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秘书职业资格考试基础知识复习(简）第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的具有一定格式的文体总称。
（1）行政公文指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称通用公文指国务院《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种行政公文。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（2）事务公文指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
（3）商务文书指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、通用公文的制发程序通用公文的制发程序又叫发文办理，是以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（一）草拟：就是拟写公文草稿。
（二）审核：就是对公文文稿进行审查核定。
（三）签发：由负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。
（四）复核：公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。
重点看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。
三、事务文书、商务文书的制发程序事务文书、商务文书具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式通用公文的格式指通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格（1）公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm（2）公文页边与版心尺寸文字符号从左至右横写、横排一般每面排22行，每行排28个字。
（二）通用公文中各要素标识规则通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。
秘书资格考试(五级)备考知识点整理(2）-秘书资格考试会议相关知识ﻭ1。
会议的构成要素ﻭ（1)会议基本要素ﻭ(2)会议选择要素2．会议的主要种类ﻭ３。
常见会议的种类与作用ﻭ（1)经理例会ﻭ(２）部门员工例会(３)股会ﻭ（4）董事会ﻭ(５）年会（6）客户咨询会（7）产品展销定货会ﻭ(8)业务洽谈会(９）新产品新闻发布会ﻭ会议的内容ﻭ会议是以某次会议的有关事项为内容的文字信息。
一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。
会议要事项周全、明确、具体；层次分明，条理清晰；语言简明、流畅、朴实。
除此之外，还应包括：ﻭ（1)会议相关材料.如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随会议寄发一份.（2)回复时需要的信封、邮票等。
需要回复的会议或预备还可夹入一张明信片、信封、邮票等，上面应注明本地址、邮编、电话、发信人姓名,以便对方有时间考虑并能及时回复。
ﻭ（3）有关票证.会议中可将会中使用的有关票证(人场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议一并发出。
(4)会议地点、工具、线路等。
如果某些与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等工具、线路。
会议是向与会者会议信息的载体，是会议组织者同与会者之问会前沟通的重要渠道.会议是会议准备工作的重要环节。
在做出了会议的决定以后,应将有关会议信息给与会者。
ﻭ发送会议的方法ﻭ在**项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出会议,以便与会人员提前做好准备。
ﻭ(1)口头与书面ﻭ1)口头。
即当面或用电话.小型会议或与会人员集中居住的会议，适用口头当面.参加人数较多而发书面来不及或不方便的会议，适用电话。
2）书面。
即书面印制或板报、网络上发布。
参加人数较多或者比较重要的会议,宜发书面。
（2）和非ﻭ1)ﻭ为了规范的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议,均应正式打印会议，再通过书面形式或电子邮件给有关人员,以示正规和郑重.ﻭ2）非非正式会议可采用非,如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函.也可先发电子邮件,再通过电话或回复电子邮件确认。
2022年秘书资格(五级)考试复习知识点商务沟通鉴定要点与重点提示一、鉴定要点能够在工作中展现规范的站、坐、行姿势;能够得体着装;能够妥当地接待来访者;能够了解沟通的基本技巧，包括倾听和提问;了解如何自信地提出要求和恰当地拒绝要求。
