行政专员岗位职责说明书

LOGO ******有限公司

岗位说明书 文件编号

版 本

生效日期

拟订 审核 批准 第 1 页 共 3 页

职务与姓名 密级：

签批与日期 保管：

基

本

资

料 岗位名称 行政专员 岗位编号 DLT-XZRS-001

所在部门 行政人事部 本岗位编制 1 人

直接上级 行政人事部长 直接下属人数

直接下级

岗位名称 编制日期 2016-5-8

本岗位设置目的 根据公司战略规划和经营计划的要求，在上级的指导下，负责行政后勤工作的开展，为公司战略目标的实现公司行政后勤保障服务。

岗位职责与工作任务

本部门业务发展规划和落实 根据公司的战略规划和经营计划，制订个人的发展规划和工作计划

按期进行工作总结，向上级总结汇报各项工作

负责行政工作正常有序的开展，实现行政后勤保障服务

行政制度管理 组织制定和完善公司各类行政管理制度和办公管理制度

组织检查督促各部门对行政管理和办公制度的执行

组织审查各部门制度制定的规范性和统一性

按照相关的规章制度处理各种违规违纪行为

福利政策执行

及管理 组织按照公司福利相关制度进行各类物资的发放与管理

组织开展对员工宿舍的管理

组织开展对公司车辆的管理

日常行政事务办理 组织开展办公卫生、消防安全、快递收发、客户接待等日常行政类管理工作

组织各类文书档案的收集、整理、归档和管理

协助组织办理公司证照、工商行政手续等事务

办公环境卫生管理 组织制定和完善办公环境管理制度，营造舒适干净的办公环境

办公环境卫生的检查和监督

办公环境卫生评分和周汇总、月汇总

办公环境卫生的奖励和惩罚 LOGO ******有限公司

岗位说明书 文件编号

版 本

生效日期

拟订 审核 批准 第 2 页 共 3 页

职务与姓名 密级：

签批与日期 保管： 物资管理

组织按照公司福利相关制度进行各类物资的发放与管理

负责公司办公用品的采购，保证办公用品的正常运作

岗位职责说明

岗位：行政助理 编号: HR-XZ004

职位概要：

协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。

工作内容：

1. 负责整理公司相关行政性会议的会议纪要，撰写公司对内、对外行政公文；

2. 负责公司各类文档资料的分类保存并严格执行公司文档资料管理制度；

3. 负责安排员工宿舍的管理与租赁以及水电费的日常管理工作；

4. 具体跟进组织、协调好公司各类会议和活动；

5. 负责公司档案资料管理工作；

6. 负责党支部的组建与管理；

7. 负责固定资产、办公用品的采购与管理领用、统计及发放；

8. 负责后勤设施的维护工作；

9. 负责日常车辆的管理调度、油耗统计、维修保养等工作；

10. 负责公司的计算机网络建设、维护和管理；

15.完成领导交办的其它行政事务。

任职资格：

基本要求：

◆ 男女不限，年龄23—32岁。

◆ 良好的思想道德品质、心理素质和健康体能，能承受处理繁琐事务的工作压力。

◆ 自觉遵守公司的管理制度，接受公司的管理理念和公司企业文化的熏陶。

教育背景：

◆ 中文、行政等相关专业大专以上学历。

培训经历：

◆ 受过文书写作、秘书学、公共关系等方面的培训

经 验：

◆ 2年以上行政人事部助理或行政专员岗位相关工作经验。

技能技巧：

◆ 有良好的中、英文写作与口头表达能力，普通话良好。

◆ 有较强的文字功底，熟知各文种的写作要义。 ◆ 具备较强的观察、分析和归纳能力。

◆ 有一定的组织协调能力，善于与人沟通。

◆ 敏感性强，对周围事物变化有独到见解。

◆ 熟练使用办公软件、办公自动化设备。

态 度：

◆ 热爱本职工作，对工作认真负责。

◆ 有良好的服务意识和团队合作精神。

◆ 有创新和开拓精神。

工作条件：

工作场所: 办公室

行政专员岗位职责说明书

一、岗位标识

岗位名称 行政专员 所属部门 人事行政部 岗位级别 一般职员

岗位人数 1人 直接上级 人事经理 直接下级 无

二、本职工作

负责接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内外部客户提供支持和服务。

三、工作职责

1、接听电话，接收传真，记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。

2、对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员。

3、保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。

4、监督员工每日考勤情况，不允许作假包庇。

5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作。

6、负责办公用品的采购工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。建立办公用品管理台账，保证账物相符。

7、杜绝浪费办公用品，有效控制成本。不定时检查用品库存，及时申请采购。

8、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗。

9、责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。

10、上级交办的其他工作。

四、岗位权限

1、 对来电、来访者具有监督、决策权；

2、对办公用品具有保管、检查、监督权。

五、任职资格

经验要求 性 别 女 年 龄 20-25

教育背景 文秘、中文等专业大专及以上学历

工作经验 1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验

技能要求 具有良好的语言、文字表达能力，熟练使用办公软件及办公自动化设备。有一定的文字功底，语言表达流畅。能够熟练使用office、excel等软件和相关办公设

备

知识要求 接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范，了解办公室档案管理、用品管理方面的知识。

个人素质要求 身高160cm以上，外貌端正、声音甜美；性格开朗、工作认真细心，责任心强，具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力强。

城投集团公司行政专员岗位说明书

职位描述

城投集团公司行政专员是一个多样化的角色，需要处理和协调各种行政事务，以确保公司的高效运作。以下是城投集团公司行政专员的主要职责：

1. 协助安排会议和活动：负责预订会议室、发送邀请函、安排会议设备，并跟进会议的日程安排和会议记录。

2. 办公设备和文具物资管理：负责采购和维护办公设备、文件柜和文具物资库存，并确保及时供应。

3. 行政文件和文件管理：负责文件的整理、存档和索引，以确保文件的安全和易于访问。同时，协助其他部门的文件传递和存档工作。

4. 接待和来访者管理：负责欢迎访客、接待来访人员，并提供必要的指引和支持。同时，跟进访问权限和访客登记等程序。

5. 公司邮件和电话管理：负责收发公司邮件和处理来电，并确保及时转达和回复。同时，负责管理公司通讯录和电话系统。

6. 行政支持：为员工提供行政支持，包括预订差旅和酒店住宿、处理报销事宜、协助员工福利等。

7. 文件和报告的准备：协助各部门和高层管理人员准备文件和报告，包括收集资料、整理数据和排版编辑。 8. 办公室维护和安全管理：协助保持办公室的整洁和有序，并确保办公设备的正常运作。同时，跟进办公室安全和应急措施。

9. 会议纪要和跟进事项：负责记录会议纪要和行动计划，并跟进事项的执行情况。

任职要求

为了胜任城投集团公司行政专员的角色，应具备以下能力和经验：

1. 学历：本科及以上学历，行政管理、办公自动化或相关专业优先考虑。

2. 技能：熟练使用办公软件，包括Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint等）、电子邮件和日程管理工具。

3. 组织和协调能力：具备优秀的组织和协调能力，能够处理多个任务和紧急情况，并且具备出色的时间管理能力。

4. 沟通和人际交往能力：良好的口头和书面沟通能力，善于与各级别员工进行合作和沟通。

5. 保密性和责任感：处理机密信息时应具备保密意识，并对工作结果负责。