外贸跟单的流程及步骤

外贸跟单员的工作流程（含5篇）第一篇：外贸跟单员的工作流程外贸跟单员的工作流程1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问发电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。

收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要回复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：00~5：30一次复回。

因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。

打印出物的电邮要按款号存档。

（存档是一个最基本的一项工作，也是很重要的一项工作）2）收到客人原办和资料，拍照或画图，查客人资料是否齐全，包括：数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法，并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产，整理好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。

同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。

督促工厂能够按时交货。

收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价制做价目表给公司老板批准，老板批准OK后，会有一个报价给客人，待客复价钱OK即可做以下的工作了。

3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语），自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。

4）客人有头办评语，写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂。

要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办5）在做办期间，要做好生产制单及QC FILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。

还要一件正确的PP办。

PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。

6）PP办工厂要做3件（1件寄客；1件自己存，到时要给QC做查货用；1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对布料是否是正确，大货布，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。

外贸跟单具体流程及注意事项论述【序言】外贸跟单作为国际贸易中不可或缺的环节之一，在执行贸易订单时起着重要的作用。

它涉及到订单处理、物流运输、质量控制、文件制作等多个方面，需要跟单员具备细致、专业、灵活的工作能力。

本文将深入介绍外贸跟单的具体流程和注意事项，旨在帮助读者更全面地了解这一重要环节，为顺利开展外贸业务提供参考。

【一、外贸跟单的基本流程】1. 外贸订单接收与处理1.1 订单接收：收到客户订单后，及时向客户确认，并核实订单信息的准确性。

1.2 订单处理：与客户沟通确认交货日期、支付方式等重要细节，并将订单信息录入系统。

2. 商品生产与质量控制2.1 生产安排：根据订单要求，与生产部门协调生产计划，确保按时交货。

2.2 质量控制：监督产品质量，进行质检，并确保产品符合相关标准与客户要求。

3. 物流运输与报关3.1 物流安排：选定适合的物流公司，并合理安排运输方式和舱位。

3.2 报关手续：协助客户办理出口报关手续，准备相关文件，并确保符合目标国家的法规要求。

4. 文件制作与结算4.1 文件准备：根据订单要求，制作商业发票、装箱单、提单等相关文件。

4.2 结算与付款：协助客户办理货款结算，并确保款项按时到账。

【二、外贸跟单的注意事项】1. 沟通与协调能力外贸跟单员应具备良好的沟通能力，能与客户、上下游供应商、物流公司等各方保持及时有效的沟通。

2. 严密的文件管理跟单员需要建立严格的文件管理制度，确保各种单证齐全、准确，并妥善保存备案。

3. 熟悉贸易法规了解目标国的贸易政策和法规要求，遵守相关法规，避免在报关环节出现问题。

4. 注意货物质量跟单员要密切关注生产过程中的质量控制，确保产品质量符合客户要求，并及时处理质量问题。

5. 灵活应对问题在跟单过程中，可能会遇到订单变更、运输延误等问题，跟单员需要能够及时应对，寻找解决方案，保证订单顺利完成。

6. 防范风险在国际贸易中，存在一定的风险，如信用风险、法律风险等。

外贸人必知的跟单流程17大环节“跟单”在外贸工作中的重要性毋庸讳言。

即使到今天，还是有相当大一批的出口企业的外销员其实做的主要工作就是“跟单”---不是把客户的单給跟下来，就是把老板的单給跟下来。

所以，外贸人，尤其是新人必须掌握的外贸跟单全流程：1．客户询盘：一般在客户下Purchase order之前，都会有相关的Order Inquiry给我们，要做的是一些细节上的确认。

2．报价：外销员及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice 给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单PO。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C 已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

外贸跟单的工作内容及流程
外贸跟单的工作内容及流程主要包括：
1. 确认订单信息并订立合同：客户发出订单后，外贸跟单员需要核对数量、单价等信息。

确认无误后，需要与对方订立合同，特别注意产品的种类、数量、单位、价格、总量、付款方式等，交货日期应尽可能提前与工厂协调，以免耽误交货时间。

如果对方支付定金，需要等待定金到达后再进行后续操作。

2. 处理商检：对于需要检验的货物，外贸跟单员需要在交货日期前一到两个星期开始商检。

需要向工厂提供出口合同、装箱单、支票等信息，并确保准确的交货日期。

商检合格后，工厂会寄出合格检验证书。

3. 原产地证书的处理：根据客户的要求，外贸跟单员需要处理原产地证书，包括C/O和形式原产地证书。

C/O是一般的原产地证书，由贸易促进委员会处理；形式原产地证书是普惠制的原产地证书，享受关税减免待遇，由商检局处理。

以上是外贸跟单的工作内容及流程，供您参考，建议咨询专业人士获取更准确的信息。

论述外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项外贸跟单是指在国际贸易中负责处理订单及相关环节的工作岗位，主要负责沟通买卖双方、安排物流、协调生产和质检等工作。