二、重点提示1.见面问候、介绍、握手、接递名片礼仪(1)相互介绍的方法1)首先介绍受尊者的姓名和一些有关个人的状况，只需介绍一次即可。
2)对方要起立、走上前去、目视对方、握手、致意并复述对方的姓名。
3)交谈结束时要相互道别。
(2)正确握手的方法1)自报姓名并伸出你的手。
2)伸出手时稍带角度，拇指向上，双方虎口应相互接触。
3)握手要坚决有力，晃动两至三下即可。
(3)名片设计1)留意尺寸。
2)可制作成双面名片。
3)名片上的字体横排、竖排均可。
4)名片上的内容应包括：标志或徽记、姓名、职务、公司名称、公司地址、电话号码、传真号码。
(4)名片交换时机1)第一次见面一般要互赠名片，这标志着初次见面的结束。
2)在来宾较多的场合，一开头接受名片可关心你及早了解对方的身份。
3)访问时，如仆人没有出示名片，客人可在道别时索要。
4)用餐时不要出示名片。
5)有时如本人不能前往，可送上名片“代表”你。
(5)接递名片礼仪1)双手递出，文字正向对方，边自我介绍边递出。
2)双手接过名片，看上片刻，不要立即放进包里，以示敬重。
3)交换名片的语言。
2.职业形象(1)正确仪态，包括正确的站姿、坐姿、走姿1)基本站姿：身正，两眼平视前方，收腹挺胸，两臂自然下垂，两脚呈45度站立。
2)基本坐姿：腰背挺直，双肩放松，女士两膝并拢，男士膝部可分开不超过肩部。
3)基本走姿：目光平视，头正颈直，两臂自然下垂，前后自然摇摆。
(2)着装技巧1)女士着装为西服套装，首饰的式样尽量简洁大方，皮鞋鞋跟高度以2.5～5厘米为宜。
2)男士着装为西服套装，领带的长度要标准，鞋袜搭配得当，按要求系好纽扣。
(3)服饰穿戴选择的基本原则1)与穿戴者所处的环境相协调。
2014年五级秘书资格考试知识点串讲4-秘书资格考试为大家推荐2014年五级秘书资格考试知识点串讲，希望大家在学习愉快！点击查看：2014年五级秘书资格考试知识点串讲汇总第二节起草撰写公务文书一、公务文书的概念和性质公务文书有广义和狭义两种理解。
广义上说，党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书、信函等均可称为公文;狭义上说，公务文书专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。
一般特指在国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文。
二、关于公文规范的有关要求1.《国家行政机关公文处理办法》国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日开始实施。
2.《中国共产党机关公文处理条例》是经中共中央批准，由中央办公厅于1996年5月3日印发的。
3.《国家行政机关公文格式》国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布GB/T9794—1999《国家行政机关公文格式》国家标准，简称“99新国标”。
4.《国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见》2001年元旦，国务院办公厅印发了国办函〔2001〕1号文件，对关于实施《国家行政机关公文处理办法》所涉及的几个具体问题提出了11项处理意见。
三、公务文书的体式公文的体式由结构、标记、格式和文体四部分组成。
㈠公文的结构1.发文机关标识表明公文作者的标志。
其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性。
通常有两种形式：一是作为文头，多采用大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成;二是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或规范化简称标于公文末页的落款处。
联合行文时，主办机关排列在前。
2.发文字号又称发文编号，是发文机关对其所发的公文依次编排的顺序号码。
第一节文书拟写公务文书文种概念类型结构备注通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文，是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文制约性通告告知性通告标题＋正文＋落款＋成文日期通告与公告的区别：范围不同，公告大于通告；宣布事项不同，公告重于通告；制发者不同，公告由国家行政机关或权力机关发布通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文表彰通报批评通报传达通报标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期通报与通告的区别：通报属奖励与告诫性公文，通告无此意；同属告晓性公文，通报重在传精神，通告重在发事宜；通报一般不具指令性，通知具有。
决定是一种指令性下行文。
