语言表达。

7. 内容简洁明了：尽量使用简明扼要的语言，避免使用冗长或复杂的句子。

如果需要解释或提供详细信息，可以使用附件或链接提供更多资料。

8. 好的开场和结尾：在信件的开头，给出一个友好的问候和引言，以建立联系。

在结尾，表达感谢和诚挚的道别，并提供联系方式以便进一步沟通。

最重要的是，根据具体的情况和对方的要求，个性化书信，确保与读者建立良好的沟通和业务关系。

外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法一般遵循以下几点：
1. 接收人信息：将接收人的姓名、职位和公司名称写在信封的正中央，尽量使用英文书写。

例如：
Mr. John Smith
Chief Executive Officer
ABC Company
2. 公司地址：在接收人信息的下方，写下公司的详细地址，同样使用英文书写。

例如：
123 Main Street
Anytown, USA
3. 发件人信息：在信封的左上角或右上角留出一小块空白区域，写下发件人的姓名和地址。

例如：
Jane Doe
XYZ Company
456 First Avenue
City, State, ZIP Code
Country
4. 邮编邮区：在地址的最后面加上邮编邮区信息，可使用英文或数字书写。

5. 国家名称：在信封的最底部写上国家名称，使用英文书写。

6. 邮票：在信封的右上角附上足够的邮票，确保信封可以寄出。

请注意，以上仅为一般的写法参考，具体写法还需根据信件的目的、国际邮寄规则和收件国家的规定进行调整。

建议在编写信封前，先了解目标国家的邮寄规则和标准信封格式，以确保信件成功寄出。

国际贸易商务信函写作技巧第一章外贸函电写作的一般技巧一．外贸函电写作文法技巧1.主客分明、意思清晰例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)2.表达明确，决无模棱两可例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.3.结构对称,易于理解.例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.4.单复数不乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that theyhave security clearance.5.动词主谓要呼应.A.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.B. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.6.时态和语气不要转变太多7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor theequipment. 改为: He did not make repairs; however, hecontinued to monitor the equipment.8.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,也需要认真检查.9.大小写.非必要不要整个字都是大写:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了。

外贸开发信注意事项
1.开发信的目的是吸引海外客户，引起他们的兴趣，因此信件内容应该具有亮点，并能够准确地表达产品或服务的优势和特点。

2.注意语言表达的准确性和流畅性，避免使用含糊不清或歧义的词语和句子，以免造成误解。

3.开头要直接突出重点，引起客户的兴趣，可以使用一些吸引人的开场白或问题。

4.在介绍产品或服务时，要重点突出其优势和特点，以及与其他竞争对手相比的区别。

5.在写作过程中尽量使用简明扼要的语言，避免冗长或复杂的句子。

6.注意邮件的格式和排版，整齐清晰的格式更容易阅读和理解。

7.语气要积极而有诚意，向客户展示您对合作的热情和态度。

8.尽量避免使用太多的技术术语，以免客户难以理解。

9.在结尾处，可以提供联系方式并表示期待与客户的进一步合作。

10.在写作之前，可以先了解客户的需求和背景，以便更好地定位自己的产品或服务，并针对客户的需求进行个性化的调整。

做外贸如何写销售电子邮件
当你从事外贸行业时，写电子邮件是一种非常重要的沟通和销售技巧。

一封好的销售电子邮件可以吸引潜在客户的注意力并引发兴趣，同时传达
清晰的信息以促成交易。

以下是一些关键的步骤和技巧，帮助你写出高效
的销售电子邮件。

第一步：确定目标和受众
在你开始写销售电子邮件之前，你需要明确你的目标以及你的受众。

你想要做什么，你希望潜在客户采取什么行动？你的电子邮件是针对哪类
客户？了解你的目标和受众将帮助你定制出更具吸引力的邮件内容。

第二步：主题行
一个吸引人的主题行是吸引读者打开邮件的第一步。

主题行应该简洁
明了，同时激发读者的好奇心。

避免使用太长或晦涩的主题行。

一个好的
主题行可以概括你的邮件内容，并吸引读者点击打开。

第三步：个性化问候
第四步：引起兴趣
在接下来的正文部分，你需要用简洁明了的语言表达出你的产品或服
务的独特卖点。

你可以回答以下问题来引起读者的兴趣：
-你的产品或服务解决了什么问题？
-你的产品或服务有什么特别之处？
-你的产品或服务如何帮助读者实现目标或改善生活？
第五步：明确行动呼吁
第六步：结尾礼貌用语
在邮件的结尾部分，记得使用礼貌的用语向读者表示感谢，并给予他们适当的提醒。

你可以提醒他们检查邮件的附件，鼓励他们回复或者提出任何问题。

第八步：测试发送
在你发送之前，最好将邮件发送给自己或一些朋友进行测试。

这将帮助你确认邮件在不同的邮件客户端、设备和屏幕尺寸下的显示效果，并确保所有链接和附件都正常工作。

外贸商务函电的写作技巧4、简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。

用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。

一个单词可以表达，就不要用词组。

多用短句，因为短句更容易理解。

少用and，but，however，consequently这些让句子变得冗长的连词。

在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。

比如，您前面写了goods have been sent，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如forwarddispatch等。

因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

5、回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。

如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

6、口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的生意腔，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写Your letter has been received，Your plaint is being looked into而不是I have received your letter或者We are looking into your plaint。

其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

7、精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

8、针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。