报销单据规范办法

报销单据规范办法

报销单据规范指引1.为了加强报销费⽤的监控管理，保证公司的费⽤开⽀能严格控制在预算范围

内，提⾼公司的整体竞争⼒，特制定本办法。2.报销单据的填写要求:

费⽤报销单必须⽤蓝、⿊⽔笔或中性笔填写，各项要素必须填写齐全，所写内容必须与所附发票相符。如属于替补发票，⽤铅笔标注实际业务内容，⽅便审批领导签阅，⼊账时需要擦掉。招待费的敏感内容也需⽤铅笔填写。3.报销单据的粘贴要求：

报销单据必须⽤胶⽔粘贴附件，不得使⽤订书针、⼤头针、回形针串别。

不符合规定的，财务部做退回处理。

各种单据粘贴必须整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务⼈员⽅便复核报销⾦额、核实票据真伪、装订凭证等后续⼯作。4.各种车票据的要求：

各类长途飞机、车、船票均须有发票专⽤章，票⾯⾦额清楚。背⾯应有经办⼈签名、⽇期、起⽌地址、。超过报销标准票据须经董事长批准。5.其他票据的要求:

1）所有普通发票（包括定额发票、⼿写发票、机打发票）必须为新版通⽤发票，旧版发票⼀律不予报销（后附税务局相关通知）。2）报销发票应当清晰记明公司名称，（单位名称必须全称，否则视为⽆效。

公司名称如有变动，报销发票填写公司名称随即变动）、开票⽇期、货物名称、型号、单价、⼤⼩写合计⾦额、开票⼈签名、开票单位发票专⽤章和当地税务局机关的发票专⽤章。所有的报销票据不得涂改、挖补、否则视为⽆效。3）住宿费发票正⾯必须有出票⽇期、⼊住和退房⽇期、住宿费⽤项⽬、单价、总⾦额、出票⼈签名及出票单位公章、发票专⽤章等。4）电话费⽤必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证。

5）发票遗失等⽆发票报销需写明原因并经董事长签批⽅可报销。

6.所有收据⼀律不能作为报销凭证，各类报销单据凡不符合上述标准的，财务

部有权拒绝报销。7.报销⼈营私舞弊、弄虚作假，视情节严重程度给予不予报销、罚款等处罚。

附件⼀

⼭西省地⽅税务局关于普通发票换版的公告

为了进⼀步加强我省地⽅税务系统普通发票的管理，提⾼纳税服务⽔平，按照《国家税务总局〈关于印发全国普通发票简并票种统⼀式样⼯作实施⽅案〉的通知》（国税发[2009]142号）的要求，我局决定从2012年1⽉1⽇起正式启⽤⼭西省地⽅税务局新版普通发票，现就我省地⽅税务系统普通发票换版有关事项公告如下：

⼀、普通发票换版时间

我省地⽅税务系统新版普通发票换版⼯作从2010年下半年开始试点推⼴，2011年为发票换版⼯作过渡期，新版普通发票和旧版发票可以同时使⽤，2012年1⽉1⽇起，新版普通发票正式启⽤，旧版发票停⽌使⽤（暂时保留发票除外）。

⼆、新版普通发票的种类及规格

新版普通发票取消了按⾏业进⾏分类的设置，对发票种类进⾏了减并。新版普通发票分为“⼭西省地⽅税务局通⽤机打发票、⼭西省地⽅税务局通⽤⼿⼯发票和⼭西省地⽅税务局通⽤定额发票”三⼤类。

通⽤机打发票按开具⽅式分为平推式机打发票和卷式机打发票。机打平推式发票基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。卷式发票的基本联次为⼀联，即发票联，也可为两联，即第⼀联为发票联，第⼆联为存根联或记帐联。通⽤机打发票通过⼭西省地⽅税务局统⼀开发的普通发票管理系统开具，该系统免费提供给纳税⼈使⽤。通⽤⼿⼯发票分为千元版和百元版两种版别。⼿⼯发票基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。通⽤定额发票按⼈民币等值以元为单位，分为壹元、贰元、伍元、拾元、贰拾元、伍拾元、壹佰元，共7种⾯额，定额发票联次为并列⼆联,即存根联和发票联；有奖发票为并列三联，即存根联、发票联、兑奖联。