是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文指挥性决定知照性决定标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期1、不可只用“文种（决定）”做标题2、慎用“决定”请批、批答函是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文请批函批答函标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期1、准确选择文种。
请示和批复用于相隶属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下级机关行文。
2、把握用语分寸事务文书计划是各级机关，企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书按内容分按范围分按时间分按性质和作用分分文章式表格式两种。
文章式计划的结构：标题＋正文＋尾部1、以政策先行，为指导思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了总结是各、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书综合性总结专题性总结（其它分类略）标题＋正文＋尾部1、正确的指导思想2、坚持实事求是3、总结出规律性的东西4、分清主次突出重点5、语言简明、准确述职报告特点：个人性，真实性，通俗性标题＋称谓＋正文＋落款＋成文日期实事求是，突出特点，语言简洁讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿按场合分按讲话者的身份分按讲话的目的分按讲话的内容分开头＋主体＋结尾1、口齿清晰，吐字准确，注意抑扬顿挫2、内容有针对性3、观点鲜明，主题明确4、语言要通俗，生动商务市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结按调查范围、方式分，有综合性标题＋前言＋正文＋尾部深入调查，充分占有材料实事求是文书论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告调查报告和专题性调查报告；按目的、作用、内容分，有情况、事件、经验和问题调查报告招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明分类略。
秘书学复习提纲1、秘书的角色意识。
答：①做到认知定位。
②注意情感定位。
③注意价值观定位。
④符合自己的职业身份定位。
⑤遵循随机性，发挥主动性和创造性。
2、什么叫秘书？答：秘书是指掌管文书并协助处理日常工作的人员。
东汉末年指的是宫中秘藏之书。
3、秘书是否等于文秘？答：不对，秘书的概念大于文秘，简单的说就是文秘主要写文，文笔最重要。
秘书不但要写文还要办事办会等。
4、秘书分类与秘书层级。
答：公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、机要秘书等。
层级：高级秘书（厅局级以上）、中级秘书（县级科级以上）、初级秘书（镇等）5、秘书的职业特征和工作特点。
答：特征①服务直接性②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化特点①辅助性②综合性③机密性④服务性⑤为社会服务6、秘书工作的四个转变答：①由单纯的办文办事转变为既办文办事又出谋划策②由单纯的传递信息转变为综合处理信息③由被动服务转变为主动服务④由凭借老经验办事转变为科学化管理7、秘书机构设置的三点原则。
答：①精简的原则②纵向层次尽量减少③横向幅度可适度拉大8、分理制与宗理制答：综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。
分理制：秘书机构下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作。
9、秘书管理答：①工作管理②行为管理③事间管理④办公环境管理10、现代秘书应具备怎样的修养？答：基础知识、专业知识、行业知识及相关知识。
各种能力要求。
11、人际关系的概念及影响因素？答：指个人在社会交往实践中形成的人与人之间的相互作用和相互影响。
影响因素：距离远近交往频率态度相似性需要互补性情境因素中介因素12、办公室管理内容和要求？答：内容：既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理要求①整洁②安静③光线空气与温度④色调与美化⑤设备用品13、日程安排的原则和要求。
答：原则①服从于组织的总目标和整体计划②区分轻重缓急③随时补充、调整④提示和督促⑤酌留弹性、劳逸结合要求在原则下面陈述就是14、督查的概念，会议和文件保密答：督查：秘书协调领导，把已经布置却拖延不办或者办理不力的工作自上而下地督促检查使之落实、妥善。
办公室事务和管理鉴定要点与重点提示一、鉴定要点掌握维护责任区工作环境的基本要求；正确识别办公场所和常用设备的隐患；掌握日常办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理；能够合理安排日常工作及上司交办的工作；对日常办公事务进行协调；熟悉办公用品和易耗品的范围和分类。
