内部文件下发登记表

整理人 尼克
文件收发记录
文件资料发放/下发登记表机构发放人员：
发放时间：
档案材料移交（接收）登记表今有向档案室移交留档材料，共计件，详细目录见清单。

移交单位（公章）：接收单位（公章）：
移交人：接收人：
移交（接收时间）：年月日▲注：本清单一式两份，与档案室各存一份。

附件3：
商丘中电环保发电有限公司岗位职责与任职资格（集团
公司系统内）
整理丨尼克
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文件管理制度一、总则为保证公司的各项决策能迅速贯彻落实，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司。

三、公司文件的类别（一）按来源分为外来文件和内部文件；按用途分为上报文件、外送文件、下发文件、部门文件等；按类别分为：请示、报告、申请、通知等。

（二）各级领导对文件要及时阅批，重要文件须当天批复；一般文件的，三天内批复。

各级领导审阅文件后要签名并注明日期。

需要签署具体意见的，书写应清楚明确、具体。

|（三）公司文件应由行政部负责起草、校对，经分管领导审核后，呈公司总经理审批，需经董事长批准的，需报批后方可发文。

（四）部门须上报的审批文件（含请示），应由部门起草、校对，呈分管领导、公司领导审批。

（五）公司各部门上报的审批文件（含请示）需通过公司文件的形式下达的，由行政部以公司文件的形式进行修改、校对，并按相应流程审批后发文。

（六）凡上报公司文件涉及财务、法律方面事务的，公司行政部审核后，还应由财务部或法律顾问审核通过后，方呈公司领导审批。

（七）公司行政部在报送文件时，应在《文件传递备查表》详细登记文件内容、报送日期、部门、接件人等事项，避免文件遗失。

公司及各部门文件审批流程图（详见下页）》公司及各部门文件审批流程图^四、内部文件发送（一）公司发文应按《关于统一公司发文字号的通知》的通知要求进行统一编号。

（二）经公司领导审批后的公司文件，由公司行政部统一打印、发送。

属公司机密的，由行政部负责人在核定范围内组织传阅；需对公司所有职员下达的，则直接在公司OA上发布，重要文件需以纸质文件形式送各部门鉴阅。

（三）部门上报的审批文件（含请示），经公司领导审批后，需公开发布的由公司行政部统一以OA方式发布。

五、外部文件（一）外部文件分外来文件及对外报送文件。

外来文件指政府文件、行业协会文件等，对外报送文件公司向政府部门、行业协会及媒体广告报送的文件。

有限公司文件总字[20XX]第001号签发人：行政公文管理办法一、总则1、为了使****************有限公司（简称****公司）的公文管理工作规范化、制度化，结合本公司实际情况，特制定本管理办法。

2、本管理办法是制发行政公文的基本依据，各职能管理部门应依据本管理办法，结合公司实际情况，拟制各种公文。

3、本管理办法由公司总经办负责组织执行。

各职能管理部门可根据本管理办法的要求及规定，结合各自的实际情况制定实施。

4、本管理办法增补、修订及解释权属公司总经办。

二、公文的适用范围及种类1、公文的适用范围1)向上级的请示或报告；2)发布公司的重大决定和通知；3)颁布有关公司政策、法令、人事、培训、机构编制等方面重要的管理规定、条例、制度和办法；4)具有政策性、规定性的文件。

录入：×××密级：×××共印×份2、公文种类1)请示：适用于向上级领导及部门请求指示和批准。

2)报告：适用于向上级领导及部门汇报工作及反映情况。

3)指示：适用于对下级部门布置工作，阐明工作的指导原则。

4)布告：适用于公布应当遵守或周知的事项。

5)通告：适用于一定范围内公布应当遵守或周知的事件。

6)通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项。

7)通报：适用于表扬好人好事，批评错误。

8)函：适用于平行的或不相隶属的公司之间互相商洽工作。

9)会议纪要：适用于记载和传达会议议定事项及主要精神，要求相关部门共同遵守执行。

三、公文标准格式1、文件模版：以公司名义对内、对外发文；在正文结束后，在右下方用中国数字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O）标注发文日期（年、月、日），并在日期上加盖公司公章。

（请见附页1）2、公文字体：文件正标题（宋体二号字，加粗）；文件副标题（宋体小三号字，加粗）；正文内容（仿宋体小四号字）。

3、如公文最后一页仅有日期或单位名称，无正文内容时，须在最后一页页首处标注“（此页无正文）”字样。

文件发放/回收登记表Document Distribution and Retrieving Registration Form
《文件发放/回收登记表》使用说明
一、适用范围：本表格适用于公司内部文件的发放回收。

二、编号：各部门自行编号，建议采取以下格式：
2位，参见《体系文件编写导则》；
2位，如2019年缩写为19；
2位，如6月份缩写为06；
3位，从1开始，连续编号。

三、填写要求：
1．文件名称填写发放的文件名称。

2．编号：填写文件编号。

3．分发号：文件发放部门填写文件分发号。

4．部门：填写文件所发放的部门。

5．发放登记签收人、日期：文件发放时接收文件人员签字、日期。

6．回收登记送交人、日期：文件回收时，文件送交人员签字、日期。

7．备注：其他问题。

四、原件存档部门及保存期规定：
原件由申请部门填写，保存期为3年。

五、归口管理部门：品质部。

六、发放范围：体系内各部门。

七、生效日期：。

文件领用台账、登记表1. 介绍文件领用台账、登记表是一种用于记录和管理文件领用情况的工具。

通过登记表，可以清晰地记录下每份文件的领用情况，包括领用人、领用时间、文件名称等信息，方便管理者进行文件追踪和监控。

2. 使用目的文件领用台账、登记表的主要目的是确保文件的合理使用和监管。

具体包括以下几个方面：- 确认文件领用人的身份和授权情况；- 跟踪文件的流动情况，了解文件的存放位置和使用情况；- 监控文件的时效性，及时追踪过期文档并进行处理；- 提供文件查询依据，方便查找特定文件；- 加强对文件的管理，确保文件的安全性和保密性。