三、暂时保留发票

为了保证现⾏税制和特殊⾏业的管理需要，按照国家税务总局相关规定，结合我省实际情况，暂时保留发票主要分为以下两部分，⼀是国家税务总局暂时保

留的发票，包括发票换票证、公路、内河货物运输统⼀发票、建筑业统⼀发票、销售不动产统⼀发票、航空运输电⼦客票⾏程单等。⼆是我省管理的暂时保留的发票，包括机打车辆通⾏费发票、经营性医疗机构各种发票、机打⼭西省汽车客票、公路内河客运补充客票、统⼀收款收据、特种收款收据以及通⽤发票⽆法涵盖的各类门票等。

四、新版普通发票的防伪措施及鉴别⽅式

为了便于⼴⼤纳税⼈在实际使⽤过程中更加⽅便、快捷的查询和鉴别新版普通发票真伪，我们采⽤了以下措施：

（⼀）新版普通发票的防伪措施

新版普通发票票⾯中央在荧光灯下可见“XX地税监制”字样（如太原市印制的发票为“太原地税监制”）。

新发票监制章内圈设计为微缩⽂字，内容为“⼭西XX地税监制”（如太原市地⽅税务局使⽤的监制章为“⼭西太原地税监制”）。

新版通⽤定额发票采⽤开窗夹线防伪纸印制，防伪纸上印有“⼭西地税”字样⽔印，防伪⾦属线上印有“⼭西地税”字样。

（⼆）发票信息查询措施

新版发票可以通过⼭西省地⽅税务局普通发票查询系统，对发票信息进⾏查询。消费者通过登陆⼭西省地⽅税务局门户⽹站，点击进⼊普通发票查询系统，输⼊指定条件，即可查询该张发票的相关信息，辨别真伪。

五、法律责任

（⼀）使⽤新版普通发票的单位和个⼈必须按照税务机关的规定领购、使⽤新版普通发票。严禁私印、私售、伪造、倒卖、转让发票。

（⼆）对各种违反发票管理规定的⾏为，各级地⽅税务机关将严格按照《中华⼈民共和国发票管理办法》及其实施细则有关规定予以处罚。情节严重、构成犯罪的移送司法机关追究刑事责任。

（三）任何单位和个⼈有权向税务机关检举揭发违反发票管理规定的⾏为。

六、其它事项

此次普通发票统⼀换版⼯作是建国成⽴以来范围最⼤、影响最深的⼀次普通发票改⾰举措，通过⼤幅度简并发票种类，全⾯扩⼤机打发票使⽤范围，⼤⼒压

缩⼿⼯发票，合理使⽤定额发票，逐步建⽴全省集中的具有发票开具、信息采集和信息查询功能的普通发票管理平台，在进⼀步⽅便⽤票单位或个⼈使⽤发票的同时，将有效遏制虚假发票，规范发票秩序，优化税收环境，请⼴⼤纳税⼈和社会各界⼤⼒⽀持。

新版普通发票式样和规格、暂时保留发票种类以及发票换版⼯作其它未尽事宜，请登陆⼭西省地税⽅税务局门户⽹站了解，或者向主管税务机关进⾏咨询。

⼭西省地⽅税务局门户⽹站⽹址为：http://www.doczj.com/doc/78a92ad433d4b14e8524682d.html

特此公告。

⼭西省国家税务局关于普通发票换版的公告

为进⼀步加强和规范普通发票管理，提⾼纳税服务⽔平，国家税务总局决定⾃2011年1⽉1⽇起，在全国范围内统⼀使⽤新版普通发票。我局已按总局要求，做好换版前的各项准备⼯作，现将我省国税系统普通发票(不含增值税普通发票)换版有关事项公告如下：

⼀、普通发票换版的时间安排新版普通发票将于2011年1⽉1⽇启⽤。2011年1⽉1⽇⾄3⽉31⽇为新版、旧版普通发票的换版过渡期，过渡期内新旧版普通发票可同时使⽤。2011年4⽉1⽇起，全省统⼀使⽤新版普通发票，旧版普通发票⼀律停⽌使⽤。⼆、新版普通发票的票种设置

本次发票换版取消原来按⾏业（⼯业、商业、加⼯、⽔电、收购业）分类所进⾏的票种设置，对现有票种进⾏⼤幅精简、压缩，改按填开⽅式简并为通⽤机打发票、通⽤⼿⼯发票和通⽤定额发票3⼤类，供⼴⼤纳税⼈选择，以⽅便纳税⼈⽤票，有效降低纳税成本。新版发票票样在⼭西省国家税务局⽹站上（http://http://www.doczj.com/doc/78a92ad433d4b14e8524682d.html ）公布，纳税⼈可登录浏览或下载。