本文将详细介绍外贸跟单的具体流程以及每个环节的注意事项。

一、外贸跟单流程1. 接单确认外贸跟单员收到订单后，首先需要与客户进行沟通确认订单细节，包括商品名称、规格、数量、价格、交货期等。

确保双方对订单内容有一致的理解，以避免后期出现纠纷。

2. 开始生产在订单确认后，外贸跟单员需要与生产部门进行对接，安排生产计划并跟踪生产进度。

跟单员需要确保生产按照客户的要求进行，并及时向客户提供生产进度报告。

3. 质检在生产完成后，外贸跟单员需要进行质检，确保货物符合国际质量标准和客户的要求。

如果发现任何问题，跟单员需要与生产部门协调解决，并与客户沟通情况。

4. 物流安排外贸跟单员负责与货代、船公司等进行联系，安排货物的运输方式和具体细节，包括运输方式、装箱、报关等。

跟单员需要及时向客户提供货物的物流信息，确保客户能够了解货物的运输情况。

5. 文件处理外贸跟单员需要准备并处理各类文件，包括贸易合同、发票、提单、装箱单、报关单等。

这些文件对于货物的运输和清关非常重要，跟单员需要确保文件的准确性和及时性。

6. 结算和支付在货物运输完成后，外贸跟单员需要与客户进行结算，并与财务部门对账。

跟单员需要跟进付款情况，确保客户按时支付。

二、每个环节的注意事项1. 订单确认阶段在接收订单后，外贸跟单员应仔细核对订单细节，并与客户进行明确沟通，确保双方对订单内容没有歧义。

要留意交货期限，以便安排后续工作。

2. 生产阶段外贸跟单员需要与生产部门保持密切的沟通，及时了解生产进度。

如发现生产条件不足或有其他问题，应及时与客户进行沟通，并协调解决方案。

3. 质检阶段跟单员在进行质检时，需严格按照国际质量标准和客户要求进行检查。

如发现质量问题，应及时与生产部门沟通，协调解决，并及时向客户汇报。

外贸业务跟单工作流程作为外贸业务中一个重要环节的跟单工作，其流程较为繁琐复杂，需要跟单人员具备较高的素质和能力。

下面将从前期准备、订单确认、生产进度管理、出运安排、售后服务等几个方面来详细介绍外贸业务跟单工作的流程。

一、前期准备1.了解客户需求在进行任何贸易活动之前，一定要了解客户的需求。

包括客户的基本信息、产品需求、产品样品、贸易条件等，在与客户进行初步沟通之后，确认双方的贸易意向与条件。

2.商务合同的签订双方对贸易条件的约定需要通过合同的形式进行确认，合同内容应该包括贸易价格、交货时间、支付条件、质量标准、运输方式等，并应该提前预留风险控制措施，以应对可能出现的不可抗力因素。

3.产品样品的确认虽然双方在初步沟通中已经对产品的需求形成了共识，但是在实际生产之前还需要确认产品的样品，包括产品颜色、尺寸、重量、材质等，并经过双方的共同确认和签字。

二、订单确认1.采购订单确认从客户那里获得采购订单之后，需要确认订单的详细内容，包括订单数量、价格、交货期限、包装方式等，确认过程中需要注意细节，以减少错误发生的可能性。

