检测机构服务和供应品采购程序

采购供应管理程序1.目的规范并有效控制对检测质量有影响的服务和供应品的采购，确保检测质量的可靠。

2.适用范围适用于本中心检测工作质量有影响的所有产品的选择、采购、验收、存储和管理，包括：检测仪器、检测设备或辅助设备、消耗性材料和试剂及支持服务等。

3.职责3.1检测室负责供应商和服务的申请。

3.2管理部负责对供应商的评价、实施。

3.3技术负责人负责采购申请的审核，批准合格供应商。

3.4中心主任负责采购申请的批准。

3.5设备管理员协助检测室验收和发放。

4.工作程序4.1供应商的选择4.1.1选择和购买对检测质量有影响的服务和供应品，需由管理部对供应商进行评价，填写《供应商调查表》，由技术负责人决定是否列为合格供应商，并对。

4.1.2购买重要的消耗品、供应品，应优先选择获得ISO9001质量认证或有完善质量保证体系的供应商，购买计量设备，供应商需提供计量器具制造许可证等证明材料。

4.1.3提供计量检定、检测服务的供应商应符合以下要求：a)法定计量检测机构或经CNAS认可且有计量授权的检测机构。

b)能实现量值溯源，测量结果能够溯源到国际或国家基准。

c)能给出测量不确定度，并能满足溯源链的规定要求。

d)技术负责人应对提供计量检定、检测服务的供应商的技术能力进行评价。

4.1.4经评定为合格的供应商由管理部负责登录在《供应商一览表》中，保存评价记录，并及时更新《供应商一览表》。

4.1.5每年12月份，实验室主任组织有关人员对在册供应商在本年度内的供应情况再次进行评价；凡经评价不合格的供应商，将此供应商从《供应商一览表》中删除。

有新的供应商经评价合格，加入到新清单中，重新整理《供应商一览表》，经实验室主任审核、批准后使用。

4.2供应品的采购4.2.1一般消耗品、供应品的采购具体实施交由采购部负责，采购后的供应品交实验室按下面要求进行验收。

4.2.2实验室仪器量值溯源的具体实施交由公司品质部负责，仪器校准回来后由实验室进行必要的确认验收后视确认情况后才能投入使用。

文件制修订记录1 目的对采购服务和物品的过程进行控制，使采购服务和供应品的质量能满足技术要求。

2 适用范围适用于本公司范围内采购的服务和供应品，不适用于由政府招标采购机构选择的外部服务和供应商的采购控制。

3 职责3.1 需求部门负责提出采购申请，并提供相关的技术参数要求；3.2 需求部门负责人对申请要求进行需求审核；3.3 技术负责人进行技术性要求审核；3.4 最高管理者采购申请实施的批准；3.5 综合部负责采购申请的执行；3.6 综合部负责外部支持服务与供应商名录和评价记录的管理及更新；3.7 质量负责人负责对支持服务与供应商管理体系的评价；3.8 技术负责人负责对支持服务与供应商的技术能力的评价；3.9 使用部门负责对支持服务与供应商提供产品或服务进行试用和验证，并参对支持服务与供应商的评价；3.10 最高管理者负责支持服务与供应商的最终选定和名录变更的批准。

4 程序4.1支持服务方和供应商的选择、验证、评审4.1.1 当体系文件发布之初，应由服务使用部门根据质量手册第4.5章中的4.5.1节条款要求，整理现行的外部支持服务与供应商名单，上报给综合部；4.1.2 综合部根据使用部门提交的支持服务与供应商名单，对其技术能力、管理水平等各方面的了解、调查，并根据质量手册第4.5.6节中有要求收集相关的证明材料，形成初选的名单。

当综合部缺少与支持服务与供应商沟通的渠道时，各服务使用部门应提供必要的联系方式和支持协助综合部收集候选的外部支持服务方与供应商的资料；4.1.3 综合部应将支持服务与供应商的初选名单提交给质量负责人，由质量负责人召集相关人员或部门对预选的支持服务与供应商进行评审，填写《外部支持服务与供应商评估表》，根据不同的类型按下述要求进行：(1) 设备量值溯源服务：由技术负责人识别其溯源能力范围适用性，由质量负责人识别其资质符合性，由被溯源设备的使用部门识别其设备保护、现场操作能力、服务态度的符合性进行评审。

