培训手册ppt课件

公司行政管理当中，主要涉及的工作是管 理类、协调类、支持类工作。 管理类包括：印章、资质文件、档案、公 司的办公环境、资产等。 协调类：各部门工作的衔接、能够做到信 息沟通及时，保证工作效率进度。 支持类：总公司要求分公司提报的数据、 报表等支持性的工作
你应该处于什么样的角色
行政工作人员在企业中应属于初级管理 职位，有责任心，有正义感，敢于管理 监督并严格执行公司相关管理制度，积 极配合各部门工作，认真贯彻执行总公 司交代的各项任务。
对外、对内文件
由公司对外或对内发布的信息、资讯及视频类 文件
合同、协议
公司对外签署的业务类、合作类、服务类的合同及协 议
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8
档案管理
公司资质类文件的管理
公司资质类文件包括：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 开户许可证、信用机构代码证、一般纳税人证明等。
综合岗要认真负责保管好公司的相关资质文件，并确保无损坏、无丢失的情况 发生。如涉及变更、增补相关资质文件的情况，需要提前报备总公司行政部知 晓审批。
2016年行政部培训课件
授课部门 课程内容
行政部 行政管理手册
2020年10月4日
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1
行政工作相关职责
内容细分
1、日常事务（行政费用、快 递、办公用品等） 2、固定资产管理 3、文件、档案管理 4、安全保卫
5、证照年检 6、费用流程 7、车辆管理 8、会议、活动组织
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2
行政工作的重要性
公司的行政工作干什么
印章在使用前需要提前进行登记，详细填写用章事由并由分公司经理签字确 认。分公司经理不在的情况下，由综合岗根据登记事由通过电话与分公司经 理确认。没有确认的用章申请，一律不得盖章。印章外出或外借需由综合岗 人员随同，严禁除综合岗以外人员带章外出。
印章保管和监督人员需要签署《印章保管协议》，对于没有登记或批准的用 章行为，公司将追求相关责任人的法律责任。
办公家具颜色主色调为枫木色，黑、灰白为配色。 家居风格简约为主，办公区域内可设立企业文化和 员工文化墙，烘托办公室氛围。业务相关宣传材料 及摆件可放置洽谈桌等明显位置。
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5
办公室的日常管理
每天上班前第一件事，打扫办公室内卫生、整理自己的工位。办公环境卫生由各分公司同事依照值班轮岗制 原则在每日上班前完成。分公司总经理和综合岗人员应起到模范带头作用，保障办公环境的干净、整洁。
1、保证公司办公环境的安全、干净、整洁 2、贯彻并执行公司各项规章制度，监督员 工按流程、规矩办事 3、管理印章、资质文件、档案文件，做到 坚持原则、有据可查、分类明细。 4、合理控制费用预算，并向总公司提供有 价值的工作参考意见。
你的责任和义务
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印章、文件、档案、资产的保管、登记 、使用 各项费用的记录、统计工作，按时向总 公司提交相关报表 分公司日常工作中发现的问题、情况， 及时向总公司汇报
各分公司综合岗要在每年的5月份之前做好上一年度的年报工作，年报地址在当 地工商局网站查询。
综合岗人员应建立电子版资质文件报审台账，除工商年报外，涉及其他 类别的资质文件，需要按时间验照或报审的，应严格按照要求及时间 节点进行提报工作。完成后应将报审批准的通知或证明文件以邮件形式 发回送公司行政部备案。
公章使用情况备查表（模板）
序号 日期 用印部门
用章事项 用印次数 经办人 部门审批 总经理审批 备注
1 2 3
印章印鉴登记表（模板）
印章模板
保管人（签字）
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7
档案管理
公司资质类文件
营业执照、组织机构代码证、税务登记证、一般纳税 人证明、开户许可证、信用机构代码证等
业务相关文件
办理公司业务相关的手续，材料等纸质和 电子版文件
公司的注销
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4
资产标准
分公司办公家具的配置标准 员工工位：开放式直条桌，规格参考：1400*700*1100 经理办公桌：L型主管桌，规格参考：1800*800*750 推柜：三抽屉柜，规格参考：396*540*650 椅子：标准员工椅，规格参考：非转椅 文件柜：铁皮扁三斗文件柜，规格参考：高1850*宽900*深400 保险柜：重量在51-100KG，规格参考:480*400*800 洽谈桌：规格参考：80*80*45（底座）
公司的撤销只通过总公司行政部下发 通知，当地人员办理撤销手续，注销 工商、税务、银行等相关事宜，将注 销后的证明文件寄回总公司留存备案。
租赁的办公室在接到公司撤销通知后应及 时告知房东，在房东验收前检查房屋情况 并恢复租赁前状态，有问题要及时跟总公 司行政部汇报，交接结束后要签署相应的 确认文件，避免给公司造成经济损失。
办公家具及 用品标准
公司的立
办公室环境及费用标准
分公司办公室面积选择应在100㎡以内，室内
最好为开间，如有单独的隔断最好。
租金费用标准在5500元/月左右为宜（包含 物业、水电费），车位费400元/月（以内）
房屋签订的租赁合同以法务部模板 为准。 合同中需重点约束关于租金发票 及房屋交接情况事宜。
工作中的重点
3
公司的成立
公司设立之初由当地同事办理注册、登 记等相关事宜，当地没有人员的可查询 当地代办办理。 办公楼的选址依据业务相关的便利性和 行业的共同性，尽量靠近市区 等交通便捷的地方。
办公家具根据人员编制安排采购： （费用标准以内） 办公桌椅（含推柜）：员工1200元/ 套；经理1700元/套 文件柜：700元/组 保险柜：1000元/个 绿植：200元/年 洽谈桌：800元/套
机票、酒店的预订严格按照人事部制定的差旅制度标准执行，由总公 司行政部操作及把控，任何出差住宿的申请必须填写《差旅申请表》 以邮件形式经过相关领导审批后由行政部办理后续事宜。
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6
印章保管登记
印章的管理在公司日常工作中尤为重要，印章的保管由综合岗人员负责，分 公司总经理监督。
各分公司综合岗在取得各类印章后，要及时登记并更新《印章印鉴登记表》， 保证印章的有效性和保管人员的信息对称。
每日下班后由最后离开的同事检查办公室内的用水用电情况，做到离开后断水断电，保证办公 室内的环境安全。
台式机在工作时间结束后应处于关闭状态，业务人员使用的笔记本在工作时间结束后应关机锁在推柜内或 随身携带，保证公司相关资产和信息的安全，避免泄露。
接听电话时应使用标准术语“您好，易汇资本xx分公司”，通话结 束要表示“感谢您的来电”，并先等对方挂断后再结束通话。如遇到 解决不了的问题时，记录并登记来电信息，之后由相关人员回电。