1 目的为了确保采购过程处于受控状态，保证供应商的服务和供应品的采购满足规定的质量要求，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于公司为满足检测、检验活动所需要的仪器设备、标准物质、消耗性材料、其它配套设施的采购活动，以及校准、维修保养、商务合作和劳务承包等技术服务的质量保证。
3 职责3.1 使用部门负责提出外部服务和供应品需求的采购计划申请，其技术负责人应对采购计划是否满足标准规范要求和需求进行审核；并参与对所购物品或服务进行验收、确认和评价。
3.2 技术负责人负责对采购文件的技术要求进行审批。
3.3 总经理负责对采购文件进行批准。
重大设备投资由董事长或董事会审核批准。
3.4 行政管理部负责组织对供应商的评价与选择，负责对批准的采购计划的实施，物资的验收、库存、调配。
负责服务与供应品采购活动相关记录的收集汇总和档案管理。
4 工作程序4.1 供应商的服务与供应品的采购控制流程图（见图2-06）图2-06供应商的服务与供应品的采购控制流程图4.2 服务和供应品的识别4.2.1 本公司的“服务和供应品”分为A、B类：a “A类服务和供应品”是指对检测/检验质量有影响的服务和供应品，也包括与检测/检验有关的试剂、药品和消耗材料，简称“A类物品”。
b “B类服务和供应品”是指对检测/检验质量没有影响的服务和供应品，简称“B类物品”。
4.2.2 本公司所称的“A类服务和供应品”具体为：a 检测/检验仪器设备及设施的搬运、安装、维修、保养的服务；b 检测/检验所用的仪器设备采购活动及其检定、校准服务；c 检测/检验过程中所需的标准物质、标准试样、化学药品、射线胶片、零配件及其他消耗性材料；d 管理手册中的有关章节中未涉及的与检测/检验有关的其他服务和供应品。
4.3 采购的申请和批准4.3.1 仪器设备的采购，由申报部门技术负责人提出并填写《固定资产购置审批表》，应注明仪器设备的技术要求、规格型号、要求供货时间等，对仪器设备的制备厂家和价格提出建议。
经部门经理同意，报公司技术负责人核准后，报总经理批准。
4.3.2 服务和供应品的采购，由申请部门人员提出并填写《采购申请表》，应注明服务和供应品的特征、技术要求、要求供货时间等；对检测/检验质量有影响的服务和供应品采购申请，应经部门技术负责人核准其技术要求是否满足法规标准要求，部门经理审批后报公司总经理批准。
4.3.3 公司技术负责人负责对采购物品的技术先进性、是否符合标准规范要求进行审批。
主管副总经理负责对采购物品的适宜性、急需性进行审批。
对于单件设备购买金额在15万元以下的，由总经理最终审批；15万元～30万元的，由董事长审批；30万元以上的采购计划，应经董事会研究决定后董事长审批。
4.3.4 批准后的采购计划交行政管理部在合格供应商目录中选择供应商并实施采购。
4.3.5 驻省外项目部或设立的分公司可按照批准的采购计划在当地选择供应商并实施采购，供应商评价资料应报行政管理部备案并录入合格供应商目录中。
4.4 供应商评价和选择4.4.1 行政管理部根据公司供应品和服务的采购要求，提早收集对检测/检验质量有影响的重要消耗材料、供应品和服务的供应商的资料信息，并组织对供应商的评价。
评价方式可以采用招标、现场审核、样件确认、资质审查和临时审批等。
4.4.2 行政管理部根据以下原则提出供应商名单并填写《供应商评价表》：a 遵循优质、优价的原则；b 供应商应具备相应的资质，良好的质量信誉和资信情况。
4.4.3 供应商的评价应包括以下内容：a 被提名供应商的保证能力：单位名称、产品规格型号、生产规模、供货质量、交付进度、货源是否稳定、履约能力等供应商基本情况；b 供应商的质量保证能力：考察生产或经营范围、企业性质、有无生产或经营许可证，供应商是否具备检验能力，是否通过ISO9001质量体系认证或其它产品认证，产品运输包装质量等；c 供应商的业绩和社会信誉：了解供应商的产品在行业质量评价中获得过什么荣誉、顾客的满意程度（特别关注同行业使用者的意见）、价格是否合理、合同执行情况、售后服务情况等。
4.4.4 对于提供计量校准服务的单位应要求其符合以下条件：a 有国家授权证书或取得CNAS校准实验室资质，能覆盖仪器设备能力范围的；b 测量能力：其测量不确定度满足校准链规定要求的；c 溯源性：测量结果能溯源到国际或国家基准的。
4.4.5 行政管理部通过对收集到的供应商进行比较、评价，所选择的供应商应满足公司的业务需要，将选出的合格供应商报质量负责人审批。
将确认的合格供应商登录到《合格供应商一览表》中，并建立和保存合格供应商档案，内容为：供方调查、评价记录、采购量、交货期、服务质量、验收报告等。
4.4.6 每年年初，行政管理部应对收录在《合格供应商一览表》中的供应商进行复评审，对其产品类型和生产能力是否发生变化，重点评价供应商的产品质量和售后服务情况，并以补充文件形式及时调整，将复评审资料放入合格供应商档案中。
4.4.7 本公司供应商的评价方式可采用：现场调研评价、样品检验和试验评价、历年提供产品或服务业绩等。
4.5 采购的实施4.5.1 购买设备、仪器及重要的消耗品、供应品时，应选择合格供应商目录中的，具有“CMC”或“CCC”标志的产品和通过ISO9000质量体系认证的供应商应优先选择。