服务和供应品管理程序1目的为保证本公司检测价结果的有效性和准确性，在寻求外部服务和供应时，确保其符合公司质量、环境和职业健康安全管理，特制定本程序。

2适用范围适用于对本公司检测质量、环境和职业健康、安全有影响的服务和供应品的选择、购买、验收的控制。

3职责3.1各需求部门负责人提出采购申请，并参与验收工作。

3.2各部门主管/经理审核采购文件。

3.3公司总经理批准所有采购申请和文件。

3.4行政部负责对供应(服务)商进行调查评估，编制合格名录，实施采购，组织验收、入库及资料归档。

4采购工作程序4.1采购申请4.1.1本程序控制的服务和供应品包括：a、对检测工作质量有影响的计量校准、检定、维修等服务；b、对检测工作质量有影响的设施和环境条件的设计、施工、安装、调试等服务；c、对检测工作质量有影响的人员培训教育工作等服务；d、检测工作中使用的仪器、设备和辅助设备等供应品；e、检测工作中使用的消耗性材料和试剂等供应品。

4.1.2本公司根据采购的实际情况，将采购分为一般物资采购、大型仪器设备采购和外部服务的采购。

4.1.2.1一般物资采购包括消耗材料、辅助材料、一般仪器设备及附件、试剂、标准物质的采购。

4.1.2.2大型仪器设备采购指对检测质量有影响的一些大型的精密的、复杂的、贵重的仪器设备的采购。

4.1.2.3外部服务的采购指对各种检测质量有影响的检定校准、维修、施工、培训等服务的采购。

4.1.3各部门根据工作需求，由负责人提出采购申请。

4.2一般性采购4.2.1一般性采购由使用部门提出申请，填写“物质（服务）申购计划表”，确定采购品的名称、规格、型号、数量及技术要求，由检测技术负责人负责人审核，公司总经理批准。

4.2.2行政部采购人员按照“物质（服务）申购计划表”中的要求从“合格供应商名录”中选择合适的供应商，实施采购。

4.2.3行政部负责人联同申购部门负责人对采购品进行验收。

验收保证采购品符合“物质（服务）申购计划表”中的要求。

版本:A1 页号:2/4 1.0 目的:对服务和供应品采购过程进行控制，确保所选择的服务和所采购的供应品符合检测工作的要求，特编制本管理程序。

2.0 范围：适用于对本实验室检测质量有影响的外部服务和供应品采购的控制及对供方的选择和评价。

3.0 职责：3.1实验中心主任：批准或授权技术负责人批准外部服务/供应品采购合同、计划；必要时, 主持重大项目的合同评审。

3.2技术负责人：审核外部服务、供应品采购技术要求及计划；维护本程序的有效性。

负责汇总、编制实验室所需外部服务、供应品采购计划；按照采购计划报公司采购部门实施设备和耗材采购；如设备自带的热电偶等将仪器设备送往具有质量资质且能力符合要求的机构进行检定/校准；参与采购仪器、耗材的验收及其保管和发放。

3.3行政管理员：建立保存《合格供方名录》；4.0程序4.1对供方的调查和评价4.1.1 对供方要求1）为本实验室提供设备校准的机构必须符合以下要求：该校准项目已通过国家实验室认可或有计量授权；其校准溯源到国家基准或国际标准；能给出校准的测量不确定度。

2）为本实验室提供设备维修维护的必须是供应商或其指定的具有相关维修能力的机构，或者是具有相关能力的有成功的相关维修维护经验的机构。

3）为本实验室提供试剂和易耗品的供方至少必须满足以下条件：必须是合法的生产经营企业或经销商；对供方产品有特定许可要求的，应能提供生产许可的有效版本；提供的供应品必须有合格证或证实产品合格的有效文件；4）选择为本实验室提供仪器设备操作培训的机构时，优先选择仪器供货商，专业技术或质量管理知识培训的必须是国内权威的机构或人员。

4.1.2 对供方评价方法对为本实验室提供服务或供应品的供方评价方法如下：1）到供方现场考察其质量保证能力；2）对供方的服务业绩或供货业绩进行评价；3）对供方提供的样品进行检测和试用；4）收集对比同类厂家使用同类采购产品的经验；5）收集供方获得相关能力、资格证明的资料；6）收集供方相关服务或供应的评价资料；7）对供方发出“供方调查表”，收集相关信息。

