办公室环境管理-(1)PPT课件

办公室环境管理
一
办公室环境的构成
办公室的环境分为软环境和硬环境。 软环境——办公室的工作氛围、人际关系、 秘书人员的素质等。 硬环境——办公室的空气、 光线、声音等。

（一）构成办公环境的要素

空气。要有良好的通风、温度要适宜。 室温20——25度。 光线。光线应充足。自然光为好，光 线不应引起计算机屏幕的反射。 声音。保持肃静、安宁的气氛。应有 一定的吸音、静音设施。
经常清理参与使用的文件柜、书架、物 品柜等共用资源。 注意清理由你负责的接待区或会议室， 并在访客离开或会后立即清理，保证下 一个访客或会议前又显现一个清洁整齐 的环境。
⑤公用资源摆放有序，用后归位
文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆 放，常重的、大的放在下面，轻的、小的放 上面，且摆放有序，便于取用，并做到用 后归位；
（三）办公室布置的具体要求 1、办公桌的排列按照直线对称的原则和工作 流程的顺序，以最接近直线为佳，同室工作 人员应朝同一方向。 2、各座位间通道适宜，应以事就人。 3、领导应位于后方。 4、常用设备位于使用者处。 5、电话最好是5平方米空间范围内一部。 6.光线应来自于左方。
三、保持工作环境整洁
（三）开放式和封闭式办公室优缺点
优点 开 放 式 缺点
1、灵活应变，工作位置随需要而 移动、改变 2、节省面积和门、墙等，节省费 用，能容纳更多的员工 3、易于沟通，便于交流 4、易受监督，员工的行动易得到 上司的督察 5、容易集中化服务和共享办公设 备
1、难保机密 2、难集中注意力，员工 易受电话等干扰 3、办公区域噪音太大 4、员工难于找到属于自 己的私人空间
4、将常有外宾来访的部门置于部门入口处， 否则应规定来客须知。 5、自动售货机、公告板置于不造成拥挤处。 6、主管座位置于员工座位之后。 7、自然光来自桌子的左上方或斜后上方。不 要面对窗户、太靠近热源、坐在通风线上。 8、电源插座充足。 9、常用的设备与档案应置于使用者附近。 10、预留充分的空间，以备最大的工作负荷 的需要。

设定各部门员工工作空间 3 选配办公家具及设施 4 绘制办公室座位位置图 5 合理安放设备
缺点
1、难保机密 2、很难集中注意力，员工容易受电话、 人们走动等干扰 3、房间易有噪声，影响他人 4、员工难于找到属于自己的私人空间
1 封闭室办公室
封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对
独立办公室的做法。
优点
1、比较安全，可以锁门 2、易于保证工作的机密性 3、易于员工集中注意力，从事细致或 专业工作 4、易于保护隐私，明确办公空间由自 己使用
布置办公室
1 布局类型
C
O
2 布置原则
N
T
E
3 考虑因素
N
T
S
4 布置程序
布局类型
开放式办公室
封闭式办公室
1 开放式办公室
开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。
优点
1、灵活应变，工作位置能随需要而移 动、改变 2、节约面积，节省费用，能容纳更多 的员工 3、易于沟通，便于交流 4、易受监督，员工的行为容易得到上 司的督察 5、容易集中化服务和共享办公设备
缺点
1、费用高 2、难于监督工作人员的活动 3、难于交流，员工被分隔开，易感觉 孤独
1 方便 2 舒适整洁 3 和谐统一 4 安全
考虑因素
考虑因素和具体要求
• 职工的人数：人数多,需要的空间就要大,费用也要增加面积越大 • 机构的建制和办公空间的分类：需要多少个部室,各部室的工作性质和职能 • 组织经营的性质或内容：需要多少个部室,各部室的工作性质和职能 • ……

D、其他，如报纸应及时上架，或经授权由秘书阅办；
第二十四页，共50页。
（5）、阅办： A、秘书应认真仔细阅看文件，重点部分用红笔
标出，提醒上司(shànɡ sī)注意； B、可以为上司提供有关依据(yījù)，提出初步处理意见;
C、较长文件可做摘要处理(chǔlǐ)，置于信件前面；
第二十五页，共50页。
（3）、光线、空气和温度 A、光线；
a.应尽量使用自然光，办公桌不能紧靠窗户，否则光线 直射办公桌；
b.如自然光不足，
可用台灯，一般为20-30W； 可用整体灯，以日光灯为主，安置在室顶，不应五颜 六色；
第四页，共50页。
B、空气：人员(rényuán)流动大，保持空气流通；
C 、湿度(shīdù)：20-25度；
2、做好信息的保密工作
口头信息的安全及保密工作
纸面信息的安全及保密工作 电子信息的安全及保密工作
第九页，共50页。
七、突发事件的处理(chǔlǐ)
重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生的严重危 害国家利益、破坏社会(shèhuì)稳定、造成重大社会(shèhuì)影响的事 件。
1、事故处理的基本原则和基本要求
主动性； 繁杂性
第十一页，共50页。
二、通讯(tōngxùn)工作：电话、邮件、电报、传真、网络
电话(diànhuà)礼仪
电话是企业内对外沟通最常使用的工具，从电话的接听、 挂断等小小动作上，能评断出这家公司的员工是否经过良好的 训练，也同时可以看出(kàn chū)这家公司的管理是否有效率。
您已是企业内的一份子，您每一次电话的应对，都影响着 企业的声誉，希望您能注意电话的使用技巧.
• 来电找的人不在
Hale Waihona Puke 代接电话的流程(liúchéng)

两位领导在同一事情上有不同的意见，秘书最 终遵照第一把手的意见执行，是比较妥当的。按 照领导班子民主集中制的建设原则，秘书执行主 要决策人的意见，这是按组织原则办事。
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办公室的职能与特征
职能：政务（或业务）服务和事务管理 特征：服务性，分散性，专业性，主 动性，繁杂性。
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办公室实务的范围和内容
射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动精品化文档 设备，应有其独立的
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考考你
1、 怎样优化办公设备？
配备合适光源 选择理想的办公桌椅 安装隔音设备 选择合适的屏风、窗帘、档案柜 调节合适的空调温度 合理放置办公设备
2、怎样美化办公环境？
办公室装饰 办公室绿化
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办公环境管理
②布置的原则
采用一个大间办公室。
使用同一大小的桌子。
档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。
采用直线对称的布置。
主管的办公区域需保留适当的访客空间。
将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。
主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于
控制和监督。
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办公环境管理
②布置的原则 全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧
办公室文化
• 办公室文化： • 组织文化在办公室环境、工作模式、人际
关系、精神面貌等各方面的表现。
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露宝：比尔·盖茨的秘书兼“母 亲”
• “邂逅”大龄女秘书 • 在“娃娃公司”的日子 • “垃圾”事件