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经营公司采购部工作流程采购基本流程采购需求（有需求的部门制定相关采购物标准，采购物质量、安全、技术规格、型号，采购物数量，采购物交付时间，推荐2名以上供货厂家）---经营公司制定采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----审核----下单采购----交货验收、质检（采购需求部门、仓管、采购人根据相关采购物标准、数量、质量进行检验，不合格根据实际情况处理）---合格入库---计划对账---财务结算---领出（采购需求部门、仓管）采购管理制度1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。
2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并根据采购计划提出下月用款计划。
4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知采购需求部门或采购需求人。
5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和经营公司采购部及供应商联系，尽早解决。
6）采购流程在实施过程中发现问题后立即返回上一级解决问题，问题处理后再进行下一流程。
7) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
8）采购物品领出后，使用的质量、规格、型号等由参与验收的采购需求部门负责采购流程图采购需求（有需求的部门制定相关采购物标准，采购物质量、安全、技术规格、型号，采购物数量，采购物交付时间，推荐2名以上供货厂家）验收合格 计划对账采购计划（经营公司）审批采购制订的计划 部门部长审核总经理审核 老供应商 寻找新供应商 寻价、比价、议价采购洽谈合同签订财务确认付款条件及账期报董事长审批下单采购订单跟催交货验收（采购需求部门+仓库）入库验收不合格特采 供应商返修退货财务结算OKNO 退货新原材料需求部门领出 董事长审批OK OKOK OKNO NONO NO 审计室审核报总经理审批OKOK OK OK NONONO NO OK。
采购程序流程图担当部门/人员 运 作 流 程质量记录采购部采购部 质量部采购部、质量部 质量部 技术中心采购部 采购部对供应商取得报价初选供应商对供应商调查是否通过顾客批准的第二方审核或第三方认证？试用确认、PPAP试用确认是否合格定为合格供应商供应商跟踪考核对供方进行全面的能力审核、PPAP是否能满足规定的要求供方更改YESYESNONONOYESNO→供方调查评定表→供货协议→合格供方一览表→供应商考核表供 应 商 基 本 资 料 表AF-QP019—011 企业/公司名称：2 企业成立时间： 公司注册资本： 公司面积：3 企业法人： 总经理：4 市场部负责人： 品质部负责人： 技术部负责人： 检验部负责人：5 地址： 邮编：6 电话： 传真： 网址：7 员工总人数： 生产工人： 检验员： 技术人员（大专以上）： 品管人员（大专以上）：8 年销售额： 今年销售额（年初至目前）：去年销售额： 前年销售额：9 目前主要客户：10目前主要产品及每月生产能力（每月平均实际生产量）：11 样品货期： 批量货期：12 正常运输交货方式： 紧急运输交货方式：13 质量保证体系：已通过 □ISO9001认证 □AQS9000认证 □TS16949认证；□ 准备在 月内认证；□ 目前无认证计划， 有检验员 名，执行下列检验工作： 检验， 检验， 检验， 检验14检验、测试机构及相应设备：15 职工培训情况：是否经常、正规的进行16 供应商类型： □分销商 □代理商 □制造商17产品介绍：主要产品名称及产量18 发票信息发票类型： □17%增值税发票 □普通发票 □其他公司开户行及帐号：税号：19 业务联系人： 性别： 电话： 电子邮件：20 财务联系人： 性别： 电话： 电子邮件：附件1．企业/产品介绍 2．公司营业执照副本复印件3．公司税务登记证（国税）复印件4．公司税务登记证（地税）复印件5．用于生产的主要设备清单6．用于检验、测试的设备仪器7．质量认证证件8．质量管理手册9．其他（以上附件均需尽可能提供）签字和盖章： 日期： 备注：上述内容签字、盖章后方才有效。