1 目的使参考标准和标准物质始终处于受控状态并保持完好，确保其量值溯源符合要求，保证检测结果的准确性和有效性。

2 适用范围本程序适用于参考标准和标准物质的配置、采购、验收、贮存和使用的管理控制。

3 引用文件服务和供应品采购管理程序检测设备校准管理程序结果报告管理程序记录和档案管理程序记录目录清单4 职责4.1 技术负责批准参考标准和标准物质的配置、使用、降级和报废。

4.2质量负责审核标准物质配置、使用、降级和报废；负责审批并组织实施参考标准与标准物质的检定计划和期间核查计划。

4.3 标准物质管理员负责参考标准和标准物质配置计划编制、验收保管和发放工作；负责检定计划和期间核查计划的编制和实施。

4.4 办公室/异地实验室委托采购单位组织参考标准和标准物质的采购。

4.5 检测人员按照标准物质的保管、使用的要求正确地使用标准物质，并做好记录。

4.6 异地实验室负责异地实验室参考标准和标准物质的管理。

5 措施/方法5.1 标准物质的配置、采购、验收与贮存5.1.1购买标准物质时，应首选国家标准计量主管部门批准、颁布并授权生产的标准物质。

当国产的标准物质确实无法满足工作需求时，方可考虑购买进口标准物质。

5.1.2由检测室提出配置需求，标准物质管理员认可后编配置计划，报质量负责审核，技术负责批准。

5.1.3 办公室/异地实验室委托采购单位根据批准的配置计划组织采购，具体执行《服务和供应品采购管理程序》和异地实验室《服务和供应品采购管理制度》。

办公室/异地实验室委托采购单位应确保采购的质量、数量和供货时间。

5.1.4 购买到货的标准物质，由标准物质管理员负责验收。

验收时主要对标签，生产日期，标准证书、数量是否符合采购计划等进行确认。

可能时，每批标准物质在使用前应与在用标准物质比对，符合要求并经批准后才能投入使用。

验收应做好记录。

5.1.5 验收合格的标准物质应由标准物质管理员粘贴标识入库登记，不合格的标准物质办理退货。

1、目的为规范并有效控制对检测质量有影响的服务和供应品的采购，确保检测数据的准确可靠。

2、适用范围适用于对检测质量有影响的服务和供应品的选择、购买、验收、存储及其使用的控制。

3、职责3.1检测室负责所需仪器设备、重要消耗性材料（比如化学试剂）等外部服务的采购申请及对其服务的评价和反馈。

3.2 技术负责人负责审核采购申请，并组织对分供方进行考察、评价。

3.3业务科负责对所采购的大型仪器设备、设施的采购和验收，并保存所有为检验提供所需的支持服务和供应品的所有供应商的记录。

3.4办公室负责一般低值易耗品等外部支持服务和供应品的采购，相应检测室对其质量进行验收。

4工作程序内容4.1服务和供应品的识别本程序中所称的“服务和供应品”是指对检测质量有影响的服务和供应品，也包括与检测有关的试剂和消耗材料。

具体为：（1）检测仪器设备的搬运、安装、维修、保养；（2）检测过程中所需的化学药品、试剂及其他消耗材料。

4.2服务和供应品的申请检测室根据检测工作的需要，填报《采购申请表》，经科长签名后送业务室，申请表中应注明所需服务和供应品的特征、技术要求、提供时间等资料。

4.3服务和供应品的采购的实施业务室根据检测室的申请，进行综合分析后由业务室主任审批签字，对于大宗采购则由试验室主任审批签字后，业务室选择供应商并实施采购。

4.4供应商评价和选择4.4.1业务室根据采购计划的要求，对影响检测质量的重要消耗品、供应品的供应商应组织评价。

根据以下原则提出供应商名单：a.遵循优质、优价的原则；b.供应商应具备相应的资质。

4.4.2供应商的评价包括以下内容：a.被提名供应商的资信能力；b.供应商的供货业绩，以往所供物品使用的质量情况；c.供应商的质量保证能力；d.价格、交货情况；e. 服务情况等。