2.生产订单确认在确认采购订单之后，外贸跟单人员需要将订单传递给生产部门，以完成实际生产。

在确认生产订单时，需要对订单的产品数量、规格、生产时间、生产单元等进行详细的确认。

三、生产进度管理1.生产流程控制在生产过程中，外贸跟单人员需要对生产过程的各个环节进行监控和管理，确保生产进度的顺利进行。

如果出现问题，应及时解决和处理。

2.产品质量控制外贸跟单人员还需要对产品质量进行严格控制，包括通过品质检验、工艺控制等手段，确保产品符合客户的质量需求。

四、出运安排1.运输方式的选择在确定好产品质量并完成生产之后，外贸跟单人员需要为产品的运输方式进行选择。

运输方式的选择需要事先考虑到成本、时间、风险等因素，并与客户进行确认。

2.物流手续的办理根据选择的运输方式，外贸跟单人员需要办理物流环节的相关手续，包括订舱、报关、保险、验货等手续，并在过程中做好相关记录和跟踪。

外贸跟单的工作内容及流程一、引言外贸跟单是指在国际贸易中，负责执行和跟踪订单的一项工作。

跟单员作为客户和公司之间的桥梁，承担着确保订单顺利进行的重要责任。

本文将详细介绍外贸跟单的工作内容和流程。

二、工作内容1. 订单处理跟单员接收到订单后，需要仔细核对订单的各项信息，包括产品型号、数量、交货日期等。

然后将订单信息录入系统，并通知相关部门开始生产或采购。

2. 生产/采购跟进跟单员需要与生产部门或供应商保持密切联系，及时了解产品生产或采购的进展情况。

同时，跟单员还需要检查产品质量，确保符合客户要求。

3. 物流安排一旦产品生产完成，跟单员需要协调物流公司进行运输安排。

这包括选择最佳的运输方式、制定运输计划、安排货物装箱等。

4. 报关文件准备跟单员需要准备所有与报关有关的文件，如发票、装箱单、提单等，以确保顺利完成海关的报关手续。

5. 运输跟踪跟单员需要对货物的运输过程进行跟踪，并及时向客户提供货物的运输状态和预计到达时间。

同时，跟单员还需要解决运输中可能出现的问题，如延误、丢失等。

6. 售后服务一旦货物到达目的地，跟单员需要与客户确认货物是否完好，并解答客户可能遇到的问题。

在售后服务过程中，跟单员还需要与客户保持良好的沟通，建立长期合作关系。

三、工作流程1. 接受订单：跟单员接收到客户的订单，并核对订单信息。

2. 安排生产/采购：将订单信息传达给相关部门，开始生产或采购。

3. 生产/采购跟进：与生产部门或供应商保持沟通，了解产品生产或采购的进展情况。

4. 物流安排：一旦产品生产完成，跟单员协调物流公司进行运输安排。

5. 报关文件准备：准备所有与报关有关的文件。

6. 运输跟踪：跟踪货物的运输过程，向客户提供运输状态和预计到达时间。

7. 售后服务：与客户确认货物是否完好，并解答客户可能遇到的问题。

四、结论外贸跟单工作内容涵盖订单处理、生产/采购跟进、物流安排、报关文件准备、运输跟踪和售后服务等方面。

跟单员作为客户和公司之间的桥梁，承担着确保订单顺利进行的重要责任。

论述外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项一、前言外贸跟单是指在国际贸易中，由贸易公司派遣专业人员跟踪整个交易流程，从下订单到货物最终交付给客户的全过程。