采购流程图一、需求提交四、采购跟踪五、入库保管采购工作流程一、需求提交阶段第一步：需求部门领取并填写请购单第二步：需求部门负责人审批二、申请认可阶段第一步：采购部经办人认可第二步：上报采购部审批第三步：上报董事长审批需求部门上交请购单经采购部经办人审批确认，通过电子邮件（除特殊情况可手机短信或电话）报营销采购部审批；最后要经董事长审批同意后，进入询价阶段；三、询价搜索阶段第一步：找供应商、询价第二步：有权人审批第三步：签订合同采购部经办收到请购单后，寻找不少于3家供应商询价，对比供应商报价并制作对比表。
报有权人审批后，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段；四、采购跟踪阶段第一步：财务部核算第二步：采购、跟踪第三步：进货1、财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③30/60天结算2、采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》。
3、采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知；五、入库保管阶段第一步：验收第二步：入库第三步：保管1、验收要有相应负责人签名；2、凭入库单与发票到财务部报账。
入库单一式三份，第一联保管单位留存，第二联供应商索取货款凭证，第三联采购部；3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对，物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致；附件一：请购单请购部门： 2012年 09月05日经办人：审批人：制表人：附件二：采购单附件三：询价单供应商名称：联系人：供应商电话：供应商传真: 供应商地址______________________付款方式：月结____天其它交货方式：送货上门其它交货日期______________________询价人：_______________年月日（需盖章签名确认）附件三：询价结果对比单需求单位: 产品名称：规格：联系电话：传真：地址：供应商名称联系人电话传真地址所出单价备注询价人：时间：。
采购部工作流程图
采购部工作流程图
采购基本流程：
采购需求→ 采购计划→ 寻找供货商→ 询价、比价、议价→ 采购洽谈→ 合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）→ 交货验收（仓管）→ 质检（不合格退货）→ 入库→ 计划对账→ 财务结算
申请商品采购流程图：
提出需求→ 采购部审批（有合同）→ 采购订购→ 采购部审批（无合同）→ 总经理审批→ 销售部
申请付款流程图：
根据供应商账期限→ 采购→ 财务对账→ 采购总监审批→ 总经理审批
商品到货验收流程：
门店打入库单→ 门店凭入库单确认型号、数量、包装等→ 成本会计审核入库单→ 合格进仓，不合格退回供应商
采购管理制度：
1.建立供应商资料管理。
2.建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3.每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
4.签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
5.所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6.验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
7.采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册，交人事部备案。
江苏省财政厅为规范政府采购操作，提升采购效率质量，确保政府采购活动的高效有序开展，根据《政府采购法》及其《实施条例》、《政府采购货物和服务投标投标管理办法》等法律制度，制定政府采购流程规范图，明确了包括公开招标、竞争性谈判、单一来源、邀请招标、询价、竞争性磋商六种采购方式的操作流程规范。