4.4.3业务室根据对供应商评价的结果，选择合格的供应商，并填写《合格供应商登记表》。

4.4.4业务室建立合格供应商档案，内容为：供方调查、评价记录、服务质量、交货期、检测报告、完成日期、运输方式等。

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外部支持服务和供应品管理程序
1 目的
为防止外部服务和采购消耗品的质量对检测结果造成影响，特编制本管理程序。

2 范围
本程序文件包括以下工作：
1）对外部检定/校准服务的要求
2）对消耗性材料的采购、验收和贮存要求
3 职责
3.1 检测室负责人
3.1.1 列出本试验室所使用的消耗品目录和质量要求。

3.1.2 制定消耗品验收的作业指导书。

3.1.3 组织实施消耗品的验收。

3.2 质量负责人
3.2.1 对供货商的质量资质进行调查。

3.2.2 对检定/校准机构的质量资质进行调查。

3.3 仪器设备管理员应将仪器设备送往具有质量资质且符合要求的机构进行检定/校准。

3.4 材料管理员对采购的耗材进行核对、保管和发放。

3.5 采购员应按照检测室提出的质量、数量和供货时间要求进行耗材采购。

3.6 技术负责人应负责维护本文件的有效性。

4 程序
4.1 仪器设备的检定溯源
4.1.1 技术负责人应组织检测室负责人对本试验室所用的检测仪器设备、仪表、量具的准确度提出量化要求。

4.1.2 质量负责人应与仪器设备管理员共同选定具有满足试验室所用仪器、仪表、量具的检定/校准要求又有质量保证的机构进行量值溯源。

1）质量负责人应依据“国家检定系统表”的量值传递关系，对该机构提供检定/校准的技术能力进行查实。

2）对该机构提供的量值可以溯源到国家计量基准的证明文件进行查实。

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1 目的对检测质量有影响的外部支持服务和供应品采购进行控制和管理，确保通过采用合格的服务和供应品来保证检测质量。

2 适用范围本程序适用于对检测工作质量有影响的外部支持服务和供应品的选择、购买、验收、存储和使用的管理控制。

3 引用文件检测设备校准管理程序记录和档案管理程序检测设备管理程序参考标准和标准物质管理程序记录目录清单4 职责4.1 公司总经理、被授权的副总经理/总经理助理批准采购计划。

4.2 技术负责/办公室主任/异地实验室负责人审核采购计划。

4.3 质量负责组织服务和供应厂（商）的评价。

4.4 办公室/异地实验室负责服务和供应品采购的实施。

4.5 使用部门对服务和供应品提出申购需求，对使用结果进行评价和反馈，并协助对供应商的评价。

4.6 采购员负责采购计划的实施，受托采购单位负责异地实验室采购计划的实施。

4.7 仓库管理员负责入库物资的验收、保管、标识、发放和日常管理工作。

4.8 财务人员定期对仓库进行抽盘或监盘。

4.9 异地实验室负责异地实验室服务和供应品采购的管理。

5 措施/方法5.1 服务和供应品的分类5.1.1 服务包括外部比对、能力验证、量值溯源、设备维修和培训等。

5.1.2 供应品包括试剂、材料、设备及其备品备件、实验室用水和标准物质等。

5.2 服务和供应品的采购计划各部门根据需要提出购置需求，拟制《采购计划申报表》，报审核、批准后由办公室/受托采购单位统一采购。

计划基本要素包括：序号、材料名称、规格型号、单位、数量、对材料特定要求及可供货的单位名称等。

5.3 外部支持服务或供应厂(商)的评价5.3.1 办公室/异地实验室根据所使用的《主要材料明细表》和《计量设备溯源框图》中设备的检定/校准、外委维修等的需求，以及外部比对、能力验证和培训的需求，了解外部支持服务或供应厂(商)，从中选定并制订能满足需要的《外部支持服务或供应厂(商)初选名单》。

5.3.2 确定合格外部支持服务或供应厂(商)的原则a) 优先选择有生产许可证和已取得ISO9000认证的企业；b) 选择产品有生产许可证并具备合格品保证能力的企业；c) 不得采购无证企业产品。

