《秘书的职业素养》PPT课件

第二节 秘书的职业道德
一．秘书职业道德建设的特殊重要性 （一）秘书职业道德水准直接关系着组织
形象，反映着党风、政风的质量 （二）秘书职业道德的价值取向会作用于
领导思维，影响领导决策质量 （三）秘书职业道德直接对社会道德、社
会风气起导向作用 二．秘书职业道德建设的内容 （一）爱岗敬业
第二节 秘书的职业道德
第四节 秘书人员的事业观
二．兢兢业业工作，打造秘书的勤业精神 勤业就是要全身心地投入所从事的
事业，扎扎实实地做好所担负的工作。 秘书工作有其内在规律，要善于把握它 ，不断从工作中总结经验，吸取教训。 每个秘书工作人员，都应该勤奋钻研业 务，兢兢业业工作，踏踏实实做事。具 体地说。就是要发扬负责精神、苦干精 神、协同精神。
（二）尊重领导，服从组织 1.服从领导和组织的工作安排与指派，
对领导交办的工作要认真去完成，对领 导的询问，应如实回答。如对领导分配 的工作有意见，最好事后交换意见，说 明理由，而不应当众拒绝和顶撞。
2.工作中严格按领导和组织意图办事， 决不能自作主张，自行其是。特别是当 个人意见被否定之后，要不折不扣地积 极执行领导和组织的决策。
治性 （二）秘书工作的辅助决策要求秘书人员具有
政治性 （三）秘书工作富有机密性的特点要求秘书人
员具有政治性 二．秘书的理论修养 三．秘书的政策水平 四．秘书的法纪观念
第一节 秘书的政治素质
五．树立服务的宗旨 （一）树立起群众观念 （二）乐于奉献，任劳任怨 （三）对党和人民、组织和员工负责 六．坚持实事求是的思想路线
第三节 秘书的工作作风
一、认真细致，严谨求实 （一）言行举止要严谨细致 （二）写作文稿要严谨细致 （三）日常服务要严谨细致 （四）科学化的管理要严谨细致 二．雷厉风行，沉着冷静 （一）雷厉风行，提高工作效率 （二）沉着冷静

执行任务
按照计划，按时完成各项行政任务 ，包括文件处理、会议组织、行程 安排等。
汇报进展
及时向上级反馈行政事务处理的进 度和情况，以便及时调整计划。
领导交办事项的跟进与反馈
有效记录
按时完成
将领导交办的事项及时记录在案，并明确责 任人和完成时间。
根据记录，按时完成各项交办事项，确保工 作的及时性和准确性。
言方式来传递信息。
协调处理冲突
01
02
03
及时处理
一旦发现冲突，应立即采 取行动，避免事态扩大。
沟通协调
通过沟通了解冲突的起因 ，寻找双方都能接受的解 决方案。
遵循原则
遵循公正、公平的原则， 不偏袒任何一方，寻求双 方都能接受的平衡点。
跨部门沟通合作
建立联系
主动与相关部门建立联系 ，了解其工作范围和需求 ，创造合作机会。
文档格式与排版
掌握常见的文档格式和排版规范， 如Word、Excel、PPT等，根据不 同需求进行格式调整和排版。
文档保密与安全控制
文档加密与权限控制
隐私保护与数据清理
安全备份与恢复
对重要文档进行加密处理，设置访问 权限和密码保护，防止未经授权的访 问。
定期清理办公文档和个人数据，删除 不必要的文件和信息，保护个人隐私 和企业机密。
礼貌待人
对待同事和来访者要热情、礼貌， 注意使用文明用语和恰当的称呼。
职业形象塑造
仪容整洁
保持面部干净整洁，头发梳理 整齐，着装干净得体。
穿着职业化
根据不同的场合选择合适的服 装，注意色彩搭配和款式协调
。
气质佳
表现出自信、大方、有礼貌的 形象，保持良好的站姿、坐姿
和走姿。

