工程项目中采购过程管理

1概述在总承包工程项目中，采购过程管理是工程项目管理一个非常重要的环节，是工程项目管理在采购职能上的延伸。

工程项目管理主要围绕质量、进度和费用三个基本目标进行。

所以，采购过程管理的目标也是“质量、进度和费用”。

“质量、进度和费用”三大目标之间是对立统一的。

三大目标之间需要作为一个系统来统筹和平衡，力求以资源的最优配置实现采购过程管理目标。

采购过程管理的范围是从采购策划开始，到货物制造完毕运抵施工现场并入库，直至货物质保期结束为止。

采购过程管理的工作包括综合管理、合同条款管理、进度管理、质量管理、费用管理、增补采购管理、物流管理、工地开箱检验、供货商文件管理和索赔等关键环节。

本文拟结合作者参与过的国内及国外工程的经验，从上述几个关键环节描述国内工程公司在总承包工程项目中采购过程管理的主要工作内容和要点。

2综合管理2.1采购过程管理的组织设计目前国内工程公司投入项目采购团队的人力资源还比较少。

相比较而言，国外工程公司采购部门人力资源比较充足，职能分工也比较明确，工作细化专业性强。

在采购部门建设方面，国内工程公司仍在不断地探索之中。

对项目组织结构的设置，国内工程公司一般都采用以项目为中心，以专业部室为基础的矩阵式项目组织结构。

当项目成立后任命项目采购经理并组建项目采购团队。

无论项目采购团队的人力资源配置如何，以下组织机构的职能是一个工程项目的采购工作必须覆盖的：2.2综合管理的内容综合管理由采购经理负责，主要的工作内容包括：①配合采购部主任组建项目采购团队。

②对项目采购目标“质量、进度和费用”进行总体控制。

指导采购工程师的工作，监督采购工程师按照项目采购目标和项目执行体系运作。

③编制、审核及发布项目采购的采购实施计划、各类指导性文件、程序文件和文件模板。

④编制采购月报。

⑤组织编写项目采购工作完工报告。

⑥负责项目采购团队与项目其他成员和公司采购部门之间的协调和沟通。

⑦确定项目供货厂商名单，并经公司采购部门及项目经理批准，必要时需经业主确认。

⑧组织、监督并统筹协调项目采购的询价、报价评审、合同谈判、合同签订、催交、检验、物流和工地验收等工作。

⑨接受设计经理发布的请购单及询价技术文件。

⑩指导采购工程师进行合同谈判。

輥輯訛对供货商进行动态管理，跟踪供货商履行采购的状态，对“质量-进度-费用”目标进行控制。

輥輰訛对供货商提交的各类文件进行收集、整理并归档。

輥輱訛组织并协调处理采购合同执行过程中遇到的商务和技术问题。

輥輲訛编制采购用款计划，以便公司财务部统筹资金使用。

輥輳訛组织制定采购工作的计划工作预算费用（BCWS ），定期（一般是按月）测定已完成工作费用（BCWP）和已完成工作量的实际费用（ACWP），计算费用偏差（CV ）和进度偏差（SV ）。

輥輴訛负责项目采购售后服务工作。

在执行过程中，综合管理需要对采购过程管理的各个环节及时进行测量和统计，对各个环节的成果及时反馈、不断改进，从而对采购过程管理整体进行统筹、协调和管理。

3采购合同条款采购合同是工程项目合同体系中的重要组成部分，与施工合同居于同样重要的地位。

采购合同应依据工程承包合同的相关内容订立，并符合工程承包合同对货物的质量要求和工程进度需要。

国内工程公司一般将采购合同分为商务合同和技术合同两个部分，虽然都由采购经理签署，但是合同这两个部分编制的人员是不同的。

商务合同主要由采购工程师负责编制，而技术合同主要由设计工程师负责编制。

如何衔接和整合好商务合同和技术合同是采购经理需要考虑的事情。

采购合同的标的是货物。

采购合同条款应围绕货物制订。

采购合同条款主要包括以下内容：3.1商务合同：①货物名称和规格（应与技术合同一致）；②包装要求；③交货条件；④检验和验收；⑤质量保证期；⑥价格和付款方式；⑦违约责任；⑧争议解决方法。

———————————————————————作者简介：雷文辉（1981-），男，湖北武汉人，高级工程师，研究方向为工程项目管理。

浅谈工程项目中采购过程管理Discussion on Procurement Process Management of Engineering Project雷文辉LEI Wen-hui（中国五环工程有限公司，武汉430223）（Wuhuan Engineering Co.，Ltd.Wuhan 430223，China ）摘要：作者结合参与过的国内外总承包工程经验，讨论国内工程公司项目采购过程管理的主要工作内容和要点。

Abstract:Combining experiences of several foreign and domestic EPC projects,the author discusses procurement process managementof domestic engineering companies in the article.关键词：工程项目采购；采购过程管理Key words:project procurement ；procurement process management 中图分类号：TU71文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）24-0092-043.2技术合同：①货物名称和规格；②技术标准；③质量要求。

承包商（在采购合同中作为“购货方”）和供货商（在采购合同中作为“供货方”）都必须严格按照合同条款履行采购合同。

所以采购合同条款对于采购合同能否顺利执行是至关重要的。

按照项目执行的逻辑，工程承包合同对货物的各项要求应详尽正确地体现在采购合同中。

这就要求，采购合同中对货物的要求不能低于工程承包合同对货物的要求。

因此，采购经理在采购合同签订之初，就应结合工程承包合同要求确定采购合同的通用条款，并编制采购合同模板。

需要特别注意的是，采购合同模板不能直接用于各货物的采购合同。

随着工程公司的工程技术规范和采购合同的标准化发展，工程承包合同中对货物的特殊要求往往最容易被忽视。

为了完整正确地履行工程承包合同，这就要求在采购合同签订前，编制采购合同的相关人员都应仔细学习工程承包合同，并收集其他专业对货物的特殊要求，然后将这些要求全部体现到采购合同中。