操作流程规范图如下，点击查看大图
江苏省财政厅从全省政府采购的实际出发，征求省政府采购中心、部分设区市政府采购监管部门等相关单位的意见，几易其稿制定了政府采购流程规范图。
流程规范图明确了采购人、采购代理机构、供应商三方当事人的行为规范，直观体现了各种采购方式的操作流程，并对公告期限、方式变更、确定中标或成交供应商、合同签订、履约验收等关键环节进行了详细的说明，为当事人在政府采购中的实际操作提供了参考和指导。
江苏省财政厅制定政府采购流程规范图，是在政府采购领域深入落实“放管服”改革要求的一项具体举措，将对促进江苏省政府采购工作的健康有序开展，起到非常重要的作用。
采购工作流程图
本文档旨在说明采购工作流程的主要步骤和相关流程。
1. 采购需求确认
- 采购申请：依据所需项目或物品，部门提交采购申请。
- 需求评估：采购部门评估需求的合理性和紧急程度。
- 预算核准：财务部门核准采购预算。
2. 供应商选择与评估
- 供应商调研：采购部门调研潜在的供应商，并收集其基本信息。
- 供应商筛选：根据调研结果，采购部门筛选符合要求的供应商。
- 供应商评估：依据供应商的信誉、价格、质量和交货能力等因素进行评估。
3. 采购合同签订
- 咨询法务：采购部门就合同条款和风险进行法务咨询。
- 合同谈判：与供应商商讨、协商合同条款。
- 合同签订：双方就合同内容达成一致，并签订正式采购合同。
4. 采购订单下达
- 下达订单：采购部门根据采购需求和合同条款，向供应商下
达采购订单。
- 订单确认：供应商确认采购订单的接受和可行性。
5. 供应商交货与验收
- 交货安排：采购部门与供应商协商交货时间和地点。
- 交货跟进：采购部门跟进供应商交货进度，确保按时交付。
- 验收与质量检查：采购部门对交货的数量、质量进行验收和
检查。
6. 采购付款与结算
- 付款审批：采购部门提交付款申请，并经财务部门审批。
- 付款处理：财务部门根据付款申请，向供应商支付采购款项。
- 结算记录：财务部门记录采购款项的结算情况。
以上是采购工作流程的主要步骤和流程。
根据具体的采购项目
和组织需要，可能还会有一些特殊的步骤或流程，需要灵活调整。
原料采购工作流程1、基本流程图2、提出采购计划：仓管员根据《XXX原料入库日报表》、《原料上料报表》作《XXXX 原辅材料收支存日报表》、《XXXX专用材料收支存日报表》。
采购员根据收货与领出情况，掌握原料的当日收货及当日耗用量，了解各种原料的月使用量，从而与供应商（或物流处）进行沟通并安排到货。
主要注意事项为：2. 1了解生技部的生产变化及生产计划安排，及时的备货。
2. 2了解原料的市场行情、国家政策、供应商生产情况、可替代库存量等情况，从而决定采购原料的多少，其中PVC为集团公司物流处统一采购。
2. 3采购部既应参考同品种可换用原料的库存，还应参考生技部最近一周的生产变化情况及最近的生产计划安排，保证供应商有充足的时间进行二次发货，提前与供应商进行沟通，以保障正常生产供应。
2. 4采购部每日向公司领导、管道生技部主管领导通过OA提供《XXXX用材料收支存日报表》。
2. 5采购员需根据近段时间PVC的质量及车间实际使用情况对到货数量进行调整，并及时联系物流处予以解决。
3、采购：PVC为集团物流处统一采购，当原料报表中的预计可用天数小于等于5时（不同厂家的天数可以不同），采购员将以的形式通知物流处进行备料，采购员应提前与物流处进行沟通，以保障正常供应。
其他辅料主要分为两种形式：价格协议合同和单批合同3.1价格协议合同：主要为与原料供应商在月初时就协商好价格，在需要到货时，采购员以订单或形式向供应商协商好到货的日期、数量等问题。
主要分为以下几步：3.1.1当日报表中的可用库存少于一周时，采购员此时需要考虑采购的计划。
3.1.2填写《XXXX原料订购单》或《XXXX订购单》，并与厂家销售人员协商具体到货日期。
3.1.3经部门经理确定后，将订单以传真形式传给供应商，并密切关注到货情况。
3.2单批合同采购：主要为用量较少的辅料或一些临时采购的原、辅料，由于用量较少，价格随时产生变化，每次订料时均要做合同，主要分为以下几步：3.2.1采购员通过多方询价（兄弟公司的采购价格和多家供应商的供货价格），充分了解市场行情。