三、新版普通发票的具体规格

新版通⽤机打发票分为平推式和卷式两种。平推式机打发票按规格分为210mm×297mm、210 mm×139.7 mm、190 mm×101.6mm共3种规格；卷式机打发票按规格分为57mm×127mm、76mm×127mm、82mm×127mm共3种规格。

新版通⽤⼿⼯发票分为百元版、千元版共2种版式。

新版通⽤定额发票按⼈民币等值以元为单位，划分为壹元、贰元、伍元、拾元、贰拾元、伍拾元、壹佰元，共7种⾯额，规格为175mm×77mm。有奖发票规格为213mm×77mm。

按照国家税务总局的有关规定，保留“机动车销售统⼀发票”、“⼆⼿车销售统⼀发票”。同时考虑我省的特殊原因，暂时保留“公路出省⼝煤焦管理站普通发票”、“公路煤焦销售营业站普通发票”和部分企业冠名发票。

四、新版普通发票的防伪措施和真伪识别⽅法

新版普通发票的防伪措施分为⾯向公众的公众防伪措施和⾯向发票鉴定⼈员的特殊防伪措施。

（⼀）公众防伪措施

为了不增加纳税⼈购票负担，新版普通发票⽤纸继续使⽤原规定纸张，采⽤物理防伪和信息防伪相结合的技术。公众防伪措施是按照⽅便企业和消费者查询辨伪的原则进⾏设置的，尽量简化防伪措施的辨别⽅式，消费者和⽤票单位财务⼈员凭⽬测的⽅法可以辨别发票真伪。

（1）印刷纸张防伪：新版通⽤⼿⼯发票的发票联、抵扣联采⽤专⽤⽔印纸印制，透光可见“⼭西国税”的⽔印字样。

（2）浮雕⽂字、隐形荧光防伪：新版通⽤⼿⼯发票、通⽤定额发票的发票联正⾯印有浮雕⽂字“⼭西国税”、“SXGS”字样。并在发票联的右下⽅印制有隐形荧光⽂字“⼭西国税监制”字样，在紫外线灯下呈荧光反应。

（3）微缩⽂字防伪：新版通⽤定额发票的发票联在放⼤镜下可看到⾦额版字样下的底纹中有“⼭西国税”字样。

（4）底纹团花防伪：新版通⽤⼿⼯发票和定额发票的发票联印有彩⾊底纹和同⾊团花，底纹和团花由国税机关不定期更换。

（5）密码标贴防伪：新版通⽤定额发票的发票联上有⽤银浆覆盖喷印的防伪密码标贴，实⾏密码防伪。

（⼆）特殊防伪措施

加密开锁防伪：在除卷式发票以外的新版通⽤发票发票联左上⽅印制个性化的防伪图案，防伪图案由若⼲条粗细不相同的线条组成，由于线条粗细不同⽽

导致图案颜⾊显现差异，表⾯看不到任何信息，通过专⽤的开锁膜⽚查看可显⽰“⼭西国税”的隐藏⽂字。

（三）新版普通发票真伪识别⽅式

为了便于各地税务机关和纳税⼈查询识别，在新版普通发票的背⾯印有公众防伪措施以及查询识别⽅式，⼭西省国家税务局及各市国家税务局在⽹站上公布普通发票公众防伪措施。社会各界和税务⼈员可通过登陆⼭西省国家税务局⽹站（http://www.doczj.com/doc/78a92ad433d4b14e8524682d.html ）“发票真伪查询”栏⽬，查询和识别发票真伪。五、法律责任

（⼀）所有印制、使⽤普通发票的单位和个⼈都必须按照税务机关的规定领购、使⽤新版普通发票，严禁私印、私售、伪造、倒卖、转让发票。

（⼆）对各种违反发票管理规定的⾏为，各级国税机关将严格按照《中华⼈民共和国发票管理办法》及其实施细则有关规定予以处罚。情节严重、构成犯罪的移送司法机关追究刑事责任。

（三）任何单位和个⼈有权向税务机关检举揭发违反发票管理规定的⾏为。

此次普通发票简并票种统⼀式样⼯作是新中国成⽴以来范围最⼤、影响最深的⼀次普通发票改⾰举措，通过“简并发票种类，强化机打票使⽤，压缩⼿⼯发票，合理使⽤定额发票，解决信息采集”等⼿段的运⽤，将更加⽅便纳税⼈使⽤发票，对于遏制虚假发票、提⾼普通发票管理和数据应⽤⽔平也将起到积极的作⽤，请⼴⼤纳税⼈和社会各界⼤⼒⽀持。