根据这些要求所形成的合同条款就是采购合同的特殊条款。

在合同签订时，承包商应与供货商逐条商讨合同通用条款，并着重强调采购合同的特殊条款。

必要时，还需要以会议纪要的形式统一双方对采购合同条款的理解。

4进度管理因为采购的货物是在供货商工厂制造的，货物能否及时交付，一方面固然要依靠供货商的努力，另一方面，还要依靠承包商派遣催交工程师进行货物催交。

催交工作是项目采购必不可少的重要环节，对保证工程项目的总进度具有重要作用。

因此，国外工程公司对催交工作也十分重视，不惜投入一定的人力做催交工作。

催交工作的主要任务是督促供货商按照采购合同规定的期限和要求提供货物和技术文件，以满足工程工地施工安装的需要。

催交工作的重点则是保证货物生产的进度和工期。

在催交过程中，催交工程师应及时发现制造过程中的问题，并且能采取有效的控制和纠偏措施，以防止进度拖延。

催交工作的主要内容包括：①催促供货商按照采购合同规定，及时向承包商提交详细的制造进度表，明确交货日期。

②检查供货商主要原材料的采购和准备情况，并检查供货商主要外协件和配套设备的采购进度。

③检查设备和材料的制造、组装、试验、检验和运输的准备情况。

根据中国五环工程有限公司诸多国内外总承包工程来看，工程采购的特点是采购货物的品种多、数量大、供货来源多、供货周期长、技术性强、工作量大、管理难度大。

对于不同重要程度的设备和材料，承包商投入管理的人力和物力也应不同。

根据货物的制造进度，催交工程师可以选择驻厂催交、访问催交或电话催交等方式。

比如，在材料采购和准备阶段，一般采用定期的电话催交和偶尔的访问催交即可。

对于重要设备和材料，在制造阶段则必须采用驻厂催交。

对于大宗材料或紧急材料的供货商，由于供货商制造任务重或者进度要求紧，也必须采用驻厂催交。

5质量管理虽然工程项目需要在质量、进度和费用三大目标中寻求平衡，然而工程质量是工程公司的核心竞争力，可知工程质量是工程建设的根本。

质量条款是货物采购合同中的重要条款，也是货物的验收和区分责任的依据。

货物的质量要求主要体现在货物的性能、功能、耐用程度、可靠性、外观、经济性等方面。

尽管货物的质量同样主要依靠供货商的努力。

但是作为承包商，有义务对采购货物的质量进行监督和控制。

在项目采购团队中，执行质量控制的是检验工程师。

根据设备和材料的特点和重要等级，工程项目采购的设备和材料的质量等级一般可以分为3级。

对这3级设备和材料可采取不同的检验方式。

比如：第1级，重要设备和材料：应进行驻厂监造和检验。

对重点设备和材料采购，承包商需要派遣检验工程师在供货商工厂进行现场监造与检验，包括对原材料进货的检验、设备制造加工监造检验、组装和中间产品的监造检验、整体货物性能的监造检验、包装监造检验、运输条件检验等。

第2级，次要设备和材料：参加并见证出厂前的检验测试，并审查货物质量报告及货物竣工资料。

第3级，一般设备和材料：货物出厂前，审查货物竣工资料。

关于监造和检验的要求最好事先在采购合同中约定，以免采购合同执行时引起分歧。

比如国外很多工厂在报价时就不含购货方访厂检验的费用。

以驻厂监造和检验为例，检验工作的主要内容包括：①检验工程师的职责是保证货物的质量和制造进度。

②检验工程师应根据采购合同的内容，制定检验或监造计划。

③在货物制造开始前，检验工程师要组织召开预检验会议，使供货人明确产品要求、检验内容、检验方式、检验时间以及各自的责任和义务等。

④监造与检验的方法一般有：目视检验、尺寸检验、见证检验、记录和照相等。

一般在采购合同中规定，当需要使用测试仪器时，供货商应提供仪器和协助。

⑤货物制造完毕后，检验工程师应参加货物的质量验收，见证货物出厂前的检验测试。

审查货物各项报告及货物竣工文件。

⑥根据实际情况，可聘请有资格和有信誉的第三方检验机构承担货物的检验工作。

⑦对经检验合格的产品，检验工程师应组织所有参检方联名签字。

对不合格产品，检验工程师应组织供货商编制不符合项报告，并提出处理意见。

对第2级和第3级设备和材料，其检验工作的内容已经包含在上述7条工作内容之中。

当然，承包商以最低价中标的招标采购方式可以选择到合适的供货商，从而能够降低采购成本。

若中标的供货商具有质量提高的潜力，而且承包商有意愿提高货物质量。

那么承包商可以通过与供货商签订合适的质量控制合同来激励供应商为提高货物的质量而付出努力。

这笔费用应事先考虑在项目采购费用中。

6费用管理项目采购合同的费用控制效果将直接影响到项目成本能否控制和预期收益能否实现。

采购合同费用管理的主要工作是控制合同货款的支付进度，检测ACWP曲线，监控采购过程管理的绩效。