档案员培训—归档文件整理细则

１ 《归档文件整理规则》讲稿 虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。 2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法 — “立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。 我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。 下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。 一、适用范围 《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样

２ 可参照标准执行。 《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。 国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。 对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。 二、归档文件整理的组织工作 归档文件整理工作既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，直接关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用。归档文件整理工作涉及到形成文件材料的各个部门，因此，必须周密组织和有效地指导、监督，以保证这项工作能够高质高效地完成。组织工作包括：确定整理工作的环节、重视归档文件的平时积累、建立相关制度以及整理工作的指导、监督。 ㈠确定整理工作环节 确定整理工作环节，是指在一个立档单位正确选择进行归档文件整理工作的部门或人员，也就是规定由哪一级机构、哪些人员来完成文件

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归 档 文 件 整 理

方 法 步 骤 档案工作业务培训教材

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目 录

1. 第一讲 归档文件的收集..........................................................1

2. 第二讲 归档文件的价值鉴定..................................................1

3. 第三讲 归档文件的装订..........................................................4

4. 第四讲 归档文件的分类..........................................................4

5. 第五讲 归档文件的排列..........................................................8

6. 第六讲 归档文件的编号........................................................10

7. 第七讲 归档文件的编目........................................................11

8. 第八讲 归档文件装盒............................................................13

9. 第九讲 《规则》与计算机档案管理.....................................15

10. 归档文件整理流程图...............................................................18

中铁大桥局集团归档文件整理细则

第一章 总 则

第一条 为适应档案管理现代化，简化立卷程序，提高工作效率，更好地为集团公司各项工作提供优质服务，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）和《中国铁路工程总公司归档文件整理规则》，结合集团公司档案工作实际，重新修订《中铁大桥局集团归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。

第二条 本《细则》规定了归档文件整理的原则和方法。

第三条 本《细则》适用于中铁大桥局集团所属各单位。

第二章 定 义

第四条 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第五条 归档文件整理

将零散的文件材料，根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的过程。

第六条 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件(如定稿过厚不易装订可单独为一件);正文与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；原件与附件为一 件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开(但必须标识存放的关联位置);没有批复的重要请示可视为一件。

第三章 整理原则

第七条 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值便于保管和利用。

第四章 质量要求

第八条 归档文件应齐全完整，模糊或已破损的文件应予修整复制。

第九条 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。

第十条 本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。

第十一条 计算机起草的文件底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿可以不归，但要在归档说明中注明。

归档文件整理细则

1.总则

1.1 为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》，结合我市实际情况，制定《朝阳市归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。

1.2 本《细则》适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。

1.3 本《细则》所指的归档文件，是立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的、具有保存价值应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2. 整理原则及质量要求

2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。

2.2 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修复,字迹模糊或褪变的文件应予复制。

2.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3. 整理方法

3.1 归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。下列文件在实体装订时可作为一件： 3.1.1 文件正本与定稿为一件；

3.1.2 正文与附件原则上为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；

3.1.3 原文与复制件或手抄件为一件；

3.1.4 转发文与被转发文为一件；

3.1.5 文件处理单与文件为一件；

3.1.6 来文与复文为一件。下级机关向本级机关的请示与本机关的批复为一件 ；本级机关向同级或上级机关的请示与这些机关的复文可各为一件；

3.1.7 重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件；

3.1.8 一次会议上的若干份文件各为一件；

3.1.9 各种会议记录每一次为一件；

3.1.10 报表、名册、图册等按其本来的装订方式，一册（本）作为一件；

3.1.11 归档文件的中文文本与外文文本为一件。