校准服务提供者应优先选择取得CNAS校准实验室资质和法定计量检定机构的校准单位。
4.5.2 询价和比价采购人员应对供应品作出询价，符合供应商资质的应优先考虑，比价时要求不少于三家供应商提供价格，在品质、交货日期及售后服务等同的情况下，选择报价较低的供应商，若供应品和技术独占市场则不在此限之内。
采购员应将与供应商议价后结果，报总经理或董事长批准后，与供应商签订采购合同。
4.5.3 采购人员根据已批准的采购计划实施采购，采购对检测、检验结果质量有影响的物品时，应充分明确采购物品的准确标识，包括类别、形式、等级、数量等；并了解其所包含的相关技术和质量要求，包括标准规范、图纸、检验依据等信息。
4.5.4 采购人员应按照采购计划规定日期与供应商商定交货日期，当商议交货日期不能保证时，应及时与申报部门联系，以确定是否延期或更换供应商。
4.5.5 由于不可抗拒的外力因素导致延期交货的，供应商应在规定的交货日期前一周通知行政管理部采购人员；如在交货日期前一周未通知本公司或经采购人员多次跟催延期交货者，公司有权按违约合同要求对方赔偿延期交货而导致的经济损失及支付违约金，并将供应商违约情况录入供应商档案中。
4.5.6 对非现货的采购应签定采购合同，合同应包括以下内容：a 供方名称、地址、联系方式；b 采购服务产品名称、规格、型号、数量、单价、金额，及有关技术指标规定；c 交货及完成日期、运输方式；d 验收依据、三包和售后服务的规定。
4.6 采购产品或服务的验证4.6.1 验证依据a 采购计划中规定的质量技术要求；b 采购合同中指定的质量技术要求；c 国家行业相关产品服务的技术标准；d 本公司进货验收规定。
4.6.2 仪器设备的验收对采购到货的仪器设备的验收，按照《设备管理及维护程序》的规定执行。
4.6.3 消耗性材料的验收a 采购员在采购现场验证合格后决定采购；b 采购品到公司后，材料管理员根据进货发票及验收规定，对其数量、品质以及出厂检验合格证等进行验收，合格后签名并办理入库手续；c 采购对检测、检验结果质量有影响的物品到货后，材料管理员抽取经数量、外观以及出厂合格证等验收合格的样品，交使用部门试验检测员进行品质和技术要求的检验确认并填写《进料检验验收记录》，经使用部门技术负责人审核批准后，材料管理员办理入库手续，核查物品名称是否录入到《对检测结果有影响的重要供应品一览表》中；d 采购物品经验收发现不合格或不满足技术标准要求时，材料管理员签名后连同物品退送给采购员，由采购员与供应商协商退货。
4.6.4 服务的验收a 由使用部门负责组织相关技术人员在服务现场验证，行政管理部派人参加；b 根据有关验证依据逐项验收，合格后由验收人员与行政管理部经理在相关验收记录上签字；c 验收中发现不合格或达不到技术标准要求时，应注明不合格项目、依据的标准要求，提出处理意见与供方协商一致后，报主管总经理助理审批后执行。
4.6.5 试剂和标准物质的验收采购的试剂和标准物质应检验标签、证书或其他证明文件的信息，必要和可行时应通过适当的检测手段，以确保满足检测方法的要求。
特别是痕量分析，应关注试剂空白对检测结果的影响。
化学实验室应确保实验用水达到规定的质量要求。
应定期检验水净化系统的性能以确认制备的水满足检测分析要求，并保存此类检验的记录。
4.7 设备材料存储4.7.1 入库材料管理员对验收合格的产品办理入库手续，并如实填写仓库帐本。
4.7.2 仓储管理a 仓管人员应将库房分划区域以便将材料分类放置，并要注意仓储条件不得使物品变质。
b 每一物品应规定有唯一的识别标识。
c 每年年底，财务部应指派人员对库存物品进行盘点。
d 仓库稽核和盘点时，除清点品名和数量外，还应对库存品的损坏、污染、变质等进行稽核，对超过期限的物品，应由行政管理部对其进行品质检验。
4.7.3 试剂和标准物质的储存由使用部门负责试剂和标准物质在制备、储存和使用过程中，应特别关注特定要求，包括其毒性、对热、空气和光的稳定性、与其他化学试剂的反应、储存环境等。
4.8 采购产品的领用4.8.1 使用部门填写《领料单》并经部门负责人签字批准后到仓库领取所需物品。
4.8.2 材料管理员按《领料单》发放物品，并填入仓库帐本。
4.9 资料管理行政管理部负责采购过程中的所有质量资料的归档保管，并按照《文件控制和管理程序》和《记录管理程序》规定执行。
5 相关文件5.1 文件控制和管理程序 T-2-015.2 记录管理程序 T-2-125.3 设备管理及维护程序 T2-236 质量记录6.1 供应商评价表 T-2-06-016.2 合格供应商一览表 T-2-06-026.3 采购申请表 T-2-06-036.4 进料检验验收记录 T-2-06-046.5 固定资产购置审批表 T-2-06-056.6 对检测结果有影响的重要供应品一览表 T-2-06-06供应商评价表编号：合格供应商一览表编号：第7 页共11 页采购申请表编号：申请部门：管理编号：T-2-06-03/6/0进料检查验收记录编号：固定资产购置审批表编号：申请部门：管理编号：T-2-06-05/6/1第10 页共11 页对检测结果有影响的重要供应品一览表编号：部门：管理编号：T-2-06-06/6/0编制人：第11 页共11 页。