采购服务和供应品管理程序1目的为确保检测所需设备、材料的采购、使用、保管得到有效控制，保证检测质量，特制定本程序。

2适用范围本程序适用于公司检测设备、材料的控制和管理。

3职责3.1技术服务部a) 负责对所需采购的设备、材料提出技术要求，确保供应品的质量满足检测要求；b) 负责对购进设备、材料进行验收、评价。

3.2 综合办公室a) 负责收集各部门对检测设备、材料的需求信息，编制采购计划；b) 负责检测设备、材料的发放及库房管理。

3.3 商务部a) 负责设备、材料采购；b)负责对采购设备、材料合格供方评审和管理工作。

4控制要求4.1 采购计划各部门根据本部门的工作情况，向商务部提出使用计划。

使用计划包括所需设备、材料的名称、规格、数量、主要技术指标等。

商务部材料员根据使用计划及现有物资情况进行平衡，编制采购计划，报总经理批准后，交商务部组织采购。

4.2 采购的实施商务部根据采购计划在《合格服务方、供方名录》内确定供方，进行采购。

采购的材料的性能应有符合要求。

4.3设备、材料的入库验收设备、材料到货后，商务部应提请技术服务部进行验收，审查所购设备、材料是否符合相应标准、规范的要求，是否满足检测工作的需要。

验收合格后，交材料员登记入库。

4.4 材料的保管和领取a) 材料应按品种、性能、状态分类存放，摆放整齐规范。

库房内严禁烟火，并保持清洁、干燥、阴凉；b)材料员应定期检查，如发现材料有破损、残缺、变质和分解等情况，应报告技术服务部负责人进行妥善处理。

c) 材料员应保证库存材料的有效性和可用性，对有效期有要求的材料要保证所发放的材料始终处于有效期内；d) 材料的领用必须由领用人员办理领用手续，在领用台帐上签字确认。

4.5材料的使用和储存a) 检测人员在使用材料时，应严格按照使用说明书和检验实施细则进行，项目检测责任师对检测过程中材料的使用进行监督和检查，确保检测人员正确使用检测材料，同时保证标识完好。

b) 项目负责人应妥善保管和存放本项目的检测材料，其存放环境应保证检测材料不变质、不降低使用性能。

1 目的为了保证影响实验室活动的产品和服务的适宜性，对外部提供的服务、产品的购买、接收和存储进行有效控制和管理，保证检测结果的质量。

2 范围适用于对检测结果质量有影响的产品和服务的购买、接收和储存的管理。

本程序所指的产品包括测量标准、设备及辅助设备、化学试剂及消耗材料、标准物质等。

服务包括检定或校准、设施和设备运输、安装、维护保养、能力验证、培训、评审和审核、废物处理等。

3 职责3.1 检测室负责一般仪器设备及辅助设备、化学试剂、消耗性材料、标准物质的采购申请计划的编制、验收、储存等，负责对供应商的调查和使用后反馈。

一般物质、特殊物质、仪器设备供应商评价记录由公司物资仓完成。

3.2 综合组负责仪器设备检定或校准服务、能力验证、培训、评审和审核等服务实施以及供应商调查、服务后的反馈，并负责保存合格供应商档案及评价记录。

3.3 技术负责人负责大型、精密、特种检测设备的申请计划。

3.4 质量负责人负责组织相关科室对外部供应商进行监控和评价。

3.5 主任批准产品和服务采购计划。

4 职责4.1公司的采购流程如下图1所示。

页次第 43 页共 6页文件名称外部提供产品和服务控制程序发布日期2019年1月1日图14.2明确服务和供应品的技术要求有采购需求的相关科室根据采购目的以及标准或作业指导书中规定的要求，填写《采购申请表》，提出需提供的产品和服务及其技术要求。

根据对检测工作的影响程度，将物资分为四类，具体分类及技术要求见下表1所示。

表1服务和供应品分类及其技术要求4.3 供应商的选择和批准4.3.1对物资供应商进行评价，建立供应商名册。

负责的部门对有关生产厂家的资质进行调查，通过其它使用单位的反馈或产品试用等方式掌握生产厂家的产品性能和质量、价格、售后服务、商业信誉等情况，物资仓建立合适的供应商名册，并实时更新，确保选择产品质量可靠、售后服务好的供应商。

对于外部支持服务，由检测中心建立《合格供方一览表》。

4.3.2选择供应商的准则尽量选择客户或检测标准推荐的、同行业公认的品牌、获得产品质量体系认证的、长期使用证明质量符合要求的供应商。