外贸跟单工作是外贸业务中不可或缺的一个环节，它涉及到公司的形象、客户的信任以及订单的顺利完成。

本文将详细介绍外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项。

二、订单确认1. 客户询价客户通过邮件、电话或网上询价等方式向贸易公司提出产品需求和价格要求。

2. 报价回复根据客户提供的信息，贸易公司进行报价，并回复给客户。

3. 客户确认客户收到报价后，对价格和产品进行确认，并告知是否有修改意见。

4. 签订合同双方就产品、价格、交货期等方面达成一致后，签订正式合同。

注意事项：合同应包含详细的产品描述、数量和价格等信息，并注明交货期限和支付方式等条款。

三、生产安排1. 生产计划制定根据合同要求，制定生产计划并确定生产工艺和工序。

2. 采购材料根据生产计划，采购所需原材料和配件。

3. 生产过程控制对生产过程进行严格控制，确保产品符合质量要求。

4. 产品检验对成品进行全面检验，确保产品质量符合客户要求。

注意事项：生产计划应合理、科学，生产工艺应规范、严谨。

同时，产品检验应严格按照国际标准进行。

四、包装和装运1. 包装设计根据货物的性质和运输方式，设计适合的包装方案。

2. 包装材料采购根据包装方案，采购适当的包装材料。

3. 包装操作按照包装方案进行包装操作，并在外包装上标注相关信息。

4. 装箱单制作制作清晰、准确的装箱单，并在上面标注货物数量、重量等信息。

5. 装箱和封箱将货物放入箱内并封好箱子。

注意事项：包装应牢固可靠，防止货物在运输过程中受损或丢失。

同时，在封箱前必须确认所有文件齐全并加以记录。

五、报关和船务操作1. 报关手续办理根据出口国家的相关法律法规，办理出口报关手续。

2. 船务操作根据客户要求和货物性质，选择适当的运输方式和航线，并安排运输工具。

3. 货物保险为货物购买适当的保险，确保在运输过程中发生意外事故时能够得到赔偿。

外贸跟单流程总结一、收到订单，确认货源1.核对订单1）确认订单的产品，数量2）确认金额，收款方式3）确认交付时间2.确认货源1）确认供应商/生产商2）确认是否有库存3）确认是否需要排产4）确认库存产品批号，包装，数量二、收到预付款，确认货好时间，订舱1.收到预付款，和工厂确认货好时间2.根据货好时间，确定船期订舱，制作booking1)和货代确定船期2)Booking（托单）需填内容1发货人2收货人3通知人4起运港，目的港5产品名称，件数，净重，毛重6要求申请14天free time，免堆，免柜，目前一般混用7确认正本还是电放8运费freight prepaid9提单内容要求10是否允许分批，是否允许转运11提单3正3副3)拿到SO，订舱成功拿到SO也有可能没舱位被甩柜，如果是爆仓可下一水也有可能海关抽检，除了提供货物完整准确的报关资料外，如果有单独放样品未报关就很容易被罚，如果海关要求抽检，一般需要十几天，只能等海关放行，自动延下一水船，和货代重新确认船期。

三、确认船期，通知业务员，安排装运1.确认船期，通知业务员2.安排装运1）包装要求，原厂袋还是中性袋或指定袋2）单包是否需要贴唛或有指定内容印制3）托唛是否有内容指定4）打托要求，多少包一托，缠膜绷带要求四、准备报关资料1.如有退税，需要严格按照发票信息报关，包括产品品名（是否有型号），数量2.确认报关资料1）商业发票1抬头：公司名、地址、邮箱、电话、传真2发票日期，一般在PI日期后，如果是信用证一定要在开证日期后3发票号，Invoice no/Reference no,和PI,SC一致4采购方信息：公司名，地址，电话，传真，邮箱，公司税号（印度是Gist no,伊朗是Register no）5PO号，客户是否提供采购订单6Port of Loading,Port of Discharge7产品相关：N/M唛头，Goods description货描，unit price单价(可以插入Price terms)，quantity数量，amount金额，Total总计，（可能需要，dimension，）8HS CODE,印度需要CAS NO和IUPAC NAME(这个化学名称复杂，实际操作中按产品名写也没事)9Payment terms,T/T IN ADVANCE AND T/T AGAINST COPY OF DOCUMENT,L/C AT SIGHT,L/C30DAYS,D/P AT SIGHT（银行付款交单）,DA 30DAYS(承兑，交单30天后付款)10Price terms.EXW出厂价，FCA指定地点交货（报关+装箱），FOB船上交货，CFR目的港交货不含保险，CIF目的港交货加保险费11Delivery time交货期,prompt and immediate shipment都是无效时间，规定具体ETD和ETA当注意12Validity有效期13Bank details银行信息（Beneficiary受益人，Bene’f Bank Account银行账号，SWIFT CODE，Bank name,Bank address）14外销长条章加签字2）销售合同内容和商业发票基本一致。

外贸跟单的流程及步骤
外贸跟单是指贸易公司或贸易部门内的人员负责处理国际贸易订单和交货过程的工作。

以下是外贸跟单的一般流程和步骤：
接收订单：跟单员从销售团队或客户那里接收订单信息，包括产品规格、数量、交货日期、付款条件等。

核实订单：跟单员核对订单信息，确保与客户要求一致，并与销售团队确认订单细节。

与供应商联系：跟单员与供应商进行沟通，确认产品的可用性、价格、交货时间等。

合同签订：跟单员协助起草合同，并与供应商和客户进行协商，确保合同条款符合双方的要求。

确认付款方式：跟单员与客户确认付款方式，并在合同中明确规定。

生产安排：跟单员与供应商协商生产进度，确保按时交货。

跟单员可能需要监督生产过程，包括检查产品质量和数量。

物流安排：跟单员负责安排货物的运输方式、货代和报关手续等。

他们与物流公司和海关进行联系，确保货物顺利运达目的地。

跟踪订单：跟单员定期与供应商和客户进行沟通，跟踪订单进度，确保及时解决任何问题。

文件处理：跟单员负责处理所有与订单相关的文件，如发票、装箱单、运输文件等。

报告和记录：跟单员需及时向销售团队或客户汇报订单进展情况，记录并跟踪所有与订单有关的信息。

结算和售后服务：跟单员协助销售团队和财务部门进行结算，并跟踪售后服务，确保客户满意度。

外贸跟单的具体流程和步骤可能因公司和行业而有所不同，但以上步骤涵盖了一般外贸跟单的主要工作内容。

跟单员需要具备良好的沟通技巧、商业意识和组织能力，以确保订单的顺利进行和交付。