二、重点提示 1．经常清洁整理责任区 (1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。
(2)清洁整理本人参与的公用区域。
2．设备、物品要放置适当、取用有序 (1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。
(2)公用资源摆放有序，用后归位。
3．办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 (1)地、墙、天花板、门、窗的安全。
(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。
(3)办公家具方面的隐患。
(4)办公设备及操作中的隐患。
(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。
(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。
(7)火灾或消防中的隐患。
4．收、发文件或邮件的工作程序 (1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。
(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、登记、了解有关规章制度和寄发时间。
5．上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法 (1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。
(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。
(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。
(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。
(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。
(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。
6．接打电话 (1)处理电话留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。
(2)接电话的方法 1)“响铃不过三”。
2)有问候语。
3)如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。
国家秘书资格考试(五级)之秘书历年真题
一、单选题（本大题60小题．每题1.0分，共60.0分。
请从以下每一道考题下面备选答案中选择一个最佳答案，并在答题卡上将相应题号的相应字母所属的方框涂黑。
）
第1题
秘书人员要保持（）的美德
A谦虚谨慎
B惟命是从
C谨小慎微
D居安思危
【正确答案】：A
【本题分数】：1.0分
第2题
秘书是上给的有力助手，发挥“助手“作用是指秘书要（）
A跟从上级，当好参谋
B鞍前马后，搞好服务
C调查研究，科学决策
D维护权威，树立形象
【正确答案】：A
【本题分数】：1.0分
第3题
秘书人员加强职业道德给养，很重要的一条是不可（）A有自己的想法和创新
B更多地考虑自己的家庭利益
C假借上级的名义以权谋私
D只会实干，不会巧干
模考吧
【正确答案】：C
【本题分数】：1.0分
第4题
下列各级词语中，书写完全正确的一组是（）
A去逝锻炼辣手
B去世锻炼棘手篮球
C去世锻练辣手蓝球
D去逝锻炼棘手蓝球
【正确答案】：B
【本题分数】：1.0分
第5题
“吾妻之美我若，私我也“运用了（）
A动词的使动用法
B形容词的使动用法
C形容词的意动用法
D名词的意动用法
【正确答案】：B
【本题分数】：1.0分
第6题
从定语和中心语的意义关系来看，有（）两种A修饰性和制约性
B美化性和限制性
C制约性和美化性
D修饰性和限制性
【正确答案】：D
【本题分数】：1.0分
第7题
模考吧。
鉴定要点与重点提示一、鉴定要点了解计算机硬件的分类、结构和功能；会简单使用Windows 98；了解办公常用设备的分类、结构和功能。
二、重点提示1．认识主机主机是由机箱和机箱中的组件构成的。
机箱中的主要组件有电源、CPU主板、内存条、硬盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。
2．认识显示器显示器是计算机的窗口，是重要的输出设备之一，通过显示器可以直观地看到对计算机的操作过程以及计算机针对操作作出的反应。
3．认识键盘键盘是计算机最主要的输入设备，可以输入英文、汉字、数字等。
常见的键盘主要有机械式和电容式两种，最常用的键盘多是电容式的。
4．安装中文Windows 98(1)中文windows 98 运行的基本环境。
(2)从Windows 95 升级到中文Windows 98。
⑶从DOS下安装中文Windows 98。
(4)中文Windows 98 的安装过程。
(5)制作启动盘。
(6)卸载中文Windows 98。
