报销单据填写规范表
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文件类别 报销单据填写规范 文件编号 RL-CW-002
版 本 号 A/1
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第一章 费用报销单据填写及粘贴规范
针对公司员工日常报销中存在的问题，现对报销单据填写和粘贴规范如下：
一、 费用报销单据分类：
单据名称 使 用 说 明
差旅费报销单 内部职员发生的出差费用（车、船、飞机票、住宿费、误餐费、补贴等）。出差过程中的交际应酬费用应单独填写《费用报销单》。
费用报销单 内部职员发生的除差旅费以外的费用填写费用报销单（应酬费、电话费、零星采购等）。
付款申请单 付款申请单是申请对公司外部支付的单据（支付给供应商）。
二、单据的填写规范：
1、 差旅费用报销单
(1)差旅费报销需按时间顺序逐次填写，并且按照交通、住宿、误餐费等分项填写，交通费用应注明起始地点，住宿费需注明几个晚上，一张单子上如有不同的出差地点需注明所属区域。
(2) 差旅费报销单各项目的填写：报销部门以各部门名称为报销部门、填报日期以填写差旅费报销单日期为准、姓名为出差当事人、职别为厂牌的职务、出差事由为出差需要办理的事项、出差起止日期为出差的开始日到结止日、单据张数为报销单后附贴单数、日期为实际出差日期、起讫地点为出发地及抵达地、天数为出差天数、机票费为坐飞机的费用、车船费为跨市发生的长途报销单据
差旅费报销单 费用报销单 付款申请单 文件类别 报销单据填写规范 文件编号 RL-CW-002
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车费及船费、市内交通费为在市内坐公交车发生的费用、住宿费为出差住宿费用、出差补助为出差跟据公司的补贴标准填写、住宿节约补贴不用填、其他为除以上项目以外的费用。
2、 费用报销单
（1）报销部门以各部门名称为报销部门、日期为填报日期、单据及附件为报销单附件张数、用途为业务内容性质、金额为实际发生的金额。
（2）费用报销单只对内部员工发生除差旅费以外的真实业务填写此单。
3、付款申请单
（1）付款申请单为公司对外付款的专用单据。1、采购付款：零星采购付款的由采购部填写付款申请单需收齐送货单、入库单、采购单、发票。2、工程付款：工程付款由工程跟进人员跟据验收单填写付款申请单并附合同交财务审核付款。3、维修付款：由各部门跟据设备维修申请单、报价单及维修验收单填写付款申请单。
（2）申请单位全称为公司全称、制单人为提请付款人员、申请日期为填写填单日期、收款单位为结算中收款公司的全称、付款方式以基本户转账的为含税、现金转账的为通过现金转账给对方、现金的为对方来我司拿现金。付款事由简要填写付款内容、收款人及电话为收款联系人及电话、开户银行及账号为基本户及现金转账的需要填写、如有特殊情况需备注方便财务准确无误地付款。
4、借款单
（1）部门为各部门、姓名为借款人名字、借款用途为借款需要办理的事项、借款预计还款时间为还款日期、审核为部门负责人签字同意、借款人签字为收到财务的现金时当场签字确认、全部借款单都需总经理签字批准。
（2）借款单要填写详细的借款用途、所借款项要根据及时报销的原则核销超期未核销的从其工资中扣除。
三、单据填写要求
（一）票据的填写
必填内容包括：日期、事由、大小写金额、报销人、审批人。金额大小写前一档空白处应填写“￥”，大写中的0值要用零表示，金额小写前一档空白处应填写符号“￥”
报销单据的填写必须使用黑色钢笔或黑色签字笔，严禁使用圆珠笔填写或签名。填写时必须文字及金额正确、字迹工整、无涂改。正确的数字大写及货币单位：壹、贰、叁、肆、伍、陆、 文件类别 报销单据填写规范 文件编号 RL-CW-002
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柒、捌、玖、拾、仟、万、亿、元、角、分、零、整。
（二）、票据的粘贴
取得报销票据后应妥善保存，勿搓揉污损。票据的粘贴应做到整齐、均匀、规范。票据应粘贴在粘贴单装订线右侧，并且不超出粘贴单的左边线。如票据较大，将票据折叠成与粘贴单边线对齐，粘贴较多票据时，尽量使票据在粘贴单上均匀分布，使整张粘贴单厚薄均匀，票据过多时可以使用两张以上的粘贴单。粘贴车票应按先后日期顺序依次排列粘贴，并注明行车路线（始发地点—到达地点）及乘车日期，出租车票需在背面注明起始地，无日期的注明日期，市内公交车、出租车、长途车票严禁有连号票。
四、交单及报销流程：
凡属当月发生的费用原则上一定要当月报销，因公跨月出差的，出差人应于返回公司后一周内报销所发生的费用。
报销人发生报销填写报销单 报销人部门主管、经理复核 财务部
（接单人员）
财务经理审核 总经理核批 出纳报销
报销人员签字确认