3.2.2根据自己了解的情况，与供应商协商好价格，报部门负责人确认。
3.2.3通知供应商拟定合同，并以传真的形式发过来，采购员需认真审核合同容。
3.2.3.1价格、数量、金额是否正确，大小写是否一致。
3.2.3.2合同条款中是否有含有歧义和对我公司不利的条款。
3.2.3.3交货的时间，地点是否清楚，违约责任是否明确，是否不利于公司。
3.2.3 采购员填写《请购单》，把相关比价信息，上次采购价格等信息写清楚，方便领导审批；3.2.4采购员填写《公章使用审核表》，分别找部门经理、总经理进行签字，同时汇报此次合同的有关容。
3.2.5盖章后，将此次合同以传真的形式回传厂家。
并对到货情况进行跟踪。
3.2.6对于款到发货的原料，及时根据公司的用款程序办理汇款，并对汇款情况进行跟踪。
4、检验：4.1采购员应积极的与质管部原料测试组进行沟通，了解原料最近到货的指标有无变化，质量有无下降的趋势等，及时的与厂家进行沟通，使原料处在一个稳定的状态。
4.2原料在进厂检验不合格（质管部抽检和复检），采购部需将原料的基本情况通报给厂家或物流处，必要时将《XXXX原材料分析结果报表》传真至厂家或物流处，并协商解决的办法。
4.3质管部必须对不合格批次的原料进行留样（特别是双休日和节假日），以待厂家需要时提供。
4.4采购部同时密切关注此种不合格原料的库存情况，若库存较小，则必须通知厂家或物流处在规定的时间将合理数量的原料送达公司仓库，并同时关注到货的情况。
4.5若库存较少，则及时的通知生技部对可代换原料做好换料准备，以防措手不及。
若原料在进厂检验中合格，而在使用过程中发现不合格，采购部应立即将此批原料进行封存。
同时，将基本情况通报给厂家，并协商解决具体的办法，具体参照《退货基本流程》。
5、不合格产品处理：5.1退货：作业流程示意图如下：5.1.1即时退货处理：5.1.1.1若原料在司机未离开公司时发现不合格，仓管员应立即上报采购员进行处理。
采购员立即联系厂家或物流处，若该运输车辆可以装货离开，则要求厂家立即发传真（包括司机、车牌号、联系方式、退货数量等）。
5.1.1.2仓管员组织人员为其装货，装货完毕后开具《发货清单》，且按照10元/吨向司机收取装卸费，并为其开具收款证明，给运输车辆按规定办理出厂手续。
5.1.1.3仓管员在当日《XXXX原料入库日报表》中表示一正一负两笔收货，且在正的收货一行“备注”栏中注明“检验不合格”字样，在负的收货一行“备注”栏中注明“退货”字样。
5.1.1.4勤接到仓管员的《XXXX原料入库日报表》后，应在当天的《原辅材料收支存日报表》中的备注中标明收货与退货的数量，并注明原因如“检验不合格退货”字样。
5.1.1.5采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货数量、时间及其原因等。
5.1.2延期退货处理：5.1.2.1若原料在司机离开公司或者在使用过程中发现有质量问题，采购员应立即联系厂家或物流处说明基本情况。
5.1.2.2采购员与质管部原料测试组进行沟通，要求对不合格原料进行复检，协调管道生技部对问题原料进行试料。
5.1.2.3如果复检合格，且管道生技部试料后正常，则做入库处理。
5.1.2.4如果复检不合格，且管道生技部试料后，发现原料不能正常使用，则应立即联系厂家做退货处理。
5.1.2.5采购员在同供应商协调好退货日期后，通知仓管员准备好退货，并要求厂家发传真确认（包括司机、车牌号、联系方式、退货数量等）。
5.1.2.6。
采购员建立原料质量问题的台帐，详细注明退货的数量、时间及其原因等。
5.2放行：若质检检验不合格但生技部试料后对生产影响不大，同时合格品原料的库存较少并且在没有可代换原料的情况下，为了保证生产，可以走放行程序。
5.2.1采购员填制《紧急放行申请单》，采购部负责人签字，质管部负责人确认，公司总经理审批。
5.2.2签批后的《紧急放行申请单》，采购部留存一份，复印送质管部，各生技部各一份。
5.2.3采购员必须对放行的原料使用情况进行跟踪，并第一时间联系厂家配送新的原料。
6、各基地原料之间的调拨：出于采购成本或者其他原因考虑须在几个生产基地进行原料调拨时，采购部必须按如下作业流程开展工作。