丰城花园大酒店文职类员工培训培训讲师1秘书必备的素质2秘书的重要职业技能3沟通协调今天我们将要学习以下内容敬业精神敬业精神正直正直公平坚持既定政策和原则公平坚持既定政策和原则表率作用表率作用诚实诚实实事求是实事求是领导风范领导风范敬业敬业以工作为荣设定高的工作标准以工作为荣设定高的工作标准业务能力业务能力守信守信不失约不违约不食言不泄露不失约不违约不食言不泄露指挥与控制能力指挥与控制能力勤奋勤奋努力工作不断学习努力工作不断学习合作精神合作精神有序有序利落有条不紊利落有条不紊学习与创新能力学习与创新能力高效高效追求效率和效益追求效率和效益知人善任的能力知人善任的能力可靠可靠按约定完成工作按约定完成工作保质保量及时保质保量及时正确对待意见与批评正确对待意见与批评大局观念大局观念二秘书的职业态度
经理可接电话时 直接转入
经理没有在座位时 记录留言
如事务紧急，记录上级电话，速联系经理回电
内 部 直接下属
问清事情梗概，转接时向经 理说明梗概后转入
普通员工
问清事由，如需要，转告经 理；其他可视情况处理
重要且紧 问清概要，向经理说明后，
密
然后转入
外 重要但不 问清概要，向经理说明后，
部 紧密
依经理指示转入或不转入
时细致灵活地安排好突发随机事件。 并关注以下几点：图例如下页
☆会前经经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与经理沟通洽谈事宜； 秘书文字支持应达到的要求 对经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。 （2）对外交往要真诚情切，秘书要很好领会和把握经理的处事原则，并在对外交往中很好地运用，必要时提醒经理率先垂范，以身作 则。 公务活动之前，提供广泛适用的背景资料（包括活动内容、所要解决的基本问题及与相关的人文等知识）供经理参考准备。 发会议通知，并落实参会人员

会说 会写 会做事 会做人
案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中，分析公司需 要怎样的秘书？ ⑵ 吕*具有怎样的职业素养？ ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他 速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的 信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为 止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何 做呢？
“秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹 人瞩目，有可能被认为过分抢风头。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*回答：“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌，从有关 资 料上反映，这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升 级出 现的暂时困难。经过这惊险的一跳，公司的综合素质和整体竞争 实力将 有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团 队，这是 我的荣幸。”
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位，初试以优异的卷面 考 试成绩通过，复试由总经理亲自主持，当面回答总经理提出的问 题。
总经理问吕*：“吕小姐，从你的个人资料上看，你的毕业论文得 过奖，大学生演讲比赛得过第一名，你的口头表达和书面表达的语言应 用能力一定很过硬了。”
会说 会写 会做事 会做人

(礼貌)
responsiveness
etc.
good clothing
(诚实)
(着装得体)
etc.
good grooming
(化妆得体)
etc.
能让 a dependable secretary(一个可靠的秘书)
人信 silence about confidential matters(能够保守秘书)
(有亲和力的性格)+(语言上的交流沟通)+(非语言上的交流沟通)
能给 cheerfulness
good language
goo)
感的 modesty
communication ability good manners
秘书 (谦虚)
(说话简单明了)
.
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第四节 秘书的培训与考核
报名时需提交的材料：报名者本人近期同底黑白 两寸照片六张，身份证和毕业证（在校学生提供学生 证）复印件各一份、在校学生所在学校出具的普通生 招生录取名册复印件（加盖公章）、在职人员所在单 位出具的连续工作年限和从事秘书职业工作年限证明、 国家机关事业单位在职人员个人工资级别审批表复印 件（加盖公章）。填写《职业资格考核审批表》一式 两份并经所在单位签署意见后，与上述材料一并提交 给报名点，同时缴纳鉴定考试费用。一般在报名处都 会有相关书籍卖。
D．整理办公室 处理上司身边的杂务
秘书技能及基本素质 信息管理、甄别等能力 信息筛选处理的能力 文章的表现力 起草文件的能力 计算机/打字机的操作技能等
计划组织能力 口头表达能力 计算能力 计算机/打字机的操作技能 非语言交流沟通的基本素质 随机应变、细心等基本素质 整理和整顿方面的能力 处理好人际关系等方面的能力

如果你所在国家腐败重重， 体制落后，没有宪政、没 有人权，你支持渐进改革
还是激进革命？
你是认为“非暴力不革命” 具有软弱性，“光荣革命” 欺骗性，还是认为其实他 们在克制理性，为民生而
制止流血
如果你所在国家的当局， 正在做侵害人权的事情， 有别国介入推翻政府，你 是选择支持还是反对你的
国家？
如果一个人是民主领袖，回 来因被“处理”，彻底改变
一个月后他的朋友收到他第一封信： “这儿一切都美好，商店里塞满了好 吃的食品，戏院播放著来自西方的好 电影，住宅又大又豪华。唯一买不一目的，乃是为了保障社会的 安全以及人民的自然权利。当政府的所作所 为与这一目的相违背的时候，人民就有权利 采取行动甚至以暴力的方式将权力收回。
第一部分 第二章 秘书的素质要求
【教学内容】