5．中文Windows 98资源管理系统Windows 98是采用树形结构，以文件夹的形式来组织和管理文件的。
中文Windows 98 中的资源管理器给广大用户带来了极大的方便，使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。
6．打印机目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3 种。
(1)针式打印机耐用，耗材便宜，可以打印多种类型的纸张，还可以打印多层纸，但其打印速度慢、噪声大。
需要经常更换的耗材是色带。
(2)喷墨打印机价格低，打印效果优于针式打印机，噪声小，但打印速度慢、耗材贵。
需要经常更换的耗材是墨盒。
(3)激光打印机在各种打印机中打印效果最好，打印速度最快，噪声小，但价格高。
需要经常更换的耗材是硒鼓。
7．扫描仪扫描仪的形式：(1)按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。
(2)按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。
手持扫描仪的价格低，但使用不方便。
平板扫描仪的效果要好很多，所以在办公室中被广泛使用。
秘书资格五级考试复习指南一、复习的重点内容1. 秘书的基本知识和技能：包括秘书的基本职责、工作原则和要求，秘书的基本礼仪和仪容仪表，秘书的基本沟通技巧和口头表达能力，秘书的基本文书写作能力和办公自动化技术应用能力。
2. 秘书的管理能力和组织能力：包括秘书的日常工作安排和时间管理能力，秘书的文件和资料管理能力，秘书的会议组织和会务管理能力，秘书的人力资源管理能力。
3. 秘书的业务知识和专业能力：包括秘书的商务礼仪和商务谈判能力，秘书的办公设备使用和办公用品采购能力，秘书的办公经费管理能力，秘书的出差和接待管理能力。
4. 秘书的决策能力和创新能力：包括秘书的问题解决能力，秘书的工作创新和改进能力，秘书的决策和执行能力，秘书的计划和组织能力。
5. 秘书的人际关系和团队合作能力：包括秘书与上级领导的关系处理能力，秘书与同事和下属的关系处理能力，秘书的团队协作和协调能力。
二、复习方法和时间安排1. 制定学习计划：根据考试的时间安排和自身情况，制定学习计划，包括每天学习的内容和时间安排。
2. 查找资料和教材：查找秘书资格考试的相关教材和复习资料，可以参考电子资料和纸质教材，选择适合自己的学习资料。
3. 系统学习和记忆重点内容：根据复习的重点内容，系统学习和记忆相关知识点，可以使用笔记、思维导图等方式进行整理和记忆。
4. 进行模拟考试和练习：在复习过程中进行模拟考试和练习，可以选择历年的秘书资格考试真题进行模拟考试，检验自己的学习成果。
5. 分析错题和弱点：分析自己的错题和弱点，找出不足之处，并加强针对性的学习和复习。
6. 多方面复习：除了基础知识的学习外，还要注重综合能力的提升，可以进行案例分析和综合素质的提升。
7. 合理安排时间：在高效复习的同时，也要合理安排时间，保持良好的作息时间和体力。
三、复习技巧和注意事项1. 制定合理的学习目标：根据自己的实际情况，制定合理的学习目标，不要盲目追求高分，要根据自己的实际情况进行合理的规划。
职业资格考试之秘书五年级之题纲Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】第一部分会议与商务活动一、鉴定要点掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知；掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放；了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序；做好会议的善后工作，包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。
掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序；商务旅行准备工作的主要内容。
熟悉会议构成的要素；会议的种类与作用；内部会议室的预订方法。
二、重点提示1、会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。
会议构成要素可分为基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、日程）和选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等）2、会议种类（1）按组织类型可分为内部会议或外部会议，正式会议和非正式会议（2）按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类（3）按出席对象可分为联席会、内部会、代表会、群众会（4）按功能性质可分为法定性会议、决策性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、显示性会议（5）按议题性质可分为专业性、专题性、综合性等（6）按规模可分为特大型、大型、中型、小型（7）按会议采用的方式手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等（8）按与会者的国籍及议题可分为国内会议和国际会议3、公司常见会议的各类与作用（1）经理例会（2）部门员工例会（3）股东会*（P3）（4）董事会（5）公司年会（6）客户咨询会（7）产品展销定货会（8）业务洽谈会（9）新产品新闻发布会4、发送会议通知(1)发送方法或形式：口头通知和书面通知、正式通知和非正式通知。