作业流程示意图6.1XX调拨给其他基地：6.1.1采购员收到其他基地调拨原料的书面通知后，应立即联系供应部安排运输车辆事宜。
6.1.2车辆到达公司后，仓管员应立即组织装卸工装车。
同时，仓管员必须立即开具发货清单，购货单位为对应公司，单价（不含税）从采购员处了解，《发货清单》由部门负责人签批确认。
《发货清单》一式五联，“存根联”和“仓库联”由仓管员保管，“财务联”交财务和对应公司进行往来核算，“客户联”交司机带到对应公司供应部相关人员，“门卫联”交司机作出厂之用。
6.2其他基地调拨给6.2.1采购员应先行联系其他公司采购部负责人确定好调拨事宜，填写《XXXX 原料订购单》，并经经理签字后传真至采购部、供应部。
6.2.2仓管员在收到货后凭两公司开具的发货清单开具《入库单》交采购员。
6.2.3待对应公司发票到公司后，采购员审核无误后的发票后附入库单交财务入帐。
7、逾期到货作业流程示意图7.1若供应商因某些原因而不能按时到货。
采购员应立即同供应商取得联系了解具体情况，并根据不同情况采取切实可行的补救措施。
7.2若公司仓库有可替代产品，应立即组织装卸工上料；若公司仓库没有可替代产品，采购部应立即联系其他基地采购部、供应部调拨解决。
7.3同时，采购部应立即填写联系单联系生技部做好换料的准备工作。
7.4对于因此次事件给公司带来的损失，采购部应联系供应商进行索赔，并以书面形式留底待查，同时复印一份交财务部入帐处理。
8、付款流程：9、新原辅料引进流程：9.1. PVC原则上有物流管理处负责引进，公司负责相关检测验证工作。
9.2.其它原辅料由XX公司负责引进。
采购部为扩大原料供应渠道引进。
研发部或管道生技部为改善产品性能引进。
9.3原料检验：9.3.1采购部在收到原料样品后以后，将新原料送交相关部门。
应第一时间填写《原辅材料检验通知单》交质管部进行检验。
9.3.2质管部根据《原辅材料检验规》对新原辅料检验后，开具《XXXX原材料分析结果报表》抄送管道生技部、研发部、采购部公司技术主管及总经理。
9.3.3若产品性能指标不合乎检验标准，采购部应在第一时间将《分析结果报表》传真至辅料厂家或集团物流处，与其沟通该原料的适用性。
9.4.试验过程跟踪：9.4.1若原料性能符合公司标准，采购部应跟踪生技部或研发部的试料情况。
9.4.2质管部将过程检验结果《试料对比检测报告》一份送交采购部。
对于PVC 的报告采购部传真至物流处，由物流处联系和安排后续工作。
其它原料报告由相关联系部门与厂家联系安排后续工作。
初试报告该辅料合乎技术要求，采购部应立即联系厂家或物流处，进行批试的准备工作，协商最终价格，并安排到货情况。
9.4.3原料小试合格后，由管道生技部或研发部开具《批试指令单》，经公司相关领导签批后，送采购部一份，采购部根据相关部门的用料要求进行原料采购。
9.4.4试料原料到厂后，采购员必须通知仓管，对数量、牌号等进行确认，如果是现用供应商对原料进行的调整，则必须与以前的原料进行明确的区分，以防混堆而导致用错料。
9.4.5批试过程中必须加强与相关部门沟通，对用量变化及时了解，保证原料供应。
9.4.6若批试报告为该原料合乎技术要求，采购部立即联系厂家或物流处进行备料，并完成《合格供方评价表》后列入合格供方。
包装材料采购工作流程一 、包装材料的围1、 包装材料：主要是产品的外包装材料，如保护膜、塑料膜（筒膜）、打包带、胶带、收缩膜、纸箱、打包带、编织袋等。
2、 配套材料：主要是产品组成的配套材料及设备的耗材，如管卡丁、螺钉螺母、铜件、胶圈等，耗材如喷码机溶剂、油墨、印字机稀释剂等。
二 、 基本工作流程示意图三1、 物资申报1.1 包装仓库库管根据生技部的实际生产情况、现有库存数量和采购部制定的包装配套材料库存控制标准及包装材料供货周期表填制《物资采购申报单》（见附表一）。
采购员对申报单上物品的规格、数量及其合理性进行审核并签字。
包装材料申报单的签批顺序为：申请人→申请部门复核→部门经理审核→总经理签字。
1.2其他部门如服务部申报的样窗纸箱、营销资料箱、样窗包装膜等由服务部根据部门需要自行申报，签批完全后交采购部。
1.3注意事项1.3.1仓管员必须每天抽出一定时间到生产车间或了解生产情况，了解容包括近期生产安排、在线产品的生产量预期、包装配套材料的使用情况及是否有大的订单等，以便进行合理的备库。