第一节 秘书的职业修养 第二节 秘书的知识结构 第三节 秘书的能力结构 第四节 秘书的心理素质和性格特征
第一节 职业修养
一、何谓职业修养？ 过硬的政治理论修养 高尚的职业道德修养 优良的职业作风修养 扎实的专业知识技能修养
权力：我得到“神马” 规范：我应该选择“神马” 态度：别人认为我是“神马”态度 方法：我会干“神马”
秘书KAQ： 知识（K）、能力（A）与品质（Q）， 因而KAQ就是秘书知识、能力和基本素养的综合。 不同秘书的要求自然不同，但有一定的趋同性。
二、政治理论修养
指秘书人员在马克思主义理论知识、政治组织观念、法制意识 和政策观念等方面应达到的水准。
应该是强调社会个体的主体意识和个体的主体解放，主要表现在维 护、争取自身的自由和权利的强烈意识，以及对社会中其他每一个 个体的自由和权利的关注、尊重与维护。

皮带的上缘。 领带与西服的颜色要互相衬托，而不要完全相 同。暗红色、红色和青色可以用作底色，主要 的颜色和图案要精致，不抢眼。 与西装和衬衫搭配时，应选择一种单色或有两 种图案或两种单色和一种图案的领带。
4、女士的着装
西服套裙是传统的选择。颜色可以是深蓝 、深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。 这些颜色传递给人的感觉是: 成熟、能干、自信、沉着。 丝袜的颜色应接近肤色，黑色丝袜只能 配黑色裙子。 裙摆一定要遮住袜口。
对社会来说，礼仪是文化的积淀和道德风尚的反映，对 个人来说，礼仪是文化修养和交际能力的体现。 礼仪是神奇的东西，举手投足之间就能和别人建立沟通 的桥梁。温文尔雅的待人接物会让你赢得好人缘，从容得体 的应对会让你建立广泛的社交网络。 有“礼”走遍天下，礼仪能让你左右逢源，让别人无法 拒绝。礼仪不仅仅是一层华丽的包装，而是深入骨髓的风度 和修养。礼仪需要学习，更需要修炼，让优雅贯穿于生活和 工作的每一个细节中。 当你修身养性，让自己的内心充满关爱和尊重之后，自 然就会魅力四射，优雅从容。 。
深色西服套装是标准的公务场合着装。 *白衬衣，黑领结，黑皮鞋。全身上下服装的 颜色不宜超过三种。 *单排扣西服可以不系扣;如果系扣，两粒扣 式的只系上扣，三粒扣式的只系中间的那粒。 *双排扣的西服不宜敞开穿。 *深色西服一定要配深色袜子及皮鞋.白色袜 子不可与西服相配。
相关知识
领带的下端应长及皮带上下缘之间，或不短于
2.与会礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序， 依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或 交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻 手轻脚，不影响他人。
3.会议座次的安排
一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌 会议。方桌会议占主要，容易分主次。 在方桌会议中，特别要注意座次的安排。以会议室的门 为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加 的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客 人坐在会议桌的左边。 在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记 住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位， 就可以了。

秘书的素质与职业道德
2.1 秘书的素质 2.2 秘书的心理修养 2.3 秘书的职业道德
教学目的
通过阐释秘书的职业道德和素 质的正确理念，了解秘书职业的特殊 性和秘书组织训练的重要性，掌握和 理解秘书人员应具备的素质和职业道 德。Βιβλιοθήκη 教学重点与难点1、教学重点：
秘书素质修养与道德修养的概念； 秘书职业道德的具体要求。 技能训练。
2.3 秘书的职业道德
2. 秘书职业道德的规范 文明礼貌；爱岗敬业。 诚实守信；办事公道。 勤劳节俭；遵纪守法。 团结互助； 开拓创新。
2.3 秘书的职业道德
3.秘书的职业守则
谦虚谨慎，文明礼貌； 办事公道，热情服务； 实事求是，讲究实效； 兢兢业业，甘当无名英雄； 忠于职守，自觉履行各项职责； 钻研业务，掌握秘书工作各项技能； 奉公守法，不假借上司名义以权谋私。
答案1）如果对上司的指示有疑问，则应该直接请教上司， 而不应询问同事。
2.4 初级秘书基础问答
除此之外，秘书也经常会遇到下面这些问题。
1、指出并纠正上司的错误。
×
2、积极为上司的工作出谋划策。
×
3、转接某个以个人名义打进的电话时，询问对方与上
司的关系。
×
4、不能因为自己是秘书，就自觉有优越感。 √
1、 秘书的心理修养
➢ 秘书心理健康的基本品质； ➢ 秘书心理的调适。 （1）秘书的心理健康是指秘书个体能以
良好的心理状态适应职业活动的环境， 它包括以下几个方面的基本品质：
2.2 秘书的心理修养
①忠诚 ②机敏 （思维机敏、动作机敏） ③稳重 （处世稳重、办事稳当、应急稳妥） ④坚毅 ⑤ 随和 ⑥ 幽默 ⑦ 自制
★朋友、关系 ★兴趣爱好 ★特长