(2)发送内容会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。
1)会议相关材料：预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。
2)回复时需要的信封、邮票等。
需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片，上面应注明本公司的公司地址、邮编、电话、发信人姓名等。
3)会议中使用的有关票据。
4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。
(3)发送通知程序（P8）(4)发送会议通知的注意事项1)明确会议通知发送对象。
2)落实发送的回复确认环节。
3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。
(5)处理回执1)回执一定要注明寄回的截止时间。
2要明确会议组织者所需了解的重要信息。
3)回执寄回后要认真统计，及时确认。
5、会议的各种准备工作(1)制作姓名卡片、会议证件、会议指示标识的方法会议证件的作用：证明身份、保证会议安全、统计到会人数、维持会议程序会议指示标识分为标识牌、区域图、名签与台签1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。
2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。
3)证件的形式应反映出会议的内容4)应区分与会者的身份。
会议证件有类型主要有代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，在主席台放置台签式姓名卡片6)注意会议证件中的文化理念(2)会议文件资料发放的基本方法1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。
2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。
3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。
4)适时适量。
5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。
(3)会议所需用品和设备的准备1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。
2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。
(4)预订内部会议室的方法1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。
2)在使用的前一天，一定要再次落实。
3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。
4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。
5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最佳状态。
(6)会议住宿工作(5)接站报到工作的主要步骤1)掌握与会者到达的时间和联系方式。
2)备有足够的车辆和接待人员。
3)有统一的指挥调度系统，人车要值班。
4)所有车辆和人员要按时间、路线接送5)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅，表明“××公司接待处”的字样；并设立引导牌或标识牌，表明报到的具体位置。
6)事先准备好文件袋发给报到人员。
(6)会议签到和引导工作会议签到包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证会议签到方式：1)小型会议可由秘书逐一进行签到。
2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。
3)准备好登记本、签字笔等用具，必要时准备好嘉宾的留言簿。
4)按礼仪规范引导与会者入场。
签到工作程序（P28）引导与会人员就座的方法（P28）(7)会议接待的基本程序1)迎接2)会议签到和引导3)安排合影4)引领会议嘉宾进入会场或登上主席台5)会议结束后送别6、会议的善后工作(1)安排与会人员返程工作1)征询与会人员要求并进行登记。
2)预订车、船、机票3)分发返程票4)结清会议经费，开好发票，提醒归还物品，避免遗忘物品，准备资料袋及帮助搬运等。
5)安排车辆送站，分批送站，调配车辆6)安排暂留人员。