3. 登记表格式文件领用台账、登记表的格式可以根据实际情况进行调整，以下是一个常用的登记表格式示例：在表格中，每一行记录一个文件的领用情况，包括文件的名称、编号、领用人、领用日期、归还日期和备注。

4. 使用方法使用文件领用台账、登记表时，需要按照以下步骤进行操作：1. 在每次有文件领用时，向领用人提供登记表，并要求其填写相关信息；2. 领用人填写文件名称、文件编号、领用人姓名、领用日期等信息，并在归还时填写归还日期；3. 若发生文件遗失、损坏或无法归还的情况，需在备注栏中详细说明；4. 管理者定期收集、整理登记表，进行文件的追踪和监控；5. 在需要查询文件信息时，可通过登记表快速查找特定文件的领用情况。

5. 注意事项在使用文件领用台账、登记表时，需要注意以下几点：- 登记表应妥善保存，避免遗失或泄露；- 领用人应确保填写准确无误的信息，便于文件的管理和追踪；- 若文件发生损坏或丢失，应及时通知管理者，以便采取相应措施；- 定期检查登记表，核对文件情况，及时归还超期文件或提醒领用人延期领用。

以上是文件领用台账、登记表的简要介绍和使用方法，希望对您有所帮助。

如有任何疑问，请随时与我们联系。

谢谢！附录。

文件和数据的识别和控制系统
一、文件和数据标识
1、各单位、部门在制定安全生产文件时，必须按照标准化要求制
定符合标准的各种文件。

(格式、纸张、文件程序、版面等)。

2、对外来文件要进行识别与分析，转发或修改分发时应进行标准
转换，下传的文件必须符合标准化文件要求。

3、各种资料的收集、分拣应以标准数据格式装订和收集。

4、对资料的内容进行识别分析，那些不符合标准化要求的应该修
改和改进。

二、文件资料管理规定
1、文件、应根据标准格式对数据进行分类、保存、管理。

2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表的格式必须符合
标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。

3、建立文件、资料档案库，专人负责管理和保存。

4、借阅、查询各种物料、文件时，要建立借阅、查询登记表。

5、文件、数据应分类和标准化，保存有序，管理到位，查找便捷。

6、若文件、资料需更新、补充、增加，必须经过保管员进行操作，非工作人员不得随意修改。

7、妥善保护文件、资料，不得随意外借；查询文件时，不得在文
件上做任何标记，不得损坏。

8、文件、数据部门要做好防火工作、防潮、防盗工作，制定相应
的安全措施，保证文件、资料的安全。

三、相关记录
1、《文件资料发放审批表》
2、《文件和材料的分发/回收登记表》
3、《文件和数据更改通知》
4、《无效的文件和数据、销毁表》
5、《文件资料借阅登记表》
6、《外来文件登记表》
7、《文件移交清单》。

收发文件资料登记表在日常的工作和管理中，收发文件资料是一项频繁且重要的事务。

为了确保文件资料的有序流转、准确记录和妥善保管，收发文件资料登记表应运而生。

这份登记表就像是工作中的“指南针”，为文件资料的流向提供清晰的指引，也为后续的查阅和追溯提供了可靠的依据。

收发文件资料登记表通常包含了一系列关键的信息要素。

首先是文件的基本信息，比如文件编号，这是每份文件独一无二的“身份证号码”，有助于快速准确地识别和定位。

文件名称则清晰地表明了文件的主题和内容，让人一目了然。

文件来源和去向是登记表中的重要部分。

明确文件是来自哪个部门、单位或个人，以及它将被传递到何处，能够保证文件传递的路径清晰可查。

这对于追踪文件的流转过程，以及确保文件能够准确送达目的地至关重要。

收发日期也是不可或缺的信息。

记录下文件的接收日期和发送日期，可以掌握文件处理的时效性，及时发现可能存在的延误和积压问题。

在登记表中，还需要记录文件的类别。

是内部文件还是外部文件？是通知、报告、合同还是其他类型？这有助于对文件进行分类管理和统计分析。

此外，文件的页数、份数等细节也应有所体现。

这对于保证文件的完整性和准确性具有重要意义。

如果文件有附件，也要在登记表中注明附件的名称和数量。

为了确保责任明确，收发人的签名也是登记表的必要组成部分。

接收文件的人员签名，表示已经收到并对文件的完整性进行了初步确认；发送文件的人员签名，则意味着对文件的传递过程负责。

填写收发文件资料登记表时，需要保持认真和细致。

每一项信息都要准确无误地填写，不能有任何遗漏或错误。

字迹要清晰可辨，避免因书写潦草导致信息混淆。

对于收发文件资料登记表的管理，也需要有一套规范的制度。

登记表应按照时间顺序或文件编号顺序进行有序存放，方便随时查阅。

同时，要定期对登记表进行整理和总结，分析文件收发过程中存在的问题和改进的方向。

在实际工作中，收发文件资料登记表发挥着重要的作用。

它有助于提高工作效率。

通过清晰地记录文件的流转过程，可以及时发现和解决文件传递中的梗阻问题，加快文件的处理速度，避免因为文件的延误而影响工作的正常开展。

文件管理办法第一章总则第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。

第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。

第4条主要职责。

1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。

3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。

4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。

5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。

第二章文件的类别第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。

同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。

第6条公文。

1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。

3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。

第7条档案。

1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。

2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。