(2)会议文件资料清退的方法1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上，由文秘人员统一收集或由文秘人员在会议室门口收集。
2)大中型会议可提前发出清退目录，先由与会者个人清理，再统一交秘书处或下发收集目录，限时交退。
(3)整理会议室：将会议室整理恢复到备用状态。
第二部分事务管理一、鉴定要点能够在工作中展示规范的站、坐、行姿态；能够得体着装；能够妥善地接待来访者；能够了解沟通的基本技巧，包括倾听和提问；了解如何自信地提出要求和恰当地拒绝要求。
二、重点提示1．职业形象(1)服饰穿戴选择的基本原则1)着装要与场合相适应。
2)着装要明确目的3)着装要符合自己的社会角色4)着装要适合自身条件(2)着装技巧1)女士着装为西服套装，首饰的式样尽量简单大方，皮鞋鞋跟高度以2．5～5厘米为宜。
2)男士着装为西服套装，领带的长度要标准，鞋袜搭配得当，按要求系好纽扣。
(3)正确仪态，包括正确的站姿、坐姿、走姿1)正确的站姿：身正，两眼平视前方，收腹挺胸，两臂自然下垂，两脚呈45度站立。
2)端正的坐姿：腰背挺直，双肩放松，女士两膝并拢，男士膝部可分开不超过肩部。
3)轻快的走姿：目光平视，头正颈直，两臂自然下垂，前后自然摆动。
(4)工作中的基本表情1)微笑2)随机应变的表情3)目光(5)手势1)指示性手势2)打招呼、致意、告别的手势3)不要指点别人4)注意手势的不同含义2．接打电话(1)电话摆放位置：办公桌左边(2)接打电话的基本要求1) 态度礼貌、友好：使用礼貌用语，并问候。
2) 声音积极、自然：微笑接打电话，语速适中，音量适中3) 通话简洁、高效：时间控制在3分钟之内(3)接电话的步骤1) 铃声响3声之内，左手拿起听筒，右手拿笔准备记memo。
2) 应对第一句话应该是问候3) 自报家门，给以反馈信号4) 电话掉线时，应把电话机挂上等待。
5) 接电话要自报家门，语速适中，音量适中6) 灵活处理同时打来的电话7) 上司或同事不在时的应对(4)打电话的步骤1) 提高效率2) 适时拨出3) 写下要点4) 控制时间5) 自报家门6) 以问候开始，以感谢结束。
7) 对待录音电话要向对其本人一样。
3．接待的准备工作秘书要为接待工作做好心理准备、物质准备。
心理准备是指秘书要有“诚恳”和合作的态度。
物质准备是指会客室／区的环境要清洁、优雅，有足够的设施。
4．见面问候、介绍、握手、接递名片礼仪(1)相互介绍的方法1)首先为尊者介绍对方的姓名和一些有关个人的情况，只需介绍一次即可。
2)对方要起立、走上前去、目视对方、握手、致意并复述对方的姓名。
3)交谈结束时要互相道别。
(2)正确握手的方法1)原则位尊者先表示出握手的意愿2)自报姓名并伸出你的手。
3)伸出手时稍带角度，拇指向上，双方虎口应互相接触。
4)握手要坚定有力，晃动两至三下即可。
(3)名片设计1)注意尺寸。
2)可制作成双面名片。
3)名片上的字体横排、竖排均可。
4)名片上的内容应包括：标志或徽记、姓名、职务、公司名称、公司地址、电话号码、传真号码。
(4)名片交换时机1)第一次见面一般要互赠名片，这标志着初次见面的结束。
2)在宾客较多的场合，一开始接受名片可帮助你及早了解对方的身份。
3)拜访时，如主人没有出示名片，客人可在道别时索要。
4)用餐时不要出示名片。
5)有时如本人不能前往，可送上名片“代表”你。
(5)接递名片礼仪1)双手递出，文字正向对方，边自我介绍边递出。
2)双手接过名片，看上片刻，不要立刻放进包里，以示尊重。
3)交换名片的语言。
5．接待工作(1)接待工作的基本程序客人一前台秘书一上司。
(2)接待预约来访者的工作程序1)站立姿态，面带微笑，主动问候。
2)了解约定见面的部门或人员。
3)如来访者准时到来，应立即通知被访者；如来访者比约定时间来得早，应请其入座，热情接待。
4)正确引导来访者至要去的部门。
(3)接待未预约来访者程序1)面带微笑，主动问候。
2)询问要访问的部门或个人，并设法为其联系。
3)如来访者要访问的部门或个人无法接待时要立即说明情况，并主动请其留言。
(4)礼貌送客1)主动为客人取衣帽等，为客人开门。
2)如送至电梯，要主动按电梯按钮；如送至大门口，要等客人汽车开出视野后离去。
3)与上司一起送客时，要比上司稍后一步。
6．有效的倾听方法(1)有效倾听方法1)检查自己的倾听习惯，学会适时闭嘴，有效运用沉默，耐心倾听。
2)以客观公正的态度倾听。
3)注意语言和非语言所传达的信息。
4)善于从对方的谈话中找出重点或基本观点。
5)在合适的时间、恰当的方式做出反馈和提出适当的问题。
6)消除外界的干扰。
(2)创造良好的倾听环境1)非威胁环境。
2)适当的地点。
3)反馈或行动。
4)时间因素。
5)平和的情绪状态及正确的态度。
(3)克服有效倾听中的障碍无法专心倾听的原因包括：语意不清；预期反应；分散注意力；预先下结论；某些字眼引起反应；想逃避困难的工作；只听取自己想要的内容；只重形式而不重内容；想着另外的问题；过分依赖笔记。
7．有效地提问，自信地提出或拒绝要求(1)如何实现有效提问1)态度——以理解的态度，认真、诚恳而准确地提出一些双方都能接受的问题。
2)时机——不要过早或太迟，就当前的事情提问。
3)提问内容——提出自己应该知道的信息。
4)注意提问时的话语速度。
